Deze centrale vraag leidt tot de volgende deelvragen, die in het onderzoek beantwoord zullen worden.

Transcriptie

1 Aan: Gemeenteraad van Druten Druten, 27 juli 2015 Geachte voorzitter en leden van de gemeenteraad, In de eerste rekenkamerbrief van 2015 komt inkoop en aanbesteding aan bod. Dit onderwerp heeft grote relevantie, omdat een substantieel deel van de gemeentebegroting ruim 40%,wordt besteed aan inkoop van goederen en diensten en aanbesteding van werkzaamheden. Bij dit onderzoek zijn, zoals gebruikelijk, doelmatigheid en doeltreffendheid de centrale thema s waar naar gekeken wordt bij de beoordeling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Druten 2013 en de uitvoering van dit beleid. Om naast het toetsen van het beleid aan de criteria, zoals vastgelegd in de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Druten 2013, vastgesteld in het college van burgemeester en wethouders van 10 september 2013, ook een oordeel te hebben over de uitvoering in de dagelijkse praktijk zijn ook een viertal inkoop en aanbestedingstrajecten bekeken. Om tot een gewogen oordeel te kunnen komen bij het onderzoek zijn relevante documenten bestudeerd en gesprekken gevoerd met de bij de thema s betrokken beleidsambtenaren. Op deze wijze is een voldoende representatief beeld van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en haar uitvoering door de gemeente Druten ontstaan. De centrale vraag in dit onderzoek is: Hoe luidt het inkoop- en aanbestedingsbeleid en op welke wijze vindt de uitvoering daarvan plaats vanuit het oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid? Deze centrale vraag leidt tot de volgende deelvragen, die in het onderzoek beantwoord zullen worden. a. Zijn de doelstellingen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid expliciet genoemd? b. Is er een koppeling tussen doelstellingen van inkoop- en aanbestedingsbeleid en beleidsdoelstellingen van de gemeente? c. Voldoet het beleid aan de Europese regelgeving? d. Worden de beleidsdoelstellingen ook gerealiseerd? e. Wordt overeenkomstig het vastgestelde beleid uitvoering gegeven aan inkoop en aanbestedingstrajecten?

2 f. Wordt bij de uitvoering van het beleid ook aansluiting gezocht bij buurgemeenten? g. Zijn de uitgevoerde inkoop- en aanbestedingstrajecten voldoende doelmatig en doeltreffend uitgevoerd? h. Wordt de Raad adequaat geïnformeerd over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Bij het onderzoek zijn drie werkwijzen gehanteerd. Allereerst documentenonderzoek gevolgd door casestudies en op basis van de verkregen inzichten interviews met de bij het onderwerp betrokken medewerkers. Op deze wijze is een sluitend beeld ontstaan van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en haar uitvoering. Naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Druten 2013 zijn de volgende concrete inkoop- en aanbestedingstrajecten bestudeerd; Enkelvoudige aanbestedingen: - gladheidbestrijding Meervoudige aanbestedingen: - arbodienst - asfaltverharding - bouw- en woonrijp maken Druten-zuid De nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Druten In de nota zijn vijf gemeentelijke doelstellingen geformuleerd, waaraan een inkoop of aanbesteding dient te voldoen. De vijf doelstellingen zijn nader toegelicht. De toelichting geeft aan wat men beoogt zonder te komen tot meetbare doelstellingen. In termen als beoogde doelen, redelijke verhouding, effectief en efficiënt wordt inkleuring gegeven aan wat men wil bereiken. De uitkomst van deze formuleringen leidt tot arbitraire resultaten, immers een bruikbare meetlat ontbreekt, zodat niet werkelijk kan worden bepaald of ook daadwerkelijk het beoogde resultaat wordt dan wel is bereikt. Het verdient aanbeveling de beoogde doelen te beschrijven in meetbare normen, zodat achteraf ook daadwerkelijk kan vastgesteld of de beoogde doelen worden gerealiseerd. Naast de veel voorkomende doelstellingen verdient de vermindering van administratieve handelingen een positieve waardering. Ook daar valt op dat wel enkele voorbeelden van verbetering van de administratieve lasten worden genoemd, zonder deze verder echter concreet te maken. Het juridische kader is in lijn met de geldende wetgeving. Bij de uitgangspunten worden duurzaam inkopen, social return en lokale economie en MKB nader uitgewerkt. Hoewel hier een aantal concrete en toetsbare uitgangspunten worden genoemd zijn ook nog veel

3 voornemens in algemene termen benoemd. Bij het stimuleren van de lokale economie blijft onduidelijk wat kleine lokale ondernemers nu exact aan voordeel ondervinden van het geformuleerde beleid. Een concreet uitgangspunt,waarbij een of meerdere lokale ondernemers worden uitgenodigd mee te dingen naar een opdracht draagt in deze bij wijze van voorbeeld, zeker bij aan het stimuleren van de lokale en regionale economie. Bij social return zou een bijdrage aan het realiseren van dit onderwerp kunnen zijn, dat de gemeente in voorkomende gevallen aanbiedt zelf geschikte kandidaten voor te dragen, waaruit het bedrijf kan kiezen, zodat het bedrijf hier niet zelf naar op zoek behoeft te gaan. Tevens zou een plan van aanpak met hoeveel plaatsen een opdrachtnemer kan realiseren bij de aanbieding mee kunnen wegen in de score. Zo zou social return ook een relevante wegingsfactor bij de gunning kunnen worden. De tot nu in de nota geformuleerde beleidsdoelen zijn in overwegende mate van kwalitatieve aard. Meer kwantitatieve beleidsdoelen maakt de verantwoording over het bereiken van de beleidsdoelen eenvoudiger en transparanter. Dit komt de realisatie van de beleidsdoelen vanuit de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid ten goede en maakt het voor de Raad ook eenvoudiger haar controlerende taak uit te voeren. Bovendien kan bij de evaluatie van het gevoerde beleid het eenvoudiger zijn beleidsdoelen in kwalitatieve en kwantitatieve zin bij te stellen vanuit de kaderstellende rol, die aan de raad is toebedeeld. Voor het mandaat bij de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is aansluiting gezocht bij de bij de gemeente geldende mandaat en volmachtregeling. Dit is relevant voor intern gebruik, maar het is wellicht ook te overwegen deze regeling openbaar te maken, zodat contracterende partijen ook weten of de partij waar de contacten over inkoop of aanbesteding mee lopen ook handelingsbevoegd is. Het inkoopproces is helder beschreven en ook de bepaling, welke procedure en drempelbedragen gelden zijn overzichtelijk aangegeven in de nota. Belangrijk is wel, dat de actualisatie van de bedragen ook ergens terug te vinden is. Hier zou de website van de gemeente een rol bij kunnen spelen. In de nota zou hier naar verwezen kunnen worden. Ten aan zien van de vier concrete aanbestedingen kan in algemene zin worden opgemerkt dat de geldende en voorgeschreven procedure, zoals verwoord in de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Druten 2013, wordt gevolgd. Daarbij worden heldere en verdedigbare keuzen gemaakt ten aanzien van de uit te nodigen partijen. Belangrijk aandachtpunt bij het volgen van de procedure is het gunningmoment. Bij niet alle bestudeerde procedures is dezelfde bezwaartermijn tegen de gunning aangehouden. Het verdient aanbeveling hier een termijn voor aan te houden van b.v. 20 dagen dan wel 10 dagen voor de verkorte termijn van bezwaar. Op deze wijze is in alle gevallen helder wanneer een inkoop of aanbesteding onherroepelijk wordt, te weten als binnen de eerder genoemde

4 termijn geen bezwaren zijn ingediend. Ook blijkt niet altijd of de duurzaamheid als uitgangspunt in de overeenkomst een plek heeft gekregen. Terwijl het wel expliciet in de beleidsnota als uitgangspunt is geformuleerd. Uit de onderzochte aanbestedingen en inkopen is gebleken, dat het economisch voordeel, kennis van zaken en versterken eigen regio in alle gevallen belangrijke uitgangspunten waren en bij de keuze een bepalende rol hebben vervuld. Maar navraag heeft geleerd, dat het niet in getallen is uit te drukken. Het zou het inzicht in het effect van de geformuleerde uitgangspunten uit de nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Druten 2013 verhogen, als ook in kwantitatieve zin zou zijn aan te geven hoeveel mensen door social return aan werk zijn gekomen en hoeveel bedrijven direct voordeel hebben gehad bij het uitgangspunt bedrijven uit de regio ook nadrukkelijk te laten meedingen. Om verder inkoopvoordeel te bereiken wordt waar mogelijk samenwerking gezocht met buurgemeenten, zoals bij de aanbesteding asfaltverharding met de gemeente Wijchen is gebeurd. Op deze wijze worden kosten van voorbereiding, aanbesteding, uitvoering en nazorg gereduceerd hetgeen de doelstelling van kostenbeheersing en reductie ten goed komt. Algemene conclusie: In algemene zin kan worden geconcludeerd, dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de uitvoering daarvan voldoet aan het in de nota inkoop- en aanbesteding gemeente Druten 2013, geformuleerde beleid. Op een enkel onderdeel kan een aanscherping of verduidelijking leiden tot meer transparantie door heldere meetbare criteria en daarmee goed door de Raad controleerbare resultaten vooraf te formuleren en ook daadwerkelijk te registreren. Geconcludeerd kan worden, dat de doelmatigheid en doeltreffendheid in algemene zin van het beleid wordt gerealiseerd. Met de hierna te noemen aanbevelingen kan nog een verdere optimalisatie worden bewerkstelligd. Aanbevelingen: Kom bij de gemeentelijke doelstellingen tot meetbare resultaten ook in kwantitatieve zin. Biedt bij social return en kansrijk maken van deelname van kleinere lokale bedrijven handreikingen aan die het voor hen makkelijker maakt de uitgangspunten te realiseren. Het maakt de kans op succes van deze uitgangspunten ook groter, waarvoor het tenslotte ook allemaal bedoeld is.

5 Stel in bezwaartermijn vast voor alle aanbestedingen van 20 dagen met de optie van een verkorte bezwaartermijn bij specifieke omstandigheden van 10 dagen. Maakt mandaat en volmachtregeling openbaar door deze te plaatsen op de website. Verwijs voor de actuele grenzen vanuit de EU naar de betreffende website en plaats deze informatie ook op de gemeentewebsite. Zo is altijd inzicht voor opdrachtnemers in de actuele financiële grenzen. Maak aan het eind van een inkoop of aanbestedingsprocedure de balans op en bepaal of de doelstellingen van de procedure ook zijn gerealiseerd voor wat betreft doeltreffendheid en doelmatigheid. Bij de jaarrekening kan de Raad inzicht krijgen in het behalen van de beoogde uitgangspunten in kwantitatieve en kwalitatieve zin op basis van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid en kan zo nodig kaders aanscherpen. Registreer het bereikte resultaat bij het uitgangspunt social return en versterking lokale economie. Met deze getallen ontstaat in kwantitatieve zin inzicht in de bereikte resultaten op de geformuleerde uitgangspunten. Stel eenmaal jaarlijks steekproefsgewijs vast of de geformuleerde doelstellingen ook daadwerkelijk worden gerealiseerd en rapporteer het MT en college en Raad hierover, zodat ook feitelijk kan worden vastgesteld dat men op koers ligt en eventueel ook kan bijsturen. Nu blijft het bij goede voornemens, waar geen inzicht over bestaat in hoeverre hier daadwerkelijk in aanbestedingen en inkoop invulling aan wordt gegeven. De verdere digitalisering van de verschillende processen benutten om relevante informatie op eenvoudige wijze te verzamelen. Vertrouwende met de inhoud van deze brief een bijdrage te hebben mogen leveren aan de uitvoering van uw taak als hoogste orgaan in de gemeente met in achtneming van hetgeen over de taak en werkzaamheden in de Verordening Rekenkamer Druten 2012 hierover is vastgelegd door uw Raad. Gaarne ben ik bereid de inhoud van deze brief zo nodig nader toe te lichten. Vriendelijke groet, drs.a.h.schouten Directeur Rekenkamer.

6