Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. rechtmatigheidcontrole

Transcriptie

1 Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. Portefeuillehouder J.J. Nobel steiler Sander Heesen ( ) Collegevergadering 23 mei 2006 Raadsvergadering 13 juli 2006 Samenvatting Naar aanleiding van de in het kader van de jaarrekening 2005 is geconstateerd, dat een aantal financiële beheershandelingen niet conform het vastgestelde normenkader (RV ) is uitgevoerd. De constateringen hebben betrekking op de verordening leerlingenvervoer, het procuratieregister, de Nota aanbestedingsbeleid 2005 en de subsidieverordening CRMW. De financiële omvang van deze constateringen is zodanig dat de accountant, bij een ongewijzigde situatie, een afkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid bij de jaarrekening 2005 zal afgeven. De subsidieverordening CRMW neemt qua financiële omvang het grootste deel voor haar rekening. De onrechtmatigheden inzake deze verordening zijn voornamelijk het gevolg van het niet naleven van artikelen die gaan over termijnen en over het opleveren van stukken inzake bijvoorbeeld personeelsbeleid, milieubeleid en vrijwilligersbeleid. De Raad kan besluiten deze artikelen buiten werking te stellen, zodat deze geen onderdeel vormen van de. Daarmee is inzake de subsidieverordening CRMW rechtmatig gehandeld. Het restant van de financiële omvang van de overige constateringen is vervolgens zodanig groot dat de accountant een verklaring met beperking inzake de rechtmatigheid bij de jaarrekening 2005 zal afgeven. Inleiding Vanaf 2004 geeft de accountant een oordeel over de rechtmatigheid in het kader van de controle van de jaarrekening. In 2004 heeft geen rechtmatigheidonderzoek plaats gevonden tijdens de controle van de jaarrekening, omdat het normenkader nog niet was vastgesteld door de Raad. In november 2005 heeft de Raad het normenkader vastgesteld. De accountant heeft in het kader van de controle van de jaarrekening 2005 een rechtmatigheidonderzoek uitgevoerd. Rechtmatigheidonderzoek houdt in dat wordt gecontroleerd of er wordt gehandeld volgens het normenkader dat de Raad heeft vastgesteld. Dit normenkader bestaat uit externe wetgeving en interne regelgeving. Door medewerkers van de gemeente zijn interne controlewerkzaamheden uitgevoerd om te bepalen of er rechtmatig gehandeld is. De accountant heeft deze werkzaamheden beoordeeld.

2 Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. Volgvei 2 Naar aanleiding van de interne controlewerkzaamheden is een aantal knelpunten geconstateerd die een accountantsverklaring inzake de rechtmatigheid niet mogelijk maken. Deze knelpunten hebben betrekking op: - Verordening leerlingenvervoer - Procuratieregister - Nota Aanbestedingsbeleid Subsidieverordening CRMW In het controleprotocol accountantscontrole (RV ) is het volgende schema inzake de goedkeuringstolerantie opgenomen: Fouten in de jaarrekening (% van de lasten) Onzekerheden in de controle (% van de lasten) verklaring goedkeurend met beperking oordeelonthouding < =i% >1%<=3% <= 3% >3%<=10% > 10% afkeurend > 3%, De totale financiële omvang van de knelpunten leidt tot een afkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid. De totale omvang bedraagt circa 5% van de totale lasten. Dat is dus een geringe afwijking van de genoemde grens van 3% van de totale lasten vallen. De strekking van een afkeurende verklaring is dat de baten en lasten alsmede de balansmutaties niet in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. In het vervolg van dit raadsvoorstel zal een voorstel worden gedaan om een aantal artikelen van de subsidieverordeniqg CRMW buiten werking te stellen, zodat een verklaring met beperking inzake de rechtmatigheid wordt ontvangen. De reden om een aantal artikelen buiten werking te stellen is dat een groot aantal subsidieontvangers zich niet houdt aan termijnen en het aanleveren van bepaalde stukken. Voor het jaar 2005 heeft dit gevolgen voor de rechtmatigheid. Echter voor de jaren 2006 en 2007 heeft dit ook consequenties. Indien de artikelen waaraan niet is voldaan, niet buiten werking worden gesteld, is de verwachting dat voor de jaren 2006 en 2007 een afkeurende verklaring voor de rechtmatigheid wordt afgegeven. Een verklaring met beperking heeft de strekking dat de baten en lasten alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen met uitzondering van een aantal bevindingen (zie hiervoor de volgende paragraaf), maar dat op een aantal specifiek te noemen onderwerpen dit niet het geval is. Dit betekent dus dat het grootste deel van de baten en lasten en de balansmutaties wel in overeenstemming is met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen. De bevindingen met betrekking tot de verordening leerlingenvervoer, het procuratieregister en de Nota Aanbestedingsbeleid 2005 zullen worden toegelicht in het Raadsvoorstel Jaarstukken 2005, waarin zal worden ingegaan op het rapport van bevindingen 2005 van de accountant. Tevens zullen mogelijke oplossingen worden aangedragen, zodat voor 2006 en volgende jaren getracht kan worden een verklaring inzake de rechtmatigheid te behalen.

3 Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. Volgvei 3 Context Subsidieverordening CRM W Naar aanleiding van de interne controle op de subsidieverordening is gebleken dat een groot aantal instellingen dat subsidie ontvangt, voldoet aan de eisen van de getrouwheid. In materiële zin is de subsidieverordening CRMW juist uitgevoerd. Echter op rechtmatigheidaspecten is een aantal van de artikelen niet akkoord bevonden. Het gaat daarbij voornamelijk om overschrijding van formele termijnen en het ontbreken van stukken. Controle op het voorwaardencriterium, waarbij wordt gecontroleerd of aan de gestelde prestatie-eisen is voldaan, is daardoor niet altijd mogelijk. Controle op het begrotingscriterium, waarbij wordt gecontroleerd of subsidies zijn verleend binnen de grenzen van de door de Raad vastgestelde begroting levert geen afwijkingen op. Consequenties verklaring De fouten naar aanleiding van de bevindingen inzake voorgaande verordeningen zijn gekwantificeerd. Het totaal hiervan is groter dan 3%, de goedkeuringstolerantie zoals vastgesteld in het controleprotocol accountantscontrole, van de totale lasten. Dit betekent een afkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid bij de jaarrekening Indien een aantal artikelen van de subsidieverordening CRMW buiten werking wordt gesteld middels een raadsbesluit, dan zijn deze geen onderdeel van de. Daarmee is inzake de subsidieverordening CRMW rechtmatig gehandeld. Voor de totale fout van de bevindingen heeft dit tot gevolg dat deze dan uitkomt op een bedrag dat ligt tussen 1% en 3% van de totale lasten. Dit betekent dat de accountant een verklaring met beperking inzake de rechtmatigheid verstrekt. De reden om een aantal artikelen van de subsidieverordening CRMW buiten werking te stellen wordt hierna toegelicht. Probleemstelling Wil de Gemeente Haarlemmermeer inzake de rechtmatigheid een verklaring met beperking ontvangen, dan dient een aantal artikelen van de subsidieverordening CRMW buiten werking te worden gesteld. Bij het vaststellen van het normenkader heeft de Raad besloten dat de rechtmatigheid op alle aspecten dient te worden gecontroleerd. Hieronder vallen ook termijnbepalingen en eisen inzake oplevering van verantwoording. Een groot aantal subsidieontvangers houdt zich niet aan de termijnen en leveren bepaalde stukken niet aan. De artikelen waarvan wordt voorgesteld dat ze buiten werking worden gesteld, zijn opgenomen in de bijlage. Van deze artikelen is tevens het onderwerp en de motivering van buiten werking stelling beschreven. Voor het jaar 2005 heeft dit gevolgen voor de rechtmatigheid. Echter voor de jaren 2006 en 2007 heeft dit ook consequenties. Indien de artikelen waaraan niet is voldaan, niet buiten werking worden gesteld, is de verwachting dat voor de jaren 2006 en 2007 een afkeurende verklaring voor de rechtmatigheid wordt afgegeven. De totale uitgaven die gepaard gaan met de subsidieverordening overstijgen namelijk de goedkeuringstolerantie van 3%. Het subsidiejaar 2006 is reeds voor een groot deel verstreken en ook voor het jaar 2007 moesten de aanvragen reeds worden ingediend.

4 Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. Volgvei 4 Doelstelling Verkrijgen verklaring met beperking inzake de rechtmatigheid ten behoeve van de jaarrekening Oplossingen Zoals eerder vermeld kan door het buiten werking stellen van een aantal artikelen een verklaring met beperking inzake rechtmatigheid worden verkregen in plaats van een afkeurende verklaring. Tot deze buiten werking stelling kan eveneens besloten worden voor de jaren 2006 en 2007, omdat anders waarschijnlijk een afkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid voor deze jaren wordt afgegeven. Momenteel wordt er gewerkt aan een herziening van de huidige subsidieverordening. Deze zal in werking treden per 1 januari 2007 en is van toepassing op de subsidieverstrekkingen voor het jaar Hierbij zal rekening worden gehouden met de bevindingen die zijn gedaan naar aanleiding van de interne controle op de rechtmatigheid in het kader van de jaarrekening Communicatie De communicatie rond de jaarstukken 2005 zal bijzondere interne en externe aandacht krijgen. Op de dag dat de jaarstukken 2005 beschikbaar komen voor de raadsleden zal een persbijeenkomst worden georganiseerd waarin de wethouder Financiën wordt ondersteund door de overige collegeleden. Daarnaast zal er een uitgebreid persbericht verschijnen. In Informeer zal uitgebreid aandacht worden geschonken aan de jaarstukken evenals op de gemeentelijke website. Voorstel Op grond van het voorgaande besluit het college de Raad voor te stellen om: 1. De in de bijlage opgenomen artikelen van de subsidieverordening CRMW voor het boekjaar 2005 buiten werking te stellen ten behoeve van de 2. Voor de jaren 2006 en 2007 de in de bijlage opgenomen artikelen van de subsidieverordening CRMW eveneens buiten werking te stellen ten behoeve van de. 3. Bij de herziening van de subsidieverordening rekening te houden met de aspecten die zijn genoemd in de twee voorgaande punten 4. De herziene subsidieverordening per eind 2006 vast te laten stellen door de raad zodat deze voor het subsidiejaar 2008 van kracht is.

5 Volgvel Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW t.b.v. 5 Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens deze, de portefeuillehouder J.J. Nobel Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester, ir. A.J.A. Uitterhoeve mr. A.Ph. Hertog Bijlage(n): 1. Buiten werking te stellen artikelen subsidieverordening CRMW

6 Buiten werking te stellen artikelen subsidieverordening CRMW - Uit te zonderen artikel Motivering f Aanwezigheid van personeelsbeleid (minderheden) Toegankelijkheid Aanwezigheid van milieubeleidsplan Aanwezigheid van actief vrijwilligersbeleid Termijn indiening subsidieaanvraag Aanwezigheid van overzicht gelieerde rechtspersonen Subsidieplafond Beschikking op subsidie-aanvraag Tussentijds verslag voortgang activiteiten Eindverslag uitvoering activiteiten Gemeente was in alle gevallen op de hoogte van de te late indiening. Begroting geldt als plafond en wordt niet overschreden. Er wordt geen separaat subsidieplafond vastgesteld. Door bijzondere omstandigheden, bij de Raad bekend, zijn beschikkingen later afgegeven. Instellingen brengen veelal incidenteel mondeling verslag uit. Voor veel instellingen blijkt het niet mogelijk te zijn om voor 31 januari en 1 april een eindverslag in te dienen. Gemeente is bij grote instellingen op de hoogte van de uitgevoerde activiteiten.

7 Raadsbesluit Buiten werking stellen aantal artikelen subsidieverordening CRMW ten behoeve van De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 23 mei 2006 nummer ; besluit: 1. De in de bijlage opgenomen artikelen van de subsidieverordening CRMW voor het boekjaar 2005 buiten werking te stellen ten behoeve van de. 2. Voor de jaren 2006 en 2007 de in de bijlage opgenomen artikelen van de subsidieverordening CRMW eveneens buiten werking te stellen ten behoeve van de. 3. Bij de herziening van de subsidieverordening rekening te houden met de aspecten die zijn genoemd in de twee voorgaande punten. 4. De herziene subsidieverordening per eind 2006 vast te laten stellen door de raad zodat deze voor het subsidiejaar 2008 van kracht is. Vastgesteld in de openbare vergadering van 13 juli n mr. A.Ph. Hertog