Gezamenlijk en professioneel inkopen

Transcriptie

1 Gezamenlijk en professioneel inkopen Inkoopsamenwerking gemeenten in West Brabant & de Hoeksche Waard & Zeeland

2 Stichting Inkoopbureau West Brabant - Stichtingsvorm - Dagelijks bestuur, algemeen bestuur, directeur, plv directeur, (senior)inkoopadviseurs en ondersteunend personeel - Directeur (dagelijkse leiding, financieel en personeelsbeleid, contactpersoon bestuurders) - Plv Directeur: verantwoordelijk voor de technische ontwikkeling - Drie seniorinkoopadviseurs, 21 inkoopadviseurs (per 1/3/15 is verwachting inkoopadviseurs) - Twee assistenten (ieder 50%) - Steeds meer contractmanagement

3 Deelnemers 2002: 2003: 2006: Alphen Chaam Werkendam Kapelle Baarle-Nassau Tholen Reimerswaal Drimmelen Halderberge Etten-Leur Gilze en Rijen 2007: Moerdijk 2004: Strijen Binnenmaas Zundert 2009: s-gravendeel Cromstrijen Noord-Beveland Woensdrecht Oud-Beijerland Goes Geertruidenberg 2005: 2010: Woudrichem Rucphen Sluis (!) Steenbergen RSD Hoeksche Waard Dus nu 24 gemeenten en binnenkort 1 GR erbij

4 Inkoopadviseur - Is gedetacheerd bij gemeente(n) - Is in dienst van de SIW - Werkt nauw samen met de mensen van de gemeente (budgethouders) - De rolverdeling tussen de budgethouder, controller en de inkoopadviseur tijdens het doorlopen van de inkoopfasen - Achtergrond van inkoopadviseurs bij SIW is divers - Komen allen uit bedrijfsleven - Is onafhankelijk

5 Wat doet de inkoopadviseur? Europese-aanbestedingen (volgens de wet) Individuele inkooptrajecten Individuele inkoopadvisering (bv beleid) Helpdeskfunctie Contractmanagement Opstellen inkoopplan, inkoopscan en jaarverslag (evaluatie van de begeleide trajecten) Ook gezamenlijke inkooptrajecten: bv WOZ, ARBO, verzekeringen, wagenpark, welstandsbeleid, kantoor & computer supplies, abonnementenbeheer, reïntegratietrajecten, et cetera

6 Wat doet de inkoopadviseur niet? Het bepalen van het budget Het ondertekenen van de contracten (gemeente is en blijft de opdrachtgever) Het schrijven van het technische gedeelte van het programma van eisen Het zogenaamde bestellen en afroepen

7 Waar dient een gemeente rekening mee te houden? Wet- en regelgeving (Europese regelgeving, nationale aanbestedingswet) Vastgesteld beleid moet worden gevolgd (recht- en doelmatigheid) Procedurele aspecten Inkoop is meer een schriftelijke exercitie geworden Mededinging- en staatssteunaspecten Wet Markt en Overheid

8 Fasen in het inkoopproces Budgethouder Controller Inkoop 1 Identificeren A Behoeftebepaling Uitvoerend Geen Adviserend B Marktconsultatie Uitvoerend Geen UItvoerend C Begroten Uitvoerend Adviserend Adviserend D Budgetaanvraag Uitvoerend Betrokken Geen E Keuze inkoopprocedure Adviserend Toetsen Uitvoerend 2 Specificeren A Opstellen eisen/wensen/ bestek Uitvoerend Geen Adviserend 3 Selecteren A Voorselectie leveranciers Adviserend Geen Uitvoerend B Offertes vragen Adviserend Geen Uitvoerend C Evaluatie offertes Uitvoerend Geen Uitvoerend D Onderhandelen Adviserend Geen Uitvoerend E Selectie leverancier Uitvoerend Geen Uitvoerend 4 Contracteren A Opstellen (raam) contract Adviserend Wordt geïnformeerd Uitvoerend 5 Afroepen A Afroepen binnen het contract Uitvoerend Achteraf toetsen Betrokken 6 Bewaken A Levertijd- en kwaliteitsbewaking Uitvoerend Geen Betrokken 7 Nazorg A Contractbeheer Uitvoerend Geen Adviserend B Contractmanagement Adviserend Geen Uitvoerend C Evaluatie contract Uitvoerend Betrokken Uitvoerend

9 Fase 1: identificeren Behoeftebepaling Marktconsultatie (ook nav aanbestedingswet) Begroten Budgetaanvraag Keuze inkoopprocedure Stap 1: Bepalen inkoopwaarde Stap 2: Bepalen type opdracht Stap 3: Bepalen inkoopprocedure Stap 4: Bepalen contractvorm

10 Stap 3: bepalen inkoopprocedure Werken Leveringen Diensten Enkelvoudig Tot Tot Tot Meervoudig tot tot Europees Drempelbedrag tot Europees Drempelbedrag Nationaal tot Europees Drempelbedrag Europees Vanaf Europees Drempelbedrag Vanaf Europees Drempelbedrag Vanaf Europees Drempelbedrag

11 Stap 4: bepalen contractvorm Bepalen uitgangspunten gemeente: In huis beschikbare kennis & capaciteit Gewenste inspraak op ontwerp Gewenste vorm & materiaalgebruik Gewenste functionaliteiten Beoogde datum ingebruikname Fasering Beschikbaar budget Grondposities Bepalen optimale contractvorm: Traditioneel, Design & Construct, Turn-key of PPS

12 Fase 2: specificeren Niet door de inkoopadviseur: Opstellen bestek Maken raming Wel door de inkoopadviseur: Screenen bestek op mogelijke fouten Maken aanbestedingsleidraad / hoofdstuk procedure Opstellen en plaatsen advertentie Door gemeente & inkoopadviseur samen: Bepalen selectiecriteria Bepalen gunningscriterium Bepalen beoordelingscriteria Bepalen planning

13 Fase 3: selecteren (1) Niet door de inkoopadviseur: Beantwoorden technische vragen voor nota van inlichtingen Technische toetsing inschrijving Beoordeling kwalitatieve aspecten Wel door de inkoopadviseur: Verzenden offerteaanvragen / bestekken Fungeren als aanspreekpunt tijdens aanbesteding Ontvangen vragen voor nota van inlichtingen Beantwoorden procedurele vragen voor nota van inlichtingen Verzenden nota van inlichtingen In ontvangst nemen & openen offertes / inschrijvingen Opstellen & verzenden proces verbaal Procedurele toetsing inschrijving & inschrijver Maken prijsvergelijk

14 Fase 3: selecteren (2) Door gemeente & inkoopadviseur samen: Bepalen kandidatenlijst Indien onvermijdelijk: besluiten tot uitstel aanbestedingsdatum Onderhandelen

15 Fase 4: contracteren Niet door de inkoopadviseur: Gunnen van de opdracht / ondertekenen contract Wel door de inkoopadviseur: Opstellen contract Door gemeente & inkoopadviseur samen: Contractbespreking

16 Fase 5, 6 en 7: afroepen, bewaken & nazorg Niet door de inkoopadviseur: Uitvoering Wel door de inkoopadviseur: Samenstellen aanbestedingsdossier Bemiddelen bij problemen in de uitvoering Door gemeente & inkoopadviseur samen: Evaluatie achteraf