Accountantscontrole ten behoeve van Gemeente Winterswijk

Transcriptie

1 Programma van Eisen Accountantscontrole ten behoeve van Gemeente Winterswijk

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Hoofdstuk 1 Aanbestedingskader... 3 Hoofdstuk 2 Beoordelings- en gunningsprocedure... 4 Hoofdstuk 3 Programma van Eisen / Wensen... 4 Bijlage 1 Controleverordening (213) gemeente Winterswijk... 6 Bijlage 2 Standaardformulier prijzen... 9 Accountantscontrole gemeente Winterswijk 2

3 Inleiding De gemeente Winterswijk is voornemens een opdracht te verstrekken voor de Accountantscontrole , dit conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Winterswijk. De condities voor deze procedure zijn weergegeven in onderliggend document, de zogenaamde offerteaanvraag. In de offerteaanvraag wordt achtereenvolgens ingegaan op: Hoofdstuk 1 Het aanbestedingskader; Hoofdstuk 2 De beoordelings- en gunningsprocedure; Hoofdstuk 3 Het inhoudelijk Programma van Eisen / Wensen; Bijlage 1 Controleverordening 2014 Gemeente Winterswijk Bijlage 2 Standaardformulier prijzen Hoofdstuk 1 Aanbestedingskader Doelstelling van de Offerteaanvraag Door middel van deze offerteaanvraag wenst de gemeente Winterswijk een partij te contracteren die in staat is invulling te geven aan de eisen en wensen zoals gesteld in deze offerteaanvraag. Communicatie met betrekking tot de offerteaanvraag Alle communicatie dient uitsluitend in het Nederlands en per te verlopen via de hierna genoemde contactpersoon van de gemeente Winterswijk: Gemeente Winterswijk T.a.v. mevrouw G.D. Brevink-Grouve Mailadres: [email protected] Voorbehoud De gemeente Winterswijk behoudt zich het recht voor om niet te gunnen. U heeft in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van kosten. Inlichtingen U wordt in de gelegenheid gesteld om eventuele vragen naar aanleiding van deze offerteaanvraag te stellen. Deze vragen kunnen uitsluitend via worden ingediend bij mevrouw G. Brevink, [email protected]. Hierna worden de vragen zo spoedig mogelijk via beantwoord. Inleverdatum Offerte De offerte dient <datum;tijd> in het bezit te zijn van de gemeente Winterswijk. Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG) Bij de aanbesteding zijn uitsluitend de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de Achterhoekse gemeenten van toepassing. De Algemene inkoopvoorwaarden zijn te downloaden vanaf de website onder Ondernemers/Inkoop en aanbesteding. Accountantscontrole gemeente Winterswijk 3

4 Hoofdstuk 2 Beoordelings- en gunningsprocedure De offerte wordt beoordeeld aan de hand van het gestelde in dit beschrijvende document en het Programma van Eisen / Wensen van Hoofdstuk 3. U wordt verzocht de offerte in te dienen conform de opzet in Bijlage 2 Standaardformulier Prijzen. Gunningscriteria Vanwege de enkelvoudige onderhandse procedure zijn er geen gunningscriteria bepaald. Gunning vindt plaats indien de inschrijver voldoet aan het gestelde in dit beschrijvende document en het Programma van Eisen. Hoofdstuk 3 Programma van Eisen / Wensen Algemene uitgangspunten Conform onze controleverordening uit 2014 (bijlage 1) wordt in principe elke vier jaar de accountantscontrole aanbesteed. De huidige periode loopt feitelijk met de jaarrekening over 2017 af. De huidige accountant heeft aangegeven niet onder de geldende contractvoorwaarden de jaarrekeningcontrole over 2017 uit te willen voeren. Daarom heeft de gemeenteraad in juni 2017 het advies van het college overgenomen om de accountantscontrole enkelvoudig onderhands aan te besteden voor een periode van 3 jaar. In het algemeen zoekt de gemeente Winterswijk een accountant: die sparringpartner is; die ideeën heeft over de verbetering van de bedrijfsvoering; die ideeën heeft over de verdere professionalisering van de interne controle en risicomanagement die oog heeft voor de organisatie en de complexe omgeving; die haar ondersteunt in haar streven de ambities te behalen. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het wat en hoe van een modern functioneel overheidsbestuur. De accountant moet bereid zijn om zijn controlefilosofie af te stemmen op de besturings- en bedrijfsfilosofie van de gemeente Winterswijk. Met de uitvoering hiervan levert de accountant een bijdrage aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Van de accountant wordt een actief signalerende rol verwacht, waarbij ook risico s die de gemeente loopt, worden belicht en ook mogelijke oplossingsrichtingen worden besproken. Programma van eisen De werkzaamheden omvatten: De ingevolge artikel 213 van de Gemeentewet in opdracht van de gemeenteraad uit te voeren algemene controle van de, in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening. De controleverklaring geeft een oordeel over: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. De controle- en rapporteringstoleranties worden conform het door de raad vastgestelde controleprotocol gevolgd. Over de jaarrekeningcontrole wordt een accountantsrapport (verslag van bevindingen) opgesteld ten behoeve van de raad. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: Accountantscontrole gemeente Winterswijk 4

5 de kwaliteit van de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie waaronder de interne beheersing en de administratieve organisatie op hoofdlijnen; onrechtmatigheden in de jaarrekening, rekening houdend met de rapporteringsintoleranties. De verantwoording van de besteding van ontvangen middelen van bijzondere regelgeving van Rijk en Provincie vindt in toenemende mate plaats bij de jaarrekening in het kader van Single Information Single Audit (SISA). SISA is onderdeel van de jaarrekeningcontrole en de controlewerkzaamheden worden niet afzonderlijk in rekening gebracht. Indien de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regelingen wordt uitgevoerd door een andere accountant dan de accountant die de jaarrekening van de gemeente controleert, dan zijn de kosten voor eventuele reviewwerkzaamheden van de werkzaamheden van de andere accountant eveneens onderdeel van de jaarrekeningcontrole en worden niet afzonderlijk in rekening gebracht. Jaarlijks, na de interim-controle in oktober/november, brengt de accountant een managementletter uit aan het college van burgemeester en wethouders en het managementteam. De interim-controle en uiteraard ook de managementletter zijn gericht op de administratieve organisatie en interne beheersing van kritische processen. De managementletter wordt in concept voor het einde van het kalenderjaar opgeleverd. De managementletter wordt na vaststelling door het college ter kennisname aangeboden aan de raad. De accountantscontrole vindt plaats in maart van het volgende jaar (excl. sociaal domein) en in april (sociaal domein). Het verslag van bevindingen over de accountantscontrole van de jaarrekening en de controleverklaring wordt in concept uiterlijk twee weken na uitvoering van de controle opgeleverd aan het college. Het definitieve verslag en de definitieve verklaring worden uiterlijk in juni rechtstreeks aangeboden aan de raad. De rapportages worden, nadat ze zijn vastgesteld door het college en raad, intellectueel eigendom van de gemeente Winterswijk. De natuurlijke adviesfunctie houdt minimaal het volgende in: Ongeveer vier keer per jaar overleg met de Werkgroep Financiën; een mondelinge toelichting aan het managementteam en het college op de managementletter en op het verslag van bevindingen; een mondelinge toelichting aan de raad op het verslag van bevindingen bij de jaarrekening; een informatieve toelichting over de P&C en met name de rol van de raad hierin, aan het begin van een nieuwe raadsperiode om nieuwe raadsleden in te werken; eventueel een training in begroting/jaarrekening lezen voor de raad. Wij verzoeken u eventuele extra kosten hiervoor expliciet op te nemen in de offerte; gevraagd en ongevraagd geven van adviezen die direct voortvloeien uit controlebevindingen en/of het gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van (concept) rapportages; en het jaarlijks onderzoeken van de opzet en de werking van de belangrijkste administratief organisatorische processen en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het beantwoorden van zogenaamde huis-/tuin en keukenvragen. De facturering vindt plaats in vier termijnen: 20% facturering in het najaar vóór aanvang van de interim controle 30% facturering na oplevering van de managementletter naar aanleiding van de interim controle 30% facturering na uitvoering van de jaarrekeningcontrole in maart (deel 1 excl. sociaal domein) 20% facturering na oplevering van het definitieve verslag van bevindingen en de controleverklaring bij de jaarrekening. De facturen zijn gespecificeerd naar uren per medewerker per tarief per activiteit. De belangrijkste voorwaarden voor meer- of minderwerk is een tijdige af- en overeenstemming met de concern controller. Accountantscontrole gemeente Winterswijk 5

6 Bijlage 1 Controleverordening (213) gemeente Winterswijk 2014, nr. XII-4 De raad van de gemeente Winterswijk; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 18 november 2014, nr ; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; besluit: vast te stellen de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Winterswijk Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde: - registeraccountant of - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Accountantscontrole gemeente Winterswijk 6

7 d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal twee en maximaal vier jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de door de raad ingestelde werkgroep Financiën de aanbesteding van de accountantscontrole voor. De aanbesteding vindt plaats overeenkomstig nationale en europese regelgeving. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. 4. De raad kan in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe weten regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant beschikbaar zijn (waar mogelijk digitaal). 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern-)- controller. Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Accountantscontrole gemeente Winterswijk 7

8 Artikel 6. Overige controles en opdrachten Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 1. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 2. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Artikel 8. Intrekking De Controleverordening gemeente Winterswijk, vastgesteld op 20 november 2003, wordt ingetrokken. Artikel 9. Inwerkingtreding Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 juli 2014, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2014 en later. Artikel 10. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening gemeente Winterswijk Aldus besloten door de raad van de gemeente Winterswijk in zijn openbare vergadering gehouden op 18 december 2014, de griffier, de voorzitter, Accountantscontrole gemeente Winterswijk 8

9 Bijlage 2 Standaardformulier prijzen ONDERDEEL PRIJS Interim-controle Onderbouwing in een aparte bijlage achter dit formulier Jaarrekeningcontrole inclusief de verplichte SISAbijlage Onderbouwing in een aparte bijlage achter dit formulier. Advisering aan gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders Onderbouwing in een aparte bijlage achter dit formulier. Totaal offerte prijs Tarieven Omschrijving Uurtarief assistent beginnend Uurtarief assistent gevorderd Uurtarief controleleider Uurtarief manager junior Uurtarief manager senior Uurtarief partner Fixed price in euro s Accountantscontrole gemeente Winterswijk 9