Evaluatie systematiek groslijsten

Transcriptie

1 Evaluatie systematiek groslijsten Eenheid Advies & Control team Juridische zaken d.d. 2 juni 2016

2 PAGINA 2 VAN 9 Inleiding Het college heeft bij besluit van 27 augustus 2013 de beleidsregels inkoop en aanbesteding aangepast en de beleidsnotitie systematiek groslijsten vastgesteld. Naar aanleiding van een tussentijdse evaluatie heeft het college bij besluit van 11 februari 2014 de systematiek van de groslijsten aangepast. Deze evaluatie van de groslijstensystematiek heeft betrekking op de toepassing van de systematiek vanaf september 2013 tot en met december In het onderstaande wordt na de beschrijving van de systematiek beschreven op welke wijze de evaluatie heeft plaatsgevonden, wat de bevindingen zijn en welke aanbevelingen worden gedaan. Systematiek groslijsten Wat houd de systematiek van de groslijsten nu in? Bij onderhandse aanbestedingsprocedures moet een keuze worden gemaakt welke partijen worden uitgenodigd om een offerte uit te mogen brengen. Voor deze selectie heeft de gemeente Hoogeveen een systematiek opgesteld. De gemeente Hoogeveen heeft bij wijze van proef voor cultuur- en civieltechnische werken een groslijst opgesteld. De zes bedrijven die op de groslijst staan komen in principe in aanmerking om uitgenodigd te worden voor onderhandse aanbestedingen. Wanneer bedrijven goed presteren blijven ze op de groslijst staan. Bedrijven worden van de groslijst verwijderd als ze: - niet goed presteren; - drie keer bij een onderhandse aanbesteding niet als één van de beste twee inschrijvingen zijn geëindigd; of - niet meer te goeder trouw zijn. De bedrijven op de groslijsten hebben niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden om een offerte uit te brengen. De verdeling van de uitnodigingen wordt afgewisseld volgens de in de beleidsnota beschreven systematiek. Bedrijven die niet op de groslijst staan vermeld kunnen zich aanmelden bij de gemeente Hoogeveen. Wanneer ze voldoen aan de toetredingseisen worden ze geplaatst op de wachtlijst voor cultuur- en civieltechnische werken. Wanneer een bedrijf van de groslijst wordt verwijderd neemt een bedrijf uit de wachtlijst die positie over. Tussentijdse evaluatie Het college heeft bij besluit van 11 februari 2014 naar aanleiding van een tussentijdse evaluatie de systematiek van de groslijsten aangepast. Naar aanleiding van het overleg met een vertegenwoordiging van HOC zijn de kwaliteitseisen (onderdeel van de toetredingseisen) verlicht, is de definitie van regionale bedrijvigheid komen te vervallen en zijn enkele redactionele aanpassingen doorgevoerd.

3 PAGINA 3 VAN 9 Evaluatiewijze Bij het collegebesluit van 27 augustus is aangegeven dat bij de evaluatie in elk geval moet worden ingegaan op de positie van zzp ers en startende ondernemers in verband met mogelijk uitsluiting in de eerste jaren. Daarnaast is vanuit het HOC verzocht om bij de evaluatie mee te nemen wat dit heeft betekend voor de lokale ondernemer en of de systematiek ook verbreed kan worden naar andere categorieën. Verder wordt bij deze evaluatie op basis van opgedane ervaringen ingegaan op de toepassing van de systematiek en de toetreding tot de wachtlijsten. De evaluatie gaat achtereenvolgens in op: - Toepassing systematiek; Hoe vaak toegepast Ervaring toepassing Positie zzp ers en startende ondernemingen - Toetreding tot de wachtlijsten Aanmeldingen wachtlijsten Toetredingseisen Positie zzp ers en startende ondernemingen Het evaluatiedeel wordt afgesloten met overige opmerkingen. Toepassing systematiek Hoe vaak toegepast In september 2013 is gestart met het toepassen van de systematiek. In het onderstaande overzicht is voor de meervoudig onderhandse aanbestedingen weer gegeven hoe vaak de systematiek is toegepast, hoe vaak de opdracht is afgerond en of de opdracht door een lokaal, regionaal of landelijk gevestigd bedrijf is uitgevoerd. Jaar Start Afgerond Lokaal* Regionaal** Landelijk *Binnen de gemeente Hoogeveen ** Binnen een straal van 50 kilometer vanaf Raadhuisplein 1 te Hoogeveen De groslijstsystematiek heeft als doel om op objectieve wijze partijen te selecteren om een offerte uit te brengen voor een opdracht. Aan die doelstelling wordt voldaan. Voor zover bekend zijn geen klachten ingediend over de wijze waarop de systematiek wordt toegepast. Wel is een aantal keren door ondernemers die op de wachtlijst staan geïnformeerd wanneer zij in aanmerking komen om offerte uit te mogen brengen.

4 PAGINA 4 VAN 9 In het onderstaande overzicht is voor de afgeronde meervoudig onderhandse aanbestedingen per categorie per jaar aangegeven hoe vaak de systematiek is toegepast. Categorie Bouw- en woonrijp maken Reconstructiewerken stedelijk gebied (riolering, straatwerk, asfalt, grondwerk) Reconstructiewerken stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) Rioolvervanging of afkoppeling Groot onderhoud elementverhardingen Groot onderhoud asfaltverhardingen Baggerwerken Zoals uit bovenstaande overzicht(en) blijkt is de omvang van de projecten waarbij de systematiek kan worden toegepast beperkt. Dit heeft tot gevolg dat de bedrijven die op de wachtlijst staan niet snel in aanmerking komen om toe te treden tot de groslijst. Daarnaast blijkt dat voor Reconstructiewerk stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) en Baggerwerken er geen opdrachten hebben aangediend. De verwachting is dat ook in de toekomst weinig opdrachten binnen deze categorie voor gaan komen. Aanbeveling 1: Schrap de categorieën Reconstructiewerk stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) en Baggerwerken Voor reconstructiewerken stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) kan voortaan gebruik worden gemaakt van de groslijst voor de categorie Reconstructiewerken stedelijk gebied (riolering, straatwerk, asfalt, grondwerk). Ervaring toepassing Nadat de opdracht is afgerond wordt aan de hand van een beoordelingsformulier nagegaan hoe het bedrijf heeft gepresteerd. Dit beoordelingsformulier wordt ingevuld door de gemeente en daarna voor gezien ondertekend door het bedrijf die de opdracht heeft uitgevoerd. Bij alle opdrachten heeft het uitvoerende bedrijven ruim hoger gescoord dan een 7,5. De bedrijven presteren goed. Er is dan ook geen bedrijf op basis van de beoordeling van de groslijst verwijderd vanwege slecht presteren. Bij één meervoudig onderhandse aanbesteding heeft een op de groslijst staand bedrijf geen offerte uitgebracht. Dit bedrijf heeft ook geen reactie gegeven waarom ze geen offerte hebben uitgebracht. Dit bedrijf is van de groslijst verwijderd. De groslijstsystematiek kent hier nog geen bepaling voor. Aanbeveling 2: Voeg toe dat een bedrijf van de groslijst kan worden verwijderd als deze na uitnodiging geen offerte uitbrengt Bij het toepassen van het beoordelingsformulier is gebleken dat de scoringsmethode voor verbetering vatbaar is. De opdracht wordt aan de hand van 7 onderdelen beoordeeld. Bij een aantal onderdelen is

5 PAGINA 5 VAN 9 het mogelijk te geven vaste cijfer zodanig beperkt dat er een zwart-wit beoordeling ontstaat en er onvoldoende ruimte is voor nuance. Aanbeveling 3: Pas de scoringsmethode van het beoordelingsformulier aan Het toepassen, monitoren en beheren van de groslijstsystematiek is arbeidsintensief. Daarnaast heeft het toepassen van de groslijstsystematiek geen toegevoegde waarde als de opdrachten niet een regelmatig terugkerend patroon hebben. Op dit moment beschikken we nog niet over een tool op basis waarvan we kunnen beoordelen of opdrachten binnen een bepaalde categorie een regelmatig terugkerend patroon hebben. De verwachting is dat de organisatie vanaf juli 2016 beschikt over een dergelijke tool. Als er meer inzicht is in de inkoopstromen kan, onder andere op basis van die informatie, de afweging worden gemaakt of het wenselijk is om de systematiek ook toe te passen op andere categorieën. Aanbeveling 4: Pas de groslijstsystematiek voorlopig nog niet toe op andere categorieën Positie zzp ers en startende ondernemer Voor enkelvoudige onderhandse aanbestedingen is gebleken dat de systematiek is gericht op het selecteren van bedrijven bij meervoudige onderhandse aanbestedingen. De systematiek is minder bruikbaar voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Het beleid dat enkelvoudig te verlenen opdrachten bij voorkeur aan lokale/regionale bedrijven wordt gegeven komt beter tot zijn recht door het niet toepassen van de groslijstensystematiek. Zo kan elk willekeurige bedrijf zich aanmelden voor plaatsing op de wachtlijst, terwijl het beleid er juist op gericht is om deze opdrachten bij voorkeur aan een lokaal/regionaal bedrijf te gunnen. Daarnaast is vanwege het systeem met groslijsten en wachtlijsten het lastig voor een startende ondernemer om in aanmerking te komen voor het mogen uitbrengen van een offerte. Het niet beschikken over een systematiek geeft meer flexibiliteit om een startende ondernemen of een zzp er een offerte uit te kunnen laten brengen voor een opdracht. Aanbeveling 5: Pas de groslijstsystematiek niet toe bij enkelvoudig te verlenen opdrachten De proef heeft betrekking op cultuur- en civieltechnische werken. In het beleid is opgenomen dat bij opdrachten met een waarde tot de opdracht enkelvoudig verleend mag worden. Er is echter uit financiële overwegingen soms de behoefte om toch meerdere offertes op te vragen. Voorgesteld wordt om voor die gevallen het toepassen van de groslijstsystematiek niet verplicht te stellen ten behoeve van de toegankelijkheid van startende ondernemers. Aanbeveling 6: Sluit bij toepassing systematiek groslijsten aan bij in de beleidsregels opgenomen drempelbedragen voor meervoudig onderhandse aanbestedingen

6 PAGINA 6 VAN 9 Toetreding tot de wachtlijsten Aanmeldingen wachtlijsten In het onderstaande overzicht is weergegeven hoeveel aanmeldingen we hebben ontvangen om toe te treden tot de wachtlijst en of er sprake is van een regionaal, lokaal of landelijk gevestigd bedrijf. Jaartal Lokaal Regionaal Landelijk Totaal Uit het overzicht blijkt dat zich ongeveer evenveel regionale als landelijke bedrijven aanmelden. De lokale bedrijven blijven hierbij achter. In het onderstaande overzicht is per categorie van de groslijst aangegeven hoeveel bedrijven zich hebben aangemeld. Eén bedrijf kan zich voor meerdere categorieën aanmelden. Daarnaast is aangegeven hoeveel bedrijven zich hebben aangemeld voor een nog niet bestaande categorie. Categorie Lokaal Regionaal Landelijk Totaal Bouw- en woonrijp maken Reconstructiewerken stedelijk gebied (riolering, straatwerk, asfalt, grondwerk) Reconstructiewerken stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) Rioolvervanging of afkoppeling Groot onderhoud elementverhardingen Groot onderhoud asfaltverhardingen Baggerwerken Overig Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat we voornamelijk aanmeldingen hebben ontvangen van regionale en landelijke bedrijven en in veel mindere mate van lokale bedrijven. Voor de categorieën waarvoor de groslijstsystematiek wordt gehanteerd (Bouw- en woonrijp maken tot en met baggerwerken uit het bovenstaande overzicht) kan ook worden gesteld dat er geen lokale bedrijven zijn die dergelijke opdrachten kunnen realiseren. Volgens de systematiek staan 6 bedrijven op de groslijst. Aan de wachtlijst is geen limiet gesteld. Om te voorkomen dat bedrijven op de wachtlijst komen te staan zonder dat er een reëel zicht is om op de groslijst te komen, wordt voorgesteld om het aantal te maximeren op 6. Aanbeveling 7: Neem maximaal 6 bedrijven op in de wachtlijst

7 PAGINA 7 VAN 9 Toetredingseisen De toetredingseisen zijn bij de tussentijdse evaluatie in februari 2014 verlicht. Dat heeft niet geleid tot een toename van bedrijven die zich nadien hebben aangemeld als toetreder. Het verlichten van de toetredingseisen heeft geen effect gehad op het aantal bedrijven die zich hebben gemeld om toe te treden. Positie zzp ers en startende ondernemingen Bedrijven kunnen zich aanmelden bij de gemeente Hoogeveen. Er worden geen belemmeringen opgeworpen waardoor zij niet in aanmerking kunnen komen voor toetreding tot de groslijst c.q. wachtlijst. Voor startende ondernemers is het lastiger om in aanmerking te komen om een offerte uit te mogen brengen. Bij het onderdeel Toepassing systematiek is een voorstel opgenomen om de positie van de startende ondernemers te versterken. Overige opmerkingen Gezien de specifieke werkzaamheden binnen categorie Groot onderhoud asfaltverhardingen wordt voorgesteld om in paragraaf 3.1 als geschiktheidseis toe te voegen dat het bedrijf beschikt over een eigen asfaltset. Aanbeveling 8: Voeg voor de categorie Groot onderhoud asfaltverhardingen de geschiktheidseis toe dat het bedrijf beschikt over een eigen asfaltset In paragraaf 3.2 van de beschrijving van de groslijstsystematiek is een voorbeeld opgenomen over de uitwerking van de systematiek. Voorgesteld wordt om het voorbeeld te verduidelijken door eerst de casus te beschrijven en daarna te beschrijven wat de uitwerking hiervan is. Aanbeveling 9: Pas de beschrijving van het voorbeeld aan door eerst de casus en daarna de uitwerking ervan te beschrijven In paragraaf 3.2 van de beschrijving van de groslijstsystematiek staat beschreven wat de voordelen zijn voor bedrijven die zich op de groslijst bevinden. Onder 2. wordt aangegeven dat bij openbare aanbestedingen de kwalitatieve selectie van bedrijven die op de groslijst staan kan worden overgeslagen. Dat is te algemeen gesteld en kan geen stand houden in het kader van het gelijkheidsbeginsel. Voorgesteld wordt om deze passage te verwijderen. Aanbeveling 10: Verwijder voordeel 2 uit de beschrijving met voordelen voor bedrijven die zich op de groslijst bevinden In de beschrijving van de groslijstsystematiek staat niet eenduidig wat het gevolg is als een bedrijf van de groslijst wordt verwijderd. In paragraaf 3.2 staat namelijk dat een bedrijf die voor de 3 e keer wordt afgewezen wordt verplaatst naar de wachtlijst, terwijl in paragraaf 3.3 staat dat een bedrijf die van de groslijst wordt verwijderd zich weer kan aanmelden via de wachtlijst. Voorgesteld wordt om in de beschrijving eenduidig op te nemen dat een bedrijf die wordt verwijderd van de groslijst zich weer kan aanmelden via de wachtlijst.

8 PAGINA 8 VAN 9 Aanbeveling 11: Neem eenduidig in de beschrijving van de systematiek op dat een bedrijf die wordt verwijderd van de groslijst zich weer kan aanmelden via de wachtlijst Uit paragraaf 3.3 van de beschrijving van de groslijstsystematiek blijkt niet wat het gevolg is als een bedrijf failliet wordt verklaard. De beschrijving voorziet wel in een bepaling bij overnames. Voorgesteld wordt om in de beschrijving op te nemen dat een bedrijf bij faillissement van de groslijst wordt verwijderd. Aanbeveling 12: Voeg in de beschrijving toe dat een bedrijf bij faillissement van de groslijst wordt verwijderd Paragraaf 4 van de beschrijving van de groslijstsystematiek gaat in op de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoogeveen. Deze passage moet worden geactualiseerd om dat de algemene inkoopvoorwaarden in de tussentijd zijn aangepast. Aanbeveling 13: Actualiseer de alinea met betrekking tot de algemene inkoopvoorwaarden Conclusie Uit de evaluatie blijkt dat de groslijstsystematiek een goede methode is om op objectieve wijze partijen te selecteren om een offerte uit te mogen brengen voor opdrachten. Voor een aantal categorieën dienen zich weinig opdrachten aan. De partijen die de opdracht gegund krijgen presteren goed. De systematiek is minder goed toepasbaar voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen. Er hebben zich hoofdzakelijk regionaal en landelijk gevestigde bedrijven gemeld om te mogen toetreden tot de wachtlijst. De beschrijving van de groslijstsystematiek kan op een aantal onderdelen verbeterd en verduidelijkt worden. Overzicht aanbevelingen 1: Schrap de categorieën Reconstructiewerk stedelijk gebied (asfalt, grondwerk) en Baggerwerken 2: Voeg toe dat een bedrijf van de groslijst kan worden verwijderd als deze na uitnodiging geen offerte uitbrengt 3: Pas de scoringsmethode van het beoordelingsformulier aan 4: Pas de groslijstsystematiek voorlopig nog niet toe op andere categorieën 5: Pas de groslijstsystematiek niet toe bij enkelvoudig te verlenen opdrachten 6: Sluit bij toepassing systematiek groslijsten aan bij in de beleidsregels opgenomen drempelbedragen voor meervoudig onderhandse aanbestedingen 7: Neem maximaal 6 bedrijven op in de wachtlijst. 8: Voeg voor de categorie Groot onderhoud asfaltverhardingen de geschiktheidseis toe dat het bedrijf beschikt over een eigen asfaltset 9: Pas de beschrijving van het voorbeeld aan door eerst de casus en daarna de uitwerking ervan te beschrijven 10: Verwijder voordeel 2 uit de beschrijving met voordelen voor bedrijven die zich op de groslijst bevinden

9 PAGINA 9 VAN 9 11: Neem eenduidig in de beschrijving van de systematiek op dat een bedrijf die wordt verwijderd van de groslijst zich weer kan aanmelden via de wachtlijst 12: Voeg in de beschrijving toe dat een bedrijf bij faillissement van de groslijst wordt verwijderd 13: Actualiseer de alinea met betrekking tot de algemene inkoopvoorwaarden