Plan van aanpak Aanbesteding Accountantscontrole

Transcriptie

1 Plan van aanpak Aanbesteding Accountantscontrole Bij de aanbesteding van de accountantsdienstverlening zijn de volgende zaken van belang, die voorafgaand aan de eerste externe procedurestap helemaal helder moeten zijn. Het betreft: 1. Opdrachtgever en taak/adviesfunctie auditcommissie 2. Het bestek (de opdracht en het programma van eisen) 3. Het aanbestedingsproces: a. Procedure keuze b. Selectie/ Gunning c. Uitbrengen offertes d. Contract 4. De planning 1 Opdrachtgever en taak/adviesfunctie auditcommissie. De accountant werkt in opdracht van de Raad en rapporteert tevens zijn bevindingen aan de Raad. De Raad is derhalve ook formeel opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Conform de verordening ex art 213 Gemeentewet is de duur van de opdrachtverlening 5 jaar. Concreet betekent dit dat de, naar aanleiding van de aanbesteding af te sluiten, overeenkomst betrekking heeft op de controle van de jaarrekeningen 2014 t/m In maart 2012 heeft de gemeenteraad een auditcommissie ingesteld die onder meer tot taak heeft om het proces te begeleiden om te komen tot een nieuw contract met een accountant. Uiteindelijk zal de auditcommissie een formeel advies aan de raad voorleggen met betrekking tot de keuze, alsook verslag doen van het gevoerde proces. Besluitvorming zal door de gemeenteraad plaatsvinden, zulks in een openbare vergadering. Het streven is erop gericht om dat per 11 maart 2014 te laten plaatsvinden. 2 Het bestek (de opdracht en het programma van eisen) Een bestek, dan wel een gespecificeerde uitwerking van de opdracht en het gewenste resultaat, is een document, waarin het te realiseren werk is omschreven met de daarbij behorende voorwaarden. Het bevat niet alleen een technische specificatie van de uit te voeren werkzaamheden, maar ook een opsomming van verplichtingen en verantwoordelijkheden en overige administratieve voorwaarden. Het bestek biedt de basis voor de later af te sluiten overeenkomst voor de levering van de dienst. Zowel bij de aanbesteding (precontractuele fase) als tijdens de uitvoering van de dienstverlening (de contractuele fase) speelt het bestek een belangrijke rol. De functie van het bestek is dat het enerzijds een volledig beeld dient te geven van het door de accountant te bereiken resultaat, en anderzijds dient aan te geven wat de verplichtingen zijn die partijen jegens elkaar hebben. Onderstaand worden verschillende onderdelen uit het bestek/ programma van eisen nader toegelicht. 2.1 Programma van eisen: Tijdvak waarop opdracht betrekking heeft: boekjaren 2014 tot en met Controle vindt plaats op basis van de door de Raad vastgestelde verordening ex art 213 Gemeentewet. In deze verordening zijn de hoofdbestanddelen opgenomen van de accountantscontrole. Daarnaast stelt de raad jaarlijks, binnen de kaders van voornoemde verordening, een controleprotocol vast, zulks op advies van de auditcommissie. Aan de hand van dit protocol krijgt de accountant nadere aanwijzingen ten aanzien van de uitvoering van de accountantscontrole. Het betreft met name de concretisering van 1

2 het normen en toetsingskader (rechtmatigheidstoets) en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties In lijn met de verordening bedragen de goedkeuringstoleranties, zowel voor getrouwheid als rechtmatigheid, voor fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten en ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de totale lasten. Krachtens de verordening heeft de raad jaarlijks de mogelijkheid om de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening of deelverantwoordingen te verengen. Indien van toepassing zal dit in het controleprotocol voor de controle van het betreffende boekjaar worden vastgelegd Op basis van een algemene maatregel van bestuur (AMVB) wordt voor specifieke uitkeringen single information en single audit (SISA) ingevoerd. Dit betekent dat in een bijlage bij de reguliere jaarrekening de noodzakelijke informatie per specifieke uitkering wordt opgenomen. Dit betekent dat de accountantscontrole van deze specifieke uitkeringen deel uit maakt van de reguliere accountantscontrole. In de bijlage bij het bestek worden de van toepassing zijnde specifieke uitkeringen bij de Gemeente Nuth opgesomd Natuurlijke adviesfunctie De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/ of in voorkomende gevallen op verzoek van de Gemeente Nuth plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, zijn direct te relateren aan de reguliere jaarrekeningcontrole. In dit kader kan onder andere worden gedacht aan: adviezen naar aanleiding van de controlebevindingen; adviezen die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften resp. administratieve organisatie/ interne controle. Daarnaast draagt de accountant uit eigener beweging of op verzoek zorg voor het informeren van de organisatie over relevante ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. Periodiek overleg met het hoofd Bedrijsfvoering, Gemeentesecretaris, Portefeuillehouder Financiën, Concerncontroler, Raadsgriffier, Auditcommissie en Gemeenteraad, mede naar aanleiding van de uitgebrachte rapportages behoort ook tot de natuurlijke adviesfunctie Deelverantwoordingen/ deelverklaringen Naast controle op de gemeentelijke jaarrekening, dienen de deelverantwoordingen te worden gecontroleerd en verklaringen te worden afgegeven ten behoeve van onder andere verschillende ministeries en provincie. In een bijlage bij het bestek wordt een limitatieve opsomming gegeven van de nu geldende deelverklaringen. De goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn overeenkomstig het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG), tenzij de rijks- of provinciale richtlijnen andere toleranties voorschrijven. De deelverklaringen volgens voornoemde bijlage maken deel uit van de opdracht, overige deelverklaringen niet Het resultaat van de werkzaamheden wordt gevormd door een accountantsverklaring. Daarnaast zijn de volgende werkzaamheden aan de orde: minstens éénmaal per jaar brengt de accountant een Managementletter uit aan het College. Hij doet dat na een tussentijdse controle. Aandacht dient te worden gegeven aan verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer, de rechtmatigheid van het beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de P&C-instrumenten en het risicomanagement. de accountant voert overleg over de managementletter, de jaarrekening en de administratieve organisatie met het verantwoordelijke management, de concerncontroler en de Portefeuillehouder Financiën. Hij doet dat voorafgaande aan het uitbrengen van de diverse stukken. als onderdeel van zijn rapportage bij het jaarverslag wordt een Verslag van Bevindingen aan de Gemeenteraad aangeboden. Dit verslag is gebaseerd op een door de accountant uit te voeren 2

3 3. Het aanbestedingsproces 3.1 De procedure: Op grond van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Nuth en de aard en de omvang van de dienstverlening en het drempelbedrag bij een langlopende dienstverleningsovereenkomst moeten voor deze opdracht tenminste 5 offertes gevraagd worden. Gelet op de aard van de te sluiten dienstverleningsovereenkomst en de beschikbaarheid van het aantal kwalitatieve aanbieders wordt gekozen voor onderhands aanbesteden en het vragen van een offerte, in afwijking van het aanbestedingsbeleid bij 5 partijen, te weten: Ernst & Young; Deloitte; Onderzoek heeft uitgewezen dat eigenlijk slechts 2 accountantsbureaus voldoen aan het gestelde criterium met betrekking tot de benodigde gemeentelijke ervaring. 3.2 De selectie van leveranciers Het bestek vermeldt alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel economische eisen waaraan een inschrijver op zowel de dag van aanmelding, aanbesteding als de dag van opdrachtverlening moet voldoen, alsmede de gegevens die moeten worden overgelegd om in aanmerking te kunnen komen voor de uitnodiging tot inschrijving op de opdracht Uitsluitingscriteria: De inschrijver dient niet te verkeren in een aantal omstandigheden c.q. dient de inschrijver aan een aantal eisen te voldoen. De inschrijver dient dit d.m.v. een eigen verklaring (bijlage 1) aan te geven. De aanbesteder kan aanvullende bewijsstukken vragen Kwalitatieve selectiecriteria: Een opgave van uitgevoerde opdrachten door de inschrijver bij gemeenten op basis van Nederlandse wetgeving. Bij alle referentieprojecten dient tenminste te worden vermeld naam, adres van de opdrachtgever, omschrijving omtrent de aard van de verrichte werkzaamheden alsmede de globale omvang van de opdracht per jaar. Een verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver (degene(n) die leiding geeft/ geven aan de controlewerkzaamheden en de contactpersonen voor de verschillende afdelingen/ processen binnen de gemeente) behoort tot de beroepsgroep van accountants als bedoeld in artikel 393, lid 1 Boek 2 Burgerlijk Wetboek. 3.3 De gunning De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding, rekening houdend met navolgende gunningscriteria en de daarbij behorende te behalen score. 3

4 Gunningscriteria Score Prijs 50 Controleaanpak 50 Prijs Bij dit criterium wordt het totale prijsniveau beoordeeld, waarbij dit totale prijsniveau bestaat uit navolgende onderdelen: Reguliere jaarrekeningcontrole, incl. specifieke uitkeringen (2.1.5). Deelverantwoordingen/ deelverklaringen (2.1.7). Controleaanpak Bij de beoordeling van de controleaanpak wordt tenminste aandacht besteed aan: aanpak interim- resp. jaarrekeningcontrole, waarbij specifiek aandacht voor de aanpak ten aanzien van de rechtmatigheidstoets; invulling van de natuurlijke adviesfunctie; samenwerking/ afstemming tussen het controleteam en de ambtelijke organisatie; overzicht van de beoogde samenstelling van het controleteam, Dit overzicht dient te worden aangevuld met de CV s van medewerkers die werkzaamheden verrichten bij de gemeente Nuth waaruit de ervaring/deskundigheid blijkt met betrekking tot de betreffende dienstverlening bij vergelijkbare gemeenten/ referentieprojecten. Tevens wordt aangegeven op welke wijze wordt voorzien in vervanging bij langdurige uitval van de leiding van het controleteam. Beoordeling De auditcommissie beoordeelt de inschrijvingen aan de hand van voornoemde gunningscriteria, bijbehorende scores en de in het bestek uitgewerkte beoordelingsmethodiek. Op basis van een voorstel/advies van de auditcommissie gunt de gemeenteraad de opdracht aan de inschrijver met de economisch meest voordelige aanbieding. 4 De planning nr. activiteit planning gereed 1. Instemming Auditcommissie plan van aanpak en bestek 27 januari Verzending verzoek indiening offertes 28 januari Uiterste datum ontvangst inschrijvingen 12 februari Presentaties als toelichting op de inschrijving 19 februari Beoordeling aanbestedingen 19 februari Samenstelling concept gunningsvoorstel februari Instemming Auditcommissie met gunningsvoorstel februari Instemming Gemeenteraad met gunningsvoorstel 11 maart Mededeling aan de inschrijvers + bezwaartermijn (15 dagen) 13 maart Ondertekening contract Medio april 2014 Nuth, 27 januari 2014 De raadsgriffier, P.J.M. Boyen 4

5