Nota inkoop en aanbesteding Kader- en uitvoeringsnota

Transcriptie

1 Nota inkoop en aanbesteding Kader- en uitvoeringsnota Gemeente Strijen 2014

2 Inhoud Inleiding... 3 KADERNOTA... 4 Doelstelling en doelgroep... 4 Begrippenkader... 4 Externe wet- en regelgeving... 6 Europese regelgeving / Europese aanbestedingsregels... 6 Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012)... 7 Bezwaartermijn (Alcatel-termijn)... 7 Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa)... 7 Wet BIBOB... 8 Gemeentelijke ethische en ideële uitgangspunten... 8 Eisen aan opdrachtnemers... 8 Het bevorderen van de lokale werkgelegenheid... 8 Verzorgen van werkervaring... 9 Social Return... 9 Duurzaamheid... 9 Aanbestedingsvormen Afwegingen bij te maken keuze Laagste prijs tegenover economisch meest voordelige inschrijving Enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag Vaststelling kadernota UITVOERINGSNOTA Deel 1 Inleiding Deel 2 Stappenplan Stap 1: Onderwerp van de aanbesteding Stap 2: Bepaal de te volgen aanbestedingsprocedure Stap 3: Aanbestedingsprocedure Stap 4 Functionele, technische, kwaliteits- en uitvoeringseisen specificeren Stap 5: Contractuele voorwaarden specificeren Stap 6: Selectiecriteria specificeren Stap 7: Gunningscriteria / beoordelingssystematiek specificeren Stap 8: Procedurele voorwaarden aanbestedingsprocedure specificeren Stap 9: Leveranciersselectie Stap 10: Uitvoeren aanbestedingsprocedure Stap 11: Evalueren van de inschrijvingen Stap 12: Besluit voornemen tot gunning en sluiten overeenkomst Stap 13: Bestellen Stap 14: Bewaken Stap 15: Nazorg Pagina 2

3 Inleiding Een nota inkoop en aanbesteding is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke inkopen en aanbestedingen. De overheid hoort zich tot doel te stellen een integer en doelmatig inkoper te zijn. Met integer wordt bedoeld handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Bij doelmatigheid gaat het om het efficiënt inzetten van publieke middelen. Dat betekent dat er een groot belang gehecht wordt aan het inkopen van een goede kwaliteit voor een goede prijs. Een verstandig inkoopbeleid kan tot aanzienlijke besparingen leiden. Daarnaast is het een instrument dat zorgt voor het minimaliseren van risico's met betrekking tot het inkopen en aanbesteden. Niet rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bijvoorbeeld leiden tot een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening of tot heraanbesteding, zodat het gehele aanbestedingstraject opnieuw moet worden uitgevoerd. Het beleid moet zowel intern als extern duidelijkheid geven over het handelen van de gemeente en kan gebruikt worden om zowel vooraf als achteraf verantwoording af te leggen. Voor u ligt de "Nota inkoop en aanbesteding 2014". Deze nota is een actualisering van de tot nu toe in gebruik zijnde versie vastgesteld in Reden voor de actualisering van de bestaande nota is het van kracht worden van de nieuwe Aanbestedingswet 2012 inclusief de richtsnoeren ARW 2012 en Gids Proportionaliteit. De nota is gescheiden in een kadernota en een uitvoeringsnota / handboek inkoop en aanbestedingsprocedures. De kadernota wordt vastgesteld door de gemeenteraad en de uitvoeringsnota wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Hierdoor wordt uitvoering gegeven aan het dualisme. De gemeenteraad stelt de kaders vast waarna het college richting geeft aan de uitvoering van deze kaders. Hiernaast is deze opzet pragmatisch in geval van (geringe) aanpassingen in de uitvoeringsregels. Pagina 3

4 KADERNOTA Doelstelling en doelgroep De gemeente Strijen heeft de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geformuleerd: Bevorderen van de naleving van externe wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt voorkomen; Waarborgen van transparantie en integriteit van inkoop- en aanbestedingsprocedures, zowel intern- als extern gericht; Waarborgen van transparantie van de gevolgde aanbestedingsprocedures achteraf; Stimuleren van economisch aanbesteden. Dit wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt; Verantwoording van de te volgen en gevolgde aanbestedingsprocedure. Met het oog op deze doelstellingen is er in deze nota naar gestreefd heldere uitgangspunten en randvoorwaarden te formuleren, die als basis dienen voor het opstellen van uitvoeringsregels voor aanbestedingen. Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. De gemeente heeft ten opzichte van derden de verplichting zich aan het vastgestelde en gepubliceerde beleid te houden. Deze nota is dan ook na vaststelling door de gemeenteraad als onderdeel van het gemeentelijk (inkoop)beleid voor alle medewerkers bindend. Deze kadernota heeft de status van beleidsregel in de zin van artikel 4:81 e.v. Awb. Dit heeft tot gevolg dat overeenkomstig deze beleidsregel wordt gehandeld, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens omstandigheden onevenredig zouden zijn in verhouding tot met deze beleidsregel te dienen doelen. Begrippenkader In het kader van de beeldvorming bij het onderwerp van deze beleidsnota worden de meest elementaire begrippen op het terrein van inkopen en aanbesteden benoemd en omschreven. Het begrip inkoop wordt in het algemeen gedefinieerd als "alles waar een externe factuur tegenover staat". Ofwel: het voor eigen gebruik inkopen van leveringen, diensten en werken. Inkopen is een procesmatige activiteit die is onder te verdelen in zeven fasen (naar Prof. Dr. A.J. van Weele). Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verweven. Een fase kan niet worden gestart zonder dat de voorgaande fase goed is afgesloten. Hier volgen de 7 fasen: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt. 2. specificeren: hier wordt vastgesteld wat de inkoopbehoefte is en vervolgens vastgelegd in een specificatie, bestek of programma van eisen. 3. selecteren: via offertes of inschrijvingen bij een aanbesteding van potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt de meest geschikte partij geselecteerd. 4. contracteren: hier wordt de uiteindelijke overeenkomst gesloten waarin afspraken worden vastgelegd. 5. bestellen: op basis van de (raam)overeenkomst worden al naar gelang de behoefte de bestellingen geplaatst. 6. bewaken: het bewaken en bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking. Pagina 4

5 7. nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, het afhandelen van meer- / minderwerk, archivering, herziening van contracten, evaluatie leveranciers. De aanbestedingsprocedure is alleen van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten, dat zijn de fasen 1 t/m 4 (inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren). De meeste invloed en derhalve ook de grootste voordelen zijn te behalen met de professionalisering van de eerste vier fasen. De waarde van de operationele activiteiten, de fasen 5 t/m 7 (bestellen, bewaken, nazorg) is aanwezig, maar valt buiten het bestek van deze kadernota. Deze nota inkoop en aanbesteding richt zich voornamelijk op de tactische inkoopactiviteiten. Echter er worden ook enkele regels aangaande de bestelfase aangegeven. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers - na concurrentiestelling - een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen met als doel het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. Figuur 1: de inkoopfunctie Tactische inkoop Operationele inkoop Inkoopbeleid en doelstellingen Inkoopjaarplan en evaluatie Leveranciersprestatiemeting Inventaris eren Fase 1 Specificeren Fase 2 Selecteren Fase 3 Contrac -teren Fase 4 Bestellen Fase 5 Bewaken Fase 6 Nazorg Fase 7 Signaalfunctie Contractregister Signaalfunctie Pagina 5

6 Externe wet- en regelgeving Europese regelgeving / Europese aanbestedingsregels Het kader voor overheidsaanbestedingen, waartoe de gemeentelijke inkopen ook behoren, wordt gevormd door een stelsel van Europese en Nederlandse regelgeving. De gemeente kan te allen tijde worden aangesproken op gegunde opdrachten en is verplicht, ook als aanbestedingen onder Europese drempelbedragen blijven, tot een inzichtelijke, objectieve en efficiënte verstrekking van opdrachten te komen op grond van onder andere de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet. In dit kader zijn voor de gemeente met name van belang: 1. Aanbestedingswet 2012; Hierin zijn regels opgenomen die wij in acht nemen bij aanbestedingen. 2. Gemeentewet; De Gemeentewet geeft het wettelijk kader voor het handelen van de gemeente. In deze wet ligt vast dat de accountantscontrole zich uitstrekt tot een rechtmatigheidscontrole. Beoordeeld wordt of overheidsgelden zijn uitgegeven met inachtneming van (Europese) wet- en regelgeving. 3. Algemene wet bestuursrecht; Hierin zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur opgenomen, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het gelijkheidsbeginsel en het vertrouwensbeginsel. 4. Het Burgerlijk Wetboek; Met name het contractenrecht is van belang. 5. De wet BIBOB; Op grond van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet BIBOB) beschikt de gemeente over een instrument om zich te beschermen tegen het risico dat criminele activiteiten worden gefaciliteerd. Dit geldt ook bij inkoop. Onder bepaalde voorwaarden kunnen wij een inschrijver van gunning uitsluiten. 6. Gids Proportionaliteit; Richtsnoer dat aangeeft hoe invulling moet worden gegeven aan de eis om bij een offerteaanvraag te zorgen dat de gevraagde zaken in redelijke verhouding staan tot de opdracht. 7. ARW2012; Aanbestedingsreglement Werken Hierin staat de verschillende aanbestedingsprocedures beschreven voor het aanbesteden van werken. De Europese richtlijnen voor aanbestedingen zijn opgesteld door de Europese Commissie voor het gebruik door overheden en organisaties in speciale sectoren en de in hun opdracht aanbestedende partijen. Hoewel de term richtlijn suggereert dat er sprake is van vrijblijvendheid is dit geenszins het geval. De richtlijnen zijn direct werkende Europese wetgeving en de gemeente is verplicht deze toe te passen. De richtlijnen hebben tot doel de Europese markt voor overheidsopdrachten te liberaliseren waarbij optimale marktwerking wordt nagestreefd. Daartoe schrijven de richtlijnen expliciet voor hoe aanbestedingsprocessen doorlopen moeten worden. Indien de Europese richtlijnen niet zijn nageleefd, kan een vordering tot schadevergoeding worden ingediend door benadeelde aanbieder(s) op grond van onrechtmatige daad. Dan zal door de aanbieder moeten worden aangetoond dat het niet naleven van de richtlijnen heeft geleid tot schade bij de desbetreffende aanbieder. De hoogte van de geleden schade is daarbij vaak een twistpunt. Indien een benadeelde aanbieder een gerechtelijke procedure (kort geding) start, betekent dit directe stopzetting van de aanbestedingsprocedure en een verbod op het gunnen van de opdracht aan de beoogde winnaar van de aanbesteding. Tevens kan een rechter in het kader van de Aanbestedingswet een maximale bestuurlijke boete opleggen van 15% van de geraamde waarde van de desbetreffende overheidsopdracht. Het voert te ver om alle strafopleggingen toe te lichten, maar het is duidelijk dat het niet volgen van de Europese richtlijnen verregaande gevolgen kan hebben voor de gemeente. Pagina 6

7 Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedingswet 2012 is de Nederlandse implementatie van de Europese richtlijn. De Aanbestedingswet geldt voor de Europese aanbestedingen, maar ook voor de nationaal openbare en de meervoudig onderhandse aanbestedingen. Naast de Aanbestedingswet gelden de Gids Proportionaliteit en de ARW2012 als verplichte richtsnoer. Gids Proportionaliteit De Gids Proportionaliteit is een verplichte richtsnoer waarin staat wat de gemeente aan eisen en wensen mag stellen t.a.v. de leveranciers. Hierbij geldt het principe van comply or explain. De richtlijnen moeten toegepast worden. Indien wordt afgeweken, moet dat worden gemotiveerd in de offerteaanvraag. Aanbestedingsreglement werken 2012 (ARW 2012) Het ARW2012 is een verplichte richtsnoer waarin staat hoe de inkoopprocedure verloopt bij de aanbesteding van een werk. Hierbij geldt het principe van comply or explain. De procedures moeten toegepast worden. Indien wordt afgeweken, moet dat worden gemotiveerd in de offerteaanvraag. Bezwaartermijn (Alcatel-termijn) Om afgewezen inschrijvers het mogelijk te maken tegen de gunningsbeslissing in beroep te gaan moet inschrijvers een redelijke termijn worden gegeven. Deze termijn is vastgesteld op minimaal 20 kalenderdagen. Deze termijn gaat in na de datum waarop de mededeling van de gunningsbeslissing is verzonden aan de betrokken inschrijvers. Het bericht dient per fax of per verstuurd te worden, waardoor de verzenddatum tevens gelijk is aan de ontvangst datum. Daarnaast kan de gunningsbeslissing per post bevestigd worden. De gunning van overeenkomsten naar aanleiding van een openbare of Europese aanbesteding dient plaats te vinden onder de opschortende voorwaarde dat gedurende een termijn van minimaal 20 dagen door belanghebbenden (in andere woorden; de afgewezen partijen) geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen een gunningbesluit. Tegelijk met het meedelen van de gunning onder opschortende voorwaarde aan de winnende aanbieder dienen alle overige aanbieders een afwijzingsbrief te ontvangen. In deze brieven staan de gronden van de gunningbeslissing vermeld, waaronder de kenmerken en voordelen van de winnende inschrijving en de naam van de begunstigde. Door de overeenkomst te gunnen onder opschortende voorwaarde wordt bereikt dat de overeenkomst die tot stand komt door een mededeling aan de winnende aanbieder vooralsnog geen werking heeft en die winnaar, in afwachting van eventuele procedures, nog geen nakoming kan vorderen. Indien een kort geding aanhangig is gemaakt, dient in afwachting van de uitspraak in kort geding de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk opgeschort te worden. Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) De NMa ziet erop toe dat de mededinging niet wordt verhinderd, vervalst of beperkt door overeenkomsten tussen ondernemingen of onderling afgestemde feitelijke gedragingen. Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijvingsbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, kan overleg gevoerd worden met het sector- of bureauhoofd aangaande het contact opname met de NMa. Hierbij wordt alleen de mogelijkheid tot contact besproken. Indien er overgegaan tot een daadwerkelijke melding zal dit plaatsvinden door middel van een door het college van burgemeester en wethouders ondertekende brief. Pagina 7

8 Wet BIBOB De Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB de overheid onbedoeld bepaalde criminele activiteiten faciliteert. De Wet BIBOB biedt aanbestedende diensten de mogelijkheid om het Bureau BIBOB advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding zouden kunnen vormen om: een overheidsopdracht in een bepaalde sector niet te gunnen; een eenmaal gesloten overeenkomst te ontbinden, mits deze mogelijkheid in de overeenkomst is voorzien; geen toestemming te verlenen dat een bepaalde onderaannemer wordt ingeschakeld, mits deze mogelijkheid in het bestek is voorzien. Overigens gelden voor aanbestedingen de uitsluitingsgronden uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze worden niet verruimd door de invoering van de Wet BIBOB. Maar een aanbestedende dienst kan wel gebruik maken van het Bureau BIBOB. Door het aanvragen van een BIBOB-advies krijgt de aanbestedende dienst toegang tot informatie uit gesloten bronnen. Deze informatie kan de dienst gebruiken bij de toepassing van de reeds genoemde uitsluitingsgronden. De Beleidsregels integriteit en uitsluiting bij aanbestedingen in BIBOBsectoren stellen een toets op de integriteit van bedrijven bij aanbestedingen verplicht. Het BIBOB-advies kan met name worden ingewonnen voor zover het opdrachten in de sectoren bouw, ICT en milieu betreft. Gemeentelijke ethische en ideële uitgangspunten Naast de Europese en Nederlandse regelgeving kent de gemeente - binnen de grenzen van deze wetgeving - eigen aanbestedingsregels. Tezamen vormen deze regels het kader waarbinnen wordt aanbesteed. Deze regels worden vastgelegd in deze nota. Dit beleid is naast economische uitgangspunten ook gebaseerd op ethische en ideële uitgangspunten. Deze worden hieronder weergegeven. Eisen aan opdrachtnemers De gemeente Strijen stelt maatschappelijke eisen aan de opdrachtnemers, met name aan hun rol als werkgever. De opdrachtnemer van de gemeente moet zich houden aan de gangbare arbeidsvoorwaarden, geen gebruik maken van (onder andere) kinderarbeid en niet discrimineren. Het kan hiernaast bij enkele soorten opdrachten de voorkeur hebben om opdrachtnemers in te schakelen die zijn aangesloten bij een branchevereniging. Dit zal dan echter worden gespecificeerd in het programma van eisen. Certificering is een vorm van externe kwaliteitsbeoordeling door een onafhankelijke instantie aan de hand van duidelijke normen of eisen. De VCA-certificering is, naast de ISO-certificering, de meest bekende. Het VCA is een checklist op het gebied van arbeidsomstandigheden, veiligheid en milieu. Het VCA-gecertificeerd zijn is in de marktsector (bv. aannemers) het bewijs dat er veilig gewerkt wordt. Per opdracht wordt bepaald welke certificering van toepassing is en wat de toegevoegde waarde voor de gemeente zal zijn. Uitgangspunt is dat deze certificering, of een gelijkwaardig alternatief, als selectiecriteria wordt opgenomen bij de keuze voor de leverancier. Het bevorderen van de lokale werkgelegenheid De gemeente Strijen vindt het belangrijk dat zij in haar inkoop- en aanbestedingsbeleid ook rekening houdt met het bevorderen van de lokale werkgelegenheid. Dit kan echter alleen maar bij onderhandse aanbestedingen en zover het niet in strijd is met de algemene beginselen van transparantie, objectiviteit, discriminatie en proportionaliteit. Pagina 8

9 De gemeente hanteert als doelstelling dat er oog is voor lokaal en regionaal ondernemerschap. Hiermee wordt bedoeld dat daar waar mogelijk, rekening gehouden wordt met lokale/regionale ondernemers, oftewel ondernemers in Strijen en in de regio Hoeksche Waard. Indien er geschikte partijen beschikbaar zijn, zal voor een meervoudig onderhandse aanbesteding minimaal 2 lokale / regionale partijen uitgenodigd worden om offerte uit te brengen. Om hieraan te voldoen wordt met bepaling van de omvang van opdrachten, daar waar mogelijk, rekening gehouden met de bedrijfsgrootte van de lokale en regionale ondernemers. Omdat nondiscriminatie een van de grondbeginselen is van de Europese richtlijn voor inkopen & aanbesteden mag het geen beleid zijn om alleen lokale/regionale ondernemers uit te nodigen. Daar waar mogelijk wordt ook in de offerteaanvraag de wens opgenomen om bij onderaanneming samen te werken met lokale partijen. Verzorgen van werkervaring Bij een gelijke prijs/kwaliteitsverhouding tussen inschrijvers wordt de voorkeur gegeven aan erkende onderwijsinstellingen en bedrijven die offerte uitbrengen in het kader van het werkend leren. Daar waar mogelijk zal dit als een specifiek criterium worden opgenomen in de aanbestedingsprocedure om uitwerking te kunnen geven aan dit uitgangspunt. Social Return De gemeente spant zich in om werkgelegenheid te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Indien passend oefent de gemeente middels inkopen en aanbesteden invloed uit op de bedrijfsvoering van de gecontracteerde ondernemer en zet deze aan tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. De gemeente wil SROI breder (voor meer doelgroepen: WWB, WW, WIA/WAO, Wajong, BBL, BOL en WSW) toepassen dan tot nu toe het geval was. Naast het sociale rendement wordt er ook aandacht geschonken aan het economische rendement, door voldoende rekening te houden met de bedrijfsvoering van de ondernemers. Het doel van de gemeente is het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en jongeren aan het werk te helpen en dit eenduidig regionaal (Hoeksche Waard) op te zetten en uit te voeren. In regionaal verband wordt gewerkt aan een notitie SROI vanuit het Sociaal Domein en deze zal op een later moment aan het huidige beleid toegevoegd kunnen worden. In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen. Deze uitsluitingsgronden zijn: - Als door SROI verdringing zou optreden; - Als door de aard van het werk er geen geschikt aanbod of geen match tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt voorhanden is (zulks ter boordeling van gemeente); - Als toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt. De gemeente stelt zichzelf een inspanningsverplichting om social return-aspecten bij aanbestedingen met een opdrachtwaarde gelijk aan of groter dan het drempelbedrag voor Europees aanbesteden toe te passen. Dit ongeacht of de opdracht betrekking heeft op diensten, leveringen of werken. Ook bij specifieke opdrachten onder de drempelwaarde kan naar aanleiding van een advies van de inkoopregisseur de gemeente social return toepassen. Bij het van kracht worden van de Participatiewet zal bezien worden of het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid op dit onderdeel aangepast of aangevuld moet worden. Duurzaamheid Vanaf 2015 is de doelstelling voor gemeenten dat er 100% duurzaam ingekocht en aanbesteed wordt. Tot die tijd is het streefpercentage 75%. Deze percentages hebben alleen betrekking op de productgroepen die zijn gepubliceerd door het rijk. In de praktijk betekent dit dat goed Pagina 9

10 gekeken moet worden welke producten en diensten zich voor een duurzame aanbesteding lenen. Op de website van Pianoo is hierover nadere informatie te vinden. Gedegen marktconsultatie voor de aanbesteding is noodzakelijk, omdat alleen kennis van de markt en het product er voor kan zorgdragen dat de juiste eisen en wensen in het programma van eisen worden opgenomen. Uitgangspunt voorlopig is; duurzaam inkopen en aanbesteden, tenzij de meerwaarde en de kosten niet in verhouding staan met de niet duurzame mogelijkheden. Bij twijfel ligt de beslissingsbevoegdheid bij het college van burgemeester en wethouder die zowel een duurzame als een niet duurzame variant voorgelegd krijgt. Door de gemeente moet gecontroleerd worden dat de afgesproken duurzaamheidsafspraken ook nagekomen wordt. Duurzaamheidsafspraken moeten contractueel vastgelegd worden. Aanbestedingsvormen Voor de selectie van de leverancier kunnen de volgende vormen worden onderscheiden: gunning uit de hand, een meervoudig onderhandse- of een openbare aanbestedingsprocedure. 1. Enkelvoudige onderhandse aanbesteding: hierbij wordt één offerte opgevraagd. Er is hierbij geen sprake van concurrentie. Wel biedt dit de mogelijkheid tot nader onderhandelen over de voorwaarden; 2. Meervoudige onderhandse aanbesteding: hierbij worden minimaal 3 en maximaal 5 offertes opgevraagd. Er wordt gebruik gemaakt van de marktwerking / concurrentie. Het College van burgemeester en wethouders mag hier gemotiveerd van afwijken.; 3. Nationaal openbaar: hierbij wordt de aanbesteding gepubliceerd op Alle bedrijven uit Nederland kunnen inschrijven op de aanbesteding. 4. Europese aanbesteding: een openbare aanbesteding die in de hele Europese Unie bekend moet worden gemaakt ( en ), wanneer de raming van de contractwaarde boven de Europese drempel uit komt. Ook wanneer de raming nabij deze drempelwaarde ligt kan veiligheidshalve gekozen worden voor een Europese aanbesteding. Indien het verplicht is een Europese aanbesteding te verrichten dan zal dit te allen tijde door het inkoopbureau begeleid worden waarbij de gemeente aangesloten is. Openbare of niet-openbare procedure: een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt. Het verschil tussen openbaar en niet-openbaar ligt in het feit dat bij de openbare procedure iedereen mag inschrijven. Bij de niet-openbare procedure mogen in de selectiefase alle ondernemers verzoeken deel te nemen, maar alleen de na deze selectiefase overgebleven potentiële inschrijvers mogen deelnemen aan de gunningsfase en een inschrijving indienen; Buiten deze 4 procedures zijn er nog andere mogelijkheden zoals bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog, het dynamisch aankoopsysteem, de procedure van gunning door onderhandelen (met of zonder voorafgaande mededeling) en de prijsvraag. Deze procedures zullen bij wijze van hoge uitzondering gebruikt kunnen worden en slechts in enkele situaties toepasbaar zijn. Tevens zijn deze procedures aan voorwaarden gebonden, zoals beschreven in de daarvoor bestemde wetgeving. Deze procedures zijn niet verder toegelicht of uitgewerkt in deze nota. Onafhankelijk van de gekozen aanbestedingsprocedure is het mogelijk om gebruik te maken van raamovereenkomsten. Hierbij worden vaste afspraken gemaakt over de prijs en de kwaliteit. De kwantiteit, dus wat er daadwerkelijk door de gemeente wordt afgenomen, is vooraf niet bekend. De raming van de hoogte van de waarde van de raamovereenkomst is veelal gebaseerd op afnamehoeveelheden uit het verleden in combinatie met verwachtingen voor de toekomst. Het aantal te sluiten raamovereenkomsten is mede afhankelijk van de soort dienstverlening, product of werk. Bij raamovereenkomsten die volgens een Europese aanbesteding tot stand zijn gekomen is er wel de restrictie dat dit met 1, 3 of meer partijen dient te worden afgesloten (een raamcontract met 2 partijen is dan niet toegestaan). Pagina 10

11 Naast de aanbestedingsvorm spelen ook nog andere aspecten een belangrijke rol, zoals contractduur, verlengingsopties en het aanbesteden van een opdracht voor alleen de gemeente Strijen of in gezamenlijkheid met meerdere gemeenten, provincies of het Rijk. Voor uitsluitingsgronden, selectiecriteria en gunningscriteria wordt verwezen naar stap 4 van het stappenplan offerteprocedure / aanbestedingsprocedure in de uitvoeringsnota. Bestuurlijk aanbesteden: Het model van bestuurlijk aanbesteden krijgt steeds meer bekendheid als mogelijkheid om convenanten te sluiten tussen gemeenten en leveranciers van zorg- en welzijnsdiensten. Bestuurlijk aanbesteden gaat er van uit dat er sprake is van wederzijdse afhankelijkheid tussen opdrachtgevende overheid en (zorg-) aanbieders. Beide partijen hebben de ander nodig om de eigen doelstellingen te kunnen realiseren. De kern ligt in onderhandeling over wensen en eisen van gemeentelijk opdrachtgevers en inzichten en mogelijkheden van aanbieders van diensten. Dat gaat gepaard met investeren in relatievorming, het opstellen van raamcontracten met aanbieders en keuzevrijheid voor de afnemers van de diensten. Bestuurlijk aanbesteden kan, vanwege de onderhandelingen, alleen toegepast worden op zogenaamde 2B-diensten. Deze methodiek leent zich daarom bijzonder goed voor inkoop binnen bijvoorbeeld het Wmo-domein. Vanwege het casuïstisch karakter van deze vorm van aanbesteden en de als regel regionale samenwerking op dit terrein valt het bestuurlijk aanbesteden buiten het bestek van deze nota. Afwegingen bij te maken keuze Laagste prijs tegenover economisch meest voordelige inschrijving Deze twee begrippen lijken veel op elkaar, maar het zijn twee verschillende gunningscriteria op basis waarvan een keuze gemaakt kan worden bij een offertetraject. Bij "laagste prijs" als gunningscriterium gaat het alleen om het bedrag aan de onderkant van de streep. Waar mogelijk wordt de Total Cost of Ownership het uitgangspunt voor de bepaling van de laagste prijs. Bij het gunningscriterium "economisch meest voordelige inschrijving" (EMVI) wordt er een afweging gemaakt van de prijs-kwaliteitverhouding. Naast de prijs, richt de beoordeling zich ook op kwaliteitsaspecten zoals de leveringstermijn, gebruikskosten, kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, klantenservice, garantie, technische bijstand, milieuaspecten. Welk principe door de gemeente wordt gehanteerd is afhankelijk van de levering, dienst of werk dat aanbesteed wordt. Indien het om een eenvoudige vergelijking gaat waarbij overige kwalitatieve aspecten geen rol spelen dan kan als criterium "de laagste prijs" gehanteerd worden. Het is van belang dat van tevoren hierover duidelijkheid bestaat voor de leveranciers. In de aanbestedingsdocumenten moet de keuze voor laagste prijs worden gemotiveerd. Indien volgens het uitvoeringsnota het aanvragen van één offerte volstaat en er worden alsnog meerdere offertes opgevraagd, is het gunningscriterium laagste prijs van toepassing. Enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag Het aantal uit te nodigen bedrijven voor opdrachten onder de Europese drempel zijn minimum eisen. Het is dan ook toegestaan om meerdere offerten op te vragen (maximaal 5) indien de Pagina 11

12 uitvoeringsnota er slechts één vereist. Het voordeel van slechts één offerte is de korte doorlooptijd. Hiernaast kan er bij één offerte ook verder onderhandeld worden over de voorwaarden (prijs en leveringscondities). Het nadeel is het gebrek aan concurrentie en een vergroot risico op fraude. Een meervoudige uitnodiging heeft als voordeel dat de genodigden moeten concurreren met elkaar. Hierdoor staat de prijs onder druk. Het frauderisico is kleiner, echter de procedure zal langer duren. Hardheidsclausule Uitgangspunt bij alle inkopen is dat dit inkoop- en aanbestedingsbeleid dient te worden gehanteerd. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij het noodzakelijk is om van de voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken. Het gaat daarbij om de regels uit de uitvoeringsnota. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: bij specialistische producten; indien er met de leverancier een strategische relatie opgebouwd dient te worden; bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen; bij een complex uitvoeringsproces; bij bepaalde marktomstandigheden; bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou kunnen meebrengen. Een voorstel voor een andere aanbestedingsvorm dient gemotiveerd voorgelegd te worden aan het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om akkoord te gaan met de afwijking van de gemeentelijke aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in de uitvoeringsnota. Afwijken van de Europese en nationale aanbestedingsregels voortvloeiende uit hiertoe opgestelde wetgeving is niet toegestaan. Vaststelling kadernota Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Strijen, gehouden op 25 februari 2014 De griffier, De voorzitter, M.A. Bourdrez A.J. Moerkerke Pagina 12

13 UITVOERINGSNOTA Inhoudsopgave: UITVOERINGSNOTA Deel 1 Inleiding Deel 2 Stappenplan Stap 1: Onderwerp van de aanbesteding Stap 2: Bepaal de te volgen aanbestedingsprocedure Stap 3: Aanbestedingsprocedure Stap 4 Functionele, technische, kwaliteits- en uitvoeringseisen specificeren Stap 5: Contractuele voorwaarden specificeren Stap 6: Selectiecriteria specificeren Stap 7: Gunningscriteria / beoordelingssystematiek specificeren Stap 8: Procedurele voorwaarden aanbestedingsprocedure specificeren Stap 9: Leveranciersselectie Stap 10: Uitvoeren aanbestedingsprocedure Stap 11: Evalueren van de inschrijvingen Stap 12: Besluit voornemen tot gunning en sluiten overeenkomst Stap 13: Bestellen Stap 14: Bewaken Stap 15: Nazorg Pagina 13

14 Deel 1 Inleiding Doelstelling en doelgroep De gemeenteraad heeft in de kadernota de volgende doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid geformuleerd: Bevorderen van de naleving van externe wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk wordt voorkomen; Waarborgen van transparantie en integriteit van inkoop- en aanbestedingsprocedures, zowel intern- als extern gericht; Waarborgen van transparantie van de gevolgde aanbestedingsprocedures achteraf; Stimuleren van economisch aanbesteden. Dit wil zeggen het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt; Verantwoording van de te volgen en gevolgde aanbestedingsprocedure. Op basis van de gestelde kaders stelt het college van burgemeester en wethouders uitvoeringsregels die door de gehele gemeentelijke organisatie gehanteerd dienen te worden bij de uitvoering van aanbestedingen. Voor de goede orde: de toepassing van deze nota is niet vrijblijvend. De gemeente heeft ten opzichte van derden de verplichting zich aan het vastgestelde en gepubliceerde beleid te houden. Het uiteindelijke doel is immers als gemeente een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die tevens de toets der rechtmatigheid kan doorstaan. Deze nota zal dan ook na vaststelling door het college van burgemeester en wethouders als onderdeel van het gemeentelijk (inkoop)beleid voor alle diensten en medewerkers bindend zijn. Deze nota dient om de medewerkers die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taken op dit gebied. Deze uitvoeringsnota heeft de status van beleidsregel in de zin van artikel 4:81 e.v. Awb. Dit heeft tot gevolg dat overeenkomstig deze beleidsregel wordt gehandeld, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens omstandigheden onevenredig zou zijn in verhouding tot met deze beleidsregel te dienen doelen. Met andere woorden: in bijzondere gevallen, mag (gemotiveerd) van deze nota worden afgeweken. Een dergelijke gemotiveerde afwijking maakt dat deze daarmee weer in overeenstemming is met het beleid. Op het afwijken van het vastgestelde beleid wordt later ingegaan in deze nota. Dossiervorming Een goede dossiervorming heeft meerdere functies. Deze functies zijn niet alleen extern gericht. Bij het vormen van een dossier wordt vaak als eerst gedacht aan controle van buitenaf. De controle op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid. Eventueel zelfs op doelmatigheid en doeltreffendheid. Met buitenaf wordt hier bedoeld zowel de accountantscontrole als de interne controle rechtmatigheid. Echter, goede dossiervorming heeft ook voor de gebruiker zelf voordelen. Niet alleen zorgt het voor eenvoudiger en sneller opzoeken van stukken, het zorgt ook voor continuïteit. Indien een ambtenaar afwezig is en een of meerdere aanbestedingen onder zich heeft, zal zijn vervanger eenvoudig bij de stukken kunnen om de procedure door te zetten. Er zit qua dossiervorming wel een verschil tussen dossiervorming voor intern en extern gebruik. Dit verschil is helemaal duidelijk indien het om een "werk" gaat. Waar de interne gebruiker de meeste tijd zal spenderen aan de technische uitvoering van het werk, zal de externe gebruiker voornamelijk geïnteresseerd zijn in de besluitvorming en financiële gegevens. Met dit in het achterhoofd is er een vaste index ontwikkeld. Deze index heeft voornamelijk een beleidsmatige en financiële inslag. Dit om het voor de externe functie zo transparant mogelijk te maken en het tegelijk voor de interne functie zo ruim mogelijk te houden. De enige eis voor de interne functie betreft dat alle documenten in het dossier aanwezig moeten zijn. Het beleid is om deze index voor alle inkoop- en aanbestedingsdossiers te hanteren. Hiernaast verwijzen wij naar de Archiefwet voor de regels omtrent het archiveren en bewaren van aanbestedingsdossiers. Hierbij moet opgemerkt worden dat de verantwoordelijkheid voor het archiveren van dossiers bij de desbetreffende uitvoerende medewerker ligt en niet bij de medewerkers van het Pagina 14

15 gemeentearchief. Zij bepalen niet wat er aangeleverd dient te worden. Wel kunnen zij erbij adviseren. In "Bijlage 1" bij deze nota is de handreiking toegevoegd. Nacalculatie Nacalculatie is een belangrijk toetsingsinstrument. Niet alleen kan hiermee vastgesteld worden of de budgetramingen realistisch zijn, maar ook kunnen de inschrijvingen van leveranciers achteraf beoordeeld worden op meer- en/of minderwerk. Deze toetsen zijn van belang voor toekomstige budgetramingen, begrotingen, budgetvoorstellen en offerteprocedures. De gemeente Strijen onderscheidt de volgende vormen van nacalculatie: 1. Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de besteksraming Deze vorm van nacalculatie heeft een dubbele werking: de kwaliteit van de besteksraming wordt beoordeeld en er wordt gekeken of de inschrijving realistisch is. De uitkomsten van deze nacalculatie kunnen dan ook aan beide bronnen liggen. Zowel de besteksraming (eenheidsprijzen, etc) kan te laag of te hoog zijn en de inschrijving kan te laag of te hoog zijn. Deze vorm van nacalculatie wordt altijd gedaan als de inschrijvingen proportioneel afwijken van de raming. 2. Nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de werkelijke lasten Deze vorm van nacalculatie geeft inzicht in de kwaliteit van de bestekken, waardoor verbetering mogelijk is en onnodig meer-/minderwerk kan worden voorkomen. Het geeft ook informatie met betrekking tot specifieke werkwijzen en de daarmee samenhangende kosten, zoals bijvoorbeeld versneld werken. Als laatste geeft deze analyse nogmaals inzicht in de inschrijving van de leverancier. Heeft deze ruime stelposten opgenomen, zijn de geraamde tijdsperioden te krap geweest, etc. De gemeente Strijen acht beide vormen van nacalculatie van belang. Nacalculatie is echter arbeidsintensief. Daarom zal per aanbesteding worden bepaald óf en welke nacalculatie wordt uitgevoerd. Indien een dienst, levering of werk aan een van de volgende vereisten voldoet is het verplicht een nacalculatie op te stellen en aan het college van burgemeester en wethouders ter kennisname aan te bieden; voor alle projecten groter dan ,-; voor alle projecten groter dan ,- welke meer- of minderwerk hebben hoger dan 10% van de opdrachtsom. De uitvoerende ambtenaar neemt de nacalculatie vervolgens op in het dossier voordat deze gearchiveerd wordt. Van belang is dat de nacalculaties worden verricht op het aan te besteden onderdeel. Dit betekent dat bij de aanschaf van één voertuig bij één leverancier het totaalbedrag een nacalculatie vereist. Echter indien het een werk betreft met meerdere onderdelen waarvan de opdrachten aan meerdere leveranciers gegeven wordt dient er per aanbesteding nagecalculeerd te worden. Het is niet toegestaan dat meerwerk op één werk gecompenseerd wordt met minderwerk op een ander onderdeel zonder dit toe te lichten. Dit geldt ook in de situaties dat één leverancier meerdere onderdelen verricht. Dan wordt er nagecalculeerd per onderdeel. Pagina 15

16 Deel 2 Stappenplan Onderstaand stappenplan beschrijft aan de hand van het inkoopproces hoe wij een aanbesteding doorlopen, geeft aan welke stappen wij nemen, wat er in ieder geval moet gebeuren en welke overwegingen er zijn. Vrijwel iedere stap bestaat uit een omschrijving gevolgd door een aantal voorschriften, handelingen, aandachtspunten, keuzes of overwegingen. In stap 2 wordt aangegeven bij welke trajecten de inkoopadviseur betrokken wordt, echter is het altijd mogelijk om vragen aan de inkoopadviseur voor te leggen (helpdesk). De budgethouder heeft bij deze stappen het initiatief en de controle op de uitvoering. Pagina 16

17 Stap 1: Onderwerp van de aanbesteding In deze stap wordt het onderwerp van de aanbesteding bepaald door op basis van een functionele behoeftebepaling en marktonderzoek de meest doelmatige oplossing vast te stellen, passend binnen het beschikbare budget. 1.a Bepaling functionele behoefte - Bepaal de functionele behoefte voor het onderwerp van aanbesteding. Met functionele behoefte bedoelen wij de functie die het product, de dienst of het werk dat aanbesteed wordt moet hebben. De functionele behoefte betreft dus nog niet de gewenste oplossing zelf, ofwel het product, de dienst of het werk zelf. Voorbeeld: de functionele behoefte van een fietsbrug is de behoefte dat fietsers van de ene oever naar de andere oever komen (functie). - Streef ernaar de functionele behoefte zo objectief mogelijk te bepalen waardoor er geen willekeur of favoritisme (voortrekking) kan ontstaan. 1.b Bepaling meest doelmatige oplossingsrichting - Voer marktonderzoek uit om mogelijke oplossingsrichtingen voor de functionele behoefte in beeld te krijgen. - Door marktonderzoek op basis van de functionele behoefte uit te voeren, en (nog) niet op basis van een specifieke (technische) eisen voor het product, de dienst of het werk, benut je innovatiekracht uit de markt. De markt krijgt dan de meeste vrijheid om de beste oplossing van het moment aan te bieden. - Beoordeel of het mogelijk is om (delen van) de opdracht binnen de gemeente zelf uit te voeren (Make or buy decision). - Bepaal de meest doelmatige oplossing. 1.c Streven naar raamovereenkomsten - Streef ernaar om regelmatig terugkerende gelijkwaardige opdrachten zoveel mogelijk in de vorm van raamovereenkomsten aan te besteden. 1.d Streven naar inkoopsamenwerking - Bepaal of er door middel van samenwerking met andere partijen (afdelingen / gemeenten) synergie te bereiken is. Let op: Clusteren is, zonder goede argumentatie, niet toegestaan. Indien de opdracht door het clusteren te groot wordt, moet gekeken worden naar de mogelijkheid om de opdracht in percelen te delen. - Het inkoopbureau faciliteert een groot pakket van gezamenlijke aanbestedingen. Raadpleeg de inkoopadviseur of er voor de aard van de opdracht al een gezamenlijke aanbesteding of gezamenlijk contract loopt waaraan wij kunnen deelnemen. - Naast het pakket gezamenlijke aanbestedingen en contracten kan een gemeente ook zelf een suggestie indienen voor een nieuwe gezamenlijke aanbesteding. Het inkoopbureau verzorgt dan een inventarisatie onder alle aangesloten gemeenten of er bij deze andere gemeente ook interesse bestaat voor een gezamenlijke aanbesteding. Suggesties kunt u via de inkoopadviseur kenbaar maken. 1.e Duurzaam inkopen - Stel vast of er voor het onderwerp van aanbesteding duurzaamheidscriteria zijn vastgesteld. Zie hiervoor In de criteriadocumenten zijn de minimumeisen en selectiecriteria zodanig geformuleerd dat ze integraal overgenomen kunnen worden in de specificatie (het programma van eisen of offerteaanvraag) voor de aanbesteding. - Het is mogelijk om uit de criteriadocumenten van AgentschapNL/Pianoo, naast de verplichte minimumeisen en selectiecriteria, ook de wensen en andere aanbevelingen op te nemen in de aanbesteding. In het geval wij kwaliteitscriteria/wensen opnemen in de aanbesteding geldt er per definitie dat wij gunnen op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) en moeten de kwaliteitscriteria/wensen in de gunningsfase en de beoordelingssystematiek verwerkt en opgenomen worden in de specificatie. Pagina 17

18 1.f Sociaal inkopen - Het college streeft ernaar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zoveel mogelijk te betrekken bij de uitvoering van haar inkoopopdrachten. - Ga bij de inkoopadviseur na wat de mogelijkheden zijn om sociale criteria toe te passen. 1.g Marktconforme raming opdrachtwaarde - Bepaal een marktconforme raming voor de oplossingsrichting(en) die in aanmerking komen als onderwerp van aanbesteding. Streef ernaar de raming zoveel mogelijk op Total Cost of Ownership (TCO) te baseren. Bij een TCO-benadering houdt men rekening met alle onderdelen van de opdracht gedurende de gehele looptijd. Dus niet enkel de initiële levering (koffieapparaat) maar ook het onderhoud (jaarlijkse servicebeurt) en verbruiksgoederen (koffie/melk/suiker). - Bij meerjarige (raam)overeenkomsten omvat de opdrachtwaarde de geraamde jaarlijkse waarde vermenigvuldigd met de gehele looptijd inclusief eventuele verlengingsjaren. - Voor (raam)overeenkomsten waarvan de looptijd van onbepaalde duur of niet vooraf is te bepalen is de opdrachtwaarde een maximumwaarde gelijk aan een overeenkomst van 48 maanden (4 jaar). 1.h Vaststelling beschikbare budget - Stel vast op welke budgetten het onderwerp van de aanbesteding betrekking heeft en of er binnen deze budgetten voldoende ruimte is. Houdt hierbij rekening met: o eventuele lopende verplichtingen; o eventuele compensabele btw; o eventueel extra aan te vragen budget; o de optimale vorm van financiering: huur, lease of huurkoop constructie. 1.i Controleer bestaande (raam)contracten - Controleer of er geen lopende verplichtingen zijn (is er bijvoorbeeld al gemeentebreed een raamovereenkomst) en zo ja of de startdatum van het nieuwe contract aansluit op de einddatum van het huidige contract. 1.j Budgethouders-/mandaatregeling - Bepaal aan de hand van de Budgethoudersregeling wie bevoegd is ten aanzien van het budget en wie beslissingbevoegd is ten aanzien van de opdracht. Pagina 18

19 Stap 2: Bepaal de te volgen aanbestedingsprocedure Aan de hand van de marktconforme raming van de opdrachtwaarde bepalen wij welke aanbestedingsprocedure wij hanteren. 2.a Bepaling van de aanbestedingsprocedure - Bepaal of de opdracht een werk, levering of dienst betreft. - Indien de opdracht uit zowel een werk als dienst of levering bestaat dan is het onderdeel met de hoogste geraamde waarde bepalend voor de aard van de opdracht. - Indien het onduidelijk is wat de aard van de opdracht is, raadpleeg dan de inkoopadviseur voor ondersteuning. - Bepaal op basis van de opdrachtwaarde en tabel 1 welke procedure gevolgd moet worden. - Afwijken van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure is alleen mogelijk via een besluit van het college. Tabel 1: keuze aanbestedingsprocedure Soort aanbesteding Leveringen Diensten Werken Enkelvoudige onderhandse aanbesteding < ,- < ,- < ,- Meervoudige onderhandse aanbestedingen ,- < , ,- < , ,- < ,- Nationale procedure ,- < Europese drempel ,- < Europese drempel ,- < Europese drempel Europese aanbesteding Boven EUdrempelbedrag* Boven EUdrempelbedrag* * Bij een Europese aanbesteding is het verplicht het Inkoopbureau in te schakelen Boven EU-drempelbedrag* 2.b Bepaal de betrokkenheid van de inkoopadviseur - In het inkoopplan stellen wij vast of en in welke mate de inkoopadviseur betrokken moet worden bij een inkooptraject. - Leg vroegtijdig contact met de inkoopadviseur. - De inkoopadviseur coördineert in ieder geval de volgende inkoopprocedures: o Europese en openbare aanbestedingen; o o Aanbestedingen waarbij sociale criteria meewegen; Overige inkoop- en aanbestedingstrajecten bij besluit van het managementteam passend binnen de capaciteit van het inkoopjaarplan van de inkoopadviseur. - Ook als de inkoopadviseur niet wordt ingeschakeld voor het coördineren van een inkoopprocedure is het altijd mogelijk om vragen aan de inkoopadviseur voor te leggen (helpdeskfunctie). 2.c 2A en 2B diensten - Bepaal ingeval van Europees aanbesteden van een dienst of het een dienst betreft in de zin van 2A of 2B van de richtlijn. - Voor 2B-diensten geldt een specifiek, beperkt aanbestedingsregime. Raadpleeg hiervoor altijd de inkoopadviseur. Pagina 19

20 2.d Europese aanbestedingsplicht 2B-diensten en opdrachten onder de Europese drempel - Voor de aanbesteding van 2B-diensten en opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels kan er sprake zijn van een Europese aanbestedingsplicht als er buitenlandse partijen interesse zouden kunnen hebben om in te schrijven. Of er interesse zou kunnen zijn is afhankelijk van de aard van de opdracht, omvang van de markt en geografische ligging van de gemeente. Bijvoorbeeld gemeente Baarle-Nassau schaft een vrachtwagen aan bij een Belgische leverancier. - Raadpleeg de inkoopadviseur bij twijfel over een aanbestedingsplicht. 2.e Aanleggen inkoopdossier - Leg het inkoopdossier aan conform bijlage 1 de handreiking aanbestedingsdossier. - Een compleet en volledig inkoopdossier is van belang voor inzicht in de doelmatigheid, doeltreffendheid rechtmatigheid en voor de eigen dossiervorming. - De motivatie voor de gemaakte keuzes moeten in het dossier terug te vinden zijn. Pagina 20

21 Stap 3: Aanbestedingsprocedure Bepaal de aanbestedingsprocedure die je gaat toepassen. Dit doe je door de uitgangspunten van de specificatievorm, het aanbestedingsreglement en het contractuele kader, de toepassing van percelen, varianten en opties te bepalen. 3.a Specificatievorm - Bepaal in welke vorm je de specificatie opstelt. De volgende vormen zijn mogelijk: o functioneel programma van eisen (PVE); Deze vorm kun je toepassen wanneer er een gedetailleerde specificatie nodig is en als het een complexe opdracht betreft welke functioneel beschreven wordt; o Offerteaanvraag; Deze vorm pas je toe wanneer er een algemener productomschrijvend niveau (minder gedetailleerd) in de specificatie nodig is; o RAW- of STABU bestek; Deze vormen worden hoofdzakelijk toegepast bij aanbestedingen van werken in de utiliteitsbouw (STABU) en werken van grond-, wateren wegenbouw (RAW). RAW en STABU zijn gestandaardiseerde systematieken; o Vraagspecificatie UAVGc. Deze vorm wordt toegepast bij niet conventionele aanbestedingen zoals design & construct of publiek private samenwerkingsvormen (PPS). - Let bij de overweging op voor- en nadelen ten aanzien van concurrentie, risicobeheersing etc. 3.b Aanbestedingsreglement - Bepaal het te hanteren aanbestedingsreglement: een eigen omschreven aanbestedingsprocedure of de toepassing van het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012). - Het ARW 2012 is een reglement primair bedoeld als praktische ondersteuning bij het aanbesteden van werken. Bij de aanbesteding van een werk is het verplicht de ARW 2012 toe te passen. Afwijkingen hierop moeten in het bestek met argumenten worden gemotiveerd. - Wanneer wij kiezen voor een eigen omschreven aanbestedingsprocedure moet er aan onderstaande voorwaarden voldaan zijn: o Bepaald is wat de indieningstermijn van inschrijving is (datum/tijd); o Bepaald is wat de indieningsplaats van de inschrijving (postadres, bezoekadres) is; o Bepaald is in welke indieningsvorm de inschrijving (gesloten envelop) gedaan moet worden; o Bepaald is of de opening van inschrijvingen voor inschrijvers openbaar is of niet; o Bepaald is wie van de gemeente contactpersoon is tijdens aanbesteding; o Bepaald is hoe de procedure gaat verlopen en welke termijnen (aanwijzing, nota s van inlichtingen, indiening inschrijving) er gehanteerd gaan worden; o Overwogen is om een aanwijzing (schouw) te houden; o Overwogen is om een inlichtingenbijeenkomst te houden; o Bepaald is onder welke voorwaarden (voorbehoud rechten van de gemeente) wij gaan aanbesteden; o Overwogen is om de bezwaartermijn (20-dagen termijn voor inschrijvers om bezwaar te maken tegen voorgenomen gunning) op te nemen in de procedure. 3.c Contractueel kader - Overweeg welke contractuele bepalingen er van belang zijn. Contractuele bepalingen zijn er op gericht om risico s af te dekken of af te wenden. Onderstaande punten kunnen wij opnemen: o Overweeg om de inkoopvoorwaarden van de gemeente Strijen van toepassing te verklaren; o Bepaal de vorm van de overeenkomst (levering, opdracht, meerjaren-overeenkomst, raam-/mantelovereenkomst etc.); o De vaste looptijd van de overeenkomst (begin- en einddatum, duur) is bepaald; o Mogelijkheid tot verlengen en het aantal jaren zijn bepaald; Pagina 21

22 o o o o o o o o o o o o o o o Overweeg of er een stilzwijgende verlenging met opzegtermijn, of automatische beëindiging met expliciete verlenging zal worden gebruikt; Risico s met betrekking tot de te hanteren prijzen/tarieven zijn afgedekt; Bepaal of wij een vaste totaalprijs hanteren of het verrekenen van hoeveelheden; Bepaal of wij levertermijnen, fatale termijnen of mijlpalen in acht nemen; Risico s met betrekking tot garantie zijn afgedekt; Risico s met betrekking tot (Kwaliteits-)keuringen en herstelregelingen zijn afgedekt; Overwogen is om een passend boetebeding of performanceregeling toe te passen; Risico s met betrekking tot aansprakelijkheid en verzekering zijn afgedekt; Risico s met betrekking tot intellectueel eigendom zijn afgedekt; Bepaald is dat geschillen ter toetsing aan de rechtbank worden voorgelegd; Bepaald is hoe evaluatie en overleg plaats moet gaan vinden; Bepaald is hoe de communicatie en tussen welke contactpersonen dient te verlopen; Bepaald is welke personen bevoegd zijn en welke volmachten er zijn afgegeven; Bepaald is welke ontbindingsmogelijkheden er moeten zijn; Bepaald is op welke wijze wijzingen in de overeenkomst kunnen plaatsvinden. 3.d Percelen - Onder een perceel verstaan wij een afzonderlijk op te dragen gedeelte van de opdracht, dat wij gelijktijdig met andere percelen in één aanbestedingsprocedure op de markt brengen. In beginsel kunnen de inschrijvers op elk van de percelen afzonderlijk inschrijven en hebben de inschrijvers daarnaast meestal de mogelijkheid om ook op een combinatie van percelen in te schrijven. Splitsing in percelen kan er toe leiden dat op basis van één aanbesteding meerdere contracten worden gesloten. - Een opdracht mag in afzonderlijke percelen gesplitst worden en de afzonderlijke percelen mogen op basis van verschillende vraagspecificaties afzonderlijk aanbesteed worden. Het splitsen van het werk in percelen kan bijdragen aan een doelmatige marktbenadering. - Overweeg of de toepassing van percelen een meerwaarde kan zijn voor de aanbesteding. Meerwaarde kan liggen in de mogelijkheid dat inschrijvers op basis van hun eigen specifieke kennis, expertise en (concurrentie)voordelen scherp op een perceel kunnen/willen inschrijven. Indien wij de opdracht in percelen aanbesteden moet exact aangegeven worden hoe wij de percelen beoordelen. 3.e Varianten - Door varianten (ook wel alternatieve aanbieding genoemd) toe te laten stellen wij bedrijven in de gelegenheid een andere dan de eerder bedachte oplossing voor te stellen. Wij moeten aangeven aan welke minimumeisen de voorgestelde variant moet voldoen en hoe die ingediend moet worden. Wij kunnen niet volstaan met de term gelijkwaardig. Met het toelaten van varianten prikkelen wij inschrijvers om eigen oplossingen te ontwikkelen. - Varianten zijn alleen toegestaan bij gunning op basis van economische meest voordelige inschrijving (EMVI). - Overweeg of het toestaan van varianten een meerwaarde kan zijn voor de aanbesteding. Meerwaarde van varianten kan liggen in de mogelijkheid dat inschrijvers op basis van hun eigen specifieke kennis, expertise en concurrentie-voordelen een eigen oplossing of invulling aan onderdelen van de aanbesteding kunnen geven en hiermee een betere prijs/kwaliteitverhouding kunnen aanbieden. Als wij varianten toestaan moet duidelijk omschreven worden voor welke onderdelen van de opdracht en binnen welke randvoorwaarden varianten aangeboden mogen worden. Indien varianten niet zijn toegestaan vermelden wij dit expliciet in de specificatie. Pagina 22

23 Stap 4 Functionele, technische, kwaliteits- en uitvoeringseisen specificeren Omschrijf de opdracht in functionele, technische, kwaliteits- en uitvoeringseisen. 4.a Functioneel / technische specificatie - Een specificatie is een omschrijving van eigenschappen waaraan de inhoud van de offerte moet voldoen. Wij hebben de mogelijkheid van een technische specificatie (de technische eisen aan het product) of een functionele specificatie (welk gebruiksdoel of prestatie levert het product). - overweeg bij het specificeren van eisen of wij deze het beste functioneel of technisch kunnen specificeren. Een functionele specificatie biedt inschrijvers mogelijk meer ruimte om deze zelf met een passende technische oplossing in te vullen dan een technische specificatie. 4.b Kwaliteit / uitvoering - overweeg welke inhoudelijke eisen wij naast de functionele of technische eisen moeten specificeren. Onderstaande punten kunnen wij daarvoor opnemen: o Bepaal functionele eisen (oplossings-/resultaatgericht); o Bepaal technische eisen (productgericht); o Overweeg of de opdracht een resultaatverplichting of inspanningsverplichting inhoud; o Overweeg om onderhoud en service mee te nemen in de opdracht; o Bepaal de omvang van de opdracht (aantallen/uren etc); o Bepaal of de omvang van de opdracht geldt als vast of ter indicatie; o Bepaal de uitvoeringsplaats/werkterrein; o Bepaal de uitvoeringstermijn en uitvoeringstijden; o Bepaal de stelposten; o Dek de risico s af van onvoorziene omstandigheden. 4.c Eisen - De eisen formuleren wij compleet en eenduidig. Inschrijvers mogen eisen niet op meerdere manieren kunnen uitleggen en moeten met de informatie een exact beeld hebben van wat wij vragen. 4.d Non-discriminatie - Eisen mogen niet discriminerend zijn. 4.e Merknamen - Het is niet toegestaan om voor producten te verwijzen naar merknamen of producenten, tenzij wij expliciet vermelden dat gelijkwaardige producten toegestaan zijn. 4.f Belangenverstrengeling - Als wij gebruik maken van een externe adviseur en deze adviseur mogelijk ook direct of indirect inschrijft op de opdracht, is het van belang te borgen dat de adviseur ten opzichte van de overige inschrijvers geen kennisvoordeel heeft. Dit kennisvoordeel kan zich gaan voordoen als wij advies inwinnen bij de voorbereiding van een project, bij de voorbereiding van een aanbestedingsprocedure en bij de beoordeling van offertes. Wanneer er twijfel bestaat over de rol van de adviseur is het raadzaam om de adviseur een verklaring van onpartijdigheid te laten ondertekenen. Nog een mogelijkheid is om de adviseur vooraf een keuze te geven óf adviseren óf inschrijven. Meldt in het bestek welke organisatie(s) bij de voorbereiding betrokken zijn geweest (en in welke rol). Pagina 23

24 Stap 5: Contractuele voorwaarden specificeren Specificeer de contractuele voorwaarden voor de opdracht waarbij de gemeentelijke inkoopvoorwaarden centraal staan. 5.a Overeenkomst - Vorm overeenkomst: specificeer de vorm van de overeenkomst: opdracht (eenmalig karakter), (raam-/mantel-)overeenkomst (langduriger karakter); - Looptijd overeenkomst: specificeer de looptijd van de overeenkomst: ingang - en einddatum of looptijd in maanden/jaren voor de vaste duur van de overeenkomst; - Verlengingsmogelijkheden: specificeer of en hoe wij de overeenkomst verlengen; Leg hierbij vast of de verlenging één- of tweezijdig bepaald moet worden, en/of wij/zij de verlenging stilzwijgend of expliciet overeenkomen. 5.b Inkoopvoorwaarden - Uitgangspunt is het toepassen van de inkoopvoorwaarden van de gemeente Strijen. Beschrijf in de offerteaanvraag dat de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing zijn en voeg ze als bijlage toe aan het aanbestedingsdocument. - De algemene (verkoop)voorwaarden die opdrachtnemers gebruiken wijzen wij uitdrukkelijk (=schriftelijk en specifiek) van de hand. 5.c Contractuele voorwaarden - Overweeg of andere contractuele voorwaarden dan de gemeentelijke inkoopvoorwaarden beter bij de opdracht en besteksvorm passen. Hierbij kan gekozen worden uit branchevoorwaarden, waaronder de DNR2011 (in geval van adviseurs, architecten en ingenieursdiensten), de UAVGc 2005 (in geval van geïntegreerde contractvormen) en de UAV2012 (In geval van RAW- of STABU-bestek). Let hierbij op de voor- en nadelen ten aanzien van risicobeheersing binnen het contractbeheer, directievoering en toezicht et cetera. Voorwaarde daarbij is dat de direct leidinggevende bij deze afweging betrokken wordt en hierover bij de inkoopadviseur advies vraagt. - Overweeg welke specifieke contractuele bepalingen naast de inkoopvoorwaaden of ander toegepast contractueel kader gespecificeerd moeten worden. Pagina 24

25 Stap 6: Selectiecriteria specificeren Specificeer welke uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, minimumeisen gelden bij de selectie van inschrijvers. 6.a Overwegingen toepassing van selectiecriteria - Onder selectiecriteria verstaan wij criteria die zien op de persoonlijke situatie van de inschrijver en die wij bij de selectie in een aanbestedingsprocedure hanteren. - Bij de criteria voor selectie onderscheiden wij uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en minimumeisen voor financiële draagkracht en technische bekwaamheid. In deze stap lichten wij de mogelijke selectiecriteria toe, waarbij wij kort de afwegingen om ze toe te passen weergegeven. - De toepassing van selectiecriteria hangt af van de aanbestedingsprocedure. Bij onderhandse aanbestedingsprocedures nodigen wij zelf partijen uit. De toetsing van de persoonlijke situatie van de inschrijver kan dan voorafgaand aan de uitnodiging plaatsvinden. Hierbij borgen wij dat uitsluitend geschikte partijen worden uitgenodigd. Bij openbare aanbestedingsprocedures weten wij niet wie er zal inschrijven. De aanbestedingsprocedure staat immers open voor iedere geïnteresseerde partij. Bij deze procedures is het van belang een goede afweging te maken in de selectiecriteria die wij in de aanbestedingsprocedure hanteren. - Als wij selectiecriteria toepassen moeten wij deze allemaal in het aanbestedingsdocument en, in het geval van een openbare procedure, in de aankondiging vermelden. Hierbij vermelden wij zowel de eisen als de mogelijke bewijsstukken die overlegd moeten worden. 6.b Verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden - In de Aanbestedingswet zijn verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden opgenomen (artikel 2.86 en 2.87). - De verplichte uitsluitingsgronden houden in dat de gemeente een inschrijver verplicht uitsluit als voor deze bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. Deze artikelen betreffen deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van geld. - De gemeente kan verzoeken om bewijslast ten aanzien van de verplichte uitsluitingsgronden, in de vorm van een Gedragsverklaring aanbesteden van de Minister van Justitie. - De facultatieve uitsluitingsgronden houden in dat de gemeente een inschrijver kan uitsluiten: a. die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie; b. wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt; c. jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels; d. die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; Pagina 25

26 e. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; f. die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland; g. die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 2.86 tot en met 2.97 Aanbestedingswet kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt. - Voor de verklaring van een inschrijver dat deze niet voldoet aan één van de toegepaste uitsluitingsgronden wordt gebruik gemaakt van de standaard eigen verklaring (pdfbestand). Dit formulier kan door de gemeente bij het aanbestedingsdocument worden bijgevoegd. Let op: Bij aanbestedingen die op TenderNed worden gepubliceerd is een standaard Eigen Verklaring verplicht. - De gemeente kan ter controle van de eigen verklaring verzoeken om bewijslast voor de facultatieve uitsluitingsgronden in de vorm van de volgende documenten: o Onderdelen a Uittreksel KvK; o Onderdeel b en c: een gedragsverklaring aanbesteden; o o Onderdeel e en f: een verklaring van de belastingdienst; Onderdeel d en g: door de aanbestedende dienst vastgesteld op een grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken. - Bij Europese aanbestedingsprocedures gelden automatisch de verplichte uitsluitingsgronden. Ten aanzien van de facultatieve uitsluitingsgronden heeft de gemeente de keuze om een inschrijver uit te sluiten als deze aan één van de uitsluitingsgronden voldoet, tenzij in het aanbestedingsdocument is vermeldt dat dit altijd tot uitsluiting leidt. - Bij openbare aanbestedingsprocedures is het zeer wenselijk altijd uitsluitingsgronden als criteria voor selectie te hanteren. Bij onderhandse aanbestedingsprocedures uitsluitend als de persoonlijke situatie van een genodigde inschrijver onzeker of onbekend is. 6.c Inschrijving Kamer van Koophandel tekenbevoegdheid inschrijver - Een inschrijver kan door de gemeente worden verzocht aan te tonen dat hij in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het is aan te bevelen een uittreksel van de kamer van koophandel te vragen bij de inschrijving. Zowel bij een Europese, een (nationaal) openbare, en onderhandse aanbestedingsprocedure is dit niet verplicht. - Naast de controle of een inschrijver is ingeschreven, is uit het uittreksel van de Kamer van koophandel is ook de tekenbevoegdheid van de inschrijver af te leiden. Indien een inschrijving niet door een daartoe bevoegd persoon ondertekend is, is er feitelijk geen inschrijving gedaan. Het gelijkheidsbeginsel dwingt de gemeente er dan toe deze inschrijving ongeldig ter zijde te leggen. In geval van een beperkte bevoegdheid (tot een bepaalde waarde) moet deze waarde afgezet worden tegen de gehele opdrachtwaarde. In geval dat een persoon de inschrijving heeft ondertekend die niet is vermeld op het uittreksel van de Kamer van Koophandel, dient bij de inschrijving een passende, rechtsgeldige machtiging te zijn bijgevoegd. 6.d Verplichte vergunningen - Het kan voorkomen dat voor de uitvoering van een dienst een inschrijver over een bijzondere vergunning dient te beschikken of dat hij lid van een bepaalde organisatie dient te zijn om (in hun land van herkomst) de dienst te kunnen verlenen. - De gemeente kan dan verlangen dat de inschrijver aantoont dat hij over deze vergunning beschikt, of lid van de bedoelde organisatie is. Pagina 26

27 6.e Minimumeisen financiële draagkracht - algemeen - Een inschrijver kan zijn financiële en economische draagkracht aantonen door middel van: o passende bankverklaringen of het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico s; o overlegging van balansen of van balansuittreksels, indien de wetgeving van het land waar de ondernemer is gevestigd, de bekendmaking van balansen voorschrijft; o een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de overheidsopdracht is, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de inschrijver met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn. - Er moet bij elke aanbestedingsprocedure in het aanbestedingsdocument aangeven worden welke minimumeisen worden gehanteerd en welke bewijsstukken wij verlangen bij de inschrijving of na de inschrijving maar voor de gunning. In een later stadium kan dit niet gewijzigd of uitgebreid worden. 6.f Minimumeisen financiële draagkracht - passende bankverklaring - De gemeente kan verlangen een passende bankverklaring te vragen. Een bankverklaring komt voor in drie vormen: o Een bankverklaring: een verklaring van een bank dat er een goede relatie bestaat tussen de bank en de inschrijver en dat de inschrijver zijn verplichtingen naar de bank afdoende is nagekomen. Deze verklaring zegt iets over de relatie tussen de bank (één van meerdere?) en niets over de financiële positie van de inschrijver; o Een passende bankverklaring: een verklaring die stelt dat de financiële situatie van de inschrijver het toelaat om de betreffende opdracht aan te nemen. Deze verklaring vraagt van de bank een diepgaander financieel onderzoek. Het wordt geadviseerd om een concept passende bankverklaring bij het aanbestedingsdocument te voegen. Vraag de inkoopadviseur voor een geschikte concept passende bankverklaring; o Een bankgarantie: een waardepapier die een bank pas verstrekt als de inschrijver daadwerkelijk opdracht gegeven heeft. Het is niet verstandig bij de inschrijving al een bankgarantie te vragen, omdat daardoor inschrijvers onnodig kosten moeten maken. 6.g Minimumeisen financiële draagkracht - verzekering tegen beroepsrisico s - De gemeente kan een verzekering tegen beroepsrisico s verlangen, omdat dit de (financiële) positie van de inschrijver kan versterken, en dus kan bijdragen aan de continuïteit van de opdracht. Hierbij houden wij rekening met het volgende: o Beroepsrisico s variëren enorm wat betreft dekking. De gemeente kan het beste de gewenste dekking aangeven in het aanbestedingsdocument; o In beginsel noemt de Aanbestedingswet alleen een verzekering tegen beroepsrisico s. Omdat voor veel opdrachten er geen beroep uitgeoefend wordt, geeft een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering een grosso modo vergelijkbare dekking; o In de gemeentelijke inkoopvoorwaarden is opgenomen dat de gemeente het recht heeft van de leverancier te verlangen een verzekering af te sluiten en gesloten te houden ter dekking van eventuele risico s verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst. Het is wijsheid in het aanbestedingsdocument de gewenste vorm en dekking van de beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering te omschrijven, en bij of na de inschrijving als bewijs op te vragen. Pagina 27

28 6.h Minimumeisen financiële draagkracht - omzeteisen - Het stellen van een omzeteis mag in principe niet, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om dat wel te doen. Deze zwaarwegende argumenten moeten dan in de offerteaanvraag zijn vermeld. - De bewijslast voor een omzeteis kan een door een accountant ondertekende verklaring zijn, dat de opgegeven omzet waarheidsgetrouw is. Jaarverslagen zijn ook mogelijk, omdat deze ook voorzien zijn van accountantsverklaringen. - Minimumeisen ten aanzien van omzet mogen niet disproportioneel zijn. De toepassing van referenties moet in verhouding staan tot de opdracht, (proportionaliteitsbeginsel). Als richtlijn voor een omzeteis kan aangehouden worden dat de minimale jaarlijkse omzet van een inschrijver tot een factor 2,5 à 3 maal de opdrachtwaarde moet zijn. Een hogere factor is in veel gevallen disproportioneel. 6.i Minimumeisen technische vakbekwaamheid referenties - De gemeente kan de volgende minimumeisen ten aanzien van technische vakbekwaamheid vragen (artikel 2.93n lid 1a en 1b Aanbestedingswet): o Een lijst van referenties van werken die de afgelopen vijf jaar zijn uitgevoerd, eventueel met tevredenheidsverklaringen; o Een lijst van referenties van leveringen en diensten die de afgelopen drie jaar zijn uitgevoerd, eventueel met tevredenheidsverklaringen. - Minimumeisen ten aanzien van referenties mogen niet disproportioneel zijn. De toepassing van referenties moet in verhouding staan tot de opdracht, (proportionaliteitsbeginsel). Wat betreft de omvang van gevraagde referenties kan aangehouden worden dat de omvang van een referentie max. 60% bedraagt van de opdrachtwaarde. Wat betreft het aantal referenties: er mag maar 1 referentie per genoemde kerncompetentie worden gevraagd. 6.j Minimumeisen technische vakbekwaamheid - overige minimumeisen - Naast referenties kan de gemeente ook de volgende overige minimumeisen stellen ten aanzien van technische vakbekwaamheid: o Een opgave van technische personeel of technische organen, in het bijzonder diegene belast met kwaliteitscontrole, die de inschrijver ter beschikking staan voor de uitvoering van de opdracht; o Een beschrijving van de technische uitrusting, maatregelen voor kwaliteitsborging en mogelijkheden voor ontwerp en onderzoek die de waarover de inschrijver beschikt; o In geval van complexe producten of diensten, een feitelijke controle van productiecapaciteit, de technische capaciteit en/of mogelijkheden voor ontwerp en onderzoek; o Studie- en/of beroepsdiploma s van de inschrijver of zijn kaderpersoneel, of in het bijzonder, het personeel dat voor de uitvoering of leiding van de opdracht ingezet wordt; o Vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer; o Een verklaring van de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting; o Een verklaring van de outillage, materieel of technische uitrusting waarover de inschrijver voor de uitvoering van de opdracht kan beschikken; o Een beschrijving van het gedeelte van de opdracht dat de inschrijver eventueel in onderaanneming wil geven; o In geval van referenties voor levering van producten, monsters, beschrijvingen of foto s, of certificaten van erkende instellingen, waaruit af te leiden is dat de te leveren producten aan bepaalde specificatie of normen voldoen. - In het geval de gemeente meer zekerheid wil hebben dat een inschrijver daadwerkelijk (technisch of organisatorisch) in staat is de opdracht uit te voeren kunnen, naast referenties, bovenstaande minimumeisen toegepast worden. Voor de toepassing van bovengenoemde minimumeisen kunt u de inkoopadviseur raadplegen. Pagina 28

29 6.k Beroep van inschrijver op draagkracht derde partij - Een inschrijver kan zich op de financiële draagkracht en technische vakbekwaamheid van derden beroepen. - In geval de inschrijver en de derde partij onderdeel uitmaakt van een holdingstructuur, kan worden gesteld dat een entiteit zonder meer kan beschikken over de middelen van dochtermaatschappijen. - In geval de derde partij waarop een beroep wordt gedaan een partij is waar geen, of geen directe (in geval van moedermaatschappij) gezagsverhouding mee is, geldt eveneens dat een verklaring nodig is dat daadwerkelijk over de middelen beschikt kan worden. In dat geval toont de inschrijver aan de gemeente aan dat hij daadwerkelijk over de voor de opdracht benodigde middelen kan beschikken middels een ondertekende verklaring van inschrijver en onderaannemer op wie het beroep op draagkracht betrekking heeft. 6.m Non-discriminatie selectiecriteria - Selectiecriteria mogen niet discriminerend zijn. In andere woorden, ze mogen niet leiden tot uitsluiting van inschrijvers op basis van bijvoorbeeld geografische vestigingsplaats of bekendheid in de regio of met de gemeente. 6.n Onderzoeksplicht aanbestedende dienst mogelijkheid tot aanvulling en verduidelijking - De gemeente kan verlangen dat een inschrijver de met het oog op de toetsing van de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en minimumeisen aanvult of verduidelijkt. Dit mag uitsluitend als de inschrijving als geldig aangemerkt wordt. Aanvulling of verduidelijking mag uitsluitend wanneer daarmee de inhoudelijke aspecten van de inschrijving ongewijzigd blijven en hieruit geen concurrentievervalsing of discriminatie voortvloeit. 6.o Model K - Model K kan worden verlangd in geval van een aanbesteding waarbij het ARW2012 van toepassing is (bij een werk). Aanvulling of verduidelijking van Model K is niet mogelijk. Fouten in Model K zijn van fatale aard (bijv. Model K ontbreekt, is niet ondertekend, of verwijst niet specifiek naar de opdracht). 6.p Ongeschiktheid na gunning - Wanneer ongeschiktheid van een inschrijver pas na de voorgenomen gunning blijkt, dient het voornemen tot gunning te worden teruggedraaid. Indien ook de overeenkomst al tot stand is gekomen, bevindt de gemeente zich in een lastig parket. De overeenkomst zou ontbonden moeten worden, met mogelijke schadevergoedingen tot gevolg. Dit benadrukt het belang van een goede toetsing van de selectiecriteria en het handhaving van de bezwaarperiode (Alcateltermijn). Pagina 29

30 Stap 7: Gunningscriteria / beoordelingssystematiek specificeren Specificeer welk gunningscriterium laagste prijs of economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) je gaat hanteren. 7.a Keuze gunningscriterium Laagste prijs of Economisch meest voordelige inschrijving - Aan de hand van gunningscriteria moet de gemeente bepalen welke inschrijving in aanmerking komt voor gunning. De gunning moet geschieden op basis van objectieve criteria waarbij het discriminatieverbod en de beginselen van transparantie en gelijke behandeling in acht worden genomen. - De gemeente moet kiezen tussen de twee gunningscriteria: economisch meest voordelige inschrijving en de laagste prijs. Per opdracht moet de gemeente aan de hand van de aard van de opdracht en de markt bepalen welk gunningscriterium het meest adequaat is. Uitgangspunt is dat EMVI wordt toegepast. Indien gekozen wordt voor Laagste Prijs, moet dat in het bestek/programma van eisen worden gemotiveerd. - Economisch meest voordelige inschrijving houdt in dat naast (of in plaats van) de prijs ook op kwalitatieve criteria beoordeeld wordt. Deze subgunningscriteria en het relatieve gewicht (wegingsfactoren) moeten in het aanbestedingsdocument worden vermeldt. - Wijziging van gunningscriteria na de aanbesteding is niet mogelijk. Wijziging van gunningscriteria tijdens de aanbesteding is slechts mogelijk als, in geval van een onderhandse aanbesteding, partijen voldoende tijd behouden om in te schrijven, en in geval van een openbare aanbesteding, een rectificatie van de aankondiging plaatsvindt. 7.b Beoordelingssystematiek - De beoordelingssystematiek en (sub)gunningscriteria moeten zo helder zijn omschreven dat inschrijvers voldoende inzicht krijgen in de wijze van beoordelen. - De beoordelingsprocedure en gunningscriteria moeten zo zijn omschreven dat objectief bepaalbaar is hoe een inschrijving beoordeeld wordt. In geval van criteria die subjectief van aard zijn, moet de beoordeling door minimaal vier personen plaatsvinden. Hierdoor worden de scores van het subjectieve criterium geobjectiveerd. 7.d Subgunningscriteria - Subgunningscriteria moeten vergezeld gaan van een beschrijving van het beoordelingsaspect en de meetlat waarlangs beoordeeld wordt, zodanig dat deze voldoende inzicht geven aan inschrijvers wanneer ze hoge dan wel lage scores zullen verkrijgen. - Subgunningscriteria moeten relevant zijn voor het voorwerp van de opdracht. Geschiktheidseisen of selectiecriteria mogen nooit als gunningscriteria gehanteerd worden. Pagina 30

31 Stap 8: Procedurele voorwaarden aanbestedingsprocedure specificeren Het specificeren van de toepasselijke procedurele voorwaarden en eisen ten aanzien van bijvoorbeeld de indiening van inschrijvingen, de nota van inlichtingen, specifieke voorwaarden voor inschrijvingen, de vorm van de inschrijvingen en te hanteren termijnen. 8.a Indieningstermijn en -vorm - Indiening inschrijving; specificeer wanneer (datum én tijdstip), waar, hoe en bij wie zij inschrijvingen kunnen indienen. Hanteer tussen de uitnodiging tot inschrijving, de nota van inlichtingen en het indienen van de offerte passende termijnen die in ieder geval de leverancier voldoende tijd geeft om een goede offerte op te stellen en die in verhouding staan met de complexiteit van de opdracht. - Neem bij een Europese procedure of een procedure waarbij wij de ARW2012 toepassen de verplichte minimum termijnen in acht. 8.b Nota van inlichtingen / bezichtiging - Specificeer wanneer (datum én tijd), waar en hoe vragen ingediend kunnen worden voor een nota van inlichtingen. In de nota van inlichtingen geeft de gemeente antwoord op alle vragen en verstrekt deze gelijktijdig aan alle inschrijvers. Neem (bij complexe aanbestedingen) in de nota een datum/tijd op voor het stellen van eventuele vervolgvragen. - Zorg ervoor dat inschrijvers voldoende tijd hebben om vragen te formuleren, en voldoende tijd na het verstrekken van de antwoorden tot het moment van inschrijvingen. Overweeg in geval van complexe aanbestedingen een tweede nota van inlichtingen, waarbij (uitsluitend) over de antwoorden in de eerste nota van inlichtingen nog vragen gesteld kunnen worden. - Specificeer of, wanneer, wie, waar en hoe een eventuele bezichtiging plaatsvindt. Organiseer een bezichtiging zodanig dat inschrijvers elkaar niet zien, tenzij dit niet anders kan. Het feit dat inschrijvers elkaar niet zien, kan de concurrentie bevorderen, en eventueel vooroverleg in de markt verkleinen. De bezichtiging moet ruim voor de Nota van Inlichtingen plaatsvinden, zodat de inschrijvers de vragen naar aanleiding de bezichtiging ook kunnen stellen. Let op: tijdens de bezichtiging mogen geen (mondelinge) vragen beantwoord worden. - Indien de ARW2012 van toepassing is, moet een proces verbaal van aanwijzing worden opgesteld en verstuurd aan de potentiële inschrijvers. 8.c Contactpersoon gemeente - Benoem de contactpersoon van de gemeente en vermeldt hierbij dat contact gedurende de aanbestedingsprocedure uitsluitend via deze persoon verloopt. 8.d Geldigheidsduur van de offerte - Specificeer een geldigheidsduur (gestanddoeningstermijn) van de aanbieding/offerte van minimaal drie maanden. - Let op: De ARW2012 hanteert andere (kortere) gestanddoeningstermijnen. Pagina 31

32 Stap 9: Leveranciersselectie Het selecteren van leveranciers ten behoeve van de aanbestedingsprocedure (Dit is niet van toepassing bij een Europese en openbare procedure). 9.a Leverancierskeuze - Bepaal het aantal uit te nodigen leveranciers op basis van tabel 1. - Voer marktonderzoek uit naar mogelijke leveranciers. - Hanteer (indien aanwezig) de leverancierslijst om geschikte en goed presterende leveranciers in beeld te krijgen (zie stap 15 nazorg). - Bij twijfel over geschiktheid en het kunnen voldoen aan de gestelde criteria: controleer bij een onderhandse aanbesteding of de uit te nodigen leverancier kan voldoen aan de gestelde selectiecriteria om een zinvolle offerteaanvraag te bewerkstellen. - Bij twijfel over interesse om in te schrijven: controleer bij een onderhandse aanbesteding de uit te nodigen leveranciers of zij voornemens zijn om in te schrijven. - Overweeg of een hoger aantal uit te nodigen leveranciers meerwaarde kan leveren. We creëren meer concurrentie en wellicht daardoor een beter resultaat. Tevens wordt het risico beperkt dat er geen of maar één leverancier inschrijft (de marktsituatie tussen opdrachtgever en -nemer is hierbij een belangrijke factor). - Overweging tussen kleine en grote bedrijven. Zorg voor een goede mix om een weloverwogen keuze te maken, zoals regionaal, nationaal of internationaal van omvang. 9.b Kennisuitwisseling andere gemeenten - Raadpleeg de inkoopadviseur voor afstemming over kennisuitwisseling over leverancierservaringen bij andere gemeenten. Pagina 32

33 Stap 10: Uitvoeren aanbestedingsprocedure Het uitvoeren van de aanbestedingsprocedure omvat de procedure vanaf het moment van verzending offerteaanvraag of publicatie op TenderNed tot en met ontvangst offertes van de inschrijvende partijen. 10.a Correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure - Leg alle correspondentie schriftelijk vast in het dossier zoals de offerteaanvraag, publicatie, besteksaanvragen, nota van inlichtingen, schouwingen, proces verbaal, overige correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure zoals afmeldingen of bezwaren/opmerkingen etc. - Registreer correspondentie conform de gemeentelijke archiveringsregels. 10.b Gelijke en gelijktijdige informatieverstrekking - Zorg ervoor dat alle leveranciers op het zelfde moment over dezelfde informatie beschikken. - Communicatie dient bij voorkeur via één persoon te verlopen. Dit is om te voorkomen dat er verschillende personen, verschillende informatie op verschillende tijdstippen verspreiden en daarmee het gelijkheidsbeginsel kunnen schenden. 10.c Nota( s) van inlichtingen / bezichtiging - Zorg ervoor dat het stellen van vragen en het verstrekken van antwoorden uitsluitend via de nota van inlichtingen verloopt. Indien een bezichtiging onderdeel is van aanbestedingsprocedure: dan duidelijk maken dat er uitsluitend antwoord gegeven kan worden op gestelde vragen, door deze schriftelijk middels de nota van inlichtingen te stellen. 10.d Ontvangstbevestiging inschrijvingen - Ontvangst van inschrijvingen persoonlijk, per post en/of digitaal zo veel mogelijk met ontvangstbevestiging in verband met bewijslast op het moment van indiening. 10.e Proces verbaal van aanbesteding - Bij een openbare indiening dient een proces verbaal opgesteld te worden. Het proces verbaal bestaat uit: de namen van de inschrijvers, de percelen waarvoor wordt ingeschreven (indien van toepassing) en eventueel geconstateerde onrechtmatigheden. - Let op: het ARW2012 stelt specifieke eisen aan het proces verbaal van opening 10.f Intrekking/opschorting van de aanbesteding - Het intrekken en / of opschorten van de procedure is mogelijk bij onduidelijkheden / bezwaren van bestekhouders. Hiermee kan de aanbestedingstermijn verlengd worden of, bij een wezenlijke wijziging van de opdracht, heraanbesteed worden. Pagina 33

34 Stap 11: Evalueren van de inschrijvingen Evalueren van procedurele aspecten, uitsluitingsgronden en minimumeisen en selectieen gunningscriteria (EMVI of laagste prijs) na de sluitingstermijn; 11.a Schriftelijke evaluatie inschrijvingen - Leg de evaluatie van de inschrijvingen helder en duidelijk vast in het dossier. Hieruit moet minimaal blijken of de inschrijvingen voldoen aan de gestelde criteria en minimumeisen. - De evaluatie van de ingediende inschrijvingen mag uitsluitend uitgevoerd worden conform de beoordelingssystematiek uit het programma van eisen. - De gegeven scores dienen inhoudelijk onderbouwd te worden. 11.b Varianten / opties in de inschrijvingen - Indien de gemeente varianten toestaat, wordt elke variant als een afzonderlijke inschrijving behandeld. 11.c Aanvullende integriteitstoets inschrijver - Indien er twijfel bestaat over inschrijvers met betrekking tot integriteitaspecten, kan een integriteittoets door BIBOB toegepast worden. 11.d Toetsing referenties - Referenties worden bij twijfel door de gemeente gecontroleerd en indien nodig nagetrokken. 11.e Onduidelijkheden en tegenstrijdigheden - Onduidelijkheden en tegenstrijdigheden kunnen op verzoek van de gemeente door de inschrijver worden verduidelijkt. Er kan en mag alleen op basis van een eenduidige inschrijving gegund worden. - Onvolledige inschrijvingen moeten gezien worden als een ongeldige inschrijving. Herstel van onvolledigheid wordt gezien als concurrentievervalsing. - Let op: het ARW2012 verplicht om de Eigen Verklaring te laten aanvullen binnen 2 werkdagen. 11.f Dooronderhandelen - (Door)onderhandelen is toegestaan, indien dit niet strijdig is met de beginselen van gelijke behandeling, objectiviteit en transparantie. Pagina 34

35 Stap 12: Besluit voornemen tot gunning en sluiten overeenkomst De voorgenomen gunning met een voorbehoud (de bezwaartermijn) en de overeenkomst. 12.a Voorgenomen gunningsbeslissing - Opstellen van een brief voor de voorgenomen gunning aan alle ingeschrevenen; - De voorgenomen gunning moet per mail of fax worden verstuurd. 12.b Bezwaartermijn - Gunning binnen de bezwaartermijn levert een juridisch risico op. De bezwaartermijn is een stand-still periode van 20 kalenderdagen tussen de voorgenomen gunning en de definitieve gunning (de overeenkomst) om inschrijvende partijen de mogelijkheid te geven om bezwaar te maken tegen de voorgenomen gunning. - Het opnemen van de bezwaartermijn in de voorgenomen gunningsbrief bij leveringen en diensten vanaf EUR ,- en voor werken vanaf EUR ,-. 12.c Schriftelijke overeenkomst - Het opstellen van de overeenkomst aan de gegunde partij, waarin minimaal opgenomen zijn: o De contractuele bepalingen die bij de offerteaanvraag opgenomen zijn (deze mogen niet afwijkend zijn); o Het uitschrijven van de specificaties met bijbehorende tarieven en mogelijk het totaalbedrag; o Fatale levertijden, eventueel voortvloeiend uit de inschrijving; o Verwijzing naar alle van toepassing zijnde documenten met het kenmerk en de datum, die betrekking hebben op de overeenkomst. Voorbeelden zijn o.a. de offerteaanvraag / PvE, Nota van inlichtingen, offerte van leverancier, contractbespreking / verslag; o Rangorde van belangrijkheid van de opgegeven documenten in geval er een geschil zou komen; o Wensen die de leverancier in de offerte heeft aangegeven en die geaccepteerd zijn worden als een eis in de overeenkomst opgenomen. - Het in 2-voud ondertekenen (door een gemandateerd persoon) en versturen van de overeenkomst. 12.d Wijzigingen opdracht na inschrijving/sluiten overeenkomst - Geen nieuwe aanvullende voorwaarden opnemen. - Eventuele mondelinge toezeggingen door de leverancier kunnen in de overeenkomst als aanvullende afspraken opgenomen worden. Pagina 35

36 Stap 13: Bestellen Deze stap omvat het plaatsen van bestellingen binnen de kaders van een (raam)overeenkomst. Hierbij is van belang dat bestellingen overeenkomen met de overeenkomst en dat niet buiten de overeenkomst om ingekocht wordt. 13.a Bestellingen plaatsen - Streef ernaar om de bestelprocedure zoveel mogelijk af te stemmen met de leveranciers. Hierbij moet minimaal overeengekomen zijn welke personen mandaat hebben om in het kader van de overeenkomst ondertekenings- en handelingsbevoegd zijn. - Leg alle bestellingen schriftelijk vast met vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst. Zo zijn de bestellingen eenvoudig naar het betreffende inkoopdossier te herleiden. Mondelinge bestellingen voorzien van een schriftelijke bevestiging van de leverancier. De voorkeur is schriftelijk bestellen. - Draag er zorg voor dat er centraal inzicht is in het bestelde afgenomen volume en dat budgetbewaking adequaat geregeld is. 13.b Wezenlijke wijziging opdracht - De uitvoering van een overeenkomst mag niet wezenlijk wijzigen ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht. Gebeurt dit wel dan kan er sprake zijn van een nieuwe opdracht waarvoor een aparte aanbestedingsplicht geldt. 13.c Meerwerk of extra werk Onder meerwerk verstaan wij: aanvullende werkzaamheden die niet in het oorspronkelijk gegunde project of in het eerste contract waren opgenomen én die als gevolg van onvoorziene omstandigheden voor de uitvoering van het daarin beschreven werk noodzakelijk zijn geworden. Het gemeentelijk beleid stelt vast dat deze enkelvoudig onderhands gegund kunnen worden aan de gecontracteerde leverancier als er voldaan wordt aan een van de volgende voorwaarden: deze werken mogen uit technisch of economisch oogpunt niet, zonder overwegende bezwaren voor de gemeente, van de hoofdopdracht gescheiden worden; deze werken moeten, hoewel zij van de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht gescheiden kunnen worden, voor de volmaking ervan strikt noodzakelijk zijn. Als aanvullende voorwaarden voor een van beide voorgaande situaties moet 1) het budget toereikend zijn om het meerwerk te kunnen dragen en 2) het bedrag aan meerwerk binnen vastgestelde normen blijven. Bijgaand het overzicht met normen: Tabel 2: acceptabel meerwerk Bedrag aanneemsom Maximumbedrag meerwerk < , , ,- en < , , ,- en < , , ,- en < , , , ,- Alle in de tabel genoemde bedragen zijn in euro s en excl. BTW Indien niet aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt het college gevraagd om een beslissing. Zij geven op dat moment aan of de opdracht verleend kan worden en of er eventueel nieuwe offerten opgevraagd moeten worden. Pagina 36

37 Stap 14: Bewaken Het bewaken van de overeenkomst omvat de bewaking van de leveranciersprestaties, de financiële situatie van de leverancier, het uitoefenen van bonussen/malussen/boetes en het verlengen/beëindigen van de overeenkomst. 14.a Bewaking prestatie leverancier - Draag er zorg voor dat de levering, uitvoering en facturatie op een adequate wijze wordt bewaakt en conform de overeenkomst plaatsvindt. - Draag er zorg voor dat alle correspondentie inzake de bewaking van het contract, waaronder bijvoorbeeld ingebrekestellingen, schriftelijk vastgelegd wordt, en door vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst naar het betreffende inkoopdossier te herleiden zijn. 14.b Bewaking (financiële) situatie leverancier - Indien er gerede twijfel bestaat over de financiële situatie van een leveranciers, zorg er dan voor dat een financiële toets van deze leverancier plaats vindt. Surseance van betaling en staat van faillissement zijn redenen voor ontbinding van de overeenkomst. 14.d Uitoefenen Bonus/malusregeling / boetebedingen - Draag er zorg voor dat, in geval van een bonus/malus regeling of boeteregeling, de prestatie van de leverancier zodanig gemeten en geregistreerd wordt, dat deze regelingen (periodiek) conform de overeenkomst uitgeoefend kunnen worden. - Draag er zorg voor dat alle correspondentie ten aanzien van deze regelingen schriftelijk vastgelegd wordt, en door vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst naar het betreffende inkoopdossier te herleiden is. 14.e Verlenging / (tussentijdse) beëindiging overeenkomst - Draag er zorg voor dat opzegging, verlenging en beëindiging van de overeenkomst schriftelijk vastgelegd wordt. Houd hierbij rekening met de wijze waarop verlenging en beëindiging in de overeenkomst zijn geregeld. Pagina 37

38 Stap 15: Nazorg De nazorg van een inkoopprocedure betreft het afwikkelen van de overeenkomst, de uitvoering van de leveranciers- en contractevaluatie, en het afwikkelen van het contractenregister en inkoopdossier. 15.a Afwikkeling overeenkomst - Streef ernaar alle mogelijke verplichtingen en vorderingen voor de afronding van de overeenkomst af te wikkelen. Hierbij kan gedacht worden aan: o Overdracht van documentatie of informatie naar de gemeente; o Retourname huur/lease producten; o Afwikkeling van overname/huurkoop/afkoop/terugkoopregelingen; o Garantieclaims. - Draag er zorg voor dat alle vorderingen schriftelijk vastgelegd worden en door vermelding van het kenmerk en de datum van de overeenkomst naar het betreffende inkoopdossier te herleiden zijn. 15.b Afwikkeling bankgarantie - Draag er zorg voor dat bankgaranties na het beëindigen van de verplichtingen waar deze betrekking op heeft, teruggezonden worden naar de betreffende bank / leverancier. - Draag er zorg voor dat retourzending van de bankgarantie aangetekend (met ontvangstbevestiging) plaats vindt en dat de verzending volgens de gemeentelijke archiveringsregels geregistreerd wordt. Een bankgarantie is een waardepapier en wordt in de kluis bewaard. 15.c Leveranciers- en contractevaluatie - Streef ernaar om voor alle voor de gemeente belangrijke contracten een contractevaluatie uit te voeren. Bij deze evaluatie worden de ervaringen van de gemeente enerzijds en de leverancier anderzijds ten aanzien van het uitvoering van de inkoopprocedure en het contract vastgelegd. Deze ervaringen kunnen bijdragen aan een continue kwaliteitsbeoordeling en verbetering, en kan input leveren voor een leverancierslijst waarop (on)gewenste leveranciers geregistreerd worden. Daarvan kan dan weer gebruik gemaakt worden bij later volgende inkoopprocedures - Indien het organisatie onderdeel gebruik maakt van een leverancierslijst, registreer de resultaten van de leveranciersevaluatie op de leverancierslijst. 15.d Archivering inkoopdossier - Zorg ervoor dat alle relevante informatie over de contractuitvoering en afwikkeling in het inkoopdossier aanwezig is, of naar het inkoopdossier te herleiden is, een en ander conform de gemeentelijke archiveringsregels. - Laat het inkoopdossier archiveren volgens de gemeentelijke archiveringsregels. Pagina 38

39 Bijlage 1: Handreiking inkoopdossier 1 Startdocument aanbesteding 2 Aankondiging TED of TenderNed 3 Brieven naar bestekhouders t.b.v. aanvraag PvE + adressenlijst bestekhouders (overzicht TenderNed) of aanvraag- berichten van het PvE 4 Voorcalculatie, waar is raming op gebaseerd 5 Toekenning budget (begroting, turap, advies) 6 Bestek / Programma van Eisen 7 Proces Verbaal van Aanwijzing 8 Brieven + Nota(s) van inlichtingen 9 Proces Verbaal van de aanbesteding / opening 10 Inschrijvingen / offertes 11 Correspondentie ter aanvulling op inschrijving 12 Offerte-evaluatie / beoordelingsmatrix 13 Advies B&W aangaande de gunning 14 Voorgenomen gunningsbrief(ven) / mail van verzending / ontvangstbevestingsmails 15 Afwijzingsbrief(ven) / mail van verzending / ontvangstbevestingsmails 16 Uitsluitingsbrief(ven) 17 Opdrachtverstrekking / contracten 18 Proces Verbaal van opdrachtverlening 19 Relevante correspondentie 20 Afkondiging TED of TenderNed 21 Advies B&W aangaande meerwerk 22 Bevestiging meerwerk 23 Nacalculatie van werkelijke kosten 24 Kennisgeving B&W nacalculatie 25 Overige stukken (zelf te omschrijven) EV MV Nat Eur EV = Enkelvoudig onderhands MV = Meervoudig onderhands Nat = Nationaal openbaar Eur = Europees Pagina 39