Inkoop- en aanbestedingsbeleid CBO Meilân

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid CBO Meilân Inkoop- en Aanbestedingsbeleid CBO Meilân Opgesteld: Sjoerd Seffinga Besproken: directieoverleg 7 juli 2016 Bespreken: auditcommissie 4 oktober 2016 Aanpassing: 30 november 2016 Vastgesteld: College van Bestuur: besluit Aanpassingen naar aanleiding gewijzigde regelgeving en aanvullingen. Datum: 8 maart

2 Inhoudsopgave: INLEIDING.3 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID NADER OMSCHREVEN..5 Het specificeren van werken, diensten of leveringen 5 Het selecteren van bedrijven..5 Het vaststellen van gunningscriteria..6 Het contractueel gunnen van opdrachten.6 KADER INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID CBO MEILAN 8 Uitgangspunten.9 2

3 Inleiding Bij het inkopen en aanbesteden door de stichting CBO Meilân te Joure worden publieke en private gelden aangewend. CBO Meilân heeft de verantwoordelijkheid deze gelden op een rechtmatige, efficiënte en integere wijze te besteden. Dit vereist de nodige zorgvuldigheid. Op grond hiervan is het wenselijk over een helder en eenduidig protocol te beschikken. Dat zal bovendien op positieve wijze bijdragen aan de beeldvorming bij externe partijen ten aanzien van inkoop- en aanbestedingsbeleid van CBO Meilân. De keuze voor een bepaalde wijze van aanbesteden wordt in overheidsland bepaald door nationale en internationale voorschriften: Nationaal: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten Internationaal: Europese Richtlijnen voor de aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten Op het gebied van nationale wet- en regelgeving is een aanbestedende dienst verplicht om de het Aanbestedingsreglement (AWR) 2016 toe te passen voor werken onder de Europese drempelwaarden volgens het pas toe of leg uit -principe. Dat geldt alleen voor aanbestedende diensten in de zin van de Aanbestedingswet en niet voor andere aanbesteders. De Europese richtlijnen komen er kort gezegd op neer dat deze van toepassing zijn indien de geraamde waarde van de opdracht de in de richtlijnen opgenomen drempelwaarde overschrijdt. Het gaat om de totale vergoeding aan de leverancier, exclusief BTW. Indien de waarde vooraf niet exact kan worden vastgesteld, moet er een reële schatting worden gemaakt. De schatting van de waarde van de opdracht is een taak en verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst. Hierbij is zij verplicht de berekening objectief en aantoonbaar te kunnen onderbouwen. De richtlijnen geven voor deze berekening aanwijzingen over de wijze waarop dit dient te geschieden. Hierbij gaat bijzondere aandacht uit naar het verbod tot (kunstmatige) splitsing van opdrachten of een oneigenlijk gebruik van bijzondere regelingen om onder het drempelbedrag te blijven en aldus aan de aanbestedingsregels te ontkomen. Ten tijde van het vaststellen van het onderhavige protocol zijn de volgende drempelwaarden (2016/2017) van toepassing (exclusief BTW): Werken (bouwkundige en civieltechnische werken) Leveringen Diensten De vraag is echter of de hiervoor omschreven voorschriften ook gelden voor CBO Meilân, zijnde een stichting die voor een deel wordt gefinancierd met overheidsmiddelen. De richtlijnen gelden voor de aanbestedende diensten, de overheid in de rol van opdrachtgever. Het begrip overheid is ruimer dan op het eerste gezicht lijkt. Naast overheidsorganen als ministeries, provincies en gemeenten, gelden de richtlijnen ook voor alle publiekrechtelijke instellingen. Dit zijn bedrijven en instellingen waarin de overheid grote invloed heeft, bijvoorbeeld wanneer de overheid die instelling (mede) financiert. 3

4 Gelet op de drempelwaarden zullen Europese aanbestedingsregels dikwijls niet van toepassing zijn. Toch is het noodzakelijk hier goed op te letten. Met name meerjarige contracten met bedrijven c.q. leveranciers kunnen binnen het regiem van de Europese Richtlijnen vallen. Bij meerjarige contracten geldt als uitgangspunt de geraamde waarde van de opdracht gedurende de gehele contractduur van de overeenkomst, inclusief opties en verlengingen. Naast de verplicht voorgeschreven bepalingen in de Richtlijnen voor Europese Aanbestedingen kan CBO Meilân op basis van eigen inzichten een beleid voor de overige aanbestedingen ontwikkelen. Strikt theoretisch is dat facultatief maar het verdient sterke aanbeveling een eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Dit beleid past bij de Code Goed Bestuur. 4

5 Inkoop- en aanbestedingsbeleid nader omschreven De kern van systematisch inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft betrekking op de volgende zaken: 1. Het specificeren van in te kopen werken, diensten of leveringen 2. Het selecteren van de uit te nodigen bedrijven 3. Het vaststellen van de gunningscriteria 4. Het contractueel gunnen van opdrachten. Uitwerking: Het specificeren van in te kopen werken, diensten of leveringen CBO Meilân heeft inkoopvoorwaarden die betrekking hebben overeenkomsten voor levering van goederen, diensten en werken. Werken en diensten: a. Uitvraag: Een uitvoerige technische specificatie van het eindresultaat. Er wordt een programma van eisen opgesteld waaraan het product moet voldoen. Het is vervolgens aan de uitnodigende leverancier(s) om in de aanbieding een voorstel te doen om het geselecteerde eindresultaat te bereiken. Deze werkwijze wordt vrijwel altijd toegepast bij werken aan de hand van bestekken, technische beschrijvingen en bijbehorende bouwkundige tekeningen. Deze aanpak leent zich bijvoorbeeld ook voor schoonmaakonderhoud. b. Voorcalculatie: Als het programma van eisen gereed is wordt door middel van een voorcalculatie een inschatting gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen. Het is van belang een zo realistisch mogelijke kostenraming te maken. c. Aanbesteden met plafond bedrag: Er is ook de mogelijkheid om op basis van out-put specificaties een geïntegreerde aanbesteding te doen van werken, diensten en leveringen of delen daarvan in een Design, Build, Maintenance, Operate construct. Dan zal een plafondbedrag worden meegegeven. Leveringen en diensten d. Er worden afspraken gemaakt binnen de kaders van afspraken over aanbesteding (zie schema pagina 5) over inkoop en inkoopvoorwaarden met leveranciers van zaken en diensten. De inkoopvoorwaarden van CBO Meilân zijn daarop van toepassing. In het algemeen kan worden gesteld dat ook voor leveringen diensten, naar mate de complexiteit toeneemt, het voor de hand ligt te kiezen voor een technische specificatie. Op die manier wordt voorkomen dat offertes worden ontvangen welke onderling niet te vergelijken zijn. Het versterkt bovendien de objectiviteit van de aanbestedingsprocedure. 5

6 Het selecteren van bedrijven Na het proces van het specificeren dient te worden bepaald op welke wijze een beroep zal worden gedaan op bedrijven in de markt. Bij dit punt verdient aanbeveling onderscheid te maken tussen enerzijds werken en anderzijds leveringen en diensten. AWR 2016 onderscheidt de volgende aanbestedingsvormen voor werken: De openbare aanbesteding: De aanbesteding welke algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven. De openbare aanbesteding met voorgaande selectie: De aanbesteding welke algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden, doch voor welke slechts één of meerdere gegadigde tot inschrijving worden uitgenodigd. De onderhandse aanbesteding: De aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke personen of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd. De onderhandse aanbesteding na selectie: De aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke personen of rechtspersonen in de gelegenheid worden gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving wordt uitgenodigd. Ten aanzien van kleinschalige werken, leveringen en diensten wordt in het algemeen als volgt gehandeld: Directe gunning uit de hand (enkelvoudig onderhands): hierbij wordt rechtstreeks een order geplaatst bij een leverancier. Gunning uit de hand met meerdere offertes (meervoudig onderhands): voordat een order wordt geplaatst, worden er minimaal twee offertes opgevraagd. De uiteindelijke keuze moet onderbouwd zijn. Het vaststellen van gunningscriteria Bij het beoordelen van offertes staan in het algemeen twee gunningscriteria ter beschikking: 1. De laagste prijs 2. Economisch voordeligste aanbieding Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van offertes relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Gunning tegen de laagste prijs is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die de opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. Er kunnen geen appels met peren worden vergeleken. Deze selectiemethode is vrijwel altijd van toepassing op werken. In geval van gunning op basis van de economisch meest voordelige aanbieding vindt er een uitgebreide inhoudelijke vergelijking van offerte plaats. Na beoordeling op de uitsluitingsgronden, de 6

7 geschiktheidseisen, en het programma van eisen, wordt de opdracht gegund aan de inschrijver die het hoogst scoort op het totaal van de subgunningscriteria. Het gaan dan vooral om de prijskwaliteitverhouding. Naast de prijs, kan de beoordeling zich ook richten op onder meer de leveringstermijn, gebruikskosten, kwaliteit, esthetische vormgeving, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand en bijvoorbeeld milieuaspecten. Het Contractueel gunnen van opdrachten. Dit onderdeel van het inkoopproces heeft betrekking op het vastleggen van de (leverings)afspraken en overige bepalingen. In het geval van het opdragen van werken aan een aannemer wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde aannemingsovereenkomst. Andere leveringsovereenkomsten worden eveneens schriftelijk vastgelegd met als voorwaarde dat deze worden ondertekend door daartoe bevoegde personen. Vervolgens worden alle originelen documenten in een aanbestedingsdossier opgenomen. 7

8 B. Kader inkoop- en aanbestedingsbeleid CBO Meilân CBO Meilân hanteert voor het eigen autonoom inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende tabel, waarin de waarde van de opdracht is uitgedrukt in euro s, exclusief BTW. Werken Diensten Leveringen Procedure Bevoegd Tot Tot Tot Gunning uit de hand (enkelvoudig onderhands) Directeur 2 Stafmedewerker tot tot tot Gunning uit de hand CvB (meervoudig onderhands) tot tot tot Meervoudig onderhandse CvB aanbesteding tot Meervoudig Onderhandse aanbesteding of meervoudig onderhandse aanbesteding CvB na goedkeuring RvT na selectie > > > Openbare aanbesteding volgens Europese Richtlijnen CvB na goedkeuring RvT Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van objectieve criteria geselecteerd is om een offerte in te dienen. Bij meervoudig onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende dienst op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal 3 en maximaal 5) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie. U dient te kunnen motiveren waarom u specifiek deze ondernemingen heeft uitgenodigd om aan u een offerte uit te brengen. Er gelden geen voorschriften tot openbare bekendmaking of voorschriften voor de duur van termijnen. De aanbestedende dienst gunt op basis van de beste prijskwaliteitverhouding of - mits gemotiveerd - op basis van laagste prijs of op laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Bij het aanbesteden van diensten en leveringen onder de drempel hoeft gebruik van het criterium laagste prijs/kosten niet gemotiveerd te worden. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: 1. De te volgen procedures voor aanbestedingen zijn afgeleid van de procedures en bepalingen zoals opgenomen in de AWR Bevoegd wil zeggen: bevoegd tot het initiëren van inkoop- of aanbestedingsprocedure inclusief het afhandelen van de leveringsovereenkomsten of de aannemingsovereenkomst. De voorbereidingen en de uitvoering wordt in alle gevallen aan het College van Bestuur opgedragen. 3. Voor het bepalen van de te verwachten prijs voor werken wordt van te voren door een bouwkundig deskundige een kostencalculatie gemaakt. 4. Gunning geschiedt op basis van de laagste offerte of inschrijfprijs, dan wel de economisch voordeligste aanbieding, e.e.a. voor de start van het inkoop- of aanbestedingsproces te bepalen. Als wordt gekozen voor de laagste prijs, wordt de opdracht altijd gegund aan de aanbieder met het goedkoopste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifiek inhoudelijke aspecten. Wel vindt zowel bij werken als diensten en leveringen nacalculatie plaats van de inschrijvingen of de offerte ten opzichte van de bestekomschrijving volledig is opgesteld. 1 Uitzondering bestellingen voor onderwijsleerpakket binnen het begrotingskader 2 Directeur/stafmedewerker gemandateerd door CvB binnen de kaders van de begroting. 3 College van Bestuur binnen de kaders van de begroting 8

9 5. Gunning geschiedt zonder onderscheid tussen leveranciers van binnen of buiten de gemeente alwaar de scholen van CBO Meilân zijn gevestigd. Wel zal CBO Meilân, waar mogelijk in geval van meervoudige aanbestedingen of meervoudige gunningsprocedures, tenminste één lokale onderneming in staat stellen offerte uit te brengen. 6. In het UAR-2001 is standaard een vergoeding opgenomen voor inschrijvers aan wie de opdracht niet wordt gegund e.e.a. als compensatie van de voor de inschrijving gemaakte kosten. CBO Meilân hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend. Dit houdt in dat bij iedere aanbesteding waarbij gehandeld wordt naar het voorbeeld van AWR 2016, de regeling met betrekking tot de vergoeding van inschrijvingskosten zowel in de bekendmaking als in de uitnodiging tot inschrijving nadrukkelijk moet worden uitgesloten, tenzij nadrukkelijk anders wordt besloten. 7. Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is o.a. bedoeld als verantwoording richting accountant, Raad van Toezicht en eventueel in geval van een rechtzaak. Het verloop van het aanbestedingsproces kan daarmee worden aangetoond. 8. CBO Meilân hanteert als uitgangspunt dat alle (leverings)afspraken en overeenkomsten met leveranciers schriftelijk worden vastgelegd in een overeenkomst die is getekend door bevoegde personen. Uit doelmatigheidsoverwegingen wordt voor eenmalige en/of kleine bestellingen op deze regel een uitzondering gemaakt, in die zin dat het schriftelijk vastleggen van leveringsafspraken voor opdrachten onder de facultatief is. 9. Bij onderhandelingen tussen CBO Meilân en een leverancier wordt CBO Meilân vertegenwoordigd door het College van Bestuur. Bestuurders worden in beginsel niet te snel betrokken bij de onderhandelingen, opdat zij achteraf een onafhankelijk oordeel kunnen geven over het onderhandelingsresultaat. Ad. 8: Alle leveringen/werken worden gecontroleerd door daartoe bevoegde personen. Werken worden opgeleverd en leveringen worden gecontroleerd na ontvangst van de factuur of pakbon. De directeur van de school is verantwoordelijk voor de controle van door hem/haar gedane bestellingen. Met het geven van een akkoord op de betalingsopdracht wordt tevens aangegeven dat de levering is gecontroleerd en dat daarmee een akkoord kan worden gegeven. 9