Programma van eisen keuze accountant Borsele

Transcriptie

1 Programma van eisen keuze accountant Borsele Inhoudsopgave: 1. Inleiding 2. Omschrijving van de opdracht 2.1 Controle jaarrekening 2.2 Controle Single information Single audit 2.3 De natuurlijke adviesfunctie 2.4 Communicatie 2.5 Tijdsplanning 2.6 Geoffreerde prijs 2.7 Facturering 3. De gevraagde offerte 4. De procedure 4.1 Planning en data 4.2 Informatiefase 4.3 Indiening offerte en nadere informatie 4.4 Offertebeoordelingsprocedure 4.5 Gunning Bijlagen: 1 Controleverordening gemeente Borsele 2 Overzicht opgave (deel)verantwoordingen 3 Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening gemeente Borsele 1

2 1. Opbouw van het programma van eisen Hoofdstuk 2 omvat het feitelijke programma van eisen en daarin wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de algemeen certificerende functie, Single audit Single information (hierna SiSa) en de natuurlijke adviesfunctie. In hoofdstuk 3 wordt aangegeven wat algemeen en meer specifiek dient te worden opgenomen in de offerte en wordt tevens aangegeven welke prijscondities er van toepassing zijn. In hoofdstuk 4 ten slotte wordt nader ingegaan op de procedure van de aanbesteding en de wijze van gunning. In de bijlagen is verdere informatie opgenomen ter ondersteuning van de in het programma van eisen genoemde onderdelen. 2

3 2. Omschrijving van de opdracht De omvang van de dienstverlening gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst, bestaat uit de volgende onderdelen: - de algemeen certificerende functie - de SiSa bijlage bij de jaarrekening - de natuurlijke adviesfunctie - communicatie De looptijd van de opdracht bedraagt de begrotingsjaren , met een mogelijkheid van verlenging door de opdrachtgever voor de periode Controle jaarrekening De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en de controleverordening gemeente Borsele. De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Borsele en moet jaarlijks voor 1 mei resulteren in: - een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 besluit accountantscontrole gemeenten; - verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 besluit accountantscontrole gemeenten; - een managementletter (verslag-interim-controle) die jaarlijks voor 1 december wordt verstrekt en 2x per jaar in de eventuele melding als bedoeld in artikel 7 lid 1, respectievelijk de verslagen als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de controleverordening gemeente Borsele. Rapportering De accountantsverklaring dient aan te geven of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b. onrechtmatigheden in de jaarrekening. In de managementletter geeft de accountant aan: a de verbeterpunten in de opzet en werking van het financieel beheer (inclusief budget -en kredietbewaking), de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning- en control instrumenten en het risicomanagement, echter indien en voorzover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie); b. de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering van organisatorische en procedurele aard, eveneens indien en voorzover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie). Rechtmatigheid Voor de offerte kan worden uitgegaan van het controleprotocol met onderliggend het normen en toetsingskader van de gemeente Borsele. Bij strijdigheid met dit programma van eisen is het protocol doorslaggevend. Goedkeuringstolerantie Zie controleprotocol. Rapporteringtolerantie Zie controleprotocol Controle Single information Single audit De overige activiteiten binnen de certificerende functie zijn ingericht op de SiSa-bijlage bij de jaarrekening. 3

4 Voor een overzicht van de regelingen die thans in de SiSa-bijlage zijn opgenomen, wordt verwezen naar bijlage 1. Het aantal regelingen kan op grond van nieuwe of gewijzigde regelgeving wijziging ondergaan. Zie ook 2.6 en De natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk en bestuurlijk management zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico s en dergelijke. Het zijn adviezen van beperkte omvang: - die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; - die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; - die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; - die voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; - die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; - die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid. De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeente Borsele toegesneden. Ook het op verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend. De accountant wordt door de gemeente op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatieonderdelen. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een sparringpartner die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische en beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van een moderne gemeentelijke organisatie. Overige adviesfuncties Ten aanzien van andere adviesfuncties dient een duidelijke scheiding aangebracht te worden tussen controle en advies en worden adviesopdrachten -anders dan de hiervoor bedoelde natuurlijke adviezen- niet verstrekt aan de accountant belast met de algemene certificerende functie, tenzij de raad hier nadrukkelijk toestemming voor geeft Communicatie De accountant dient een controleleider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de gemeente Borsele. Deze controleleider fungeert als zodanig tevens als 1e aanspreekpunt en verstrekt de gemeente zowel gevraagd als ongevraagd advies. Teneinde een optimale communicatie met de gemeente te realiseren, is er een zgn. auditcommissie in het leven geroepen, waarin zitting hebben: een vertegenwoordiger uit de raad, een vertegenwoordiger uit de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het sectorhoofd middelen dan wel het hoofd financiën en de controleleider namens de accountant. De griffier is als secretaris aangewezen. In het protocol, met name de bijlagen 2 en 3, is aangegeven wanneer de commissie bijeen komt ter uitvoering van de overeenkomst met de accountant. Eenmaal per jaar zal als evaluatie aandacht worden besteed aan de uitvoering van de overeenkomst. Ook afstemming met andere onderzoeken als interne audits ex artikel 213a Gemeentewet en rekenkameronderzoek vindt in beginsel met de auditcommissie plaats. Deze vorm van overleg zal het bijwonen van raadsvergaderingen en bijeenkomsten over het algemeen overbodig maken. Dit dient derhalve niet te worden geoffreerd. 4

5 2.5. Tijdsplanning De accountant geeft de tijdsfasering aan van de door hem uit te voeren werkzaamheden en rapportages. Daarbij wordt zichtbaar aangesloten bij de planning en controlcyclus van de gemeente voor wat betreft de jaarrekening controle. Het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring dient jaarlijks voor 1 mei te worden opgeleverd. De managementletter dient jaarlijks voor 1 december te worden opgeleverd. Indien deze termijnen niet worden gehaald, is een boete verschuldigd van 200 voor iedere werkdag dat de genoemde stukken te laat zijn opgeleverd. De opdrachtgever is gerechtigd de boete te crediteren op de ontvangen factuur Geoffreerde prijs Ten aanzien van de hierboven genoemde zaken gelden de volgende prijscondities: Jaarrekening Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd onder 2.1 geldt een vaste prijs per jaar. Controle SiSa-bijlage bij de jaarrekening De aanbieding dient een stelpost te bevatten voor de SiSa-bijlagen, alsmede een overzicht van de te hanteren uurtarieven ten behoeve van de prijsbepaling van nader overeen te komen meer- en minderwerk voor onderdelen van de SiSa-bijlage die thans niet zijn voorzien, respectievelijk gedurende de looptijd van de overeenkomst niet meer nodig blijken. Natuurlijke adviesfunctie en communicatie Voor de werkzaamheden met betrekking tot de natuurlijke adviesfunctie genoemd onder 2.3 alsmede de werkzaamheden genoemd onder 2.4 geldt een vaste prijs per jaar. Indexering De prijzen mogen, na het eerste begrotingsjaar, jaarlijks maximaal worden geïndexeerd met het CBS prijsindexcijfer voor accountancydiensten Facturering Ten aanzien van de wijze waarop de facturering geschiedt gelden de volgende condities: Facturering van de jaarrekeningcontrole bedoeld onder 2.1, voor de werkzaamheden in het kader van de Single audit bedoeld onder 2.2, voor de natuurlijke adviesfunctie onder 2.3 en voor de communicatie bedoeld onder 2.4 vindt per boekjaar plaats in 4 gelijke termijnen, waarbij de volgende factuurdata gehanteerd kunnen worden: - 1e termijn 15 september van het lopende boekjaar; - 2e termijn 15 december van het lopende boekjaar; - 3e termijn 15 maart van het jaar na het boekjaar; - 4e termijn 15 juni van het jaar na het boekjaar. Facturering van meerwerk is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf schriftelijke toestemming nodig van het afdelingshoofd Financiën. 5

6 3. De gevraagde offerte De accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 2 bestaan uit een aantal elementen. Van alle aanbieders wordt dan ook gevraagd om een offerte uit te brengen voor de totale behoefte. Inschrijvingen op een deel van dit programma van eisen worden niet in behandeling genomen. De aanbieding dient een goed beeld te geven van de kwaliteit/prijsverhouding die geboden wordt en dient minimaal de volgende elementen te bevatten: Algemeen: - de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de getrouwheid van de jaarrekening; - de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de rechtmatigheid; - de visie op de natuurlijke adviesfunctie; - de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden, inclusief een opgave van het aantal huidige gemeentelijke controleklanten in de schaal tot inwoners; Specifiek: - de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle binnen de gemeente Borsele; - de stimulans die de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie zal geven aan de doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name voor de beheersing van strategische en operationele risico's; - de samenstelling van het dienstverleningsteam; - in hoeverre de accountant van de gemeente Borsele op de hoogte is van de gemeentelijke branche als zodanig, maar ook een beeld heeft van de lokale en regionale situatie; - de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwt, hoe lang hij in de gemeentelijke markt actief is, wat zijn marktaandeel is en in welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet. Prijs/tariefstelling: - de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 uitgaande van de standaard goedkeuringstoleranties van 1% en 3% en de in het controleprotocol genoemde rapporteringstolerantie; - de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.3 en 2.4; - de prijs voor de jaarlijkse SiSa-bijlage bij de jaarrekening als beschreven onder 2.2; - de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker c.q. per categorie werkzaamheden) die betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder 2.2; - alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. BTW op prijspeil 2013; - tevens dient ten aanzien van de prijzen de wijze van indexering voor de looptijd van de overeenkomst te worden aangegeven; - separaat dient te worden aangegeven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van de werkzaamheden neerwaarts kunnen worden bijgesteld naarmate het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt; - ook dient separaat te worden aangegeven op welke wijze de prijzen worden bijgesteld naar aanleiding van afwijking van het controleprotocol De procedure 4.1. Planning en data - 5 september 2013 vaststellen programma van eisen door gemeenteraad - 6 september 2013 verzenden programma van eisen naar belangstellenden - 18 september 2013 uiterste termijn indienen offertes - 27 september 2013 presentaties in auditcommisie (vanaf uur) - 7 november 2013 definitieve raadsbesluit - 8 november 2013 ingang dienstverleningsovereenkomst 4.2. Informatiefase Het is voor de aanbieder mogelijk om nog aanvullende schriftelijke vragen te stellen. Bij voorkeur dienen deze vragen per te worden gesteld aan de heer C.N. de Kuijper. 6

7 De uiterste indiening hiervoor is op 10 september. Vragen die na deze datum worden ingediend worden niet meer beantwoord. Alle vragen met de daarbij behorende antwoorden worden uiterlijk 12 september, geanonimiseerd, aan alle meedingers toegezonden. Indien u van mening bent dat bepaalde informatie, vanwege het bedrijfsgevoelige karakter ervan, niet geschikt is voor verspreiding onder de andere leveranciers, dient u dit tijdig kenbaar te maken. Brede publicatie zal in zo'n geval uitsluitend met toestemming plaatsvinden. 4.3 Indiening offerte en nadere informatie De offerte dient vóór 18 september te worden ingediend bij de gemeente Borsele en dient als volgt te worden geadresseerd: Gemeente Borsele t.a.v. de heer C.N. de Kuijper Postbus AA Heinkenszand Nadere informatie met betrekking tot de procedure kunt u inwinnen bij de heer C.N. de Kuijper, telefoon: , [email protected] 4.4. Offerte beoordelingsprocedure De auditcommissie, die is belast met de voorbereiding van de keuze voor de nieuw te benoemen accountant zal de ingediende offertes beoordelen en op basis hiervan een keuze maken wie worden uitgenodigd een presentatie te verzorgen ten aanzien van de ingediende offerte. De beooordeling geschiedt naar het principe van de economisch meest voordelige aanbieding, op grond van de opdrachtomschrijving in het programma van eisen. Belangrijke gunningcriteria zijn de gedifferentieerde prijzen, de controlefilosofie en de ervaring van het controleteam en het bureau. Opm. Dit sluit aan bij de scoringslijst. Nadat de presentaties zijn verzorgd zal door de auditcommissie een definitieve keuze worden gemaakt ten aanzien van degene die op basis van het programma van eisen het meest geschikt wordt geacht. De commissie legt haar keuze uiteindelijk voor aan de gemeenteraad, die het definitieve aanwijzingsbesluit neemt Gunning Nadat de gemeenteraad een definitief aanwijzingsbesluit heeft genomen zal z.s.m. daarna de overeenkomst worden ondertekend. Dit is verder opgedragen aan de Burgemeester van de gemeente Borsele. 7

8 Bijlage 1 SiSa-bijlage bij de jaarrekening Vooralsnog kan worden uitgegaan van de volgende regelingen Wet Werk en Bijstand IOAW IOAZ Besluit bijstandverlening zelfstandigen Wet Participatiebudget Centrum Jeugd en Gezin WWIK WSW ISV Onderwijsachterstanden