Programma van eisen. inzake de aanbesteding van. Accountantsdiensten

Transcriptie

1 Programma van eisen inzake de aanbesteding van Accountantsdiensten

2 Programma van eisen Doelstelling van de aanbesteding De benoeming van de accountant geschiedt met ingang van het verslagjaar De huidige accountant zal de controle en de verslaglegging over het jaar 2014 volledig afronden. De gemeente kiest een accountant die qua profiel en functievervulling goed bij de gemeente past en die zijn diensten tegen een concurrerende prijs aanbiedt. Het doel van deze aanbesteding is het afsluiten van een nieuwe overeenkomst met één leverancier met een minimale looptijd van twee jaar met de mogelijkheid voor de gemeente deze overeenkomst twee keer met één jaar te verlengen. 1. Algemene Eisen Algemeen De accountant dient te voldoen aan de gedragscode en beroepsregels registeraccountants. Daarnaast dient de accountant conform wet- en regelgeving, de gemeentewet, de BBV, de geldende gemeentelijke verordeningen en ministeriële controleprotocollen te werken. 1.1 Beroepskwalificaties Het accountantskantoor dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. Verder dient het accountantskantoor inzicht te geven in de kwaliteit van het management van het accountantskantoor. De leidinggevenden van het accountantskantoor dienen in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Wanneer dit niet het geval is dient dit in de offerte gemotiveerd te worden aangegeven. 1.2 Kwalificaties backoffice Naast de specifieke accountantsdeskundigheid is het in relatie tot de accountantscontrole van belang dat kundigheden op het gebied van fiscaliteit, diepteonderzoeken, bedrijfsvergelijkingen, EDP-audit, ICT, treasury, juridische vraagstukken, milieuproblematiek, organisatorische aspecten aanwezig zijn binnen het accountantskantoor. Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 3 van het in te dienen Plan van Aanpak 1.3 Ervaring met accountantsdiensten voor gemeenten Het accountantskantoor dient ervaring te hebben met de controle van gemeenten en goed op de hoogte te zijn van de specifieke gemeentelijke kenmerken. 1.4 Continuïteitswaarborgen personeel, vast aanspreekpunt Uitgangspunt is dat er voor de gehele contractperiode sprake is van een vast controleteam en een vast aanspreekpunt voor raad, college en ambtelijke organisatie. Het accountantskantoor dient het voorgaande middels een plan te waarborgen zodat medewerkers van het accountantskantoor tijdens de contractperiode langdurig worden

3 ingezet bij de controlewerkzaamheden van de gemeente Lisse/Noordwijkerhout/Teylingen. Aan de accountant wordt verzocht het percentage uitstroom van medewerkers (werkzaam in de beleidsveld) aan te geven over de afgelopen vier jaren. Het aantal personeelswisselingen dient tot een minimum beperkt te worden. De medewerkers hebben kennis van en ervaring met de uitvoering van de werkzaamheden bij gemeenten. Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 1 van het in te dienen Plan van Aanpak. 1.5 Goed geïnformeerd, heeft kennis van de opzet van de huidige administratie Het is van belang dat het accountantskantoor goed op de hoogte is van de voor de gemeente relevante ontwikkelingen en hierin de gemeente kan ondersteunen en adviseren. Het accountantskantoor dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving en heeft in dit kader een dusdanige relatie met de rijksoverheid of andere instanties dat deze informatie ook vroegtijdig bekend is. Daarnaast is de accountant op de hoogte van actuele ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, automatisering, fiscale regelgeving. Het functioneren van de huidige opzet en inrichting van de administratieve organisatie is de basis voor de offerte van de accountant. Eventuele verbeterpunten over de opzet en inrichting worden in de management letter aangegeven. Na de gunning kan dit geen aanleiding zijn voor meerwerk vanwege onvoorziene omstandigheden. Ten aanzien van de controle van de jaarrekening vindt tijdig terugkoppeling plaats ten aanzien van de toereikendheid en betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens alsmede de toegepaste grondslagen. Voor de afrondingsfase van de controlewerkzaamheden behoren de desbetreffende zaken te zijn afgestemd met de opdrachtgever. Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 2 en nr. 3 van het in te dienen Plan van Aanpak. 1.6 Reactiesnelheid Het accountantskantoor dient snel en adequaat te kunnen inspelen op actuele gebeurtenissen binnen en buiten de gemeente. Het accountantskantoor dient middels een plan duidelijk aan te geven of zij dit kan garanderen, hoe zij dit organiseert en welke mate van flexibiliteit aanwezig is. Voor wat betreft het snel en adequaat inspelen op actuele gebeurtenissen verwachten wij dat rekening gehouden wordt met de vergadercyclus van de gemeente. Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 4 en nr. 3 van het in te dienen Plan van Aanpak. 1.7 Klachtenprocedure Het accountantskantoor dient een procedure voor de afhandeling van klachten van de gemeente te hebben en dient inzicht te geven in deze klachtenprocedure. 1.8 Onafhankelijkheid De accountant dient een onafhankelijke (rechts-) positie in te nemen binnen de gemeente. Dat betekent dat, om belangenverstrengeling te voorkomen, geen andere (additionele) diensten door het accountantskantoor worden verricht bij de gemeente Lisse/Noordwijkerhout/Teylingen (bijvoorbeeld interim-management, administratieve dienstverlening of projectmanagement).

4 2. CONTROLE EISEN 2.1 Algemene eisen en begrippen De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de accountant, dient te geschieden aan de hand van de bestaande controleprotocollen/controleverordeningen en dient te bevatten: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken alsmede over gesignaleerde onrechtmatigheden in de jaarrekening. De verklaring voor de jaarrekening moet gereed zijn in; Perceel Gemeente Datum gereed Perceel 1 Lisse Week Perceel 2 Noordwijkerhout Week 17 Perceel 3 Teylingen Week De interim-controle moet gereed zijn in; Perceel Gemeente Datum gereed Perceel 1 Lisse Week Perceel 2 Noordwijkerhout Week 46 Perceel 3 Teylingen Week 2.2 De rapportage- en goedkeuringstoleranties De volgende rapportage- goedkeuringstoleranties worden gehanteerd op basis van de geldende controleprotocollen/controleverordeningen. Deze zijn als bijlage toegevoegd. Perceel Gemeente Grensbedrag Perceel 1 Lisse Perceel 2 Noordwijkerhout Perceel 3 Teylingen

5 Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) 1% >1%<3% - 3% Onzekerheden in de controle (% lasten) 3% >3%<10% 10% - Sisa verantwoording SISA controles vallen onder de normale werkzaamheden voor het controleren van de jaarrekening. Voor andere accountantsverklaringen, zoals verklaringen bij subsidies, worden aparte opdrachten verstrekt. De verantwoording wordt als bijlage van de jaarrekening verstuurd. 2.3 Specifieke controleopdrachten en additionele diensten De Opdrachtgever voert jaarlijks specifieke (projecten)activiteiten uit voor diverse overheden en instanties die, op grond van subsidie- of contractvoorwaarden, regelmatig een afzonderlijke Accountantsverklaring vereisen bij de financiële verantwoording. De aard en omvang van de accountantscontrole, wordt bepaald door de vigerende specifieke regelgeving. Zowel het aantal als de omvang van deze (project) activiteiten varieert jaarlijks. Ook kunnen de subsidievoorwaarden verschillen. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële verantwoordingen in overeenstemming met de subsidievoorwaarden. Het is van groot belang dat de accountant bijdraagt om, rekening houdend met de specifieke subsidievoorwaarden, de projectadministratie op een praktische en efficiënte wijze uit te voeren. Mogelijke interpretatieverschillen over de wijze van verantwoorden dienen vroegtijdig te worden voorkomen. De accountant moet bereid zijn om, voorafgaande aan de uitvoering van een specifieke controleopdracht en rekening houdend met de subsidievoorwaarden, de aard en omvang van een project en de controle door de Opdrachtgever zelf, in overleg met Opdrachtgever een all in prijs (exclusief BTW) overeen te komen. Additionele diensten De Opdrachtgever verwacht van de accountant, dat hij naast zijn controleactiviteiten, in staat is tot het uitvoeren van een aantal additionele diensten. Te denken valt aan onderwerpen als: Public Governance (in control statements) Risicobeheer respectievelijk riskmanagement Fiscale zaken. De Opdrachtgever wil op afroep een beroep kunnen doen op deze additionele dienstverlening. De Opdrachtgever behoudt zich overigens het recht voor deze dienstverlening (zoals genoemd in 2.3) ook bij een ander, dan de opdrachtnemer van de aanbestede accountantsdiensten, af te nemen. Te allen tijde gelden voor extra arbeid de inkoopvoorwaarden van de gemeente. Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 5 van het in te dienen Plan van Aanpak.

6 2.4 Natuurlijke Adviesfunctie Deze dient op eigen initiatief of op verzoek van de Opdrachtgever plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle activiteiten ten behoeve van de Opdrachtgever voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt hiervoor niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met het management en bestuursleden wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De Opdrachtgever verlangt van de accountant een pro-actieve en creatieve opstelling. Het zijn adviezen, vaak van beperkte omvang: die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; die voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid. Separaat kan de accountant worden gevraagd een advies uit te brengen dat de natuurlijke adviesfunctie overstijgt (voor zover niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controlerend accountant). Dit betreft doorgaans uitgebreidere advisering van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy, fiscaliteit en aanverwante vakgebieden. Deze werkzaamheden dienen te vallen onder de functies van Specifieke opdrachten en additionele diensten. 2.5 Bestuurlijke verhoudingen, structureel overleg Wij verwachten dat de accountant invulling geeft aan een structureel overleg met de raad, of indien van toepassing de auditcommissie, in ieder geval bij het controleplan, de managementrapportage en de jaarrekening. Tevens wordt een actieve houding verwacht vwb het organiseren van workshops voor raden en auditcommissies over bijvoorbeeld actuele thema s zoals de 3 Decentralisaties vanuit de financiële monitoring bezien en dat deze deel uitmaken van de offerte. 2.6 Visie op rol en taak accountant, controlevisie, partnership en duurzaamheid De opdrachtgever verwacht van de accountant een beschrijving van haar visie over de samenwerking met de gemeente (raad, college en ambtelijke organisatie) zoals de: - rol en taak van de accountant - controlevisie - partnership - bestuurs- en beleidsfilosofie gemeentelijke overheid - duurzaamheid Het accountantskantoor moet voldoen aan deze eis met een uitwerking in nr. 6 van het in te dienen Plan van Aanpak. 2.7 Evaluatie

7 De opdrachtgever verwacht van de accountant een beschrijving over hoe de evaluatie met raad (auditcommissie), college en ambtelijke organisatie in te richten. In de evaluatie moet in ieder geval terugkomen de samenwerking rondom het jaarrekeningtraject en hoe is omgegaan met de afgesproken termijnen.

8 Aan alle voorgaande eisen dient te worden voldaan. Er wordt een offerte verwacht waarin deze eisen in een zelfde volgorde terug te vinden zijn en duidelijk herkenbaar omschreven. Daarnaast wordt van de inschrijver verwacht dat hij een plan van aanpak schrijft, waarin hij minimaal een uiteenzetting geeft over de volgende onderwerpen: 1. Continuïteit van de dienstverlening U beschrijft hoe u de continuïteit van de dienstverlening en van het controleteam kunt waarborgen gedurende de gehele looptijd van het contract. 2. Pro activiteit U geeft aan op welke wijze u ons in kennis stelt van interne en externe trends die naar uw mening relevant zijn voor de gemeente, mede in verband met de risico s die daaruit mogelijk voortkomen. Hiermee begeleidt de gemeente naar de toekomst. 3. Deskundigheid U geeft inzicht in kundigheden binnen het kantoor van inschrijver op het gebied van administratieve organisatie en interne controle, fiscaliteit, diepteonderzoeken, bedrijfsvergelijkingen, EDP-auditing, ICT en treasury. 4. Flexibiliteit In uw plan van aanpak geeft u aan op welke momenten u denkt te rapporteren aan uw opdrachtgever. Daarbij houdt u rekening met de vergadercyclus van de gemeente. Het is de nadrukkelijke wens van de opdrachtgever om managementletter/boardletter in de (audit)commissie te kunnen bespreken voor het einde van het jaar en de resultaten van de jaarrekeningcontrole uiterlijk in de maand mei, maar liever eerder. 5. Specifieke controleopdrachten en additionele diensten In uw plan van aanpak omschrijft u hoe om te gaan met specifieke controleopdrachten en additionele diensten (max. 1 A-4 per onderwerp). 6. Visie op rol en taak accountant U beschrijft op welke wijze u in uw bedrijfsvoering invulling geeft aan het begrip duurzaamheid. Voor wat betreft o.a. partnership en controlevisie wordt van u verwacht dat aangegeven wordt hoe om te gaan met de organisatie op deze punten en hoe de organisatie mee te nemen in het gewenste partnership en de controlevisie/controlewerkzaamheden. Uw plan van aanpak dient anoniem te zijn (geen foto s, bedrijfsnaam of verwijzingen), en ingediend te zijn op wit a4 papier, portrait, lettertype arial 10pt. Zowel analoog als digitaal.

9 3. Overige Bepalingen 3.1 Duur overeenkomst Na besluitvorming in de desbetreffende gemeenteraad wordt een overeenkomst aangegaan voor de duur van twee jaar met de mogelijkheid van twee keer een verlenging van één jaar. In totaal maximaal 4 jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden na een positieve evaluatie en is afhankelijk van de ontwikkelingen op het gebied van regionale samenwerking op o.a. bedrijfsvoering. 3.2 Vaste prijs Wij verwachten van de accountant een vaste prijs per jaar. Met een specificatie hoe deze prijs tot stand is gekomen, met hierin de volgende onderdelen benoemd: - interim-controle - eindejaar controle jaarstukken, inclusief Sisa - overige werkzaamheden Tevens wordt verzocht de urentarieven van de volgende rollen te specificeren: Partner / Directeur Senior-manager Manager Assistent-manager Gevorderd assistent Beginnend assistent In de Bijlage bevindt zich het in te vullen Inschrijfformulier voor de verschillende prijzen Uurtarieven meerwerk Wij verwachten dat de accountant aangeeft wat onder meerwerk moet worden verstaan.. Meerwerk is alleen mogelijk voor additionele diensten, na voorafgaande prijsopgave en alleen met wederzijdse toestemming. Zodra er zicht is op meerwerk wordt dit terstond gemeld aan de andere partij. 3.4 Criteria beoordeling offertes De ingediende offertes worden op de volgende criteria beoordeeld. De genoemde percentages geven de weging aan. Prijs 25% Presentatie/Verificatie met beoogd accountant 20% Kwaliteit met als onderverdeling: 55% continuïteit van de dienstverlening 13 pro-activiteit 13 deskundigheid 04 flexibiliteit 08 Specifieke controleopdrachten 04 Visie op rol en taak accountant 13 Totaal 100%

10 Economisch meest voordelige inschrijving De gemeente heeft subgunningcriteria opgesteld om te komen tot een beoordeling van de economisch meest voordeling inschrijving. De subgunningcriteria hebben betrekking op de wensen die de gemeente stelt aan de kwaliteit en de prijs van de aanbieding. De Inschrijver die de hoogste totaalscore heeft behaald voor alle subcriteria gezamenlijk is de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving. Aan deze Inschrijver wordt de Opdracht gegund. SubGunningscriteria Weging Prijs 25 % Presentatie/verificatiegesprek 20% Kwaliteit 55 % Totaal 100 % Bij gelijke score geeft de score behaald op het criterium kwaliteit de doorslag. In geval er dan nog sprake is van een gelijke score vindt loting plaats. Beoordeling kwaliteit: Voor het gunningscriterium kwaliteit kunt u zich onderscheiden op de onderdelen: - plan van aanpak (criteria kwaliteit 1,2,3,4,5, en 6) Op ieder onderdeel wordt uw inschrijving beoordeeld met een waardering van 0 tm 10. Score Antwoord Beoordeling Waardering 1 t/m Ontbreekt (Een deel van) de toelichting ontbreekt 0 punten 10 Niet overeenstemmend De gegeven informatie voldoet niet aan de 1 punt verwachtingen resp. geeft de gemeente te Matig overeenstemmend Overeenstemmend Onderscheidend weinig informatie De gegeven toelichting is niet volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeente. Er ontbreekt informatie omtrent belangrijke punten. De wijze van invulling laat openingen over. De gegeven toelichting is volledig in overeenstemming met de verwachtingen van de gemeente. De gegeven toelichting is volledig in overeenstemming met de verwachtingen in het programma van eisen. Is bovendien innoverend en positief onderscheidend ten opzichte van de andere aanbieders. Aanbieder toont een hoogwaardige kwaliteit van dienstverlening. 3 punten 7 punten 10 punten

11 Beoordeling Prijs: De prijs wordt beoordeeld aan de hand van de volgende formule: Laagst ingediende prijs x 25 Ingediende prijs aanbieder De aangeboden prijzen zijn reëel en transparant. Een prijs van nul euro en negatieve prijzen worden dit niet geacht te zijn. 3.5 Presentatie Met de maximaal vier inschrijvers kan een verificatiegesprek worden gevoerd. Zij worden hiervoor uitgenodigd nadat er een beoordeling van de prijs en de gunningcriteria kwaliteit 1 t/m 6 heeft plaatsgevonden. Tijdens dit gesprek heeft de aanbieder de mogelijkheid de offerte toe te lichten. Het is van groot belang dat het gesprek plaatsvindt met diegene van het accountantskantoor (en wanneer mogelijk ook de plaatsvervanger hiervan), die uiteindelijk ook de werkzaamheden gaat coördineren/verrichten voor de gemeente. Er kunnen vragen gesteld worden door leden van de selectiecommissie. Volgens een vooraf vastgestelde scoringslijst worden er punten toegekend. Deze punten worden opgeteld bij de reeds behaalde punten. Hieruit volgt de ranking.

12 Bijlage : Inschrijfformulier Ondergetekende, verklaart zich door ondertekening bereid de gevraagde dienstverlening overeenkomstig alle bepalingen in dit beschrijvend document aan te nemen voor het vaste bedrag per jaar van:. (bedrag in cijfers) zegge. Euro (bedrag in letters). Dit bedrag is als volgt te specificeren: Met een specificatie hoe deze prijs tot stand is gekomen, met hierin de volgende onderdelen benoemd: Inzet aantal uren Functie- type * Uurtarief Interim Jaarrekening, incl. Sisa Overige ** Euro per onderdeel Interim Jaar- Overig rekening, incl. Sisa Partner / Directeur Senior-manager Manager Assistentmanager Gevorderd assistent Beginnend assistent Subtotaal Totaal 0 * Naamgeving functietype kan bij inschrijvers verschillend zijn ** Overige uren, bijvoorbeeld voor het geven van presentaties en toelichtingen Specificatie onderwerp Totaal ureninzet Kosten inzet Interim-controle Eindejaar controle jaarstukken Overige werkzaamheden N.B. Alle velden dienen ingevuld te worden. Niet ingevulde velden worden geacht nul euro te zijn. Alle genoemde bedragen dienen in euro s te zijn, exclusief BTW, inclusief alle additionele kosten.

13 Aldus naar waarheid ingevuld, Naam inschrijver Naam (tekenbevoegde) functionaris Functie: Handtekening: Datum: