De raad van de gemeente Alblasserdam;

Transcriptie

1 De raad van de gemeente Alblasserdam; gelezen het voorstel van het presidium dd. 1 oktober 2003, registratienummer Raad 2003/114 naar aanleiding van het overleg in de commissie Implementatie dualisme van 28 maart 2003; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; vast te stellen: B E S L U I T : Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Alblasserdam Definities 1. In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountant- Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen. c. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante weten regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Eén maal in de vier jaren (het jaar na aantreden van de nieuwe raad) evalueert de raad de wijze waarop de accountantscontrole wordt uitgevoerd. 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de Handboek voor raads- en commissieleden document 09 versie 12 juli 2006

2 - 2 - geldende interne - en externe weten regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 mei aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Er is een auditcommissie bestaande uit een door de raad benoemde voorzitter, een (burger)lid per fractie zelf aan te wijzen, de fractie van de voorzitter uitgezonderd, de accountant, de voorzitter van de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de secretaris en het hoofd financiën & control. De griffie is belast met de verslaglegging van de bijeenkomsten van de auditcommissie. De commissie vergadert periodiek ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2 Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Handboek voor raads- en commissieleden document 09 versie 12 juli

3 Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. 8. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later onder gelijktijdige intrekking van de Controleverordening dd. 1 februari Citeertitel 1. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Controleverordening gemeente Alblasserdam Alblasserdam, 12 april 2006 De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, Handboek voor raads- en commissieleden document 09 versie 12 juli

4 - 4 - Taken en bevoegdheden Auditcommissie (raadsbesluit 5 juli 2006) Inleiding De Auditcommissie is geregeld in artikel 4, lid 3 van de Controleverordening. Naast de samenstelling is hier vermeld dat de Auditcommissie periodiek vergadert ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. In de vergadering van 19 april 2006 heeft de Auditcommissie afgesproken dat zij een advies zullen uitbrengen aan de raad, waarin taken en bevoegdheden concreet zijn beschreven. De raad zal dan worden gevraagd hiermee in te stemmen, zodat taken en bevoegdheden voor de toekomst helder zijn. Controle Met de invoering van de dualisering zijn de taken en bevoegdheden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders duidelijker en meer van elkaar gescheiden in de Gemeentewet vastgelegd. De raad stelt kaders en controleert het college. Voor de controle wordt de raad ondersteund door de Rekenkamercommissie (onderzoekt effecten, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, alsmede het beheer en de organisatie) en de accountant (getrouwheid en rechtmatigheid jaarrekening). Het college voert het beleid uit, is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en legt verantwoording af aan de raad. Zij voeren zelf onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur (zgn. onderzoek artikel 213a). Bij de uitvoering van de onderzoeken hebben raad, college, rekenkamercommissie en accountant vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden een taak. Het is goed, met behoud van ieders verantwoordelijkheid en bevoegdheid, daarin onderling afstemming in aan te brengen. Vanuit dat perspectief heeft de Auditcommissie een coördinerende, afstemmende, informerende en adviserende rol. De Auditcommissie heeft echter geen besluitvormende bevoegdheden. Taken en bevoegdheden Algemeen De Auditcommissie: zorgt ervoor dat de jaarlijks te houden onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant op elkaar worden afgestemd, waardoor er geen dubbele onderzoeken plaatsvinden. adviseert aan de raad, het college, de rekenkamercommissie en de accountant over de kwaliteit van de uit te brengen rapportages, inclusief de begroting, de jaarrekening en de bestuursrapportages. De raadsleden binnen de Auditcommissie zorgen ervoor dat zij hun fractie informeren en betrekken bij de onderwerpen die in de Auditcommissie aan de orde komen, waardoor het mogelijk is bij de bespreking van de onderwerpen in de raad(scommissie) een debat te voeren en tot besluitvorming te komen. De voorzitter van de Auditcommissie licht in de raad(scommissie) de adviezen van de Auditcommissie toe. Accountant De raad benoemt de accountant. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. De Auditcommissie zorgt dat het proces voor de controle op een juiste wijze wordt afgestemd tussen raad, college en accountant. Concreet betekent dit dat de Auditcommissie: Handboek voor raads- en commissieleden document 09 versie 12 juli

5 - 5 - bij aanvang van het jaar het door het college opgestelde Controleprotocol bespreekt en voorziet van een advies aan de raad ten behoeve van de vaststelling van het protocol. het verslag van bevindingen bij de jaarrekening vóór behandeling in de raad(scommissie) bespreekt en terzake een advies uitbrengt aan de raad (overleg als bedoeld in artikel 7, lid 4 van de Controleverordening). alle overige door de accountant aan de raad gezonden rapportages vóór bespreking in de raad(scommissie) bespreekt en van een advies aan de raad voorziet. Daarnaast heeft de Auditcommissie tot taak: te adviseren over de benoeming van de accountant door de raad dan wel de verlening/wijziging van het contract met de accountant (artikel 2, lid 1 van de Controleverordening). te adviseren over de evaluatie door de raad van de wijze waarop de accountantscontrole wordt uitgevoed (artikel 2, lid 2 van de Controleverordening). Rekenkamercommissie De raad benoemt de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie stelt zelf het jaarlijkse onderzoeksplan vast. De Auditcommissie heeft tot taak: de raad te adviseren over de door de raad uit te spreken voorkeur voor de te onderzoeken onderwerpen (artikel 5, lid 8 van de Verordening rekenkamercommissie). College Het college is belast met de onderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet. De Auditcommissie heeft tot taak: de raad te adviseren over het door het college naar de raad gezonden jaarlijkse onderzoeksplan (artikel 3, lid 1 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid). Werkwijze De Auditcommissie vergadert in principe 4 keer per jaar, te weten: januari/februari, waarbij o.a. het Controleprotocol voor het betreffende jaar wordt besproken. april/mei, waarbij o.a. het verslag van bevindingen bij de jaarrekening wordt besproken. september/oktober, waarbij o.a. het verslag van de interim-controle van de accountant wordt besproken. november/december, waarbij o.a. het onderzoeksplan van de rekenkamercommissie en het college inzake het artikel 213a onderzoek wordt besproken. De Auditcommissie vergadert in principe s avonds. De griffier zorgt voor de toezending van agenda s, stukken en verslagen. Tussen verzending van agenda en bijbehorende stukken en de vergaderingen zitten altijd 2 weekenden. Alle raads-, burger- en collegeleden krijgen agenda, stukken en verslagen toegestuurd. De verslagen van de Auditcommissie worden op de lijst van ingekomen stukken voor de commissie Bestuur geplaatst. Adviezen van de Auditcommissie wordt besproken in de commissie Bestuur en de raad. Handboek voor raads- en commissieleden document 09 versie 12 juli