Team JZ, cluster I&A Stafmedewerker Aanbesteden OR SBD Afdelingen / Interne klant

Transcriptie

1 Inkoopprofielen Contractmanager (Senior/Medior) tactisch inkoper/ Stafmedewerker Aanbesteden OR INKOOPPROCESSEN 1. Ontwikkelen en beheren van inkoop- en aanbestedingsbeleid Team JZ, cluster I&A Stafmedewerker Aanbesteden OR Afdelingen / Interne klant Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke, economische, ethische en juridische uitgangspunten (bouwend) Aanbieden inkoopbeleidsnota aan ter vaststelling (bouwend) aanbestedingsbeleid Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke, economische, ethische en juridische uitgangspunten (kaderstellend) Inwinnen advies bij divisies/afdelingen met substantieel inkoopvolume aanbestedingsbeleid Adviseren omtrent inwinnen advies bij divisies/afdelingen met substantieel inkoopvolume Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (bouwend) aanbestedingsbeleid (kaderstellend) Aanbieden inkoopbeleidsnota aan ter vaststelling (kaderstellend) Adviseren over toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5) Evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving EA Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving EA Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving (kaderstellend) Adviseren over toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5) 2. Uitvoeren van tactische inkoop (aanbesteden) Voor niet-or gerelateerde inkooppakketten Voor OR gerelateerde inkooppakketten Uitvoeren aanbestedingen met uitzondering van afdelingsspecifiek Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (kaderstellend) Toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5) aanbestedingsbeleid (bouwend) (bouwend) aanbestedingen <25K niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Opstellen van een inkooppakketstrategie Adviseren Inkoopteam formeren en voorzitten Inkoopteam formeren en voorzitten Materiedeskundigen beschikbaar stellen aan inkoopteam Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Opstellen Programma van Eisen Opstellen aanbestedingsstrategie Opstellen aanbestedingsstrategie Goedkeuren aanbestedingsstrategie Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Opstellen aanbestedingsdocumenten Opstellen aanbestedingsdocumenten Beoordelen aanbestedingsdocumenten Beoordeling Beoordeling Beoordeling Gunning Gunning Besluit over gunning Uitvoeren afdelingsspecifieke aanbestedingen < 25k niet OR Advies opstellen van een inkooppakketstrategie Opstellen van een inkooppakketstrategie In ontvangst nemen van de behoeftestelling (bv via startformulier) Contact opnemen met de behoeftesteller Inkoopteam formeren en voorzitten Advies plan van Aanpak en detailplanning opstellen (*) Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Advies opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen (*) Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Advies marktanalyse (*) Advies opstellen aanbestedingsstrategie (*) Opstellen aanbestedingsstrategie Advies marktconsultatie (optioneel) (*) Advies programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen (*) Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Advies risicoverdeling (*) Advies beoordelingssystematiek (*) Advies conceptovereenkomst Advies opstellen aanbestedingsdocumenten (*) Opstellen aanbestedingsdocumenten

2 Advies vaststellen aanbestedingsdocumenten (*) Advies selectie (*) Advies beoordeling (*) Advies gunning (*) Advies aangaan overeenkomst, ondertekenen (*) Advies contractregistratie (*) Advies voorstel voor contractimplementatie (*) Opbouwen en onderhouden van markt- en Opbouwen en onderhouden van markt- en Opbouwen markt- en productkennis productkennis van relevante inkooppakketten productkennis van relevante inkooppakketten 3. Uitvoeren van contractmanagement Voor niet-or gerelateerde inkooppakketten Voor OR gerelateerde inkooppakketten Alle contracten met uitzondering van afdelingsspecifiek contracten<25k niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Implementeren contract en inrichten relatie Meten prestaties Meten prestaties Beoordeling Gunning Opbouwen en onderhouden van markt- en productkennis van voor de afdeling relevante inkooppakketten Tekortkoming overeenkomst Contracten afdelingsspecifiek <25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Meten presetaties Tekortkoming overeenkomst Implementeren contract en inrichten relatie Meten presetaties 4. Uitvoeren van operationele inkoop (bestellen) Registreren aanvragen tot bestelling Bewaken bestellingen Ontvangen en controleren Indienen prestatieverklaring Afstemmen met leverancier Retour sturen van goederen Bewaken openstaande bestellingen Factuurverwerking en betaalbaarstelling (via Financiële Administratie) 5. Uitvoeren van inkoopcontrol Focus: rechtmatigheid Focus: doelmatigheid Advies opstellen controleplan (*) Afstemmen over uit te voeren analyses Afstemmen over uit te voeren analyses Advies maatregelen nemen nav rapportage Uitvoeren inkoopanalyses Opstellen controleplan Uitvoeren inkoopanalyses Rapporteren over doelmatigheid Uitvoeren controles Rapporteren over doelmatigheid Rapporteren naar aanleiding van controles Verbeterplan inkoopfunctie opstellen Maatregelen nemen nav rapportage Advies verbeterplan inkoopfunctie opstellen 6. Ontwikkelen en beheren van inkoopinfrastructuur Afdelingspecifiek Uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde Contractbeheer investeringen Advies uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde investeringen Toezien op risico's Advies uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde investeringen Fysiek archiveren van alle (raam)contracten en Nadere overeenkomsten Fysiek archiveren van alle afdelingsspecifieke contracten Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Toezien op gebruik Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Signaleren belangrijke contractdata Signaleren belangrijke contractdata Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Advies bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Advies bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Opschonen contractenregister Toezien op risico's Opschonen contractenregister Tools & templates (o.a. verplichtingenadministratie, Uitwerken van voorstel tot gemeentebrede aanbestedingsdocumenten en elektronisch bestelsysteem) inrichting van inkoopinfrastructuur Toezien op ontwikkeling Adviseren Ontwikkelen van systemen Adviseren Ontwikkelen van templates Ontwikkelen van templates Advies ontwikkelen templates OR Actief uitdragen van de beschikbaarheid van inkoopinfrastructuur Evalueren en aanpassen van de inkoopinfrastructuur Toezien op leerpunten, verbetervoorstellen Adviseren Opstellen en bijhouden aanbestedingskalender (jaarplan) Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen (ism Concernstaf) Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen ism Team I&A Input leveren voor Inkoopjaarplan Opstellen concept inkoopjaarplan Afstemmen concept met afdelingshoofden Toezien op afstemming Afstemmen Vertalen jaarplan in jaarplanning voor medewerkers Team I&A en Team Aanbesteden Controleren op uitvoering jaarplan Toezien op controle

3 Inkoopprofielen Contractmanager (Senior / Medior) tactisch inkoper (zie toelichting) Organisatieprofielen Afdelingen / Interne klant Inkoopprocessen Besluitvormend Adviserend Toezichthoudend Uitvoerend Informerend aan 1. Ontwikkelen en beheren van inkoop- en aanbestedingsbeleid Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke economische, ethische en juridische uitgangspunten, Afdelingen, (Kaderstellend) Team JZ, cluster I&A (Bouwend) Afdelingen, tactisch inkoper, Inwinnen advies bij divisies/afdelingen met substantieel inkoopvolume Afdelingen Afdelingen, tactisch inkoper, (Kaderstellend) Team JZ, Aanbieden inkoopbeleidsnota aan ter vaststelling cluster I&A (Bouwend) Afdelingen, tactisch inkoper, Evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving, Afdelingen Afdelingen, tactisch inkoper, Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving, Afdelingen (Kaderstellend) Team JZ, cluster I&A (Bouwend) Afdelingen, tactisch inkoper, Toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen,, Afdelingen evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie Afdelingen, tactisch inkoper, Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving, Afdelingen Afdelingen, tactisch inkoper, 2. Uitvoeren van tactische inkoop (aanbesteden) Uitvoeren aanbestedingen met uitzondering van afdelingsspecifiek aanbestedingen <25K niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Tactisch Inkoper Inkoopteam formeren en voorzitten Tactisch Inkoper, Afdelingen Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Afdelingen, Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Opstellen aanbestedingsstrategie Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Afdelingen, Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper, Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Afdelingen, Tactisch Inkoper Afdelingen Afdelingen Afdelingen Opstellen aanbestedingsdocumenten, Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen vaststellen aanbestedingsdocumenten Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Afdelingen Beoordeling Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afhandeling bezwaren Afdelingen Gunning Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Afdelingen Contractmanager Afdelingen Afdelingen Contractmanager Afdelingen Uitvoeren afdelingsspecifieke aanbestedingen < 25k niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Tactisch Inkoper Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Inkoopteam formeren en voorzitten Afdelingen Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Opstellen aanbestedingsstrategie Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper (*) Afdelingen

4 Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Aanbest. Jurist (*) Afdelingen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Afdelingen, Tactisch Inkoper Opstellen aanbestedingsdocumenten Aanbest. Jurist (*) Afdelingen Aanbest. Jurist (*) Afdelingen Gunning Afdelingen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Beoordeling Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Afhandeling bezwaren Gunning Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Tactisch Inkoper (*) Afdelingen Tactisch Inkoper Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager Contractmanager (*) Conctractmanager Afdelingen Contractmanager Opbouwen markt- en productkennis Opbouwen markt- en productkennis Afdelingen 3. Uitvoeren van contractmanagement Alle contracten met uitzondering van afdelingsspecifiek contracten<25k niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Contractmanager Afdelingen Meten prestaties Contractmanager Afdelingen Afdelingen, Contractmanager Afdelingen Contractmanager Afdelingen Afdelingen, Contractmanager Afdelingen Contractmanager Afdelingen, Tekortkoming overeenkomst Contractsmanager Contracten afdelingsspecifiek <25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Afdelingen Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager Meten presetaties Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager Contractmanager (*) Afdelingen Contractmanager Tekortkoming overeenkomst Contractmanager 4. Uitvoeren van operationele inkoop (bestellen) Registreren aanvragen tot bestelling Bewaken bestellingen Ontvangen en controleren Indienen prestatieverklaring Afstemmen met leverancier? Retour sturen van goederen Bewaken openstaande bestellingen Factuurverwerking en betaalbaarstelling Afdelingen? 5. Uitvoeren van inkoopcontrol Focus rechtmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Opstellen controleplan Tactisch Inkoper (*) Uitvoeren controles Rapporteren naar aanleiding van controles, Afdelingen Maatregelen nemen nav rapportage Tactisch inkoper, Afdelingen Focus doelmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Team Financiën, cluster P&C Periodiek uitvoeren inkoopanalyses Team Financiën, cluster P&C Rapporteren over doelmatigheid Team Financiën, cluster P&C, afdelingen Verbeterplan inkoopfunctie opstellen Team Financiën, cluster P&C 6. Ontwikkelen en beheren van inkoopinfrastructuur

5 Contractbeheer Uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief Afdelingen, Contractmanager Afdelingen benodigde investeringen Fysiek archiveren van alle (raam)contracten en Nadere overeenkomsten Contractmanager Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Contractmanager Afdelingen, tactisch inkoper Signaleren belangrijke contractdata/aanbestedngskalender Contractmanager Afdelingen, tactisch inkoper Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Contractmanager Afdelingen, tactisch inkoper Opschonen contractenregister Afdelingen, Tactisch Inkoper Contractmanager Afdelingen, tactisch inkoper Tools & templates (o.a. aanbestedingsdocumenten en elektronisch bestelsysteem) Uitwerken van voorstel tot gemeentebrede inrichting van inkoopinfrastructuur Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen, Ontwikkelen van systemen Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen, Ontwikkelen van templates (aanbestedingsdocumenten, protocollen e.d.) Team JZ, cluster I&A, Afdelingen (*) / Stafmedewerker Aanbesteden OR Afdelingen, Actief uitdragen van de beschikbaarheid van inkoopinfrastructuur Tactisch Inkoper Afdelingen Evalueren en aanpassen van de inkoopinfrastructuur Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen, Opstellen en bijhouden aanbestedingskalender (jaarplan) Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen (ism ) Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Opstellen concept inkoopjaarplan Tactisch Inkoper, Afdelingen Afstemmen concept met afdelingshoofden Afdelingen Tactisch Inkoper Vertalen jaarplan in jaarplanning voor medewerkers Team JZ, cluster I&A en Team Aanbesteden Tactisch Inkoper Controleren op uitvoering jaarplan Tactisch Inkoper Team JZ, cluster I&A, Team Aanbesteden Toelichting: 1. de aanbestedingsjuridische taken en tactische inkooptaken op het gebied van OR worden door de Stafmedewerker Aanbesteden OR uitgevoerd 2. daar waar achter een adviserende rol (*) vermeld staat, betreft het een facultatieve advisering. Daar waar dit niet is opgenomen betreft het een verplichte adivisering 3. rollen: Besluitvorming Besluiten over de uitkomst van een proces Adviseren Verplichte advisering bij uitvoering van het proces. Besluitvorming zonder advisering kan niet plaatsvinden Toezichthoudend Toezichthouden op de uitvoering van het proces, niet de kwaliteit van de output. Uitvoeren Uitvoeren van het proces, en daarmee initiërend. Informerend aan Aan wie de uitkomsten van het proces gecommuniceerd worden