NOTITIE AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE SON EN BREUGEL. De Europese regelgeving

Transcriptie

1 NOTITIE AANBESTEDINGSBELEID GEMEENTE SON EN BREUGEL De Europese regelgeving Voor de overheid gelden Europese richtlijnen inzake aanbestedingen: de zogenaamde richtlijnen voor overheidsopdrachten. Doel van deze richtlijnen is het creëren van een open en eerlijke concurrentie tussen bedrijven uit alle Lid-Staten van de Europese Unie. Hierbij wordt uitgegaan van het non-discriminatiebeginsel: bedrijven uit alle Lid-Staten moeten gelijke kansen hebben op opdrachten die door overheden worden verstrekt. De regelgeving heeft betrekking op opdrachten op het gebied van werken, leveringen en diensten. De bedragen waarboven Europees moet worden aanbesteed zijn ,-- euro (circa f ,--) voor leveringen en diensten en ,-- euro (circa f ,--) voor werken. Deze bedragen zijn exclusief b.t.w.. Voor het Europees aanbesteden zijn twee procedures beschikbaar; de openbare en de niet-openbare procedure. Eigenlijk is de naam niet-openbare procedure een beetje misleidend omdat ook deze procedure een openbaar karakter heeft. In de Nederlandse aanbestedingsregelingen wordt deze procedure dan ook aanbesteding met voorafgaande selectie genoemd, wat een duidelijker beeld van de procedure geeft. Het volgen van de procedure met toepassing van de Europese richtlijnen houdt in melding van het werk op Europees niveau en de mogelijkheid tot inschrijving op en gunning van het werk aan Europese aannemers. Dit is voor overheden verplicht; bij het verzaken van deze richtlijnen gelden zware straffen. De aanbestedingsvormen In het Uniform Aanbestedings Reglement 1986 (UAR 1986) zijn vier verschillende aanbestedingsvormen beschreven. Mede daardoor wordt het UAR 1986 in zeer veel gevallen van toepassing verklaard. Deze vier aanbestedingsvormen zijn: 1. De openbare aanbesteding. Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven - een maximale mededinging kan leiden tot de laagst mogelijke prijs of de economisch gunstigste prijsaanbieding; - de openbaarheid en non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; - kennismaking met (voor de opdrachtgever) onbekende bedrijven; - het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken. 1

2 - de geschiktheidseisen dienen zeer zorgvuldig geformuleerd te worden daar het bij onbekende aannemers vaak moeilijk te beoordelen is of zij kwalitatief voldoende zijn; - de kans dat misbruik wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de aannemer marginaal zal presteren; - de kosten van deze procedure zijn vrij hoog en de procedure kost veel tijd. 2. De openbare aanbesteding met voorafgaande selectie. Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - één of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd; dit naar oordeel en goedkeuring van de betreffende productverantwoordelijke portefeuillehouder. - een ruime mededinging omdat openbaar bekend gemaakt wordt dat gegadigden zich voor het werk kunnen aandienen; - de openbaarheid en de non-discriminatie door de overheid zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; - kennismaking met (voor de opdrachtgever) onbekende bedrijven; - het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken; - de opdrachtgever kan van tevoren een maximum aantal tot inschrijving uit te nodigen aannemers vaststellen. Dit loont vooral indien het gunningscriterium meer omvat dan alleen de laagste prijs: de opdrachtgever hoeft in dat geval slechts een beperkt aantal aanbiedingen met elkaar te vergelijken. - de selectieprocedure vergt vrij veel tijd (tijdwinst kan worden geboekt door de selectie te starten voor dat het bestek gereed is); - de kans dat misbruik wordt gemaakt van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter, zo ook de kans dat de aannemer marginaal zal presteren; - de prijs kan gemiddeld iets hoger liggen dan bij openbare aanbesteding. 3. De onderhandse aanbesteding. Een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving worden uitgenodigd; dit naar oordeel en goedkeuring van de productverantwoordelijke portefeuillehouder. Naast bekende rechtspersonen kunnen dit tevens één of meer onbekende c.q. nieuwe rechtspersonen zijn, die kunnen aantonen het werk aan te kunnen. - de procedure (zonder selectie) vergt niet veel tijd; - de mogelijkheid rechtstreeks bedrijven uit te nodigen die voor het werk geschikt worden geacht, bijvoorbeeld aannemers met speciale kwaliteiten c.q. faciliteiten (bijvoorbeeld bepaalde expertise, eigen ontwerpbureau of bijzonder materieel); - het scheppen c.q. in stand houden van een vertrouwensrelatie met de aannemer. - het concurrentie-element is kleiner; - openbaarheid en non-discriminaliteit zijn niet inherent aan deze procedures; 4. De onderhandse aanbesteding na selectie. Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) in de gelegenheid worden gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kunnen 2

3 worden uitgenodigd; dit naar oordeel en goedkeuring van de productverantwoordelijke portefeuillehouder. De voor- en nadelen van deze aanbestedingsvorm zijn dezelfde als genoemd onder 3. De onderhandse aanbesteding. Naast één van de hiervoor genoemde vier aanbestedingsvormen kan een opdrachtgever er ook voor kiezen om slechts één natuurlijke of rechtspersoon uit te nodigen tot het doen van een prijsaanbieding. Hierbij dient er altijd een afstandverklaring te worden afgegeven door de aannemer, zodat deze nooit aanspraak zou kunnen maken op het werk, wanneer de opdrachtgever zou besluiten het werk aan een andere aannemer op te dragen. Dit wordt genoemd: 5. De enkelvoudige uitnodiging bij uitzondering. Deze enkelvoudige uitnodiging (ook wel de één op één benadering, dus één aannemer wordt gevraagd, of gunning uit de hand genoemd) is in het UAR 1986 niet geregeld omdat het geen aanbestedingsvorm is. Uitnodigingen van bedrijven dient te geschieden op basis van de op het moment van aanbesteding geldende relevante normen; dit naar oordeel en goedkeuring van de productverantwoordelijke portefeuillehouder. - de procedure is vrij kort hetgeen bij spoedeisende werkzaamheden en bij calamiteiten van groot belang is; - een maximale mogelijkheid om bij de aannemerskeuze rekening te houden met de know-how van de aannemer in relatie tot de eisen die aan het werk te stellen zijn; - de vertrouwensrelatie met de aannemer kan optimaal benut worden; - de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen een zeer gunstige invloed op de prijs/kwaliteitsverhouding kan hebben; - de interne kosten van deze procedure zijn laag. - geen concurrentie, wat tot een hogere prijs kan leiden; - in veel gevallen ontbreekt de kostendeskundigheid van de opdrachtgever; - het risico kan aanwezig zijn dat steeds weer hetzelfde bedrijf wordt uitgenodigd om als enige een prijsaanbieding te doen. Er kan dan een te goede verstandhouding ontstaan, waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan verslappen; Het belangrijkste verschil tussen de hiervoor genoemde vijf vraagtechnieken is dat bij de eerste twee vormen zich een ieder kan aanmelden, terwijl bij de overige drie vormen alleen degenen kunnen deelnemen die daartoe door de opdrachtgever zijn uitgenodigd. Uitgangspunten voor het te voeren beleid in Son en Breugel In een notitie waarin het aanbestedingsbeleid is vastgelegd worden vaak grenzen genoemd voor het bepalen van het gebruik van een bepaalde manier van aanbesteden. Bij een voorstel waarin grenzen worden genoemd in de vorm van bedragen, moet wel duidelijk zijn wat met deze bedragen wordt bedoeld, dus bijvoorbeeld zijn de bedragen 3

4 exclusief of inclusief b.t.w. Inschrijvingen worden exclusief b.t.w. gedaan, dus zou de afspraak exclusief moeten zijn. Ook moet duidelijk zijn wat met het werk wordt bedoeld. Een werk is een afgerond geheel, met een bestek als basis waarop één hoofdaannemer werkzaam is. Een krediet kan dus bestaan uit meerdere werken. In een krediet zitten posten voor bijvoorbeeld het verleggen van kabels en leidingen door Pnem en PTT. Er zitten posten in voor groenaanleg, straatverlichting, speelvoor- zieningen, enz.. De werken die niet in de aanneemsom zitten tellen dus niet mee in het bedrag van de aanbesteding voor het (civieltechnisch) werk. Normaliter koopt de gemeente de materialen niet zelf in. Deze materialen maken nu nog deel uit van het bestek en de aannemer moet deze zaken, ter goedkeuring van de gemeente, leveren. Het risico van levering, aanvoer, opslag, schade, enz.. ligt bij de aannemer. Wanneer de gemeente overweegt om de materialen zelf te gaan inkopen kan dit prijstechnisch een voordeel opleveren en kan bijvoorbeeld tijd worden gewonnen zoals bij de levering van rioolputten. De putten moeten namelijk op maat worden gemaakt en zijn meestal direct na de gunning het eerst nodig. Als de aannemer na de gunning deze putten moet bestellen, begint in verband met de levertijd het werk twee maanden na de gunning, dus zou de gemeente dit soort zaken zelf kunnen leveren om direct te kunnen beginnen met de uitvoering. De afweging zal per aanbesteding worden bekeken; e.e.a. naar oordeel van het hoofd gemeentewerken. Voor het aannemen van werken worden de volgende afspraken gemaakt: a. uitgegaan wordt van aanneemsommen exclusief B.T.W. b. werken die niet in de aanneemsom zitten, tellen uiteraard niet mee. Daarvan uitgaande worden de volgende aanbestedingsafspraken gemaakt: 1. Leveringen en werken waarvoor de Europese richtlijnen gelden 2. Werken groter dan fl ,-- excl. B.T.W. 3. Werken van fl ,-- tot fl ,-- excl. B.T.W. 4. Werken tot fl ,-- excl. B.T.W. Ad 1. Leveringen en werken waarvoor Europese richtlijnen gelden. Voor werken groter dan ,-- euro ( fl ,-- ) en leveringen groter dan ,-- euro ( fl ,-- ) exclusief B.T.W. wordt de procedure met toepassing van de Europese richtlijnen gevolgd. Dat wil zeggen melding van het werk op Europees niveau en de mogelijkheid tot inschrijving op en gunning van het werk aan Europese aannemers. Dit is voor overheden verplicht; bij het verzaken van deze richtlijnen gelden zware straffen. Bij deze aanbestedingsvorm zal de centrale inkoper in samenwerking met de budgethouder de aanbesteding houden, gezien de ervaring van de centrale inkoper op dit gebied. De centrale inkoper zal worden benaderd bij het opstellen van de voorwaarden. Ad 2. Werken groter dan fl ,--, exclusief B.T.W. Deze werken dienen openbaar aanbesteed te worden, tenzij er zeer overtuigende argumenten zijn om een andere wijze van marktbenadering te kiezen. De gunning zal geschieden aan de economisch prijsgunstigste aanbieder. Hierbij zal de centrale inkoper vroegtijdig worden ingeschakeld voordat is aanbesteed. 4

5 Ad 3. Werken van fl ,-- tot fl ,--, exclusief B.T.W. Deze werken kunnen onderhands aanbesteed worden, waarbij tenminste 3 aannemers dienen te worden uitgenodigd. Naast bekende aannemers kunnen dit eveneens onbekende c.q. nieuwe aannemers zijn, die kunnen aantonen dat ze het werk aan kunnen. Bij deze aanbestedingsvorm zal de centrale inkoper worden benaderd voordat de aanbesteding c.q. offerte-aanvraag heeft plaatsgevonden. Ad 4. Werken tot fl ,-- excl. B.T.W. Deze werken worden in beginsel aanbesteed op de wijze als onder 3. is aangegeven, echter wanneer er goede argumenten zijn bestaat de mogelijkheid bij deze werken de één op één benadering te kiezen en dus slechts één aannemer te vragen waarmee op basis van open begroting wordt onderhandeld. GW., januari gz\vobj5115 5