2014 INKOOP & AANBESTEDINGSBELEID

Transcriptie

1 2014 INKOOP & AANBESTEDINGSBELEID

2 I 1. Inkopen Woningstichting St. Joseph probeert tegen zo laag mogelijke kosten leveringen (ook projecten) en diensten te verwerven volgens een kwaliteit die zoveel mogelijk vooraf is gedefinieerd. Er kan een keuze gemaakt worden uit diverse vormen van inkopen. Hierbij gaat het vooral om de keuze tussen een openbare en onderhandse aanbesteding. Het is van belang dat de gekozen procedure past bij de wettelijke voorschriften, de aard en omvang van de opdracht, de situatie op de markt, én dat zij voldoende concurrentie waarborgt. Doel van het inkoopbeleid is op een transparante manier de gewenste kwaliteit te krijgen voor een goede prijs. Het inkoopbeleid is er ook gericht op efficiënt inkopen waarbij de kaders niet ten koste mogen gaan van een zekere mate aan keuzevrijheid. Tenslotte vindt de woningstichting het van groot belang dat tijdens het inkoopproces de integriteit van zowel de inkopende medewerker als van de woningstichting wordt gewaarborgd. De reikwijdte van het inkoopbeleid betreft zowel het technische- als niet technische deel van de door De woningstichting in te kopen werken, goederen en diensten. Het gaat dan om alle werken, diensten en goederen op het gebied van: - dagelijks, niet planmatig onderhoud, inclusief mutatieonderhoud; - planmatig onderhoud; - nieuwbouw; - (bouwtechnische) diensten en -adviezen; - Inkoop t.b.v. bestuur en bedrijfsvoering - alle overige inkopen; Binnen de reikwijdte van het inkoopbeleid vallen zowel de projectmatige als de contractmatige inkopen. De procuratieregeling van de woningstichting regelt de bevoegdheden binnen de organisatie en dient mede als basis voor de uitvoering van het inkoopbeleid. 2. Inventariseren en specificeren De behoefte om een werk, dienst of levering in te kopen ontstaat vanuit de bedrijfsvoering van de woningstichting. Naar aanleiding van deze behoefte wordt zoveel mogelijk gespecificeerd aan welke (kwaliteits)eisen en (rand)voorwaarden het in te kopen werk de dienst of de levering dient te voldoen. Het kan daarbij gaan om: a) een specificatie of een concrete beschrijving van het eindresultaat (functionele specificatie zoals een programma van eisen) of; b) een technische specificatie van het product, bijvoorbeeld een bestek.

3 3. Kostenraming Als de specificatie gereed is, wordt op basis van voorcalculatie en eventueel een marktverkenning een inschatting gemaakt van de kosten die de realisatie van de opdracht met zich mee zal brengen. Op basis van de kostenraming wordt het budget beschikbaar gesteld. De hoogte van de raming bepaalt hoe de aanbesteding plaats moet vinden. Daarnaast geeft de kostenraming inzicht in de financiële middelen die nodig zijn om het project te realiseren. Later in het aanbestedingsproces biedt de kostenraming referentiemateriaal bij de beoordeling van (prijs)aanbiedingen. De kostenraming wordt altijd in het aanbestedings-dossier opgenomen. 4. Selecteren 4.a. Planmatig onderhoud - Vanaf een geraamd inkoopbedrag vanaf ,00 (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd; - Vanaf een geraamd inkoopbedrag van ,00 (excl. BTW) worden opdrachten meervoudig onderhands aanbesteed, waarbij tenminste drie en ten hoogste vijf partijen worden uitgenodigd om een voorstel te doen; - Inkopen met een geraamd bedrag onder ,00 (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund, zonder afbreuk te doen aan de basisprincipes van marktconformiteit en integriteit. Bij een voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten en eventuele ervaringen van andere partijen met bepaalde leveranciers. Bij het opstellen van deze leverancierslijst gelden tenminste de volgende criteria: - Leveranciers zijn van onbesproken gedrag en er zijn geen twijfels t.a.v. de integriteit; - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier; - Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij de woningstichting in voorgaande jaren; - Bij geconstateerde overtreding van de arbo-normen bij een opdracht bij de woningstichting of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten. 4.b. Nieuwbouw Bij nieuwbouwprojecten besluit de directeur-bestuurder welke partijen worden uitgenodigd. Voor de uit te nodigen partijen zijn de volgende criteria van toepassing: - Partijen onderschrijven de integriteitscode van de woningstichting; - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de partijen. Voorafgaand aan de uitnodiging wordt een extern kredietwaardigheidsrapport opgevraagd;

4 - Het kwaliteitsniveau dat door de partijen geleverd kan worden is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit projecten bij de woningstichting in voorgaande jaren; - Bij geconstateerde overtreding van de Arbowet of andere wettelijke normen bij een opdracht bij de woningstichting of anderen wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten. 4.c. Overige inkopen en contracten In beginsel worden voor alle overige inkopen vanaf een geraamd inkoopbedrag van 5.000,-- (excl. BTW) meerdere leveranciers benaderd. Bij inkoop van meerjarige contracten wordt uitgegaan van het totale geraamde bedrag van de opdracht op basis van de voorgenomen contractduur. - Vanaf een geraamd inkoopbedrag 5.000,00 (excl. BTW) worden minimaal twee offertes aangevraagd; - Vanaf een geraamd inkoopbedrag van ,-- (excl. BTW) worden tenminste drie en ten hoogste vijf offertes opgevraagd; - Inkopen met een geraamd inkoopbedrag onder 5.000,00 (excl. BTW) worden in beginsel direct uit de hand gegund. Niettemin verplicht De woningstichting zich om deze inkopen marktconform en integer in te kopen. Hiertoe zal voor overige inkopen en contracten boven 5000,-- een externe prijstoets gedaan worden. Bij een inkoopvoorstel of voorstel tot aanbesteding wordt een lijst gevoegd van mogelijke leveranciers. Deze lijst wordt samengesteld op basis van de evaluatie van voorgaande (vergelijkbare) projecten, leveringen en diensten. De directeur-bestuurder besluit welke leveranciers uitgenodigd worden. Bij het opstellen van de leverancierslijst gelden tenminste de volgende criteria: - Er is geen twijfel over de financiële positie c.q. de continuïteit van de leverancier; - Het kwaliteitsniveau is in overeenstemming met onze maatstaven en wordt gestaafd door referenties / referentieprojecten of vanuit leveringen aan de woningstichting in voorgaande jaren; - Er is geen twijfel over de integriteit van de leverancier. 4.d. Preferred suppliers Bij opdrachtverstrekking voor producten en diensten die regelmatig terugkerend of permanent geleverd worden (b.v. onderhoudscontracten, ICT, schoonmaak etc.) geldt een eerste voorkeur voor bedrijven die eerder naar tevredenheid de betreffende producten en diensten hebben geleverd. Waar mogelijk/gewenst wordt een tweede leverancier gecontracteerd die ca. 20% van het volume in opdracht krijgt. 4.e. Lokaal en regionaal inkopen: Woningstichting St. Joseph werkt voor producten/diensten die regelmatig terugkomen bij voorkeur met lokale en regionale leveranciers die zijn gevestigd in een gemeente binnen een bereik van circa 50 kilometer rond de statutaire vestigingsplaats Stramproy. Enerzijds omdat de woningstichting een zekere plaats inneemt in de lokale en regionale economie en deze economie wil steunen. Anderzijds omdat lokale en regionale bedrijven eveneens zijn verankerd in de gemeenschap waardoor zij beter als visitekaartje van de woningstichting kunnen fungeren.

5 Van dit uitgangspunt kan worden afgeweken wanneer bepaalde expertise niet of onvoldoende aanwezig is, er sprake is van een bijzondere, unieke of specifieke dienst of product of wanneer regionale bedrijven niet de gewenste prijs of kwaliteit bieden. 4.f. Maatschappelijk ondernemen Bij selectie van leveranciers en de uiteindelijke opdrachtverstrekking speelt het maatschappelijk ondernemerschap van de leveranciers een belangrijke rol. De woningstichting werkt bij voorkeur met bedrijven die blijk geven van maatschappelijk ondernemerschap. 5. Communicatie De woningstichting verplicht zich om zorgvuldig te communiceren met haar leveranciers. Indien een leverancier wordt uitgenodigd om een offerte te maken, krijgt hij eveneens een gemotiveerd bericht als de opdracht wordt gegund aan een andere partij. 6. Clustering opdrachten: De woningstichting behoudt zich het recht voor om bepaalde werkzaamheden/opdrachten te clusteren. Deze clusters zullen in de vorm van een raamovereenkomst worden aangeboden. Deze raamcontracten worden eveneens in beginsel meervoudig onderhands aanbesteed. 7. Offerte en selectiecriteria Selectiecriteria kunnen bestaan uit de uitsluitingsgronden en criteria met betrekking tot beroepsbekwaamheid, integriteit, maatschappelijk ondernemerschap financiële, economische en technische geschiktheid. De gehanteerde criteria worden altijd genoemd in de offerte aanvraag. De in de offerte aanvraag vermelde criteria worden gebruikt bij de beoordeling van de binnen gekomen offertes. Het is niet toegelaten dat de woningstichting achteraf een criterium toevoegt. 8. Uitsluitingsgronden Woningstichting St. Joseph kan een ondernemer te allen tijde uitsluiten als zich één van de genoemde situaties voordoet: - De ondernemer heeft een negatieve kredietbeoordeling of verkeert in staat van faillissement; - Voor de ondernemer is surseance van betaling, faillissement aangevraagd of de ondernemer of verkeert in liquidatie; - Jegens de ondernemer is een gerechtelijke uitspraak gedaan m.b.t. gedrags- of beroepsregels; - Door de ondernemer is een ernstige fout begaan, die door de woningstichting aannemelijk kan worden gemaakt; - Er zijn gegronde twijfels ten aanzien van de integriteit van de ondernemer/onderneming; - De ondernemer heeft niet voldaan aan zijn verplichting tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen;

6 - De ondernemer heeft niet voldaan aan zijn verplichting tot belastingbetaling; - De ondernemer heeft zich schuldig gemaakt aan valse verklaringen e.d; - De ondernemer heeft bij herhaling de Arbowet of andere wettelijke normen overtreden; 9. Financiële en economische geschiktheid - Er moet sprake zijn van voldoende geschiktheid om de opdracht zonder risico s voor de woningstichting uit te kunnen voeren. De algemene financiële toestand (solvabiliteit, liquiditeit en rentabiliteit) en omzetgegevens kunnen daarbij van belang zijn. de woningstichting kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te overleggen en/of een eigen verklaring af te geven. - Op de financiële en economische geschiktheid wordt altijd een toets gedaan. Een rapport van een kredietbeoordelaar wordt telkens opgevraagd bij opdrachten vanaf ,--. - Bij opdrachten vanaf ,-- waarbij vooruitbetaling wordt gevraagd, vraagt de woningstichting zekerheden in de vorm van een bankgarantie of eigendomsverklaring 10. Technische geschiktheid Net als bij de financiële en economische geschiktheid dienen de criteria met betrekking tot de technische geschiktheid objectief te worden vastgesteld en in verhouding te staan met de aard en omvang van de opdracht. De gegadigde kan worden gevraagd naar ervaringsgegevens met betrekking tot vergelijkbare opdrachten. Veelal worden daarbij een aantal referenties gevraagd van projecten die door de opdrachtgever zijn goedgekeurd. De woningstichting kan een inschrijver verzoeken om in dit kader bewijsstukken te over te leggen en/of een eigen verklaring af te geven. 11. Gunningscriteria Woningstichting St. Joseph hanteert ofwel het gunningscriterium van de laagste prijs ofwel van de economisch voordeligste aanbieding. In de offerteaanvraag wordt vermeld welk criterium van toepassing is. Bij het gunningscriterium van de economisch voordeligste aanbieding kunnen verschillende criteria een rol spelen, zoals bijvoorbeeld dienstverlening aan de klanten van de woningstichting, kwaliteit, planning, technische waarde, onderhoudskosten, total cost of ownership en de prijs. 12. Contracteren Op basis van de inschrijving en de vastgestelde selectie- en gunningscriteria wordt tot gunning overgegaan. Het is daarbij van belang (tenzij sprake is van gunning uit de hand) aan de gegunde partij aan te geven dat er een opschortende voorwaarde is van 15 dagen in verband met de bezwaartermijn voor niet gegunde inschrijvers.

7 Niet-gegunde inschrijvers krijgen gemotiveerd bericht met de mogelijkheid eventueel binnen 15 dagen bezwaar aan te tekenen tegen de negatieve beslissing. Dit onder sanctie van verval van ieder recht. Een en ander dient reeds in de uitnodiging tot het doen van offerte te worden opgenomen. Als de opschortende voorwaarde is komen te vervallen, kan de overeenkomst definitief tot stand komen. De woningstichting behoudt zich te allen tijde het recht voor om een opdracht niet te gunnen. Ook behoudt de woningstichting zich het recht voor om met de laagste respectievelijk de economische voordeligste aanbieder in onderhandeling te treden, indien de laagste respectievelijk economisch voordeligste aanbieding hoger is dan de kostenraming van de woningstichting en/of het beschikbare budget. De woningstichting hanteert als uitgangspunt dat alle (leverings)afspraken en overeenkomsten met leveranciers schriftelijk worden vastgelegd. 13. Bijzondere situaties Woningstichting St. Joseph behoudt zich het recht voor om af te wijken van haar inkoopbeleid in de volgende situaties: - Er is sprake van een spoedeisende of anderszins dringende situatie; - De woningstichting kiest er voor een werk in bouwteamverband of op basis van co-makership te ontwikkelen en/of realiseren. - Marktpartijen hebben een grondpositie die een beroep op het aanbestedingsbeleid uitsluit; - Er is sprake van belangrijke wijzigingen in regelgeving, richtlijnen van de overheid e.d. De woningstichting selecteert de partij(en) die zal/zullen deelnemen in een bouwteamverband of comakership in principe zonder daartoe een onderhandse meervoudige aanbesteding te houden. De woningstichting behoudt zich het recht voor om met de externe partij(en) die deelnemen een bouwteamverband of co-makership een intentieovereenkomst te sluiten voor de realisatie van het betreffende project. Indien gekozen wordt voor bouwteam of co-makership dient dit te allen tijde schriftelijk onderbouwd te worden. Inzichtelijk moet zijn op welke gronden is gekozen voor een afwijkende vorm van aanbesteden. De directeur-bestuurder neemt hierover het uiteindelijke besluit. Bij de uiteindelijke prijsstelling wordt te allen tijde een extern kostendeskundige ingeschakeld. Indien de aanbieding meer dan +5% afwijkt van het advies van de kostendeskundige wordt de aanbieding als zijnde niet-marktconform afgewezen. Het percentage van 5% wordt vastgelegd in de intentieovereenkomst.

8 13.1. Bouwteam: Onder bouwteam verstaat de woningstichting de situatie dat vanaf de ontwerpfase een aannemer en/of constructeur bij het project worden betrokken Co-makership: Onder co-makership verstaat de woningstichting de situatie dat in de ontwerpfase meerdere (externe) partijen (aannemers, constructeurs, etc.) bij het project worden betrokken, zonder dat er sprake is van hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende partijen Europese aanbesteding Indien de woningstichting op basis van bijvoorbeeld PPS een project ontwikkelt en/of realiseert, of wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een project dat met subsidie van een hogere overheid gerealiseerd zal worden, blijft haar inkoopbeleid in principe buiten beschouwing. In dat geval zal immers in de regel het Europese aanbestedingsrecht of het inkoopbeleid van de overheidsinstelling in beginsel moeten worden gevolgd. 14. Evaluatiecyclus Beoordeling van aannemers en andere leveranciers gebeurt op basis van afgeronde en geëvalueerde projecten of jaarlijks op basis van de afgesproken en geleverde prestaties. De evaluatie vindt, volgens een vast format, plaats door de projectleider / verantwoordelijke medewerker van de woningstichting en omvat in ieder geval de volgende onderdelen: - Kwaliteit van offertes; - Actualiteit van het contract (specifiek bij overige leveranciers); - Kwaliteit van het werk en de producten; - Nazorg; - Nakomen van afspraken; - Nakomen van planning; - Communicatie met de woningstichting; - Communicatie met bewoners / klantvriendelijkheid; - Pro activiteit bij het oplossen van problemen - Facturering; - Maatschappelijk ondernemen; - Integriteit; - Naleving van wet- en regelgeving. Met leveranciers die onder de maat scoren vinden gesprekken plaats en worden verbeterafspraken gemaakt. Leveranciers krijgen in principe een tweede kans om in te schrijven op nieuw werk en zich te verbeteren. De gemaakte verbeterafspraken worden met de leverancier na afloop geëvalueerd. Bij uitblijven van verbetering wordt afscheid genomen van een leverancier. Dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd.

9 Bij tussentijds geconstateerde overtreding van de arbo-normen en werktijdenregelingen bij een opdracht bij de woningstichting wordt de leverancier ter verantwoording geroepen en volgt eventueel uitsluiting van opdrachten en in ernstige gevallen opschorting of beëindiging van lopende contracten. Vastgesteld op 25 juni 2014 P.J.J. Sebregts, directeur-bestuurder Woningstichting St. Joseph St. Willibrodusstraat 2a 6039 CA Stramproy