Voorstel raad en raadsbesluit

Transcriptie

1 Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Documentnummer: B *B * Landgraaf, 6 november 2018 ONDERWERP: Controleprotocol 2018 Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): C.P.G. Wilbach Behandelend ambtenaar voor technische vragen: J.P.M. van den Hoff Telefoonnummer: Organisatieonderdeel: Planning en Control Behandeld in BenW d.d.: N.v.t. (via auditcommissie) Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: N.v.t. (via auditcommissie) Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 29 november Samenvatting Voor het onderzoek van de jaarrekening 2018 zijn voor het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole, in overleg met onze accountant, enkele voorstellen ontwikkeld die nadere aanwijzingen geven voor de accountantscontrole. 2. Waarom naar de raad De accountant controleert in opdracht van de raad en ten behoeve van de controlerende taak van de raad. Voor de controleverklaring voor de gemeentelijke jaarrekening dient een oordeel te worden gegeven over de rechtmatigheid van de totstandkoming van baten en lasten, balansmutaties en garantieverstrekkingen. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect Het is wenselijk om de nodige acties te ondernemen ter voorbereiding op de controle voor de jaarrekening met als doel om zich zo goed mogelijk te kunnen verzekeren van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Ten behoeve van de accountantscontrole wordt daarom jaarlijks een zogenaamd controleprotocol vastgesteld. Dit heeft de afgelopen jaren mede bijgedragen tot een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening.

2 4. Argumentatie en alternatieven Wij streven naar een situatie die een goedkeuringstoets voor de rechtmatigheid zo goed mogelijk garandeert. De belangrijkste zaken die in het controleprotocol worden vastgelegd zijn: a. de goedkeurings- en rapporteringstoleranties b. de aspecten van de rechtmatigheidscontrole ad a. de goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en controleert niet ieder document of iedere financiële handeling. Hij richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Wij kiezen ervoor om deze toleranties, evenals voorgaande jaren, gelijk te stellen aan het wettelijk minimumkader. De rapporteringstolerantie houdt in dat de accountant aan de raad gespecificeerd zal rapporteren over al de geconstateerde fouten en onzekerheden. Hierover is in hoofdstuk 3 van het controleprotocol vastgelegd dat dit per programma geschiedt voor zover deze een bepaalde omvang hebben, nl. bij fouten 1% en onzekerheden 3% van het budget per programma, echter alleen voor zover de afzonderlijke afwijkingen een absoluut bedrag van te boven gaan. Ad b. de aspecten van de rechtsmatigheidscontrole In hoofdstuk 4 van het controleprotocol wordt nader ingegaan op de rechtmatigheidscontrole en meer specifiek op de drie aspecten die de accountant hierbij in zijn oordeel betrekt: het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium. Bij het begrotingscriterium is toegelicht hoe dit in de Financiële Beheersverordening 2017 van de gemeente Landgraaf is geregeld. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. B Pagina 2 van 6

3 Voor een oordeelsvorming hierover is het van belang om te beoordelen in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor, dat de jaarrekening een analyse bevat van de verschillen tussen begroting na wijziging en de programmarekening. De raad kan door het vaststellen van de jaarrekening deze verschillen alsnog bekrachtigen, mits duidelijk in de jaarrekening opgenomen. Komt de raad echter tot het oordeel dat uitgaven in de begroting niet rechtmatig zijn gedaan dan kan de raad een zogenaamde indemniteitsprocedure starten. Deze indemniteitsprocedure geeft de gelegenheid om deze posten uit het geheel van de rekening te lichten en via een aparte procedure te behandelen. Om te voorkomen dat bij de jaarrekening 2018 ongewenste discussie ontstaat over allerlei overschreden posten is in het controleprotocol opgenomen om geen indemniteitsprocedure te starten voor een aantal situaties, maar deze eventuele afwijkingen via vaststelling van de jaarrekening te accorderen. De gemeenteraad heeft op 13 april 2006 de centrale beleidskaders kaders voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) vastgesteld. Voor zover nieuwe regelingen in 2018 aan de afdeling Bestuurlijke- en Concern Zaken zijn voorgelegd zijn deze getoetst op M&O-criteria. Voor de invulling van het voorwaardencriterium, in hoofdstuk 5 van het controleprotocol, bepaalt de raad de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets. Uitgangspunt hierbij is de wet- en regelgeving genoemd in de bijlagen bij het protocol. Deze bijlagen bevatten de regelgeving waaraan de accountant financiële beheershandelingen zal toetsen in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Bijlage 1 Wetgeving extern is een gegeven en behoeft geen nadere uitwerking. Bijlage 2 Regelgeving intern bevat de gemeentelijke regels, nl. door de raad vastgestelde verordeningen. De raad kan ze aanpassen dan wel besluiten deze deels buiten het bereik van de directe accountantscontrole op de financiële rechtmatigheid te brengen. Hierbij zal wel altijd gehandeld moeten worden binnen de criteria gesteld in de Algemene Wet Bestuursrecht. De accountant zal verder in het kader van de rechtmatigheidscontrole altijd de bepalingen moeten toetsen die financiële gevolgen naar derden hebben (bepalingen omtrent recht, duur en hoogte), deze kunnen dus niet buiten de controle worden gebracht. Per verordening is aangegeven welke voorwaarden buiten werking worden gesteld. B Pagina 3 van 6

4 Naar aanleiding van eerdere beoordelingen door de accountant zijn daarom de meeste verordeningen inmiddels gewijzigd of vervangen. 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig Door middel van het vaststellen van het controleprotocol geeft de raad aan waarover hij zekerheid wil hebben en waarover hij dus gerapporteerd wil worden. Hierdoor kan de accountant gerichter te werk gaan en zullen er geen overbodige werkzaamheden plaatsvinden. Nadat de accountant de definitieve jaarrekeningcontrole 2018 heeft uitgevoerd en over zijn bevindingen heeft gerapporteerd zal de auditcommissie een afzonderlijk advies van haar onderzoek aan de gemeenteraad voorleggen. 6. Communicatie Het controleprotocol is besproken met de accountant en beoordeeld door de leden van de auditcommissie. De auditcommissie adviseert unaniem positief. 7. Kosten, baten, dekking, risico's Met het vaststellen van een controleprotocol zijn geen extra kosten gemoeid. 8. Het voorstel a. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2018 van de gemeente Landgraaf vaststellen conform bijgevoegd model; b. De accountant verzoeken om de leden van de auditcommissie, voor afsluiting van de jaarrekeningcontrole 2018 te berichten over de bevindingen van de accountantscontrole. Burgemeester en wethouders van Landgraaf, de secretaris, de burgemeester, ir. J.M.C. Rijvers mr. R.J.H. Vlecken B Pagina 4 van 6

5 9. a. Stukken behorende bij het besluit Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2018 van de gemeente Landgraaf ligt evenals het advies van de auditcommissie ter inzage. b. Onderliggende stukken N.v.t. B Pagina 5 van 6

6 Besluit De raad besluit: a. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2018 van de gemeente Landgraaf vast te stellen conform voorstel; b. De accountant te verzoeken om de leden van de auditcommissie, voor afsluiting van de jaarrekeningcontrole 2018 te berichten over de bevindingen van de accountantscontrole. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 29 november De griffier, De voorzitter, B Pagina 6 van 6