Onderhandelingsprocedure en concurrentiedialoog

Transcriptie

1 Onderhandelingsprocedure en concurrentiedialoog Woensdag Gitte LAENEN Advocaat-vennoot GD&A Advocaten Praktijkassistente VUB 1

2 bron: FOD Kanselarij van de Eerste Minister 2

3 3 1. Flexibele gunningsprocedures Onderhandelingsprocedure (met en zonder bekendmaking - vereenvoudigd) Concurrentiedialoog 2. Flexibele gunningsmodaliteiten Lijst van geselecteerden en kwalificatiesysteem Dynamisch aankoopsysteem Elektronische veiling Raamovereenkomst of bestellingsopdracht Opdrachtencentrale of aankoopcentrale 3. Marktverkenning (art 5 K.B.)

4 4 Art. 23 wet: Standaard gunningsprocedures 4.Concurrenti e-dialoog 1. Aanbesteding 2. offerte 3.Onderhandelingsproc. Gunningscriteria? Prijs Prijs + andere Prijs/ andere Prijs + andere Onderhande len? NOOIT NOOIT NA indiening offertes Keuze: open of beperkte procedure Openbare/ beperkte Algemene/ beperkte Open/beperkt (behalve: vereenvoudig de OPMB) VOOR indiening offertes / bestek Open/ beperkte Gunning aan Laagste regelmatige offerte (art. 24 Economisch voordeligste regelmatige Laagste of economisch voordeligste Economisch voordeligste regelmatige

5 1. Onderhandelingsprocedure 5

6 6 Onderhandelingsprocedure MET bekendmaking (art Wet) Klassieke vorm = twee fasen (eerst selectie, dan gunning) Vereenvoudigde vorm (enkel voor Belgische opdrachten) = slechts één fase. Onderhandelingsprocedure ZONDER bekendmaking (art Wet) Klassieke vorm = twee fasen (eerst selectie, dan gunning)

7 Artikel 3, 10, Wet 2006: De gunningsprocedure waarbij elke aannemer, leverancier of dienstverlener een aanvraag tot deelneming mag indienen, waarbij alleen de geselecteerden een offerte mogen indienen en waarbij over de voorwaarden van de opdracht kan worden onderhandeld met de inschrijvers. 7

8 Artikel 2, 1,3, KB Plaatsing = de onderhandelingsprocedure met bekendmaking waarvoor elke belangstellende aannemer, leverancier of dienstverlener een offerte mag indienen. Deze vorm van onderhandelingsprocedure mag uitsluitend worden aangewend voor de opdrachten die de Europese drempels niet bereiken (onverminderd de beperking vermeld in artikel 105, 2,1, KB Plaatsing: euro werken ingeval van toepassing van artikel 26, 2,1,d), Wet 2006) = één fase (cfr. open procedures), maar er is geen opening van de offertes vereist en er mag worden onderhandeld. 8

9 9 Werken/leveringen/diensten: - In uitzonderlijk gevallen, wanneer de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen; - Ingeval de toegang in toepassing van artikel 22 Wet 2006 wordt gereserveerd (sociale werkplaatsen, beschermde arbeid) én geraamde bedrag excl. BTW het Europese drempels niet bereikt; - Ingeval het geraamde bedrag excl. BTW volgende bedragen niet bereikt: euro werken, Europese drempels ( / euro) leveringen en diensten;

10 10 Diensten: - Ingeval van een opdracht betreffende diensten vermeld in bijlage II B

11 Artikel 3, 9, Wet 2006: De gunningsprocedure waarbij de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf de door haar gekozen aannemers, leveranciers of dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen. 11

12 12 Werken/leveringen/diensten: - De goed te keuren uitgave is niet hoger dan (excl. BTW): - Financiële diensten: euro/ euro - Onderzoek en ontwikkeling + alle diensten bijlage IIB (dus niet enkel juridische diensten): euro - Andere diensten: euro - Dwingende spoed ingevolge onvoorziene gebeurtenissen niet te wijten aan AO; - Enkel onregelmatige offertes ingevolge open/beperkte procedure of concurrentiedialoog, mits raadpleging alle inschrijvers die aan kwalitatieve selectie beantwoorden en formeel regelmatige offerte hebben ingediend EN mits geen wezenlijke wijzigingen aan opdracht - Europese opdracht: enkel raadpleging van inschrijvers die aan voormelde voorwaarden voldoen. - Belgische opdracht: ook raadpleging andere belangstellenden, ongeacht of zij al dan niet een offerte hebben ingediend in de eerste procedure.

13 13 Leveringen: - Enkel voor Belgische opdrachten: aanvullende leveringen van dezelfde aard en met dezelfde kenmerken, die ingevolge onvoorziene omstandigheden worden gegund aan leverancier van eerste opdracht (samengevoegd bedrag van aanvullingen bedraagt minder dan 50% van eerste opdracht en samengevoegd bedrag van alle opdrachten bedraagt minder dan Europees drempelbedrag) + looptijd van opdracht en nabestellingen mag drie jaar niet overschrijden; - Op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen; - Aankoop van leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden (hetzij bij leverancier die zijn handelsactiviteiten definitief stopzet, hetzij bij curatoren e.a.;

14 14 Geen openingszitting Onderhandelingen Uitzonderlijk mogelijkheid om meteen te gunnen (Verslag a/d Koning p ) Niet van toepassing op OPMB en OPZB: Verbintenissentermijn (art. 57 juncto art en 2 KB) Gunning aan laagste OF economisch voordeligste offerte (art. 107 KB) Boven Europese drempels: weging vd gunningscriteria = verplicht (Nvt op OPZB met slechts één deelnemer en evenmin op niet-prioritaire diensten ) Sluiting van de opdracht (art. 110 KB) OPZB: briefwisseling Betekening goedkeuring offerte Ondertekening van een overeenkomst (aan te raden) Aanvaarding van de factuur (8.500 euro excl. BTW)

15 1.- Bekendmaking (Europees Publicatieblad en/of Bulletin der Aanbestedingen) AO dient bewijs van verzending te leveren. 2.- Artikel 41 KB Plaatsing (voor Belgische opdrachten): aankondiging kan betrekking hebben op opstelling van een lijst van geselecteerden ( 2) of op de instelling van een kwalificatiesysteem ( 3). 3.- Artikel 47 KB Plaatsing: minimumtermijn voor indiening aanvraag tot deelneming is 37kd (Europees) of 15 kd (Belgisch) - inkortingen mogelijk indien voldaan aan de voorwaarden. 15

16 4.- Artikel 51, 1, KB Plaatsing: schriftelijke of telefonische indiening aanvraag tot deelneming (mits bevestiging). 5.- Artikel 58, 2, KB Plaatsing: AO kan de kandidaten in aanmerking nemen die waren geselecteerd tijdens een vorige procedure waaraan ze geen gevolg heeft gegeven. Indien het een opdracht betreft waarvoor een voorafgaande Europese bekendmaking verplicht is, bevat de aankondiging van opdracht de namen en adressen van de geselecteerden in kwestie. 6.- Artikel 58, 3, KB Plaatsing: minimum aantal geselecteerden bedraagt 3 voor zover er voldoende geschikte kandidaten zijn afdoende mededinging waarborgen. 16

17 7.- Artikel 50 KB Plaatsing: geselecteerden worden gelijktijdig (bewijs door AO) en schriftelijk uitgenodigd tot het indienen van een offerte uitnodiging dient een verplicht aantal vermeldingen te bevatten - opgelet: termijn voor indiening offertes is niet wettelijk bepaald passende/redelijke termijn rekening houdend met complexiteit van de opdracht 8.- Artikel 51, 2, KB Plaatsing: indiening offerte gebeurt steeds schriftelijk artikel 55 KB Plaatsing: enkel geselecteerden mogen een offerte indienen (opdrachtdocumenten kunnen toestaan dat offerte wordt ingediend door een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid bestaande uit één geselecteerde en één of meer nietgeselecteerde personen + opdrachtdocumenten kunnen gezamenlijk indienen van één enkele offerte door meerdere geselecteerden beperken of verbieden, teneinde een voldoende mededinging te waarborgen) 17

18 9.- Regel = dat AO onderhandelt!! = regel van behoorlijk bestuur, tenzij onderhandelingen niet nuttig zijn Artikel 109, 2, KB Plaatsing Europese opdracht: AO onderhandelt met de inschrijvers over de door hen ingediende offertes, om die aan te passen aan de eisen die zij in de opdrachtdocumenten heeft vermeld en om de beste offerte te kiezen waarborgen van gelijke behandeling van inschrijvers (geen discriminerende informatie bezorgen die sommige inschrijvers kan bevoordelen tegenover andere) Artikel 109, 3, KB Plaatsing Europese opdracht: AO kan bepalen dat onderhandelingsprocedure in opeenvolgende fases verloopt (doel = verminderen aantal offertes waarover onderhandeld moet worden) - het gebruik van deze mogelijkheid wordt vermeld in de opdrachtdocumenten - in de slotfase moet het verminderde aantal zodanig zijn dat een daadwerkelijke mededinging kan worden gewaarborgd, voor zover er een voldoende aantal geschikte offertes is. 18

19 12.- Artikel 107 KB Plaatsing: opdracht wordt gegund, hetzij aan inschrijver die laagste offerte heeft ingediend, hetzij aan inschrijver die offerte heeft ingediend die economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de AO (opgelet ingeval van Europese opdracht: AO specificeert in de opdrachtdocumenten de weging van elk gunningscriterium. Deze weging kan eventueel worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen minimum en maximum. Indien een dergelijke weging om aantoonbare redenen niet mogelijk is, worden de criteria vermeld in dalende volgorde. 19

20 Artikel 110 KB Plaatsing: een opdracht geplaatst via onderhandelingsprocedure wordt gesloten: - ofwel door de betekening aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen; - ofwel door de ondertekening van een overeenkomst door de partijen. OPM.: Voor opdrachten die worden gesloten met een aanvaarde factuur geldt de factuur als bewijs van de sluiting.

21 1.- Uitnodiging van meerdere belangstellenden (in beginsel minstens 3). 2.- AO moet passende/redelijke termijn voor de indiening van de offertes voorzien. 3.- Artikel 108 KB Plaatsing: ingeval er bij Europese opdrachten meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners worden geraadpleegd, worden deze gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd om een offerte in te dienen uitnodiging dient bepaalde minimale vermeldingen te bevatten. 21

22 4.- Regel = dat AO onderhandelt!! = regel van behoorlijk bestuur, tenzij onderhandelingen niet nuttig zijn. 5.- Opdracht wordt gegund, hetzij aan de inschrijver die de laagste offerte heeft ingediend, hetzij aan de inschrijver die de offerte heeft ingediend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de AO (ingeval van Europese opdracht: AO specificeert in de opdrachtdocumenten de weging van elk gunningscriterium. Deze weging kan eventueel worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen minimum en maximum. Indien een dergelijke weging om aantoonbare redenen niet mogelijk is, worden de criteria vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid uitzondering: gevallen OZB waarvoor slechts één aannemer, leverancier of dienstverlener kan worden geraadpleegd. 22

23 6.- Artikel 110 KB Plaatsing: een opdracht geplaatst via onderhandelingsprocedure wordt gesloten: 1 ofwel op grond van briefwisseling volgens handelsgebruiken; 2 ofwel door de betekening aan de opdrachtnemer van de goedkeuring van zijn offerte zoals eventueel gewijzigd na onderhandelingen; 3 ofwel door de ondertekening van een overeenkomst door de partijen. Opgelet: Deze wijzen van sluiting gelden niet voor de opdrachten die worden gesloten met een aanvaarde factuur. Voor die opdrachten geldt de factuur als bewijs van de sluiting. 23

24 24 BEDRAG Lager dan euro (goed te keuren) Lager dan euro (goed te keuren) Lager dan (leveringen en diensten of (werken) (geraamd) Hogere bedragen PROCEDURE OPZB met aanvaarde factuur is mogelijk OPZB (anders dan aanvaarde factuur) is mogelijk OPMB is mogelijk Specifieke toepassingsvoorwaarden

25 2. Concurrentiedialoog (reeds in werking ingevolge K.B. 12 september 2011) 25

26 26 Art. 3,9 wet: Concurrentiedialoog: de gunningsprocedure waaraan elke belangstellende aannemer, leverancier of dienstverlener mag vragen deel te nemen en waarbij de aanbestedende overheid een dialoog voert met de voor deze procedure geselecteerde kandidaten, teneinde één of meer oplossingen uit te werken die aan de behoeften van de aanbestedende overheid beantwoorden en op grond waarvan de gekozen kandidaten zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen DOEL: oneigenlijk gebruik van de onderhandelingsprocedure voorkomen Onderscheid met onderhandelingsprocedure Enkel onderhandelen voorafgaand aan de opmaak van het bestek / indienen eindoffertes Zeer beperkte onderhandelingsmogelijkheden na indiening vd offertes Essentiële kenmerken kunnen niet worden gewijzigd in de loop van de gunningsprocedure indien (art KB Plaatsing) Geen onderhandeling NA indienen eindoffertes, enkel mogelijkheid toelichten/ verduidelijken/ aanvullen van offerte (art KB Plaatsing)

27 27 Art. 27 wet: een bijzonder ingewikkelde opdracht, en (cumulatief): 1 objectief niet in staat is de technische middelen te bepalen die aan haar behoeften kunnen voldoen (technische complexiteit) of te beoordelen wat de markt te bieden heeft op het vlak van technische, financiële of juridische oplossingen (financiële en juridische complexiteit), en 2 van oordeel is dat de toepassing van de open of beperkte procedures het onmogelijk maakt de opdracht te plaatsen. De dialoog moet de aanbestedende overheid in staat stellen haar behoeften nader te omschrijven door onderhandeling met de inschrijvers. Typevoorbeeld technische complexiteit: een brug of een tunnel? Typevoorbeeld juridische of financiële complexiteit: complexe PPS-projecten: onzekerheid of gewone overheidsopdracht dan wel DBF/ DBFM/ DBFO + onzekerheid over risico-allocatie.

28 1. Aankondiging (selectiecriteria) en opstellen ve beschrijvend document (behoeften, eisen en gunningscriteria, evt. weging) 2. Aanvraag tot deelneming (selectie) (tweestapsprocedure) 3. Selectie + uitnodiging tot deelname aan de dialoog (doel = na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan behoeften van AO te voldoen) 4. Dialoog met elke deelnemer afzonderlijk (al dan niet in opeenvolgende fases) AO kan met deelnemers alle aspecten van de opdracht bespreken, mits waarborging vd gelijke behandeling van alle deelnemers - AO zet dialoog voort totdat zij, na vergelijking en op grond van de gunningscriteria, kan bepalen welke oplossing of oplossingen aan haar behoeften en eisen kan of kunnen voldoen. 28

29 29 5. Formele beslissing tot sluiting van dialoog. 6. AO nodigt gelijktijdig en schriftelijk iedere deelnemer uit waarvan één of meer oplossingen zijn gekozen om voor één of meer van zijn gekozen oplossingen één of meer eindofferte(s) in te dienen aankondiging vermeldt in haar uitnodiging de voorwaarden die van toepassing zijn tijdens de uitvoering van de opdracht. De offertes bevatten alle vereiste en noodzakelijke elementen voor de uitvoering van de opdracht. 7. Indiening vd eindoffertes 8. Eventueel: vraag tot precisering (niet wezenlijk wijzigen! niet onderhandelen!) 9. Gunning: keuze van de economisch voordeligste eindofferte 10. Sluiting door ondertekening ve overeenkomst OPM.: AO kan voorzien in vergoedingen voor de deelnemers aan de dialoog volgens de voorschriften vermeld in het beschrijvend document.

30 30 In feite weinig voordelig tov onderhandelingsprocedure De gunningscriteria moeten reeds in de aankondiging van de opdracht zijn opgenomen, wat moeilijk is aangezien de technische specificaties niet gekend zijn; Geen mogelijkheid om de verschillende voorstellen te combineren om zo tot een bestek te komen dat best aan de gestelde behoeften voldoet (enkel indien inschrijvers instemmen dat de informatie wordt gedeeld met andere inschrijvers art KB); Geen enkele mogelijkheid tot onderhandelen.

31 31 Federale overheid: Vlaamse overheid:

32 MET DANK VOOR UW AANDACHT Kantoor te Mechelen Kantoor te Brussel Antwerpsesteenweg Wolvengracht 38 (2 e verd) B-2800 MECHELEN B-1000 BRUSSEL [email protected] 32