Voorstel aan het Algemeen Bestuur:

Transcriptie

1 DIRECTIE Maria Theresialaan 99 Postbus AH Roermond 0BDIRECTIE Tel: Fax: Corsanr. UNIT STAF STAF WH ZVB P&C P&O pc/ps Voorstel aan het Algemeen Bestuur: 3BVAN : Dagelijks Bestuur AGENDAPUNT NR. : 15 4BONDERWERP : Inkoop- en aanbestedingsbeleid: wijziging drempelbedragen A.B.-VERGADERING : en bedragen financieel mandaat Besluit 1. Kennis te nemen van het door het Dagelijks Bestuur vastgestelde geactualiseerde Handboek Inkoop en Aanbesteding en van het deponeren van de algemene inkoopvoorwaarden volgens landelijk Unie-model, bij de Kamer van Koophandel. 2. De voorgestelde wijzigingen in de drempelbedragen voor de inkoop- en aanbestedingsprocedures vast te stellen overeenkomstig onderhavig voorstel. 3. De daaraan gerelateerde wijzigingen van het financieel mandaat conform vast te stellen. Financiële gevolgen Geen. 1BStrategische relevantie/beleidsgevoeligheid In de DB-vergadering van is het Handboek Inkoop en Aanbesteding vastgesteld, als zijnde een praktische uitwerking van het door het AB op vastgestelde Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Door u werd ingestemd met een overgangstermijn van 1 jaar om de nieuwe procedures gelijkmatig in te voeren. Nu het jaar bijna is verstreken, is het zaak om de geactualiseerde versie van het Handboek vast te stellen. Met deze nieuwe versie van het Handboek Inkoop en aanbesteding wordt een betere aansluiting verkregen tussen de wettelijke en organisatorische kaders, met in de praktijk bij het WBL toepasbare procedures. Toelichting UWat is de route geweest vanaf tot nu 1. we zijn gestart per met een nieuw Handboek en de introductie van verantwoordingsformulieren voor inkoop en aanbesteding; 2. maart/april heeft er een bijstelling plaatsgevonden omtrent het gebruik van de verantwoordingsformulieren (onder de 7.500,- behoeft er geen afzonderlijk verantwoordingsformulier te worden ingevuld; volstaan kan worden met vastleggen van de opdracht in financieel systeem Coda); 3. van de afgesloten contracten zijn kopieën gemaakt en is een centraal register opgezet (in Excel); dit register wordt beheerd door P&C;

2 ook de ingevulde verantwoordingsformulieren worden geregistreerd in Excel (door P&C) en hieromtrent wordt vanaf 3e kwartaal 2010 per kwartaal gerapporteerd; 5. aandacht voor het refereren aan contractnummer van nog geldend contract bij het plaatsen van opdrachten; 6. er is veel discussie gevoerd over onderscheidende criteria bij het aanmerken van een inkoop/aanbesteding als een levering, dienst of werk; 7. ook is veel gediscussieerd over de toegankelijkheid van het handboek + de gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid van zowel handboek als de verantwoordingsformulieren. UBij de actualisatie van het Handboek zijn de volgende uitgangspunten gevolgd: 1. de verantwoordingsformulieren moeten duidelijk zijn en de procedure zo goed mogelijk afdekken, zodat de noodzaak tot gebruik van het Handboek beperkt blijft; 2. het handboek wordt via intranet toegankelijk gemaakt incl. de bijbehorende modellen en bijlagen; 3. beneden de behoeft er geen verantwoordingsformulier te worden ingevuld; wel dient de opdracht te worden vastgelegd in financieel systeem Coda; 4. separaat zijn acties uitgezet richting de unithoofden voor het afsluiten van raamcontracten resp. afroepcontracten voor het merendeel van de regelmatig voorkomende leveringen en diensten, om op die wijze bij het bestellen hiervan te kunnen volstaan met verwijzing naar het betreffende contractnummer. Een verantwoordingsformulier hoeft dan niet te worden ingevuld; 5. de financiële grens vanaf welke 3 offertes moeten worden aangevraagd bij de aanbesteding/inkoop van leveringen en diensten, wordt verruimd van naar per ; 6. de verantwoordingsformulieren ondersteunen de pragmatische aanpak van het Handboek en de controleerbaarheid van procedures en van verstrekte mandaten. UInvoertraject Doelstelling bij de invoering van het nieuwe Handboek was een meer professionele aanpak van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Om de organisatie qua bemensing en qua werkwijze op de werking van dit handboek te kunnen aanpassen werd een overgangstermijn van 1 jaar afgesproken. In het voorstel van november 2009 was hieromtrent de volgende tekst opgenomen: Zo zullen er volgens de procedures van het nieuwe Handboek per unit inkoop-/aanbestedingsadviseurs aangewezen moeten worden. Deze personen zullen zich daartoe verder moeten bekwamen in de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop en aanbesteding. Ook zullen alle bestaande contracten met leveranciers/aannemers geïnventariseerd moeten worden en worden opgenomen in een centraal contractenregister. Daarnaast zal beoordeeld moeten worden voor welke leveringen, diensten, werken er nog raamcontracten resp. afroepcontracten opgesteld kunnen worden. Uitgangspunt is dat daar waar nuttig en mogelijk wordt overgegaan tot het afsluiten van raamcontracten resp. afroepcontracten. In relatie tot het bovenstaande is het volgende actiepunt van november 2009 relevant: op korte termijn opstellen en laten vaststellen van een bestelprocedure + bestelmandaat, om hiermee het bestellen binnen afgesloten raamcontracten resp. afroepcontracten te faciliteren; De bedoelde bestelprocedure is niet uitgewerkt in een afzonderlijke procedure maar onderdeel geworden van het hoofdstuk Operationele inkoop van het geactualiseerde Handboek. Als zodanig aangemerkte bestellers zullen op basis hiervan worden gemachtigd en gemandateerd om producten of diensten af te roepen binnen een bestaand en daarvoor geldend raamcontract en/of afroepcontract. UWijziging van de drempelbedragen Overeenkomstig de uitgangspunten bij de actualisatie van het Handboek wordt voorgesteld om de financiële grens vanaf welke 3 offertes moeten worden aangevraagd bij de aanbesteding/inkoop van leveringen en dien-

3 - 3 - sten, te verruimen van naar per Om deze wijziging in een drempelbedrag voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid goed te laten aansluiten op de grenzen van het financieel mandaat, worden de grenzen van het financieel mandaat dienovereenkomstig gewijzigd. Aangezien de drempelbedragen voor inkoop en aanbesteding alsook de bedragen in het kader van de mandaatregeling zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur, dienen deze voorgestelde wijzigingen te worden bekrachtigd door het Algemeen Bestuur. De in onderstaande tabel opgenomen bedragen zijn excl. BTW Leveringen en Werken en Inkoopbevoegd / 2a-diensten 2b-diensten Randvoorwaarden Financieel Mandaat vanaf tot vanaf Het opvragen van één schriftelijke offerte wordt geadviseerd, maar is niet verplicht. Verplicht is het opvragen van één schriftelijke offerte. Voorwaarde is dat controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat er geen drie schriftelijke offertes worden opgevraagd. vanaf schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. de schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. de nationale procedure onderhands na besluit AB Wanneer op grond van AB-besluit niet de nationale aanbesteding maar de onderhandse procedure is gevolgd vanaf vanaf vanaf tot Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht. Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht. Toelichting Financieel Mandaat (onderscheiden functies): 1. Directeur 2. Unitmanager 3. Projectleider 4. Medewerker

4 - 4 - UControle en verantwoording richting bestuur Het onderhavige geactualiseerde Handboek Inkoop en Aanbesteding wordt ter beoordeling voorgelegd aan de externe accountant, waarbij tevens zal worden beoordeeld welke punten hiervan moeten worden opgenomen in het normen- en toetsingskader 2011 uit hoofde van de controle op de rechtmatigheid. Naar verwachting zal de enige wijziging ten opzichte van het huidige kader bestaan uit het doorvoeren van de voorgestelde aanpassing van de drempelbedragen. De per inkoop/aanbesteding in te vullen verantwoordingsformulieren (de formulieren 1A t/m 1C) vormen de basis voor een gestructureerde rapportage en verantwoording richting het bestuur. Deze rapportage zal per kwartaal als onderdeel van de Marap worden toegestuurd. Daarnaast zullen periodiek audits worden uitgevoerd op de naleving van de procedures volgens het Handboek. De directeur, De voorzitter, ir. G.C.J.J. Stevens dr. J.J. Schrijen

5 DIRECTIE Maria Theresialaan 99 Postbus AH Roermond 2BESLUIT Tel: Fax: Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg 5BONDERWERP Corsanr. : Inkoop- en aanbestedingsbeleid: correctie drempelbedragen en correctie financieel mandaat pc/ps ROERMOND : Het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg; gelet op de bepaling van de Gemeenschappelijke Regeling; Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van ; B E S L U I T : De gecorrigeerde drempelbedragen voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de correctie van het financieel mandaat vast te stellen conform bijgaand overzicht.

6 - 6 - UOverzicht van drempelbedragen voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, geldend per Uen van de bedragen voor het financieel mandaat, eveneens geldend per De in onderstaande tabel opgenomen bedragen zijn excl. BTW Leveringen en Werken en Inkoopbevoegd / 2a-diensten 2b-diensten Randvoorwaarden Financieel Mandaat vanaf tot vanaf Het opvragen van één schriftelijke offerte wordt geadviseerd, maar is niet verplicht. Verplicht is het opvragen van één schriftelijke offerte. Voorwaarde is dat controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat er geen drie schriftelijke offertes worden opgevraagd. vanaf schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. de schriftelijke offertes. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs resp. de nationale procedure onderhands na besluit AB Wanneer op grond van AB-besluit niet de nationale aanbesteding maar de onderhandse procedure is gevolgd vanaf vanaf Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht. vanaf tot Kan alleen als er sprake is van meerwerk op een lopende hoofdopdracht. Toelichting Financieel Mandaat (onderscheiden functies): 1. Directeur 2. Unitmanager 3. Projectleider 4. Medewerker Aldus vastgesteld op door het Algemeen Bestuur van het Waterschapsbedrijf Limburg, De directeur, De voorzitter, ir. G.C.J.J. Stevens dr. J.J. Schrijen