Onderwerp: Aanpassen drempelbedragen Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid in verband met economische crisis

Transcriptie

1 svoorstel Onderwerp: Aanpassen drempelbedragen Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid in verband met economische crisis Portefeuillehouder: T. Houwing-Haisma Personeel, Juridische Zaken en Communicatie Juridische Zaken en Inkoop F.J. Esendam, telefoon ((0591) ) Aan de gemeenteraad Voorgesteld 1. De drempelbedragen, zoals neergelegd in bijlagen I en III van het vigerende Strategisch Inkoopen aanbestedingsbeleid, te wijzigen en conform onderhavig voorstel vast te stellen; 2. De voorgestelde voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van de onder 1 genoemde drempelbedragen vast te stellen; 3. Bijgevoegde bijlagen I en III, waarin de aanpassing van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid nader is uitgewerkt, vast te stellen. 4. De bijlagen I en III, vastgesteld bij raads van 28 januari 2010, in te trekken. Samenvatting Gelet op de economische crisis, die ook het lokale bedrijfsleven hard treft, wenst het college flexibeler om te kunnen gaan met de keuze voor opdrachtnemers en om daar waar mogelijk het lokale bedrijfsleven te stimuleren. In dit kader stelt het college voor om op korte termijn het inkoop- en aanbestedingsbeleid te versoepelen door de drempelbedragen te verhogen. Bijlagen: Aangepaste bijlagen I en III van het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid Stukken ter inzage: Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid:

2 -2-1. Aanleiding voor het voorstel Gelet op de economische crisis, die ook het lokale bedrijfsleven hard treft, wenst het college flexibeler om te kunnen gaan met de keuze voor opdrachtnemers en om daar waar mogelijk het lokale bedrijfsleven te stimuleren. In dit kader stelt het college voor om het inkoop- en aanbestedingsbeleid te versoepelen door de drempelbedragen te verhogen. 2. Argumentatie/beoogd effect Het college wil meer grip op de keuze voor opdrachtnemers voor de uitvoering van werken. Thans is de drempelwaarde voor werken die meervoudig kunnen worden aanbesteed EUR Dat betekent onder meer dat voor opdrachten tot deze waarde een bepaald percentage regionale bedrijven kan worden uitgenodigd, zodat de kans groter is dat de opdracht bij een regionaal bedrijf belandt, hetgeen ten goede komt aan regionale werkgelegenheid. Boven dat bedrag wordt openbaar aanbesteed. Bij openbare aanbestedingen mag ieder bedrijf inschrijven. De huidige drempelbedragen zijn opgenomen in Bijlage I van het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid: Leveringen en Diensten Werken Bevoegdheid Reglement Doorlooptijden Enkelvoudig < < Mandaatverz geen circa 3 weken* Meervoudig < EUdrempel < Mandaatverz circa 8 weken* Openbaar kan vrijwillig Mandaatverz circa 4 maanden* Europees EUdrempel voor leveringen en diensten EU drempel voor werken college BAO voor werken: ARW 2005 Circa 4,5 maand* Door het verhogen van het drempelbedrag voor werken van EUR naar EUR wordt het mogelijk in meer gevallen als gemeente zelf de bedrijven uit te nodigen die het beste bij de opdracht passen. Daarbij kunnen naast de prijs en de kwaliteit ook aspecten als eerdere ervaringen en plaatselijke werkgelegenheid een rol spelen. Aan de andere kant kunnen partijen waarmee de gemeente minder goede ervaringen heeft (tot genoemd drempelbedrag) worden gepasseerd. Uiteraard mogen alleen professionele inkoopargumenten een rol spelen bij de selectie van bedrijven. Daarnaast is een voorwaarde voor meervoudig aanbesteden dat de opdrachtgever de markt goed kent. Kent men de markt onvoldoende, dan is het beter een openbare aanbesteding te houden. Dit om te voorkomen dat bedrijven worden uitgenodigd die niet bij de opdracht passen, hetgeen ten koste kan gaan van de prijs/kwaliteitverhouding. Ook hier geldt dat voor iedere aanbesteding boven EUR verplicht advies dient te

3 -3- worden ingewonnen bij team Juridische Zaken & Inkoop, dat (ook) bij de keuze van bedrijven adviseert en zonodig kan bijsturen. Wijze van uitvoering: De onder 2 genoemde drempelbedragen als volgt te wijzigen (wijzigingen cursief): Leveringen en Diensten Werken Bevoegdheid Reglement Doorlooptijden Enkelvoudig < < Mandaatverz geen circa 3 weken* Meervoudig **** < EUdrempel < (min 3 offertes) < (6 offertes) Mandaatverz circa 8 weken* Openbaar kan vrijwillig Mandaatverz circa 4 maanden* Europees EUdrempel voor leveringen en diensten EU drempel voor werken college BAO voor werken: ARW 2005 Circa 4,5 maand* * Doorlooptijd vanaf verzending offerteaanvraag t/m definitieve gunning. De vermelde doorlooptijden zijn exclusief de tijd die benodigd is voor de voorbereiding Het minimum aantal uit te nodigen bedrijven blijft tot EUR drie. Van EUR tot EUR worden minimaal zes bedrijven uitgenodigd, zodat er meer mededinging is. Daarbij is tevens rekening gehouden met (het terugdringen van) de administratieve lastendruk. Voor diensten en leveringen worden geen wijzigingen voorgesteld, aangezien daarin al voldoende flexibiliteit mogelijk is. Integriteit We moeten ons wel realiseren dat het vergroten van de flexibiliteit ook grotere risico s op het gebied van integriteit en objectiviteit met zich meebrengt. Gemeenten zijn ook onder de Europese en nationale drempelbedragen verplicht om te zorgen voor transparante, objectieve en niet-discriminerende inkoopprocedures. Daarom dient het meervoudig aanbesteden op professionele wijze en strikt volgens de voorwaarden in paragraaf 3.9 van het beleid plaats te vinden. 3. Relatie met bestaand beleid/eerder genomen en Collegevoorstel d.d. 15 december 2009, waarbij het huidige inkoop -en aanbestedingsbeleid aan de raad is voorgesteld. s d.d. 28 januari 2012, waarbij het huidige inkoop -en aanbestedingsbeleid is vastgesteld. Collegebrief aan gemeenteraad d.d. 26 juni 2012, waarin het voornemen tot deze beleidswijziging is aangekondigd.

4 4. Afstemming met externe partijen/communicatie Over dit voorstel is zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau met vertegenwoordigers van het regionale bedrijfsleven gecommuniceerd Financiële consequenties/voorgestelde dekking n.v.t. Een concept- is bijgevoegd. Emmen, 19 juli Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl

5 -5- s De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 juli 2012, nummer: 12/675 ; gelet op het bepaalde in de gemeentewet, het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten 2005 (BAO) en het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid Emmen; b e s l u i t : 1. De drempelbedragen, zoals neergelegd in bijlage I van het vigerende Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid, te wijzigen en conform onderhavig voorstel vast te stellen; 2. De voorgestelde voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt van de onder 1 genoemde drempelbedragen vast te stellen; 3. Bijgevoegde bijlagen I en III, waarin de aanpassing van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid nader is uitgewerkt, vast te stellen. 4. De bijlagen I en III, vastgesteld bij raads van 28 januari 2010, in te trekken. Vastgesteld in de openbare vergadering van 27 september de griffier, de voorzitter, H.D. Werkman C. Bijl