Aanbestedingsdocument. inzake de aanbesteding van. Accountantsdiensten gemeente Langedijk

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument inzake de aanbesteding van Accountantsdiensten gemeente Langedijk (Behoort bij besluit van de raad d.d. 18 januari 2011)

2 INHOUD 1. Korte beschrijving van de aanbesteding Doel Tijdsplanning Omvang Duur van de overeenkomst Richtlijn, procedure van aanbesteding en gunningcriterium Prijzen Voorbehoud Omschrijving van de opdracht Jaarrekeningcontrole Controle overige verantwoordingen Ondersteuning en advies Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning Adviesfunctie Tot slot De gevraagde offerte Algemeen Indeling en opmaak Eisen en wensen Taal Geldigheid Procedures Procedures Algemeen Aanbestedingsdocument Van toepassing zijnde voorwaarden Informatie Wijze van aanbieden offerte Selectiecommissie Offertebeoordelingsprocedure Gunning Programma van Eisen en Wensen Algemene eisen Leverancierseisen Leverancierswensen Materie-eisen Materiewensen Commerciële eisen Commerciële wensen Bijlagen Bedrijfsgegevens Eigen verklaring inzake uitsluitingsgronden Financiële- en economische draagkracht Vakbekwaamheid / Referenties Conformiteitlijst Wensenlijst

3 1. Korte beschrijving van de aanbesteding 1.1 Doel De gemeente Langedijk, hierna ook te noemen opdrachtgever, wenst voor het verrichten van accountantsdiensten voor de controle van de boekjaren 2011, 2012, 2013 en 2014 een overeenkomst af te sluiten met een gerenommeerd accountantskantoor, hierna ook te noemen opdrachtnemer. Tot de accountantsdiensten behoren, naast de wettelijk vereiste controles, ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfuncties van de accountant, gerelateerd aan de certificerende functie alsmede activiteiten gericht op de ondersteuning van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. 1.2 Tijdsplanning Plan van aanpak en 21 december 2010 Aanbestedingsdocument voor kennisgeving aannemen door College Raadsvoordracht 14 dagen 18 januari 2011 Raadsbesluit: 18 januari 2011 Plan van aanpak (incl. vorm van aanbesteding, selectiecommissie) Aanbestedingsdocument Verzenden uitnodigingen aan 19 januari 2011 gegadigden Uiterste datum voor 4 februari 2011 oriënterend bezoek Uiterste inleverdatum vragen 11 februari 2011 informatiefase Uiterste verzenddatum 18 februari 2011 antwoorden op vragen uit informatiefase Dag van aanbesteding 3 maart 2011 Beoordelen inschrijvingen 7 dagen Presentatie kantoren 10 maart 2011 (avond) Verzending voornemen tot 14 maart 2011 gunning Uiterste datum stellen vragen 18 maart 2011 over resp. indienen bezwaar tegen voornemen tot gunning Afstemming overeenkomst Verslag en voordracht van de 12 april 2011 selectiecommissie aan de raad Presentatie nieuw 12 april 2011 (Forum) accountantskantoor voor raadsleden Besluitvorming in de raad 12 april 2011 Ondertekening definitieve Medio/eind april 2011 overeenkomst Start uitvoering Mei

4 1.3 Omvang De af te sluiten overeenkomst betreft een aantal elementen, welke exclusief door opdrachtnemer zullen worden uitgevoerd. Dit betreft: 1. De controle van de jaarstukken van de gemeente Langedijk als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, met inachtneming van artikel 213 van de Gemeentewet, de Controleverordening gemeente Langedijk 2004, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG). 2. De controle van overige verantwoordingen, doorgaans ten behoeve van ministeries en derden inzake specifieke uitkeringen, maar ook verklaringen die worden gevraagd op grond van bijv. de belastingwetgeving en de Ministeriële regeling Informatie voor derden (Iv3), etc. 3. Werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant gerelateerd aan de certificerende functie en activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke/ambtelijke organisatie. Daarnaast moet het mogelijk zijn opdrachtnemer in te schakelen voor advieswerk van grotere omvang en/of meer specialistische aard. In die situatie geldt de overeenkomst als een niet exclusieve mantelovereenkomst. 1.4 Duur van de overeenkomst De overeenkomst zal worden afgesloten voor een periode van 4 jaar en betreft de controle van de boekjaren 2011 t/m Richtlijn, procedure van aanbesteding en gunningcriterium De aanbesteding geschiedt op basis van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Langedijk. Het betreft een onderhandse aanbesteding waarop de openbare aankondiging niet van toepassing is. Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding. Gunning zal niet plaatsvinden indien er door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan aan de eisen en wensen zoals omschreven in dit bestek. 1.6 Prijzen De prijsopgave dient gebaseerd te zijn op een looptijd van het contract van vier boekjaren. De prijsopgave dient gesplitst te zijn in de volgende onderdelen: Een vast jaarbedrag voor de controle van de jaarstukken, inclusief het overzicht t.b.v. de Single Information Single Audit (SiSa); Een vast uurtarief, zo nodig met differentiatie naar in te zetten menskracht, voor: - meerwerkopdrachten op basis van voorafgaande overeenkomsten; - controles voor en het opstellen van zgn. deelverklaringen (geen onderdeel van SiSa); - adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het gedefinieerde vakgebied van de accountancy en aanverwante vakgebieden. NB. Voor de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning, zoals omschreven in paragraaf 2.3.1, worden geen kosten geoffreerd en in rekening gebracht, omdat deze een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant als bedoeld in paragraaf 2.1 (de natuurlijke adviesfunctie ). 1.8 Voorbehoud De gemeente Langedijk behoudt zich het recht voor om in geval van onvoorziene situaties de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. In zo n geval is de gemeente derhalve niet gebonden tot het aangaan van een contract. De gemeente behoudt zich het recht voor de procedure voor die inschrijver te stoppen, die gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat hij voor deze opdracht relevante bedrijfsactiviteiten heeft gestaakt. 4

5 2. Omschrijving van de opdracht De visie van de gemeente Langedijk op de verschillende functies die deel uitmaken van de opdracht is hierna weergegeven. 2.1 Jaarrekeningcontrole De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten en in de Controleverordening gemeente Langedijk De accountantscontrole richt zich primair op de jaarrekening van de gemeente Langedijk. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. De controle moet jaarlijks resulteren in een: Controleverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Hierin wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Managementletter ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders; In de tweede helft van het jaar voert de accountant een interim-controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag ( managementletter ) uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders, dat vooraf als concept ter gezamenlijke bespreking wordt voorgelegd aan de portefeuillehouder en de directie, bijgestaan door de afdelingsmanager Financiën. Bestuurlijk relevante zaken worden door de accountant ook aan de raad gerapporteerd. Rapport inzake bevindingen van het specifieke deel van de controle, als bedoeld in artikel 2 lid 4 van de Controleverordening gemeente Langedijk 2004; Een eventuele melding als bedoeld in artikel 7 lid 1 resp. de verslagen als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de Controleverordening gemeente Langedijk Ten aanzien van de rapportering geldt het volgende: De verklaringen, het rapport van bevindingen en de managementletter moeten in de Nederlandse taal zijn gesteld, zodanig dat ook voor niet-ingewijden duidelijk is wat wordt bedoeld; In het rapport van bevindingen besteedt de accountant, naast de te rapporteren fouten en onzekerheden, in ieder geval aandacht aan de bevindingen over het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking en de planning- en control-instrumenten, echter slechts indien en voor zover deze bevindingen van bestuurlijke betekenis zijn; In de managementletter besteedt de accountant aandacht aan bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle naar voren zijn gekomen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven dan wel in algemene zin memorabel zijn. Goedkeuringstoleranties Als standaard bedragen de goedkeuringstoleranties voor de jaarrekening voor fouten 1% van het totaal der lasten en voor onzekerheden 3% van het totaal der lasten. De gemeenteraad kan echter besluiten om voor enig jaar de goedkeuringstoleranties te verscherpen voor fouten en onzekerheden. Rapporteringstoleranties Met inachtneming van artikel 2 lid 4 van de Controleverordening wenst de raad middels de Audit Commissie jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant vast te stellen wat de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke 5

6 organisatieonderdelen zijn, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren. Voor de overige rapporteringtoleranties wordt aangesloten bij de goedkeuringstoleranties. Dit wordt jaarlijks vastgelegd in het Controleprotocol accountanscontrole jaarrekening gemeente Langedijk. De accountantscontrole op rechtmatigheid is gericht op: De naleving van de van toepassing zijnde externe regelgeving, i.c. de wettelijke kaders op Europees en nationaal niveau, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; De naleving van het lokale kader dat, naast de programmabegroting, bestaat uit de interne regelgeving: - de door de raad vastgestelde verordeningen, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. - daarvoor in aanmerking komende raadsbesluiten en B&W-besluiten, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de interne regelgeving vindt een toets plaats naar het recht, de hoogte en de duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Ten aanzien van de planning van de werkzaamheden geldt het volgende: De planning en uitvoering van de werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving moeten de planning- en controlcyclus van de gemeente Langedijk volgen en voldoen aan de daarbij door de Provincie c.q. raad c.q. burgemeester en wethouders vast te leggen tijdslimieten. Elementen prijs Voor de werkzaamheden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole geldt een vaste prijs, gedifferentieerd naar de geëiste goedkeuringstolerantie. Facturering van meerwerk is slechts mogelijk indien daartoe vooraf een gemotiveerd voorstel wordt ingediend waarin de noodzaak van het meerwerk wordt onderbouwd en waarin een specificatie is opgenomen van het in rekening te brengen meerwerk. Voor dit meerwerk is vooraf schriftelijke toestemming nodig van de afdelingsmanager Financiën of diens plaatsvervanger. 2.2 Controle overige verantwoordingen Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de betrokken ministeries e.d. Voor zover dit moet worden verantwoord via het verplichte SiSa-overzicht is de controle hierop onderdeel van de jaarrekeningcontrole als bedoeld onder 2.1. Het college draagt ook de zorg voor de verantwoording aan derden (Provincie, Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. De gemeente Langedijk dient in dit kader jaarlijks enkele afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden. Het college is overigens bevoegd voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen e.d. de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, alsmede indien dit geschiedt om de onafhankelijkheid van de door de raad benoemde accountant niet in gevaar te brengen. Elementen prijs De aanbieding dient een overzicht te bevatten van de te hanteren uurtarieven ten behoeve van de prijsbepaling van nader overeen te komen werkzaamheden voor overige verantwoordingen. Met betrekking tot benodigde verklaringen wordt door de accountant voorafgaande aan de controle een opgave gedaan van de noodzakelijk geachte controlewerkzaamheden, met een specificatie van het aantal benodigde mensuren, ingedeeld naar de tariefsklasse waarvoor de in de vorige alinea genoemde uurtarieven worden afgegeven. De verklaringen met betrekking tot overige verantwoordingen worden gespecificeerd gefactureerd, met vermelding van de bestede uren en gehanteerde tarieven. 6

7 2.3 Ondersteuning en advies Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning Onder de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie, voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant als bedoeld onder 2.1 en 2.2, ook wel natuurlijke adviesfunctie genoemd. Deze functie bevat adviezen van geringe omvang. Te noemen zijn bijvoorbeeld: Activiteiten ten behoeve van de Audit Commissie, waaronder onder meer het bijwonen van de vergadering van de commissie een aantal keer per jaar; Op basis van externe ontwikkelingen gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de verslaggeving en de organisatie van het financieel beheer; Desgewenst overleg met de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en de afdelingsmanager Financiën; Het eerste aanspreekpunt voor de accountant is de afdelingsmanager Financiën. Er zijn jaarlijks ten minste drie gesprekken: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interimcontrole en de bespreking van de eindejaarscontrole; Het -op verzoek- geven van informatie aan, alsmede het adviseren van de leden van het college van burgemeester en wethouders, het managementteam en de gemeenteraad (natuurlijke adviesfunctie) naar aanleiding van de bevindingen van de controles. In de aanbieding moet de visie van de accountant op de natuurlijke adviesfunctie, voor zover die verder reikt dan hetgeen hier is genoemd, tot uitdrukking worden gebracht Adviesfunctie Het betreft hier adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het ruim gedefinieerde vakgebied accountancy en aanverwante vakgebieden, voor zover niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controleur. De uitvoering van een onderzoek vindt slechts plaats na schriftelijke opdrachtbevestiging met probleemformulering en verwacht resultaat. Bij de opdrachtformulering wordt tevens de wijze van inzet geregeld (bijv. participatie in overlegsituaties of zelfstandig uitvoeren van opdrachten). 2.4 Tot slot Voor zowel de controle als de adviesfunctie dient het accountantskantoor te beschikken over: Een kwalitatief sterke top (met kennis van zowel de branche als de regio) die als sparringpartner kan optreden voor het management. De accountant dient in deze een meerwaarde voor de organisatie te betekenen; Een sterk ontwikkelde adviesorganisatie die in staat is de genoemde processen met kennis en mankracht te ondersteunen. 7

8 3. De gevraagde offerte 3.1 Algemeen De accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 2 bestaan uit een aantal elementen. De voorkeur van de gemeente gaat ernaar uit om alle elementen desgewenst te kunnen laten uitvoeren door de geselecteerde aanbieder binnen dezelfde overeenkomst. Van alle aanbieders wordt dan ook gevraagd om een offerte uit te brengen voor de totale behoefte. De aanbieding dient een goed beeld te geven van kwaliteit/prijsverhouding die geboden wordt en minimaal de volgende elementen te bevatten: Algemeen: de controlevisie en aanpak m.b.t. de getrouwheid van de jaarrekening; de controlevisie en aanpak m.b.t. de rechtmatigheid; de visie op de natuurlijke adviesfunctie; de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden, inclusief een opgave van het aantal huidige gemeentelijke controleklanten in de schaal van tot inwoners. Specifiek: de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle binnen de gemeente Langedijk; de stimulans die de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie zal geven aan de doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name ook voor de beheersing van strategische en operationele risico s; de samenstelling van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid en de beschikbaarheid; de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwt, hoe lang hij in de gemeentelijke markt actief is, wat zijn huidige marktaandeel is en welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet. Prijs/tariefstelling: de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1, uitgaande van de standaard goedkeuringstoleranties van 1% resp. 3%; de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1, indien de goedkeuringstoleranties resp. 0,5% en 2% bedragen. de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker c.q. per categorie werkzaamheden) die betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder 2.2 en 2.3.2; alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. BTW op prijspeil 2010; tevens dient t.a.v. de genoemde prijzen de wijze van indexering voor de jaren 2012 tot en met 2014 te worden aangegeven. 3.2 Indeling en opmaak De offerte dient met betrekking tot het aan te leveren materiaal en de beantwoording van de gestelde vragen, de volgorde van de hoofdstukken van het Programma van Eisen en Wensen (hoofdstuk 5) aan te houden. De offerte dient vergezeld te gaan van een begeleidende brief en rechtsgeldig te zijn ondertekend; Alle bladzijden dienen te zijn doorgenummerd en gedateerd; Alle bijlagen etc. dienen uniek te zijn genummerd en gedateerd. Alleen offertes welke met volledige inachtneming van bovenstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden worden in behandeling genomen. 3.3 Eisen en wensen De gevraagde offerte dient een duidelijk en gespecificeerd inzicht te geven in de kostenaspecten van de verschillende eisen en wensen en dient de opbouw van dit aanbestedingsdocument duidelijk te volgen. 8

9 Bij deze offerte-aanvraag zijn bijlagen gevoegd met vermelding van een aantal specifieke eisen en wensen die van toepassing zijn op de levering. Met betrekking tot de eisen wordt u verzocht om van alle genoemde eisen op de conformiteitlijst (bijlage 6.5.1) te verklaren of u er zonder voorbehoud aan voldoet. U dient daarvoor in de conformiteitlijst in de daarvoor bestemde kolom een ja te plaatsen. Met betrekking tot de wensen wordt u verzocht ten aanzien van alle genoemde wensen op de wensenlijst (bijlage 6.5.2) aan te geven of u eraan voldoet en dat te onderbouwen. Waar nadere informatie wordt gevraagd, geeft u deze nadere informatie op een bijlage, genummerd volgens de door ons aangegeven nummering van eisen c.q. wensen. Indien nodig kan met betrekking tot zowel de eisen als de wensen om nadere informatie worden gevraagd. 3.4 Taal De offerte en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. 3.5 Geldigheid De offerte dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 4 maanden na sluitingstijd. Gedurende deze periode heeft de offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod. 9

10 4. Procedures 4.1 Algemeen De aanbesteding geschiedt op basis van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Langedijk. Er is sprake van een onderhandse aanbesteding waarop de openbare aankondiging niet van toepassing is. Hierbij worden een beperkt aantal accountantskantoren aangeschreven, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan zes. Bij de beoordeling geldt het gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding. Gunning zal niet plaatsvinden indien er door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan aan de eisen en wensen zoals omschreven in het Programma van Eisen en Wensen. 4.2 Aanbestedingsdocument Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het opstellen van een offerte voor de levering als beschreven in hoofdstuk 2. Het aanbestedingsdocument is met de grootste zorg samengesteld. Wij verzoeken u eventuele fouten, tegenstrijdigheden of onjuistheden schriftelijk aan ons te melden. Wij zullen dan van geval tot geval beoordelen wat de gevolgen zijn van de onvolledige of onjuiste informatie en of en zo ja, op welke wijze wij die gevolgen zullen proberen op te heffen. 4.3 Van toepassing zijnde voorwaarden Het aanbieden van de offerte houdt in dat de aanbieder zich conformeert aan het gestelde in dit Aanbestedingsdocument en met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt; De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever in verband met deze offerte ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; Na verzending van het voornemen tot gunning hebben inschrijvers gedurende een periode van 7 dagen de gelegenheid hier vragen over te stellen of bezwaar tegen te maken; Aan de offerte zijn voor opdrachtgever geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een mantelovereenkomst. In de precontractuele fase draagt leverancier zijn eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook; Correspondentie en ontvangen offertes zullen na afloop niet aan de aanbieder worden geretourneerd; De Verkoopvoorwaarden en Algemene voorwaarden van opdrachtnemer zijn niet van toepassing. 4.4 Informatie Voorafgaand aan het indienen van een offerte is het voor gegadigden mogelijk om aanvullende informatie te verkrijgen. De mogelijkheid bestaat om tot uiterlijk vrijdag 4 februari 2011 een oriënterend bezoek te brengen op locatie. Een verzoek hiertoe dient gericht te worden aan M. Verlind, tel of per m.verlind@gemeentelangedijk.nl. Een oriënterend bezoek heeft als enig doel om de aanbieder meer inzicht te verschaffen opdat hij een betere aanbieding zal kunnen doen. Hetgeen besproken wordt bij zo n bezoek wordt formeel niet meegenomen in de beoordeling van de offerte. Door aanbieder kunnen hier geen rechten aan worden ontleend. Formele vragen naar aanleiding van dit document kunt u uitsluitend schriftelijk stellen, bij voorkeur per (m.verlind@gemeentelangedijk.nl), onder vermelding van vragen aanbesteding Accountantsdiensten. Alleen op deze wijze gestelde vragen kunnen in beschouwing worden genomen in de aanbestedingsprocedure. De vragen dienen uiterlijk vrijdag 11 februari 2011 in het bezit te zijn van M. Verlind. Vragen die na deze datum worden aangeleverd, worden niet beantwoord. 10

11 Alle generieke vragen en de daarbij behorende antwoorden worden uiterlijk vrijdag 18 februari 2011, geanonimiseerd, aan alle mededingers toegezonden en dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument. Indien u van mening bent dat bepaalde informatie, vanwege het bedrijfsgevoelige karakter ervan, niet geschikt is voor verspreiding onder de andere mededingers, dan dient u dit tijdig kenbaar te maken. Brede publicatie zal in zo n geval uitsluitend met toestemming plaatsvinden. Het eisen- en wensen pakket is na toezending van de beantwoorde vragen definitief. 4.5 Wijze van aanbieden offerte Uitsluitend offertes waarvan alle gevraagde gegevens zijn aangeleverd, conform Hoofdstuk 5, worden in behandeling genomen. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en dient schriftelijk uiterlijk donderdag 3 maart 2011 om 12:00 uur te zijn ontvangen. De inschrijver draagt het risico van een goede en tijdige aanwezigheid van zijn offerte. Aanbieders van wie de offerte na dit uur wordt ontvangen, worden van verdere deelneming uitgesloten. Op donderdag 3 maart 2011 zal van tot gelegenheid worden geboden de offerte in gesloten verpakking persoonlijk af te geven aan mevr. M. Verlind op het gemeentehuis, Vroedschap 1 te Zuid-Scharwoude. Toezending van de offerte per post is toegestaan. Het risico van vertraging in de postbestelling ligt bij de aanbieder. Uw offertes dient u als volgt te adresseren: Gemeente Langedijk t.a.v. Mevr. M. Verlind Postbus ZG Noord-Scharwoude De offerte dient in een dubbele envelop te worden ingediend. Op de binnenenvelop dient duidelijk te worden vermeldt: Vertrouwelijk. Aanbesteding accountantsdiensten gemeente Langedijk. Niet openen. Op donderdag 3 maart 2011 om 12:15 uur zullen de enveloppen worden geopend. Inschrijvers mogen hierbij aanwezig zijn (maximaal twee personen per inschrijver). Hierbij zullen uitsluitend de namen van de aanbieders worden bekendgemaakt. Vervolgens start de beoordelingsprocedure. Na donderdag 3 maart :15 zal u gevraagd worden uw offerte als pdf-bestand aan te leveren. 4.6 Selectiecommissie Opdrachtgever heeft ten behoeve van de beoordeling van de offertes een selectiecommissie samengesteld. Het is, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan om in het kader van de aanbestedingsprocedure op een andere dan de in dit document aangegeven wijzen contact te zoeken met de gemeentelijke organisatie of leden van de selectiecommissie ter verkrijging van welke informatie dan ook. 4.7 Offertebeoordelingsprocedure Beoordeling van de offerte vindt plaats op basis van het gunningcriterium van de economisch meest voordelige aanbieding op grond van de opdrachtomschrijving en het programma van eisen en wensen. Het offertebeoordelingsproces bevat een aantal fasen. Fase 1. Vaststellen beslisregels door de selectiecommissie Voorafgaand aan de opening van de offertes stelt de selectiecommissie de beslisregels vast t.a.v.: 1. De beoordeling van de wensen t.o.v. elkaar. Alle wensen worden voorzien van waardefactoren naar de mate van belangrijkheid. Er worden geen mededelingen gedaan ten aanzien van deze waardefactoren. De leverancier die in vergelijking met de andere leveranciers het meest aan een wens voldoet krijgt hiervoor het maximale aantal punten. De andere leveranciers krijgen punten naar rato. 11

12 2. Hoe wordt gehandeld als twee of meer leveranciers gelijk eindigen. Fase 2. Beoordeling op eisen In deze fase beoordeelt de selectiecommissie aan de hand van de conformiteitlijst of iedere leverancier onvoorwaardelijk voldoet aan alle eisen. Een leverancier die niet aan alle eisen voldoet valt af. Fase 3. Beoordeling op wensen Vervolgens worden de leveranciers die fase 2 goed zijn doorgekomen beoordeeld naar de mate waarin c.q. de wijze waarop zij ten opzichte van elkaar voldoen aan de wensen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om ter vergelijking van het prijsniveau slechts een beperkt aantal prijzen ten opzichte van elkaar te vergelijken. Fase 4. Inwinnen van aanvullende informatie De selectiecommissie kan, indien zij dat nodig acht, bij aanbieders aanvullende informatie inwinnen. De aldus verkregen informatie zal worden meegenomen in de verdere beoordeling. Fase 5. Presentatie door partner/vennoot en manager Onderdeel van de selectieprocedure is het houden van een presentatie van ca. 20 minuten aan de selectiecommissie. Deze presentatie dient gehouden te worden door de partner/vennoot en de manager die leiding zullen geven aan de uitvoering van de werkzaamheden en aanspreekpunt zullen zijn voor raad, bestuur en management. Op grond van alle beschikbare informatie komt de selectiecommissie tot een totaaloordeel en een eerste rangschikking van leveranciers. Fase 6. Afstemming overeenkomst De leverancier die voldoet aan alle eisen, het hoogste eindtotaal in punten behaalt en waarvan de presentatie naar tevredenheid van de selectiecommissie is, wordt door de selectiecommissie voorgedragen aan de gemeenteraad als nieuwe accountant. Na het raadsbesluit zal de overeenkomst met de betreffende accountant worden getekend. De nieuwe accountant wordt in de gelegenheid gesteld zich te presenteren aan de raad. Wanneer partijen niet tot overeenstemming komen zal de gemeente in contact treden met de volgende aanbieder. 4.8 Gunning Gunning heeft pas plaatsgevonden na ondertekening van de (mantel)overeenkomst. Zolang er niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en er nog geen schriftelijke en door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de opdrachtgever. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Iedere leverancier wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van al dan niet gunning. 12

13 5. Programma van Eisen en Wensen De leverancier dient onvoorwaardelijk te voldoen aan alle onderstaande eisen en dit aan te geven op de conformiteit- en wensenlijst. Wanneer gevraagde documenten niet aanwezig zijn, niet volledig zijn of wanneer blijkt dat niet wordt voldaan aan de minimumeis, valt inschrijver af. De leverancier kan aangeven in hoeverre hij wenst te voldoen aan de geformuleerde wensen en dit vermelden op de conformiteit- en wensenlijst. Leveranciers worden ten opzichte van elkaar beoordeeld naar de mate waarin en de wijze waarop zij voldoen aan de wensen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om ter vergelijking van prijzen slechts een beperkt aantal prijzen ten opzichte van elkaar te vergelijken. 5.1 Algemene eisen a-e-1 Uw offerte is ingericht volgens de in hoofdstuk 3 van deze offerteaanvraag opgenomen instructie. a-e-2 De offerte heeft een geldigheidstermijn van 4 maanden. Tijdens deze periode heeft de offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod. a-e-3 De offerte is voorzien van naam, telefoonnummer en adresgegevens van een contactpersoon, die op verzoek van de opdrachtgever (telefonisch) toelichting kan geven op de offerte. a-e-4 U garandeert dat de offerte en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. a-e-5 De offerte is duidelijk en zonder voorbehoud opgesteld. a-e-6 het inzenden van de offerte houdt in dat wordt ingestemd met de beschreven procedure van offertebehandeling en gunning alsmede met de van toepassing zijn voorwaarden van de te sluiten overeenkomst. a-e-7 U hebt zich in het kader van deze aanbesteding niet schuldig gemaakt aan collusie (overleg voorafgaande aan de offerte-indiening waarbij prijzen en wijze van offreren worden afgestemd). 5.2 Leverancierseisen l-e-1 l-e-2 l-e-3 l-e-4 l-e-5 U dient bij uw inschrijving het volgende aan te leveren: - bedrijfsgegevens conform 1 6.2; - een organogram van de organisatie; - een (kopie) inschrijvingsbewijs handels- of beroepsregister (op moment van inschrijving niet ouder dan 6 maanden); - bescheiden waaruit blijkt dat inschrijver adequaat is verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid (op moment van inschrijving niet ouder dan 6 maanden). Voor beroepsaansprakelijkheid kan ook gelden een verklaring dat aanbieder bij eventuele gunning van de opdracht op eerste verzoek van de aanbestedende dienst een dergelijke verzekering zal afsluiten; - een leesbare kopie van een geldig legitimatiebewijs van een rechtsgeldige vertegenwoordiger van de organisatie. De gemeente wenst uitsluitend een overeenkomst af te sluiten met opdrachtnemers die zich niet bevinden in situaties zoals genoemd in bijlage 6.2. Een ondertekende verklaring conform bijlage 6.2 dient te worden bijgevoegd. U dient bij uw inschrijving een schriftelijke verklaring conform bijlage 6.3 te overleggen over de jaaromzet in euro s excl. BTW over de afgelopen 3 jaar. U dient te beschikken over voldoende financiële en economische draagkracht. De eis is een jaaromzet die minimaal de factor 3 is van de gecalculeerde jaaromzet van deze opdracht. U hebt een brede kennis over en ervaring met het verrichten van accountantsdiensten bij gemeenten met een omvang van tot inwoners c.q. lagere overheden. De ervaring moet blijken uit een overzicht van organisaties waarvoor u in de afgelopen 3 jaar als huisaccountant hebt gefungeerd, met tenminste 3 referenties. Het staat de gemeente Langedijk vrij informatie bij genoemde organisaties in te winnen. Opgave van 3 referenties conform bijlage 6.4. U bent gekwalificeerd voor de certificerende functie. Een kopie van de kwalificatie tot certificering dient te worden bijgevoegd. 13

14 l-e-6 l-e-7 Het kennis- en opleidingsniveau van uw medewerkers alsmede hun ervaring is van zodanig niveau, dat zij de gemeente adequaat kunnen bedienen en adviseren (specificeren op bijlage). De woonplaats van de belangrijkste teamleden alsmede de vestigingsplaats(-en) van het kantoor van waaruit zij zullen gaan werken is gelegen in Noord-Holland zodat de bereikbaarheid en beschikbaarheid van de teamleden is gewaarborgd (gegevens vermelden op bijlage). 5.3 Leverancierswensen l-w-1 Uw offerte bevat de samenstelling van het dienstverleningsteam. Hun kennis van en aantoonbare ervaring met soortgelijke projecten is zo groot mogelijk. Uw offerte bevat een Curriculum Vitae van deze personen (bijvoegen als bijlage). l-w-2 Uw offerte bevat de woonplaats van de belangrijkste teamleden. Hun bereikbaarheid en beschikbaarheid is zo groot mogelijk en de vestigingsplaats(-en) van het kantoor van waaruit zij zullen gaan werken is zo dicht mogelijk bij Langedijk (specificeren op bijlage). l-w-3 U bent op de hoogte van de gemeentelijke branche als zodanig, maar heeft ook een goed beeld van de lokale en regionale situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen, lokaal en in de regio (gegevens vermelden op bijlage). l-w-4 U hebt meerdere overheidsklanten in de provincie Noord-Holland (vermelden op bijlage). 5.4 Materie-eisen m-e-1 U bevestigt dat de opzet van de administratieve organisatie en interne controle van de gemeente Langedijk toereikend is om een oordeel te kunnen vormen inzake de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. 5.5 Materiewensen m-w-1 Uw rapporten van bevindingen en managementletters zijn van een kwalitatief hoog niveau en gericht op de doelgroepen (voorbeelden toevoegen als bijlage). m-w-2 U onderscheidt zich door uw controlefilosofie en in de wijze waarop u de natuurlijke adviesfunctie vervult (visie en aanpak weergeven in een bijlage). m-w-3 U bent in staat om door middel van de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie een grote stimulans te geven aan de doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en control, met name ook voor de beheersing van strategische en operationele risico s (visie en aanpak weergeven in een bijlage). 5.6 Commerciële eisen c-e-1 Alle bedragen in uw offerte zijn in euro s, excl. BTW op prijspeil c-e-2 Uw offerte bevat de van toepassing zijnde BTW-tarieven. c-e-3 Uw offerte bevat de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 uitgaande van de standaard goedkeuringstoleranties van 1% resp. 3%. c-e-4 Uw offerte bevat de meerprijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 indien de goedkeuringstoleranties resp. 0,5% en 2% bedragen. c-e-5 Uw offerte bevat de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker cq per categorie werkzaamheden) die betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder 2.2 en Commerciële wensen c-w-1 U wordt gevraagd om t.a.v. de genoemde tarieven een wijze van indexering te hanteren voor de jaren 2012 tot en met 2014, die gebaseerd is op een controleerbaar CBS indexcijfer. 14

15 6. Bijlagen Als bijlagen bij deze offerteaanvraag zijn opgenomen: 1. Bedrijfsgegevens 2. Eigen Verklaring inzake uitsluitingsgronden 3. Financiële en economische draagkracht 4. Vakbekwaamheid / referenties Conformiteitlijst 2. Wensenlijst 15

16 6.1 Bedrijfsgegevens Opgave ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Langedijk Naam van de onderneming: Vestigingsadres Straatnaam en huisnummer: Postcode: Plaats Postadres Postbusnummer: Postcode: Plaats: Rechtsgeldig vertegenwoordiger: Contactpersoon: Telefoonnummer: adres: Inschrijvingsnummer handelsof beroepsregister: Aldus naar waarheid opgemaakt. Naam van de onderneming: Rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Datum: Handtekening: 16

17 6.2 Eigen verklaring inzake uitsluitingsgronden Verklaring ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Langedijk Hierbij verklaart ondergetekende, hierna te noemen inschrijver, dat: 1. Inschrijver niet in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of er jegens hem surséance van betaling of een akkoord geld, of in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgevingen; 2. Geen faillissement of liquidatie is aangevraagd of een procedure van surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de nationale wet- of regelgevingen aanhangig is gemaakt; 3. jegens inschrijver geen rechterlijke uispraak met kracht van gewijsde volgens de wetgeving van het land is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; 4. inschrijver niet in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; 5. inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; 6. inschrijver aan alle verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst; 7. inschrijver zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt; Inschrijver gaat ermee akkoord om op eerste aanvraag door de gemeente Langedijk officiële bewijsstukken 1 te overleggen. Aldus naar waarheid opgemaakt. Naam van de onderneming: Rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Datum: Handtekening: NB. Bij een combinatie van inschrijvers dient bij de inschrijving van iedere combinant een ondertekende eigen verklaring te worden gevoegd. 1 T.a.v. de punten 1 en 2: een verklaring van de griffier van de rechtbank die op grond van artikel 2 van de Faillissementswet bevoegd is tot het uitspreken van de faillietverklaring van de aanbieder, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten. T.a.v. punt 5: een verklaring van het Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten. T.a.v. punt 6: een verklaring van de inspecteur der rijksbelastingen, die bevoegd is tot heffing van loon en inkomstenbelasting van de aanbieder, of voor het land van herkomst van de onderneming daarvoor geldende documenten. 17

18 6.3 Financiële- en economische draagkracht Opgave ten behoeve van de onderhandse aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Langedijk Inschrijver dient te beschikken over voldoende financiële en economische draagkracht. De eis is een jaaromzet over de afgelopen drie jaren van minimaal de factor 3 van de gecalculeerde opdrachtsom. Bedragen exclusief BTW. Jaaromzet 2007 Jaaromzet 2008 Jaaromzet 2009 Aldus naar waarheid opgemaakt. Naam van de onderneming: Rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Datum: Handtekening: 18

19 6.4 Vakbekwaamheid / Referenties Opgave ten behoeve van de openbare aanbesteding Accountantsdiensten gemeente Langedijk Inschrijver dient zijn vakbekwaamheid aan te tonen door een opgave te doen van drie vergelijkbare opdrachten in de afgelopen 3 jaar. Vergelijkbaar duidt zowel op de aard van de opdracht als de financiële omvang. Opdrachtgever: Contactpersoon: Telefoonnummer: Periode van uitvoering: Financiële omvang: Korte omschrijving: Opdrachtgever: Contactpersoon: Telefoonnummer: Periode van uitvoering: Financiële omvang: Korte omschrijving: Opdrachtgever: Contactpersoon: Telefoonnummer: Periode van uitvoering: Financiële omvang: Korte omschrijving: Inschrijver is akkoord dat bij de opgegeven referenties informatie wordt ingewonnen. Aldus naar waarheid opgemaakt. Naam van de onderneming: Rechtsgeldig vertegenwoordigd door: Datum: Handtekening: 19

20 6.5 1 Conformiteitlijst Eisen en wensen Akkoord JA Akkoord NEE Opmerkingen Algemene eisen a-e-1 a-e-2 a-e-3 a-e-4 a-e-5 a-e-6 a-e-7 Leverancierseisen l-e-1 l-e-2 l-e-3 l-e-4 l-e-5 l-e-6 l-e-7 Materie-eisen m-e-1 Commerciële eisen c-e-1 c-e-2 c-e-3 c-e-4 c-e-5 20

21 6.5.2 Wensenlijst Leverancierswensen Wordt aan voldaan Wordt niet aan voldaan l-w-1 l-w-2 l-w-3 l-w-4 Onderbouwing in bijlage Materie-wensen m-w-1 m-w-2 m-w-3 Commerciële wensen c-w-1 21