Regeling Groslijst systematiek gemeente Zuidplas

Transcriptie

1 Regeling Groslijst systematiek gemeente Zuidplas DMS nr. Z ; Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 27 september 2016 Gemeente Zuidplas Raadhuisplein KM Nieuwerkerk aan den IJssel Postbus PA Nieuwerkerk aan den IJssel gemeente@zuidplas.nl Internet Telefoon (0180) Fax (0180) Pagina 1 van 6

2 Inhoud 1 Algemeen Inleiding Wettelijke kader 3 2 Regeling groslijst Algemeen Groslijst Toetreding tot de groslijst en wachtlijst Voldoen aan selectiecriteria Verdeling opdrachten Evaluatie inschrijvingen Verwijdering van de groslijst 6 Pagina 2 van 6

3 1 Algemeen 1.1 Inleiding De gemeente Zuidplas wil het lokaal ondernemerschap stimuleren. Deze doelstelling is in het Beleid Inkoop en Aanbesteding van de gemeente Zuidplas opgenomen. Als onderdeel van dit beleid werkt de gemeente Zuidplas met een zogenoemde groslijst. Deze regeling geeft nadere richting aan de opdrachten met de groslijst. Wat is een groslijst? Een groslijst is een lijst van lokale ondernemers die geïnteresseerd zijn in levering van producten, diensten en werken aan de gemeente Zuidplas. Doordat de gemeente vooraf is geïnformeerd over de belangstelling van deze ondernemers zal de aanbesteding eenvoudiger verlopen. Aan de hand van het inkoopbeleid kan de gemeente Zuidplas voorkeur geven aan lokale ondernemers welke vermeld staan op de groslijst. Waarop is een groslijst van toepassing Een groslijst is van toepassing op alle enkelvoudige en meervoudige onderhandse inkopen en aanbestedingen. Deze opdrachten blijven dus onder de drempelbedragen voor een Europese aanbesteding. Hoe komt een ondernemer op de groslijst? Om op de groslijst te komen heeft de gemeente Zuidplas een aantal gegevens van de ondernemers nodig. Via een link naar het inschrijfformulier op de webpagina van de gemeente kunnen ondernemers de benodigde gegevens naar de gemeente sturen. Wie staan erop de groslijst? Vermeldingen op de groslijst zijn niet openbaar. Uitgangspunt voor het niet openbaar maken van de groslijst is het bevorderen van eerlijke en gezonde concurrentie tussen ondernemers. Inmiddels zijn er circa 60 ondernemers op de groslijst opgenomen. De groslijst omvat de basisgegevens van een ondernemer en hun specialisme. 1.2 Wettelijke kader Artikel 1.4 lid b van de Aanbestedingswet geeft aan: Een aanbestedende dienst [ ] bepaalt op basis van objectieve criteria [ ] de keuze voor de ondernemer of ondernemers die worden toegelaten tot de aanbestedingsprocedure. In de toelichting op de wet wordt aangegeven dat Ook kunnen de aanbestedende diensten [ ] gebruik maken van systemen waarbij een lijst van potentieel gekwalificeerde ondernemers wordt opgesteld. De aanbestedende dienst [ ] kan dan naderhand, bij de plaatsing van individuele opdrachten, uit een lijst gekwalificeerde ondernemers op een nietdisciminerende wijze ondernemers selecteren die worden uitgenodigd een offerte in te dienen (bv. door toepassing van een rouleersysteem). Pagina 3 van 6

4 2 Regeling groslijst 2.1 Algemeen De groslijst omvat basisgegevens van een ondernemer. Op de groslijst vermelde bedrijven zullen gelabeld worden met hun specialisme. Op een groslijst staat een maximum aantal bedrijven. Het maximum aantal bedrijven kan verschillen per categorie in relatie met het aantal opdrachten per jaar. Om op de groslijst toegelaten te worden moeten de bedrijven voldoen aan de selectiecriteria, zoals vermeld onder paragraaf Groslijst De procedure bestaat uit vier delen, te weten: 1. Toetreding tot de groslijst en wachtlijst; 2. Verdeling opdrachten, uitnodigingen, beoordeling offertes en gunning; 3. Beoordeling inschrijver na afloop opdracht; 4. Verwijdering van de groslijst. 2.3 Toetreding tot de groslijst en wachtlijst Initiële vulling De eerste vulling van de groslijst wordt gevormd door de bedrijven welke zich hebben aangemeld. Indien er sprake is van een overschrijding van het maximum aantal plaatsen in een categorie op de groslijst zal middels loting onder de bedrijven welke zich hebben aangemeld. De overige bedrijven uit deze loting zullen in de volgorde van loting op de wachtlijst worden geplaatst. De rest van de wachtlijst wordt in volgorde van loting gevuld door de overige bedrijven welke zich binnen de inschrijfperiode hebben aangemeld. Aanvullende vulling Na het voor de eerste keer vaststellen van de groslijsten en wachtlijsten kunnen belangstellende bedrijven zich blijven aanmelden en zullen in volgorde van aanmelding onder aan de wachtlijst worden geplaatst. Indien een bedrijf, dat nog niet op de groslijst staat, bij een openbare aanbesteding als winnaar uit deze aanbestedingsprocedure is gekomen en de opdracht naar tevredenheid (paragraaf 2.6 cijfer zeven of hoger) heeft uitgevoerd, wordt deze bovenaan de wachtlijst geplaatst. Verwijdering van de groslijst vindt onmiddellijk plaats wanneer wordt geconstateerd dat een van de onder 2.7 genoemde redenen tot verwijdering van de groslijst van toepassing is. 2.4 Voldoen aan selectiecriteria Alle bedrijven op de gros- en wachtlijst moeten aan de volgende selectiecriteria voldoen, (toetsing of aan de selectiecriteria wordt voldaan vindt alleen plaats voor de bedrijven die op de groslijst worden geplaatst, voor bedrijven op de wachtlijst volstaat het voldoen Pagina 4 van 6

5 aan de ervaringseis en een ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument (voorheen: eigen verklaring) dat men aan de overige selectiecriteria voldoet): - Ervaringseis: Voldoende kennis & ervaring van de aard en omvang van de opdracht waarvoor de opdrachtnemer op de groslijst wil komen. De opdrachtnemer toont dit aan door middel van een referenties van uitgevoerde opdrachten, over de laatste 3 jaren. Deze zijn gerangschikt naar de gevraagde aard en omvang van de opdracht. - Kwaliteitseis: Een voor de branche relevant kwaliteits- of keurmerk of gelijkwaardig, dat betrekking heeft op de aard van de opdracht. Aan te tonen door het bedrijf. - Veiligheids, gezondheid en milieueis, indien relevant voor de opdracht: VCA** gecertificeerd. - Rechtmatigheideis: Ingevulde en getekende Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA). Deze verklaring is 2 jaar geldig en is aan te vragen bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. De verplichte en facultatieve uitsluitinggronden (Aanbestedingswet art en 2.87) zijn van toepassing. - Uniform Europees Aanbestedingsdocument UEA- (voorheen: eigen verklaring): De formele bewijsstukken die genoemd worden in de UEA worden overlegd na schriftelijk verzoek van de aanbestedende dienst, binnen de in dat verzoek gestelde termijn. Dit zal gevraagd worden op het moment een bedrijf een aanbesteding wint. 2.5 Verdeling opdrachten Verdeling Een bedrijf moet in principe op de groslijst staan om een uitnodiging te krijgen om een offerte in te dienen voor enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen. Dit is echter géén garantie om daadwerkelijk uitgenodigd te worden bij een enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbesteding. De volgende voorwaarden zijn van toepassing op de verdeling van de opdrachten: - Alle uit te nodigen bedrijven voor een aanbesteding moeten worden voorgelegd aan de projectleider. De motivatie voor de keuze van de bedrijven dient te worden vastgelegd; - Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt, indien mogelijk, een opdrachtnemer van de betreffende groslijst uitgenodigd een inschrijving te doen. - Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt, indien mogelijk, iedere tweede uit te nodigen opdrachtnemer van de betreffende groslijst uitgenodigd een inschrijving te doen. - De uitnodigingen worden zoveel mogelijk volgens een roulatiesysteem bepaald. Hierbij wordt wel rekening gehouden met de geschatte werkomvang en specialiteit in relatie met de opgegeven referentieprojecten. - De laagste inschrijver van een meervoudige onderhandse aanbesteding ontvangt ook een uitnodiging (als "beloning") om in te schrijven bij een volgende aanbesteding in dezelfde categorie, indien het eindcijfer van de boordeling het cijfer acht of hoger is. - Een bedrijf heeft de mogelijkheid om één keer per kalenderjaar gemotiveerd niet in te schrijven, zonder dat dit gevolgen heeft voor het in aanmerking komen voor een vervolguitnodiging. Dit dient binnen één week aan de aanbestedende dienst kenbaar te worden gemaakt, zodat eventueel nog een ander bedrijf kan worden uitgenodigd. Roulatiesysteem Het is aan de projectleider om een keuze te maken vanuit de groslijst waarbij projectomvang en vereiste specialisatie onderdeel zal uitmaken van deze keuze. Deze keuze wordt voorgelegd aan de projectleider. Het is aan de projectleider om te bewaken dat er geen ondernemers zijn, die onevenredig veel meer uitnodigingen krijgen dan andere bedrijven uit dezelfde categorie. Wel kunnen bedrijven Pagina 5 van 6

6 waarvoor reeds positieve beoordelingen zijn opgemaakt vaker worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte. Hiermee worden positieve beoordelingen beloond met een hogere frequentie van uitnodiging maar wordt ook gegarandeerd dat uiteindelijk iedereen een keer aan de beurt komt. Beoordeling offertes en gunning De wijze van beoordeling van de offerte en de wijze van gunning van opdrachten wordt per offerte bepaald in de uitvraag of het contractdocument. Registratie De projectleider zorgt voor de nodige motivering en documentatie. 2.6 Evaluatie inschrijvingen Alle opdrachten worden geëvalueerd. Deze evaluatie gebeurt op een objectieve, transparante en niet discriminerende manier. De uitgevoerde opdracht wordt beoordeeld op basis van een aantal criteria die in het formulier Beoordeling opdrachtnemer zijn opgenomen. Op dit formulier wordt voor een aantal aandachtsgebieden een inhoudelijke beoordeling gegeven. Dit resulteert in een voldoende of onvoldoende als eindoordeel. Een onvoldoende (cijfer < 6) als eindoordeel zal met onderliggende stukken (dossier) worden onderbouwd. De beoordeling wordt door de projectleider van het project besproken met de betreffende opdrachtnemer. De opdrachtnemer mag commentaar leveren op de beoordeling. Dit commentaar zal schriftelijk worden vastgelegd. De beoordeling wordt opgenomen in het aanbestedingsdossier. 2.7 Verwijdering van de groslijst Opdrachtnemers worden van de groslijst verwijderd in het geval: 1. Opdrachtnemer blijk geeft of heeft gegeven niet te goeder trouw te zijn; 2. De facultatieve uitsluitinggronden van toepassing zijn (art van de Aanbestedingswet); 3. Opdrachtnemer op het formulier Beoordeling opdrachtnemer bij twee opdrachten in eenzelfde categorie lager dan het cijfer zes heeft gescoord. 4. Drie keer de hoogste inschrijving heeft gedaan. Onder hoogste inschrijving wordt ook verstaan een ongeldige inschrijving of de minste inschrijving. Eén notering als hoogste inschrijving vervalt als er bij een volgende aanbesteding een dienst, werk of levering wordt aangenomen. De verwijdering van de groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende opdrachtnemer. Deze opdrachtnemer zal minimaal één jaar niet meer worden uitgenodigd voor een aanbesteding. Wanneer een opdrachtnemer van de groslijst wordt afgevoerd, wordt de vrijkomende plaats op de groslijst ingevuld door de ondernemer die als eerste op de wachtlijst staat. Pagina 6 van 6