Aanbesteding accountant

Transcriptie

1 Aan de commissie: Datum vergadering: Agendapunt : Raadsvergadering 4 maart 2004 Aan de Raad Agendapunt 15 Made, 17 februari 2004 Onderwerp Voorstel Financiële gevolgen Aanbesteding accountant In te stemmen met het ter inzage liggende programma van eisen en B&W te mandateren de verdere afwerking van dit besluit ter hand te nemen en de formele gunning aan de accountant te doen. Het is vooraf moeilijk aan te geven wat de financiële gevolgen zullen zijn van het aanbestedingstraject. Er bestaat er een risico, enerzijds gezien de wettelijke taakuitbreiding voor de accountant, maar anderzijds streven we naar schaalvoordelen door gemeenschappelijke aanbesteding. 1. Inleiding Tijdens de vergadering van 9 januari 2003 heeft uw raad besloten om te starten met een aanbesteding voor de accountantscontrole nieuwe stijl. Hiervoor heeft u een gemeentelijke werkgroep ingesteld met de heren C. Praat en A. Goos als afgevaardigden uit uw midden, zijnde de opdrachtgever. Zoals in dat voorstel toegelicht zijn per 2004 de eisen voor de accountantscontrole veranderd, dit als logisch vervolg op de dualisering en de nieuwe voorschriften voor begroten en verantwoorden door gemeenten. In dat voorstel was tevens aangegeven dat wij hoogst waarschijnlijk deze aanbesteding gezamenlijk met andere gemeenten zouden kunnen doorlopen onder begeleiding van het inkoopbureau West-Brabant. Dit om een goede kwaliteit van de inkoopprocedure te garanderen en om door het collectief in de markt zetten van een opdracht collectiviteitvoordelen te behalen. Uitkomst hiervan is dat wij samen met 8 andere gemeenten gekomen zijn tot één gezamenlijk programma van eisen voor de accountant, waar inschrijvers per gemeente op in moeten schrijven. De gemeentelijke werkgroep heeft ingestemd met dit programma van eisen en legt u dit momenteel ter goedkeuring voor, waarna de daadwerkelijke aanbesteding opgestart zal worden.

2 2. Procedure In regionaal verband is gewerkt met de volgende structuur: - Er is een regionale ambtelijke werkgroep ingesteld, die verantwoordelijk is voor het schrijven van de stukken. In deze regionale ambtelijke werkgroep heeft vanuit de Gemeente Drimmelen de heer A. Schuurbiers geparticipeerd. - Er is een regionale projectgroep ingesteld met een vertegenwoordiger per gemeente, vanuit de Gemeente Drimmelen mevrouw Corten geparticipeerd. Deze regionale projectgroep beoordeelt de door de ambtelijke werkgroep opgestelde documenten en stelt deze documenten al dan niet in gewijzigde vorm vast - U heeft een gemeentelijke werkgroep ingesteld. Hierin hebben zitting de heren Praat en Goos namens de raad, dhr. Van Meggelen als portefeuillehouder en mevr. Corten en de heren Van de Lindeloof en Schuurbiers namens de ambtelijke organisatie. Deze werkgroep heeft regelmatig, voorafgaand aan de vergaderingen van de regionale projectgroep vergaderd. Dit om te zorgen dat in de regionale projectgroep het standpunt van de voltallige gemeentelijke werkgroep kon worden verwoord. Door het bundelen van 9 gemeenten wordt het een Europese aanbesteding. Voorgesteld wordt op te kiezen voor Europese Aanbesteding zonder voorselectie. Dit betekent dat een regels met name wat betreft zorgvuldigheid en tijdigheid gevolgd moeten worden. De ter inzage liggende planning is passend op deze Europese procedure. Om tot het (gezamenlijk) inkopen van accountantsdiensten te komen dienen de volgende stappen nog te worden gezet: 1. Door elke afzonderlijke gemeenteraad vaststellen van het programma van eisen waaraan de accountant dient te voldoen. 2. Het vastgestelde programma van eisen in de markt zetten door het inkoopbureau West- Brabant 3. De ontvangen offertes beoordelen en scoren op basis van de in het programma van eisen opgenomen selectiecriteria en de daarbij behorende wegingsfactoren door de leden van de regionale werkgroep en de regionale projectgroep 4. De opdrachtgunning. 3. Toelichting op programma van eisen Ter inzage ligt het programma van eisen accountantscontrole. In dit programma zijn de eisen opgenomen die aan de accountant die de opdracht uit zal gaan voeren, gesteld worden. Na een inleiding en een beschrijving van de kengetallen van de gemeenten wordt aangegeven wat de opdracht inhoudt. Hierbij wordt ook aangegeven dat de opdrachtgever, de gemeenteraad, grote waarde hecht aan de onafhankelijkheid van de opdrachtnemer (accountant). Vervolgens wordt een productomschrijving weergegeven. Hierbij wordt expliciet ingegaan op de controletoleranties en de strekking van de accountantsverklaring. In het programma van eisen wordt uitgegaan van de controletoleranties zoals opgenomen in het besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Tevens wordt een variant gevraagd waarbij deze controletoleranties 50% scherper liggen. Vervolgens wordt 2

3 aangegeven waaraan het door de accountant op te stellen plan van aanpak dient te voldoen. In het kader van het plan van aanpak dient de accountant ook aan te geven hoe hij denkt om te gaan met de rechtmatigheidtoets. Hierna volgen als laatste de voorwaarden en de bepalingen geformuleerd inzake tarifering alsmede selectie en gunningcriteria. 4. Gunning Voor de offertebeoordeling zijn in hoofdstuk 10.3 van het programma van eisen de gunningcriteria beschreven. Deze gunningcriteria zijn nader uitgewerkt in de vertrouwelijk ter inzage liggende beoordelingsmatrix. Op basis van deze beoordelingsmatrix wordt vastgesteld aan welke accountant uiteindelijk de opdracht dient te worden gegund. Voor elke gemeente betekent instemmen met het programma van eisen ook dat gegund zal moeten worden aan de best scorende inschrijver. Er is gekozen voor de volgende 5 gunningcriteria: 20% Kwaliteit van de dienstverlening. 20% Inhoud plan van aanpak. 20% Ervaring 30% Financieel aanbod. 10% Presentatie/ competenties/ teamsamenstelling Deze vijf gunningcriteria zijn gedetailleerd uitgewerkt in een beoordelingsmatrix. Deze beoordelingsmatrix ligt, gelet artikel 10 lid 2 sub B en G van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), vertrouwelijk bij uw vergaderstukken ter inzage. Deze vertrouwelijkheid wordt opgelegd om te voorkomen dat te veel informatie wordt verstrekt aan de markt en het traject praktisch doorlopen kan worden. Door de te ontvangen offertes te confronteren met de beoordelingsmatrix wordt uiteindelijk vastgesteld welke accountant de economisch meest voordelige aanbieding doet aan de gemeenten. Het scoren per onderdeel van de beoordelingsmatrix zal gebeuren door de leden van de intergemeentelijke werkgroep en de intergemeentelijke projectgroep tezamen. Uiteindelijk is de opdrachtgunning niet meer dan een formeel gunningbesluit. Gelet hierop stellen wij u voor B&W te mandateren de verdere afwerking van dit besluit ter hand te nemen en de formele gunning aan de accountant te doen. Zij zal de raad natuurlijk informeren over de uitkomsten. 5. Consequenties Het instemmen met dit programma van eisen impliceert tevens het instemmen met een Europese aanbesteding zonder voorselectie. Dit betekent dat iedere accountant op basis van het programma van eisen kan inschrijven. Uiteindelijk zal op basis van de gunningcriteria worden voorgesteld aan welke accountant de opdracht moet worden gegund. Hiervoor zal de economisch meest voordelige aanbieding geselecteerd worden. Overigens is in het programma van eisen wel de clausule opgenomen dat de gemeenten kunnen besluiten om niet tot gunning over te gaan indien er geen enkele inschrijving aan het programma van eisen voldoet. 3

4 6. Samenstelling gemeentelijk werkgroep De werkgroep heeft met het voorleggen van dit voorstel zijn werkzaamheden afgerond. De formele taak van de gemeentelijke werkgroep is daarmee ten einde. Wij stellen u dan ook voor de gemeentelijke werkgroep op te heffen. Wel zal aan het einde van dit traject de raad geïnformeerd worden over de uitkomst van de aanbesteding en de nieuwe accountant. Burgemeester en wethouders van Drimmelen, Secretaris, Loco Burgemeester, mr. C.M.G.H. Wortel G.J.A. Broeders Bijlagen: Raadsbesluit Ter inzage: - Plan van eisen aanbesteding accountantscontrole, - Vertrouwlijk: Beoordelingsmatrix Ambtelijke coördinatie afdeling: afdeling Middelen behandeld door: Dorma Corten portefeuillehouder J.A. van Meggelen 4

5 De raad van de gemeente Drimmelen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17 februari 2004; gelet op; artikel 213 van de gemeentwet, het Besluit accountantscontrole gemeenten en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Drimmelen; B e s l u i t : 1. In te stemmen met het ter inzage liggende programma van eisen voor de aanbesteding van de accountant. 2. B&W te mandateren de verdere afwerking van dit besluit ter hand te nemen en de formele gunning aan de accountant te doen. 3. De gemeentelijke werkgroep aanbesteding accountantscontrole op te heffen. Made, 4 maart 2004 De raad voornoemd, Griffier, Vice-voorzitter mr. M.J.N. Schetters-Schuurbiers A.P.G.J. Smits