AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Nummer: Datum vergadering: Onderwerp: Vaststellen protocol voor de accountantscontrole Conceptbesluit: De raad in zijn vergadering van 20 september 2005 voorstellen het protocol voor de accountantscontrole 2005 vast te stellen. Samenvatting: In de raadsvergadering van 12 juli j.l. heeft de raad het Plan van Aanpak inzake de rechtmatigheidscontrole vastgesteld. Dit plan is thans nader uitgewerkt tot een protocol voor de accountantscontrole 2005 en bevat onder meer een normenkader en de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, die worden gehanteerd bij de beoordeling of een goedkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid door de accountant kan worden afgegeven. Bijlagen: Bestuurlijk traject: a. Normenkader externe wet- en regelgeving en b. Normenkader interne regelgeving t.b.v. de rechtmatigheidscontrole. College DT BMO OR BWM MWC Ad Hoc Raad Overlegd met: Communicatie: Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? Parafen: Medewerker P.K. Bruinsma paraaf Afdeling FIBE Afdelingshoofd Afdelingshoofd paraaf Secretaris paraaf Portefeuillehouder weth. Beeltje paraaf Besluit B&W: De raad in zijn vergadering van 20 september 2005 voorstellen het protocol voor de accountantscontrole 2005 vast te stellen.

2 Collegeadvies: In de raadsvergadering van 12 juli j.l. is het Plan van Aanpak om te komen tot een goedkeurende accountantsverklaring inzake de rechtmatigheid van financiele beheershandelingen vastgesteld. Op grond van dit plan dient de raad in de vergadering van 20 september 2005 een controleprotocol voor de accountantscontrole 2005 vast te stellen. Dit controleplan is namelijk de basis voor de controlewerkzaamheden van de accountant voor de jaarrekening 2005 en bevat: - een intern en extern normenkader - de goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De in het raadsvoorstel vermelde goedkeuringstoleranties zijn de minimaal vereiste wettelijke percentages. De rapporteringstolerantie is op 10% van de goedkeuringstolerantie gesteld. Dit betekent dat de accountant over elk bedrag rapporteert dat boven voornoemde 10% van de goedkeuringstolerantie uitstijgt. Het normenkader is met de meeste zorgvuldigheid samengesteld. Het moet echter niet uitgesloten worden geacht dat tijdens de interne controle blijkt dat een of meer regelingen ontbreken in het normenkader. Indien nodig zullen wij u na afloop van de controle door de accountant een overzicht aanbieden met de wijzigingen van het normenkader.

3 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 6 september 2005 Nummer voorstel: 2005/82 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: 9 Onderwerp: Vaststellen protocol voor de accountantscontrole Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit De raad stelt het protocol voor de accountantscontrole 2005 vast. Samenvatting In de raadsvergadering van 12 juli jl. heeft uw raad het Plan van Aanpak inzake de rechtmatigheidscontrole in de gemeente Steenwijkerland vastgesteld. Het Plan van Aanpak is gericht op het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening Dit uiteraard naast het verkrijgen van de 'normale' getrouwheidsverklaring. Onderdeel van het Plan van Aanpak vormt de vaststelling van het protocol voor de accountantscontrole in deze raadsvergadering. Dit protocol bevat het normenkader en de goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Het is de basis voor de controlewerkzaamheden van de accountant. Conform de planning wordt het protocol voor de accountantscontrole 2005 u thans ter vaststelling aangeboden. Voorstel Dit voorstel gaat over het protocol voor de accountantscontrole Zoals in de samenvatting is aangegeven is dit protocol de basis voor de controlewerkzaamheden van de accountant. De accountant kan de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen niet toetsen zonder het protocol. Vaststelling door uw raad is dan ook noodzakelijk ten behoeve van de controle van de jaarrekening Inleiding Als gevolg van de dualisering is de verhouding tussen de gemeente en de accountant gewijzigd. De belangrijkste verandering in dit kader is dat de gemeenteraad explicieter dan voorheen de opdrachtgever van de accountant is geworden en eisen kan stellen aan de planning en uitvoering van de accountantscontrole. De raad is nu de formele opdrachtgever van de accountant. Naast het feit dat de rol van de raad belangrijker is geworden, kent de accountantscontrole ook een nieuw aspect. Voorheen controleerde de accountant alleen het getrouwe beeld van de jaarrekening

4 en van het resultaat. Getoetst werd of de jaarrekening in overeenstemming met het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) was opgesteld. Daarvoor werd dan een zogenaamde getrouwheidsverklaring afgegeven. Nieuw is dat de accountant met ingang van 2004 verplicht is de rechtmatigheid van financiële beheershandeling te toetsen. De accountant moet onderzoeken of de bedragen die in de jaarrekening verantwoord worden tot stand zijn gekomen in overeenstemming met wetten en overige regels. Dit is de zogenaamde financiële rechtmatigheid. In de raadsvergadering van 12 juli jl. bent u reeds geïnformeerd over de nieuwe regels voor de accountantscontrole. Onder andere door veel en langdurige onduidelijkheid over inhoud en uitleg van de nieuwe regels, is in 2004 geen prioriteit aan de rechtmatigheidstoets toegekend. Voor 2005 heeft de wetgeving aan duidelijkheid gewonnen, waardoor het nu wel mogelijk wordt aan de nieuwe regels te voldoen. Via de vaststelling van het Plan van Aanpak in diezelfde raadsvergadering heeft u het startsein daartoe gegeven. Als voortvloeisel van dit Plan van Aanpak ligt thans het protocol voor de accountantscontrole 2005 ter vaststelling voor. Daarin wordt: - in algemene zin het besluit genomen de controle van de jaarrekening 2005 op te dragen aan Deloitte Accountants te Zwolle - dit besluit nader uitgewerkt door de lopende controleopdracht te actualiseren, met name ten aanzien van de rechtmatigheidstoets. Over het protocol is overleg met de accountant gevoerd; het heeft zijn instemming. Aan de hand van het protocol zullen wij de financiële beheershandelingen uitvoeren en zal de accountant de jaarrekening 2005 controleren. Controleprotocol Controleopdracht De raad van de gemeente Steenwijkerland geeft Deloitte Accountants BV te Zwolle op grond van artikel 213 van de Gemeentewet opdracht de jaarrekening 2005 te controleren. Artikel 213 Gemeentewet geeft voorschriften over de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De accountant geeft een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, afgekort: BAPG) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

5 2. Rechtmatigheidscontrole Onder rechtmatigheid wordt in deze opdracht begrepen de definitie volgens het BAPG. Dit betekent dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen als ze "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ". De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2005 is limitatief gericht op: 1. de naleving van wettelijke kaders, zoals die in bijlage a zijn opgenomen, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 2. de naleving van de volgende kaders: a. de begroting b. de financiële verordening 2005 (o.g.v. artikel 212 Gemeentewet), met uitzondering van punt f (definitie rechtmatigheid ) c. de controleverordening 2005 (o.g.v. artikel 213 Gemeentewet d. de overige kaders van de de interne regelgeving van de gemeente Steenwijkerland, zoals die in bijlage b zijn opgenomen, voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorwaarden bevattende bepalingen worden uitsluitend getoetst voor zover deze betrekking hebben op recht, hoogte en duur van de financiële beheershandeling, tenzij jegens derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen (deze voorwaarden zijn ook al relevant voor het getrouwheidsoordeel van de accountant). Geen financiële consequenties worden verbonden aan formele, administratieve, logistieke en termijnbepalingen. 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Het doel van de controlewerkzaamheden is het verkrijgen van een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente. De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling. Wel richt de accountant de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

6 De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen voor het controlejaar Hiermee wordt voldaan aan de minimumeisen die wettelijk aan de accountantsverklaring worden gesteld. Strekking accountantsverklaring: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaar- = 1% >1%<3% - = 3% rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) = 3% >3%<10% = 10% - Op basis van de begroting 2005 van de gemeente Steenwijkerland betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening tot circa 1,1 miljoen en een totaal van onzekerheden tot circa 3,3 miljoen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie mag wel kleiner, maar niet groter zijn dan de goedkeuringstolerantie. Op grond van landelijke ervaringscijfers wordt de rapporteringstolerantie gesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie. Dit betekent dat de accountant elke fout of onzekerheid groter dan circa ,= rapporteert. 4. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interim-controle Als onderdeel van de controle wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt aan het college van burgemeester en wethouders een verslag uitgebracht. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7 Bijlagen bij het voorstel a. Normenkader externe wet- en regelgeving t.b.v. de rechtmatigheidscontrole b. Normenkader interne regelgeving t.b.v. de rechtmatigheidscontrole Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.W. van der Spek drs. H.H. Apotheker Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in commissie FIBE P.K. Bruinsma ja, nl. nee

8 Raadsbesluit Steenwijk, Nummer: 2005/82 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 6 september 2005, nummer 2005/82; b e s l u i t : Het protocol voor de accountantscontrole 2005 vast te stellen. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter,