Education Tender Day 2012 Flexibel aanbesteden op maat van onderwijsinstellingen

Transcriptie

1 Education Tender Day 2012 Flexibel aanbesteden op maat van onderwijsinstellingen Dinsdag Johan GEERTS Advocaat GD&A Advocaten 1

2 bron: FOD Kanselarij van de Eerste Minister 2

3 3 1. Voornaamste nieuwigheden: algemeen Nieuwe structuur van het K.B.: niet langer opbouw volgens diensten leveringen werken, om herhalingen te vermijden Nieuwe terminologie: plaatsen, gunning, sluiting van een opdracht Introductie van bepalingen van het KB van (AUR) - uitvoering Nieuwe procedurevormen en mogelijkheden voor opdrachten beneden de Europese drempels 2. Inwerkingtreding Concurrentiedialoog in werking sinds (K.B , B.S ) Integrale inwerkingtreding wet en K.B.: najaar 2012

4 4 Personeel toepassingsgebied (art. 12 juncto art. 2,1 wet + bijlage 1 KB): GO Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, Universiteiten, Europese drempelbedragen: Artikel 32 KB plaatsing : Werken: Leveringen en diensten: / Nieuwe drempels vanaf (M.B , B.S ) Werken: Leveringen en diensten: / Verbod splitsing van de opdracht (art KB) Percelen: gunningswijze kan verschillen per perceel (art 11, 2 de lid KB). LET WEL: beoordeling van de offertes wordt moeilijker

5 5 1. Flexibele gunningsprocedures Gunningsprocedures/ gunningswijzen naast de openbare en beperkte standaardprocedures (aanbesteding en offerteaanvraag) onderhandelingsprocedure (met en zonder bekendmaking) concurrentiedialoog 2. Flexibele gunningsmodaliteiten lijst van geselecteerden en kwalificatiesysteem dynamisch aankoopsysteem elektronische veiling raamovereenkomst of bestellingsopdracht opdrachtencentrale of aankoopcentrale 3. marktverkenning (art 5 K.B.)

6 6 Art. 23 wet: Standaard gunningsprocedures 4.Concurrenti e-dialoog 1. Aanbesteding 2. offerte 3.Onderhandelingsproc. Gunningscriteria? Prijs Prijs + andere Prijs/ andere Prijs + andere Onderhande len? NOOIT NOOIT NA indiening offertes Keuze: open of beperkte procedure Openbare/ beperkte Algemene/ beperkte Open/beperkt (behalve: vereenvoudig de OPMB) VOOR indiening offertes / bestek Open/ beperkte Gunning aan Laagste regelmatige offerte (art. 24 Economisch voordeligste offerte (art. 25

7 1. Onderhandelingsprocedure 7

8 8 Onderhandelingsprocedure MET bekendmaking (art wet) Normale vorm = twee fasen (eerst selectie, dan gunning) Vereenvoudigde vorm (voor Belgische opdrachten) = slechts één fase Onderhandelingsprocedure ZONDER bekendmaking (art wet) Normale vorm = twee fasen (eerst selectie, dan gunning)

9 9 1. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking (OPMB) Definitie: art. 3,8 wet Toepassingsgebied (nieuwigheden): Nieuwe drempelbedragen (art 26 2,1,d) wet juncto KB Op basis van het geraamd bedrag Leveringen en diensten: Europese drempelbedragen art. 32 K.B. ( federale overheden/ andere) Werken: euro Niet prioritaire diensten (Bijlage II B): steeds euro (ongeacht de aanbestedende overheid) Juridische diensten (art wet juncto art.146 KB): kan steeds OPMB Uitzonderlijke gevallen voor werken, leveringen en diensten waarvan de aard of onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen (art. 26 2,1, b wet) Overige toepassingsgevallen: art wet Vereenvoudigde OMB (NIEUW) Definitie: één fase zoals open procedures, zonder voorafgaande selectie (art. 2 1, 3 KB ). Toepassingsgebied: art. 2 1,3 KB juncto art KB: idem OPMB => onder Europese drempels en onder euro voor werken)

10 10 2. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (OPZB) Definitie: art. 3,7 wet toepassingsgebied Nieuwe drempelbedragen (art. 26 1,1,a) wet juncto art KB op basis van het goed te keuren bedrag Financiële diensten: / Onderzoek en ontwikkeling + niet-prioritaire diensten (bijlage II B) (vroeger enkel juridische diensten): euro Alle andere opdrachten (werken-leveringen-diensten): euro (nu euro) Aanvaarde factuur: euro (nu euro) Andere toepassingsgevallen (nieuwigheden) Dwingende spoed (niet te wijten aan de AO) (art. 26 1,1,c) wet) Enkel onregelmatige offertes bij een standaard gunningsprocedure (art. 26 1,1,e) wet) Op een grondstoffenmarkt genoteerde en aangekochte leveringen (art. 26 1,3,d) wet) Leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden o.a. wegens failissement (art. 26 1,3,e) wet)

11 11 Geen openingszitting Onderhandelingen Uitzonderlijk mogelijkheid om meteen te gunnen (Verslag a/d Koning p ) Niet van toepassing op OPMB en OPZB: Prijsonderzoek / abnormale prijzen (art KB) Verbintenissentermijn (art. 57 juncto art en 2 KB) Gunning aan laagste OF economisch voordeligste offerte (art. 107 KB) Boven Europese drempels: weging gunningscriteria (Nvt op OPZB met slechts één deelnemer en evenmin op niet prioritaire diensten ) Sluiting van de opdracht (art. 110 KB) OPZB: briefwisseling Betekening goedkeuring offerte Ondertekening van een overeenkomst (aan te raden) Aanvaarding van de factuur (8.500 euro)

12 12 SELECTIEFASE: Hfdst 3: Bekendmaking Hfdst 4: indienen aanvragen tot deelneming en offertes (mag telefonisch) - Bekendmakingstermijnen: Aanvraag tot deelneming Europese opdracht: Principe: 37 dagen (art. 47 1, 1 ste lid KB) Hoogdringende omstandigheden: 15 dagen (art. 47 1, laatste lid KB) of 10 dagen indien online publicatie Aanvragen tot deelneming Belgische opdracht: Principe: 15dagen (art. 49 1, 1 ste lid KB) Hoogdringende omstandigheden: 10 dagen (art. 49 1, laatste lid KB) Hfdst 5: selectie kandidaten en inschrijvers, toegangsrecht en kwalitatieve selectie GUNNINGSFASE: Indieningstermijn offertes = redelijke termijn (art. 42, laatste lid KB) Hfdst 4: indienen aanvragen tot deelneming en offertes: schriftelijk en ondertekend Onderhandelingen bij Europese opdrachten (art. 109 KB) Doel: aanpassen ingediende offertes om de beste offerte te kiezen (art KB) Aangeven in bestek dat onderhandeling in fasen kan verlopen (art KB)

13 13 Niet van toepassing op OPZB (art KB): Art 6: gebruik elektronische communicatiemiddelen Art51, 52 en 54: wijze van indienen aanvraag tot deelneming en offerte Hoofdstuk 5: toegangsrecht en kwalitatieve selectie WEL van toepassing: uitsluitingsgronden art 61 en 62 KB (art , laatste lid KB) (MAAR: uitsluitingsgronden nvt op opdracht met aanvaarde factuur euro) SELECTIEFASE: Uitnodiging van geïnteresseerden (in principe minimaal 3): naar keuze of middels een informele selectie: geen specifieke regels Redelijke termijn voor indienen aanvragen tot deelname en/of offertes (geen wettelijk bepaald) GUNNINGSFASE: niet gespecifieerd Onderhandelingen bij Europese opdrachten (art. 108 KB) Gelijktijdig en schriftelijk uitgenodigd: minimumvoorschriften informatie Nvt op niet prioritaire diensten (bijlage II B)

14 14 BEDRAG Lager dan euro (goed te keuren) Lager dan euro (goed te keuren) Lager dan (leveringen en diensten of (werken) (geraamd) Hogere bedragen PROCEDURE OPZB met aanvaarde factuur OPZB (anders dan aanvaarde factuur) OPMB Specifieke toepassingsvoorwaarden

15 2. Concurrentiedialoog (reeds in werking ingevolge K.B. 12 september 2011) 15

16 16 Art. 3,9 wet: concurrentiedialoog: de gunningsprocedure waaraan elke belangstellende aannemer, leverancier of dienstverlener mag vragen deel te nemen en waarbij de aanbestedende overheid een dialoog voert met de voor deze procedure geselecteerde kandidaten, teneinde één of meer oplossingen uit te werken die aan de behoeften van de aanbestedende overheid beantwoorden en op grond waarvan de gekozen kandidaten zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen DOEL: oneigenlijk gebruik van de onderhandelingsprocedure voorkomen. Verschil met onderhandelingsprocedure Enkel onderhandelen voor de opmaak van het bestek/ indienen eindoffertes Beperkte onderhandelingsmogelijkheden na indiening offertes Essentiële kenmerken kunnen niet worden gewijzigd in de loop van de gunningsprocedure (art KB) Geen onderhandeling NA indienen eindoffertes, enkel mogelijkheid toelichten/ verduidelijken/ aanvullen van offerte (art KB)

17 17 Art. 27 wet: een bijzonder ingewikkelde opdracht, en (cumulatief): 1 objectief niet in staat is de technische middelen te bepalen die aan haar behoeften kunnen voldoen (technische complexiteit) of te beoordelen wat de markt te bieden heeft op het vlak van technische, financiële of juridische oplossingen (financiële en juridische complexiteit), en 2 van oordeel is dat de toepassing van de open of beperkte procedures het onmogelijk maakt de opdracht te plaatsen. De dialoog moet de aanbestedende overheid in staat stellen haar behoeften nader te omschrijven door onderhandeling met de inschrijvers. Typevoorbeeld technische complexiteit: een brug of een tunnel? Typevoorbeeld juridische of financiële complexiteit: complexe PPS-projecten: onzekerheid of gewone overheidsopdracht dan wel DBF/ DBFM/ DBFO + onzekerheid over risico-allocatie.

18 18 1. Aankondiging 2. Aanvraag tot deelneming (selectie) (tweestapsprocedure) 3. Selectie + uitnodiging tot deelname aan de dialoog 4. Beschrijvend document: behoeften, eisen én (gewogen) gunningscriteria 5. Dialoog met elke deelnemer afzonderlijk (al dan niet in opeenvolgende fases) 6. Opmaak bestek + uitnodiging tot indiening eindofferte (na keuze één of meer oplossingen) 7. Indiening eindoffertes 8. Eventueel: vraag tot precisering (niet wezenlijk wijzigen!) 9. Gunning: keuze van de economisch voordeligste offerte 10. Sluiting door ondertekening overeenkomst

19 19 In feite weinig voordelig tov onderhandelingsprocedure De gunningscriteria moeten reeds in de aankondiging van de opdracht zijn opgenomen, wat moeilijk is gezien de technische specificaties niet gekend zijn; Geen mogelijkheid om de verschillende voorstellen te combineren om zo tot een bestek te komen dat best aan de gestelde behoeften voldoet (enkel indien inschrijvers instemmen dat de informatie wordt gedeeld met andere inschrijvers art KB); Geen mogelijkheid tot onderhandelen.

20 1. Lijst van geselecteerden en kwalificatiesysteem (art. 41 KB) 20

21 21 Algemeen Selectie overeenkomstig hoofdstuk 5 KB Enkel voor Belgische opdrachten! Toepassing: voor meerdere gelijkaardige opdrachten > slechts één publicatie Lijst van geselecteerden (art KB) Eén bekendmaking Gesloten lijst geselecteerden Alle geselecteerden worden uitgenodigd Maximaal 3 jaar geldig Kwalificatiesysteem (art KB) vergelijkbaar met dynamisch aankoopsysteem en raamovereenkomst Jaarlijkse bekendmaking (+ na elke actualisatie) Permanent open lijst geselecteerden Keuze van een aantal geselecteerden voor uitnodiging indienen offerte (minimum aantal: 5 beperkte procedure 3 onderhandeling) Maximaal 3 jaar geldig

22 2. Dynamisch aankoopsysteem 22

23 23 Art. 3, 13 wet Het geheel elektronisch proces voor het verwerven van leveringen en diensten voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenstemmen met de behoeften van de aanbestedende overheid of van het overheidsbedrijf, dat beperkt is in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor elke leverancier en dienstverlener die voldoet aan de selectiecriteria en een indicatieve offerte heeft ingediend overeenkomstig de eisen van de opdrachtdocumenten.

24 24 Leveringen en diensten voor courant gebruik: indicatieve offerte = catalogusofferte: Standaard goederen en diensten die niet op maat van de overheid moeten worden gemaakt (off-the-shelf goederen diensten) vbn: werkkledij, voertuigen, schoonmaak- en drukkerijdiensten, onderhoud van voertuigen, NIET: diensten mbt intellectuele prestaties (ontwerpen, ) Gunning middels open aanbesteding of offerteaanvraag (NIET: concurrentiedialoog of onderhandelingsprocedure) Volledig elektronisch proces Maximaal 4 jaar (geen verlenging) open systeem: toetreden kan gedurende volledige duurtijd (belangrijk verschil met raamovereenkomst)

25 25 Opzetten van het systeem 1. Aankondiging (met vermelding van het systeem) 2. Indicatieve offerte (op elk ogenblik) 3. Beoordeling indicatieve offerte => toelating tot het systeem (binnen 15 d) Specifieke opdracht 1. Uitnodiging alle deelnemers indienen offerte >> Europese opdrachten: vereenvoudigde bekendmaking (art. 127) 2. Definitieve offerte (elektronische catalogus) 3. Beoordeling definitieve offerte 4. Gunning aan economisch voordeligste offerte 5. Sluiting van de opdracht

26 Weinig toegevoegde waarde: Gelijkenis met raamovereenkomst maar ingewikkelder (met name voor Europese opdrachten: onderworpen aan een vereenvoudigde bekendmaking) 26

27 3. Elektronische veiling 27

28 28 Art. 3, 14 wet Het zich herhalend proces langs elektronische weg, toepasselijk voor leveringen en diensten voor courant gebruik, voor de voorstelling van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de offertes, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de offertes en hun klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt. Idem dynamisch systeem maar dan enkel op basis van prijs

29 29 Idem dynamisch aankoopsysteem Leveringen en diensten voor courant gebruik (waarbij klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk) Leveringen en diensten waarvan specificaties nauwkeurig kunnen worden bepaald => met name: terugkerende opdrachten NIET: werken of intellectuele diensten Objectief kwantificeerbare criteria Open of beperkte aanbesteding (NIET: offerteaanvraag, concurrentiedialoog) Prijs is het enige gunningscriterium (art. 130 KB) Aankondiging en bestek moet naar het systeem verwijzen + verloop van de veiling uiteenzetten

30 30 Gunningsprocedure 1. Aankondiging 2. Offerte 3. Beoordeling offertes aan de hand van de gunningscriteria Elektronische veiling (=laatste fase voor de gunning) 1. Uitnodiging elektronische veiling 2. Elektronische veiling: Inschrijvers kennen ten allen tijde hun rangschikking KAN: meedelen prijzen van de andere inschrijvers (indien vermeld in bestek) + hoeveel inschrijvers deelnemen In geen geval meedelen identiteit Verschillende beëindigingswijzen 3. Beoordeling 4. Gunning aan de laagste prijs (indien gelijk => elektronische loting) 5. Sluiting

31 Afwachten ontwikkeling centraal tool door federale/ Vlaamse overheid nuttig in combinatie met de raamovereenkomst 31

32 4. Raamovereenkomst of bestellingsopdracht 32

33 33 Art. 3,15 wet: Een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende overheden of overheidsbedrijven en een of meer aannemers, leveranciers of dienstverleners met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden. Onderdelen: Overeenkomst Eén of meer aanbestedende overheden Een of meer opdrachtnemers Vastleggen van minimale voorwaarden ondermeer inzake prijs en hoeveelheden Gedurende een bepaalde periode

34 34 Geen toepassingsvoorwaarden: kan voor alle opdrachten, zonder specifieke verantwoording. Plaatsing middels standaard gunningsprocedures of onderhandelingsprocedure (NIET: concurrentiedialoog) op moment afsluiten raamovereenkomst, nadien geen formele gunningsprocedure (art. 136 KB) Modaliteiten: Duur beperkt tot 4 jaar (tenzij in uitzonderlijke gevallen met motivering) (art. 32 wet) De keuze van de partijen bij de raamovereenkomst en de gunning van de erop gesteunde opdrachten, moeten op basis van dezelfde gunningscriteria gebeuren (art. 32 wet) Gesloten zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemers Vermelding in opdrachtdocumenten Geen misbruik van de procedure

35 35 gunning 1 deelnemer (bestellingsopdracht) (art. 137) Meerdere opdrachtnemers (min. 3) Bestelling op basis van voorwaarden Gunning op basis van voorwaarden (art. 138,1 ) Mini competitie 138,2 ) (art. Vragen om inschrijving aan te vullen (niet substantieel) PROCEDURE: - Uitnodiging - Schriftelijke offertes - Gunning laagste of voordeligste offerte

36 36 Bestellingsopdrachten en klantenopdrachten (één deelnemer) = bevestiging bestaande Belgische praktijk Raamovereenkomst (meerdere deelnemers) = nieuw Nuttige piste (verslag a/d Koning): Cascadesysteem: verdeling van de bestellingen over verschillende deelnemers Nuttig instrument voor opdrachten waarbij nog niet alle voorwaarden kunnen worden vastgesteld bij plaatsing van de opdracht: bvb. hoeveelheden, termijnen, Gegroepeerde bestellingen: besparingen Mogelijkheid om opdrachten binnen korte termijnen en tegen de voordeligste voorwaarden van het ogenblik te gunnen, rekening houden met prijsschommelingen en technische evoluties = naderhand is actualisering van de behoeften mogelijk

37 5. Aankoop- of opdrachtencentrale 37

38 38 Art. 2,4 wet Een aanbestedende overheid in de zin van 1 die : leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (aankoopcentrale),of overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (opdrachtencentrale); 2. Toepassingsvoorwaarden Geen toepassingsvoorwaarden: kan voor alle opdrachten Vrijstelling om zelf een gunningsprocedure te organiseren (art. 15 wet) vormgeven van de centrale: contractueel of rechtspersoon Voorafgaande instemming deelnemende besturen? Aansprakelijkheid van de aankoopcentrale?

39 39 Aankoopcentrale gunningsprocedure uitvoering gunning Contractuele band Deelnemende besturen Bestuur x Bestuur y opdrachtnemer

40 40 Opdrachtencentrale gunningsprocedure Contractuele band gunning Deelnemende besturen uitvoering Bestuur x Bestuur y. opdrachtnemer

41 41 Schaalvergroting: aanbodzijde: Betere prijzen; Vraagzijde: vermindering administratieve kost gunningsprocedure; Specialisatie overheidsaankoper in de praktijk interessant in het kader van schoolboeken, kantoormateriaal en meubilair, Nuttige toepassing in combinatie met de raamovereenkomst

42 42 Federale overheid: Vlaamse overheid:

43 MET DANK VOOR UW AANDACHT Kantoor te Mechelen Kantoor te Brussel Antwerpsesteenweg Wolvengracht 38 (2 e verd) B-2800 MECHELEN B-1000 BRUSSEL info@gdena-advocaten.be 43