Controleprotocol voor de jaarrekening Getrouwheid en rechtmatigheid

Transcriptie

1 Controleprotocol voor de jaarrekening Getrouwheid en rechtmatigheid

2 INHOUD 1. INLEIDING ALGEMENE UITGANGSPUNTEN CONTROLE GOEDKEURINGS- EN RAPPORTERINGSTOLERANTIES RECHTMATIGHEID NORMENKADER EXTERNE WETGEVING NORMENKADER INTERNE REGELGEVING NORMENKADER CRITERIUM MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK NORMENKADER BEGROTINGSCRITERIUM SLOTBEPALINGEN... 9 Inhoud 2

3 1. Inleiding De gemeenteraad geeft aan de accountant opdracht om de accountantscontrole als bedoeld in art 213 Gemeentewet voor de gemeente IJsselstein uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in een controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente IJsselstein. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzigen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. 3

4 2. Algemene uitgangspunten controle Zoals in art 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (BBV, Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de volgende regels bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden: nadere regels op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden); de Kadernota en adviezen van de Commissie BBV; de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA). Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, oftewel in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. 4

5 3. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som aangeeft van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties onderscheiden we de rapporteringstolerantie. De definitie van de rapporteringstolerantie is: De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen, genoemd in de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag rapporteert de accountant hierover in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen. De toleranties komen overeen met het wettelijke minimum zoals voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en gelden zowel voor de getrouwheid als voor de rechtmatigheid. Aard van de accountantsverklaring: Goedkeuringstoleranties Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% van de lasten incl. toevoegingen aan de reserves) kleiner dan of gelijk aan 1% tussen 1% en 3% - groter dan of gelijk aan 3% Onzekerheden in de controle (% van de lasten incl. toevoegingen aan de reserves) kleiner dan of gelijk aan 3% tussen 3% en 10% groter dan of gelijk aan 10% Wat betreft de rapporteringstolerantie voor de jaarrekening als geheel, geldt een bedrag van ,-. Dit betekent dat alle budgetoverschrijdingen groter dan ,- worden vermeld in de accountantsrapportage. Voor wat betreft de specifieke uitkeringen opgenomen in de Sisa-bijlage, geldt dat bij de jaarrekening de accountantscontrole zich richt op de vraag of de administratie zo is ingericht dat een rechtmatige verantwoording in beginsel mogelijk is, en op de bevindingen bij de interne controle. Hierbij hanteert de accountant de tolerantiegrenzen die ook voor de gemeentelijke jaarrekeningcontrole gelden. Voorzover er nog bij sommige subsidies en doeluitkeringen een afzonderlijke verantwoordingsplicht geldig is, met daarbij behorende rapportage- en controleprotocollen, gebruikt de accountant bij de jaarrekeningcontrole de in deze protocollen opgenomen normen. 5

6 4. Rechtmatigheid Van de accountant wordt verwacht dat hij/zij naast een getrouwheidsoordeel ook een oordeel geeft over het rechtmatig tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties in relatie tot externe en interne wet- en regelgeving. Mede omdat gemeenten ten aanzien van de uitvoering van haar taken optreedt als eigen wetgever, bijvoorbeeld met het vaststellen van verordeningen, dienen zij de van toepassing zijnde wet- en regelgevingen nader aan de accountant te specificeren. Hierbij vormen de uitgangspunten voor het begrotingscriterium en de jaarlijkse inventarisatie van wet- en regelgeving de controlenorm. De volgende normen worden in dit controleprotocol nader uiteengezet: Normenkader externe wetgeving Normenkader interne regelgeving Normenkader misbruik & oneigenlijk gebruik Normenkader begrotingscriterium Duidelijk mag zijn dat met het vaststellen van dit controleprotocol en daarmee de normenkaders de gemeenteraad een specifieke keuze maakt ten aanzien van de controlegrondslag. Deze keuzes worden in onderstaande paragrafen uiteengezet Normenkader externe wetgeving De accountantscontrole op rechtmatigheid is ten eerste gericht op de naleving van de wettelijke kaders, zoals deze zijn weergegeven in het normenkader. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Overigens is externe wetgeving altijd van toepassing, het overzicht van de externe wetgeving is derhalve informatief van aard Normenkader interne regelgeving De accountantscontrole op rechtmatigheid is ten tweede gericht op de naleving van de kaders van de interne regelgeving, zoals deze zijn weergegeven in het normenkader. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de interne regelgeving zijn uitsluitend de bepalingen die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen, van toepassing, aangezien alleen aan de aspecten recht, hoogte en duur financiële consequenties verbonden zijn. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de aspecten recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Uit de inventarisatie is gebleken dat in sommige gevallen bepalingen met termijnen (bijvoorbeeld een uiterste inleverdatum voor een aanvraag), in relatie met derden, in de praktijk niet als fatale termijnen werden gezien omdat getracht wordt de maatschappelijke effecten, zoals bedoeld in de programmabegroting, te bereiken. Dit houdt in dat er ook geen financiële consequenties aan worden verbonden. Bij gemeentelijke regelgeving gaat het om verordeningen en andere raadsbesluiten. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de vaststelling hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen, en indien deze collegebesluiten betrekking hebben op financiële beheershandelingen. Indien het opstellen en nemen van een collegebesluit door hogere regelgeving verplicht wordt gesteld, toetst de accountant of het voorgeschreven besluit daadwerkelijk is genomen. Indien de wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stellen, wordt ook gecontroleerd of aan deze eisen is voldaan, voorzover het gaat om bepalingen die betrekking hebben op financiële beheershandelingen. 6

7 4.3. Normenkader criterium misbruik en oneigenlijk gebruik Misbruik en oneigenlijk gebruik is één van de rechtmatigheidscriteria. Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of geen, dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het is een bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Misbruik kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan Normenkader begrotingscriterium Op grond van artikel 28 van de BBV worden alle kostenoverschrijdingen en inkomstenonderschrijdingen op het niveau van budgetautorisatie opgenomen in een afzonderlijk overzicht van de programmarekening van de gemeente. De afwijkingen in de verschillende posten dienen hierbij ook te worden toegelicht. Indien een vastgesteld normenkader voor de begroting ontbreekt zijn alle geconstateerde afwijkingen conform artikel 28 van de BBV onrechtmatig. In de praktijk is dit een niet wenselijke situatie, er kunnen zich immers situaties voordoen waarin de begrotingsafwijkingen wel passen binnen het beleid van de gemeente. Er kunnen zich ook situaties voordien met calamiteiten. Met onderstaand normenkader voor de begroting wordt vastgesteld welke begrotingsafwijkingen als onrechtmatig worden bestempeld en daarom in het accountantsoordeel moeten worden betrokken. Het overzicht ex artikel 28 van de BBV blijft opgenomen in de jaarrekening. De hier voorgestelde normen voor de begroting geven niet alle rechtmatige of onrechtmatige begrotingsafwijkingen weer, maar alleen die begrotingsafwijkingen waar de raad een norm voor kan aangeven. 7

8 1 Begrotingsafwijkingen die passen binnen het beleid Rechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die niet tijdig in een eerdere bestuursrapportage geconstateerd hadden kunnen worden. Begrotingsafwijkingen zijnde kostenoverschrijdingen die gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten. Begrotingsafwijkingen die ontstaan zijn door een gewijzigde regelgeving ten opzichte van de begroting. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Onrechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die ten onrechte niet tijdig in een eerdere bestuursrapportage zijn gesignaleerd. 2 Begrotingsafwijkingen die niet passen binnen het beleid Rechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die voorafgaand aan het uitvoeren van het beleid met instemming van de raad tot stand zijn gekomen. Onrechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die niet voorafgaand aan de vaststelling van het beleid met de raad zijn overeengekomen. 3 Administratieve fouten Rechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen door een administratieve fout die na correctie geen begrotingsafwijking opleveren. Begrotingsafwijkingen door het verantwoorden op een verkeerd budget die na correctie geen begrotingsafwijking opleveren. Onrechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen door het verantwoorden op een verkeerd boekjaar. 4 Grondexploitaties Rechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die geen afwijking veroorzaken in de totale kosten en opbrengsten van de laatst vastgestelde exploitatieopzet. Onrechtmatig zijn: Begrotingsafwijkingen die een afwijking veroorzaken in de totale kosten en opbrengsten van de laatst vastgestelde exploitatieopzet en daarin opgenomen konden worden. 8

9 5. Slotbepalingen Communicatie Communicatie zal plaatsvinden volgens de bepalingen in de verordening ex artikel 213 Gemeentewet, het Reglement op het audit committee, het raadsbesluit betreffende de benoeming van de accountant en de afgesloten overeenkomst met de accountant. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad met een afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 9