Programma van eisen. 1. Doelstelling van de aanbesteding

Transcriptie

1 Programma van eisen 1. Doelstelling van de aanbesteding De Controleverordening 2013 gemeente Noordwijk van april 2013 stelt dat de accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt met ingang van het verslagjaar De huidige accountant zal de controle en de verslaglegging over het jaar 2014 volledig afronden. Noordwijk kiest een accountant die qua profiel en functievervulling goed bij de gemeente past en die zijn diensten tegen een concurrerende prijs aanbiedt. Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een nieuwe overeenkomst met één leverancier met een minimale looptijd van twee jaar met de mogelijkheid voor de gemeente deze overeenkomst twee keer met één jaar te verlengen. 2. Beschrijving en omvang van de opdracht De beoogde dienstverlening bestaat in hoofdlijnen uit A. een jaarlijks terugkerend uitvoeringsprogramma: 1. de certificerende functie, gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen bij de jaarrekening. De accountantscontrole resulteert in een accountantsverslag, dat gericht is aan de gemeenteraad. Het accountantsoordeel bij de jaarrekening omvat tevens de verantwoordingsbijlage behorende bij de Single information single audit (Sisa). 2. controle op specifieke uitkeringen zoals die jaarlijks via de Sisa-bijlage bij de jaarrekening dienen te worden verantwoord. 3. de interim-controle. De controle ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole richt zich voor een belangrijk deel op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle resulteert in een managementletter en een boardletter. 4. de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning: de natuurlijke adviesfunctie. Het gaat hier veelal om adviezen van geringe omvang. B. facultatief uit te voeren werkzaamheden, waaronder: accountantscontrole op (project-)subsidies; andere accountantsverklaringen die buiten de Sisa-bijlage bij de jaarrekening vallen; advisering op gebied van nieuwe (financiële) wetgeving en de implementatie daarvan; uitvoeren van audits zoals IT of EDP audits; voorkomen, onderzoeken en behandelen van fraudegevallen. Pagina 1 van 8

2 3. Programma van eisen 1. In opdracht van de gemeenteraad wordt de algemene controle van de jaarrekening van de gemeente Noordwijk uitgevoerd, inclusief de verantwoording Single information single audit (Sisa). De accountant geeft een oordeel over: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand zijn gekomen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De goedkeuring- en rapporteringstoleranties die door de gemeenteraad in het controleprotocol worden vastgesteld, worden in de uitvoering van de opdracht gevolgd. Over de jaarrekeningcontrole wordt een accountantsverslag en een accountantsverklaring opgesteld ten behoeve van de gemeenteraad. Het rapport wordt binnen vier weken na het gereed zijn van de controle opgeleverd, en bevat in ieder geval bevindingen over: de fouten en onzekerheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid, in relatie tot de goedkeuringstoleranties; de kwaliteit van de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, waaronder de interne beheersing en de administratieve organisatie op hoofdlijnen; resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging, rekening houdend met de vastgestelde rapporteringstoleranties. 2. In de loop van het jaar wordt een interim-controle uitgevoerd, gericht op de bedrijfsvoering. Voorafgaand aan de interim-controle kan de gemeenteraad vaststellen aan welke onderwerpen de accountant in zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. De interim-controle resulteert in een managementletter, gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De managementletter wordt voor het einde van het kalenderjaar opgeleverd, en gaat in ieder geval in op de mogelijke risico s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures en de beheersing van de rechtmatigheid binnen de organisatie. De bestuurlijk relevante informatie uit deze managementletter wordt door de accountant samengevat in een boardletter die is gericht aan de gemeenteraad. 3. De accountant geeft gestalte aan de natuurlijke adviesfunctie. Die omvat het uitbrengen van adviezen van beperkte omvang die binnen twee weken zijn te leveren, en die een directe relatie hebben met de managementletter en / of de programmarekening. Deze advisering gebeurt op initiatief van de accountant dan wel op verzoek van de opdrachtgever. Pagina 2 van 8

3 4. Ter bevordering van een efficiënte en effectieve accountantscontrole heeft de accountant in de functie van ondersteuning van de bestuurlijke organisatie minimaal eenmaal per jaar (afstemmings-)overleg met een vertegenwoordiging uit de gemeenteraad, de afdelingsmanager Dienstverlening en de concerncontroller. Op verzoek verschijnt de accountant in de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en de raadscommissie, dan wel woont hij de raadsvergadering bij. 5. Incidentele adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy worden afzonderlijk schriftelijk opgedragen. De (wijze van) inzet wordt bij de opdrachtformulering geregeld en kan bestaan uit deelname in overlegsituaties of het zelfstandig uitvoeren van opdrachten. 6. De accountant zal na het afgeven van de accountantsverklaring definitief factureren. Tijdens het jaar worden naar rato van de voortgang van de werkzaamheden twee voorschotfacturen in rekening gebracht, namelijk per 30 juni en per 31 december. De facturen zijn gespecificeerd naar uren per medewerker per tarief per activiteit. 4. Plan van aanpak Van de inschrijver wordt verwacht dat hij een plan van aanpak schrijft, waarin hij minimaal een uiteenzetting geeft over de volgende onderwerpen: a. de inrichting van de controle; b. communicatie met de opdrachtgever; c. de natuurlijke adviesfunctie; d. ondersteuning aan het bestuur en de organisatie. In het plan van aanpak wordt voorts een beschrijving gegeven van de controleaanpak en de verwachtingen van de te maken werkafspraken. Uit de beschrijving zal onder meer blijken: welke controleaanpak de inschrijver hanteert. De aanpak onderbouwt u door middel van een geschatte tijdsbesteding voor de interim-controle en de eindejaar controle; welke controlefilosofie de inschrijver heeft op het segment lokale overheid; hierbij wordt aandacht gegeven aan de ontwikkeling van een zo veel mogelijk zichzelf controlerende organisatie die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges, maar deze risico s ook adequaat beheerst; welke informatie nodig is vanuit de gemeentelijke organisatie en op welke manier deze moet worden aangeleverd (voorkeur van opdrachtgever: zo veel mogelijk digitaal); wat de te verwachten inzet is vanuit de gemeentelijke organisatie; op welke manier invulling wordt gegeven aan de rechtmatigheid controle; welke uw vanzelfsprekende communicatiemomenten zijn met uw opdrachtgever; op welke manier invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie en aan de verdere ondersteuning aan het bestuur en de organisatie. op welke wijze invulling wordt gegeven aan benchmarking. Pagina 3 van 8

4 U werkt dit uit in het plan van aanpak. Daarbij betrekt u korte beschouwingen over (u dient de onderstaande onderwerpen 1 t/m 6 duidelijk te markeren) : 1. pro activiteit U geeft aan op welke wijze u ons in kennis stelt van interne en externe trends die naar uw mening relevant zijn voor de gemeente Noordwijk, mede in verband met de risico s die daaruit mogelijk voortkomen. Hiermee begeleidt u Noordwijk naar de toekomst. 2. continuïteit van de dienstverlening U beschrijft hoe u de continuïteit van de dienstverlening en van het controleteam kunt waarborgen gedurende de gehele looptijd van het contract. 3. deskundigheid U geeft inzicht in kundigheden binnen het kantoor van inschrijver op het gebied van administratieve organisatie en interne controle, fiscaliteit, diepteonderzoeken, bedrijfsvergelijkingen, EDP-auditing, ICT en treasury. 4. flexibiliteit In uw plan van aanpak geeft u aan op welke momenten u denkt te rapporteren aan uw opdrachtgever. Daarbij houdt u rekening met de vergadercyclus van de gemeente Noordwijk. Het is de wens van de opdrachtgever om de boardletter in de commissie te kunnen bespreken voor het einde van het jaar en om de jaarrekening uiterlijk in de maand juni, maar liever eerder te kunnen behandelen. 5. efficiëntie u wordt gevraagd aan te geven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van uw werkzaamheden naar beneden kunnen worden bijgesteld naarmate het zelf controlerend vermogen van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt. 6. duurzaamheid U beschrijft op welke wijze u in uw bedrijfsvoering invulling geeft aan het begrip duurzaamheid. Uw plan van aanpak dient anoniem te zijn (geen foto s, bedrijfsnaam of verwijzingen), en ingediend te zijn op wit a4 papier, portrait, lettertype arial 10pt. Zowel analoog als digitaal. Pagina 4 van 8

5 Criteria beoordeling offertes De ingediende offertes worden op de volgende criteria beoordeeld. De genoemde percentages geven de weging aan. Kwaliteit criteria 1. pro-activiteit 25 % 2. continuïteit van de dienstverlening 12.5 % 3. deskundigheid 20 % 4. flexibiliteit 7,5 % 5. efficiëntie 5 % 6. duurzaamheid 5 %. totaal = 75 % Prijs U dient een vaste totaalprijs op te geven. Weging 25%. Met een specificatie hoe deze prijs tot stand is gekomen, met hierin de volgende onderdelen benoemd: - interim-controle - eindejaar controle jaarstukken, inclusief Sisa - overige werkzaamheden Tevens wordt verzocht de urentarieven van de volgende rollen te specificeren: Partner / Directeur Senior-manager Manager Assistent-manager Gevorderd assistent Beginnend assistent Pagina 5 van 8

6 Economisch meest voordelige inschrijving Gunning vindt plaats aan de Inschrijver die de economisch meest voordelige Inschrijving heeft ingediend. De gemeente heeft hiertoe subgunningcriteria opgesteld. De subgunningcriteria hebben betrekking op de wensen die de Gemeente stelt aan de aanbieding en op de prijs (TCO): De Inschrijver die de hoogste totaalscore per perceel heeft behaald voor alle subcriteria gezamenlijk is de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving. Aan deze Inschrijver wordt de Opdracht per perceel gegund. SubGunningscriteria Weging Kwaliteit 75% Prijs 25% Totaal 100% Bij gelijke score geeft de score behaald op het criterium kwaliteit de doorslag. In geval er dan nog sprake is van een gelijke score vindt loting plaats. Beoordeling kwaliteit: Voor het gunningscriterium kwaliteit kunt u zich onderscheiden op de onderdelen: - plan van aanpak (criteria kwaliteit 1,2,3,4,5, en 6) Op ieder onderdeel wordt uw inschrijving beoordeeld met een waardering van 0 tm 10. Score Antwoord Beoordeling Waardering 1 t/m 10 Ontbreekt (Een deel van) de toelichting ontbreekt 0 punten Niet overeenstemmend De gegeven informatie voldoet niet aan de 1 punt verwachtingen resp. geeft de gemeente te Matig overeenstemmend Overeenstemmend Onderscheidend weinig informatie De gegeven toelichting is niet volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeente. Er ontbreekt informatie omtrent belangrijke punten. De wijze van invulling laat openingen over. De gegeven toelichting is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeente. De gegeven toelichting is volledig in overeenstemming met de verwachtingen in het programma van eisen. Is bovendien innoverend en positief onderscheidend ten opzichte van de andere aanbieders. Aanbieder toont een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. Beoordeling Prijs: De prijs wordt beoordeeld aan de hand van de volgende formule: Laagst ingediende prijs x 25 Ingediende prijs aanbieder 3 punten 7 punten 10 punten De aangeboden prijzen zijn reëel en transparant. Een prijs van nul euro en negatieve prijzen worden dit niet geacht te zijn. Pagina 6 van 8

7 Bijlage : Inschrijfformulier Ondergetekende, verklaart zich door ondertekening bereid de gevraagde dienstverlening overeenkomstig alle bepalingen in dit beschrijvend document aan te nemen voor het vaste bedrag per jaar van:. (bedrag in cijfers) zegge. Euro (bedrag in letters). Dit bedrag is als volgt te specificeren: Met een specificatie hoe deze prijs tot stand is gekomen, met hierin de volgende onderdelen benoemd: Inzet aantal uren Functie- type * Uurtarief Interim Jaarrekening, incl. Sisa Overige ** Euro per onderdeel Interim Jaar- Overig rekening, incl. Sisa Partner / Directeur Senior-manager Manager Assistentmanager Gevorderd assistent Beginnend assistent Subtotaal Totaal 0 * Naamgeving functietype kan bij inschrijvers verschillend zijn ** Overige uren, bijvoorbeeld voor het geven van presentaties en toelichtingen Specificatie onderwerp Totaal ureninzet Kosten inzet Interim-controle Eindejaar controle jaarstukken Overige werkzaamheden N.B. Alle velden dienen ingevuld te worden. Alle genoemde bedragen dienen in euro s te zijn, exclusief BTW, inclusief alle additionele kosten. Pagina 7 van 8

8 Aldus naar waarheid ingevuld, Naam inschrijver Naam (tekenbevoegde) functionaris Functie: Handtekening: Datum: Pagina 8 van 8