BUDGETHOUDERSREGELING RDWI

Transcriptie

1 BUDGETHOUDERSREGELING RDWI Het dagelijks bestuur van de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme-Rijn Heuvelrug, hierna RDWI, gelet op Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, de gemeenschappelijke regeling RDWI, de Financiële verordening Regionale Sociale Dienst Kromme-Rijn Heuvelrug, de mandaatregeling RDWI en het inkoop- en aanbestedingsbeleid BESLUIT: vast te stellen de Budgethoudersregeling RDWI Artikel 1 Begripsbepalingen Algemeen bestuur : het algemeen bestuur van de RDWI; Dagelijks bestuur : het dagelijks bestuur van de RDWI; Directeur : de directeur van de RDWI; Het managementteam : het managementteam van de RDWI bestaande uit de directeur, de unitmanagers, ondersteund door (een) ambtelijk adviseur(s); Unitmanager : aangewezen unitmanager; Controller : de medewerker belast met de ontwikkeling van een samenhangend, integraal middelenbeleid ten behoeve van het realiseren van door de directie gestelde doelen taken; Begroting : de beraming van de te verwachten lasten en baten van de RDWI. In de begroting worden deze gerelateerd aan de te realiseren prestaties en doelstellingen; Programma : het door het algemeen bestuur bij aanvang van iedere zittingsperiode vastgestelde programma-indeling. Deze volgt de taakvelden bedoeld in artikel 66 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); Taakveld : eenheden waarin het programma (als bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)) of de eenheden in overzichten en bedragen in het programma(plan) zijn onderverdeeld; Budget : door het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of directeur toegewezen middelen bestemd voor het realiseren van een bepaald taakveld en/of doel; Beheersing : het beheren van de middelen in een toegewezen budget; Eerste budgethouder : de medewerker die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de RDWI, de directeur van de RDWI; Budgethouder : de medewerker die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget dan wel waarvoor hij als

2 Besteller Limietenstelsel zodanig is aangewezen; : de medewerker die door de budgethouder is aangewezen om de bestelling van goederen, diensten en leveringen voor te bereiden en de verplichting hiervoor aan te maken in de financiële administratie. Deze persoon ziet toe op de juiste levering, bewaakt de kwaliteit van het geleverde product en geeft een prestatieverklaring af; : het stelsel van kaders, beperkingen, uitgangspunten en uitzonderingen met betrekking tot het doen van uitgaven op grond van de budgethoudersregeling. Het limietenstelsel maakt als bijlage deel uit van deze budgethoudersregeling Artikel 2 Aanwijzing budgethouder 1. De directeur is de eerste budgethouder. 2. De directeur kan per budget een unitmanager, en in specifieke gevallen: een medewerker, aanwijzen als budgethouder. Daar waar de aanwijzing betreft een medewerker, dient in de regeling voor budgethouder deze medewerker te worden gelezen. 3. De unitmanager kan een aan hem ondergeschikte medewerker aanwijzen als besteller. 4. De aanwijzing als besteller wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan. 5. De unitmanager meldt elke aanwijzing, bedoeld in het vierde lid, aan de controller. 6. De melding bedoeld in het vierde lid gaat vergezeld van de paraaf van de betreffende besteller. 7. De controller rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar de directeur aan de hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen, bedoeld in het vijfde lid. 8. De directeur kan op grond van de rapportage, bedoeld in het zevende lid, het aantal bestellers wijzigen. Artikel 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van (de eerste) budgethouder(s) 1. De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten die aan hem zijn toegekend en de realisatie van de daarbij afgesproken prestaties. 2. De budgethouder krijgt met het toekennen van een budget tevens mandaat, volmacht en machtiging voor het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen voor werken, diensten en leveringen en het doen van betalingen vanuit zijn budget. 3. De budgethouder draagt zorg voor het realiseren van geraamde uitgaven op de toegekende budgetten. 4. De budgethouder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals in ieder geval vastgelegd in of vast te leggen in: a. de mandaatregeling RDWI; b. het inkoop- en aanbestedingsbeleid RDWI; c. de Financiële verordening van de RDWI. 5. Opdrachten aan derden, die leiden tot financiële verplichtingen, kunnen uitsluitend door een budgethouder worden verleend met inachtneming van de volgende randvoorwaarden: i. Er is een toereikend mandaat/volmacht op grond van de mandaatregeling RDWI; pagina 2

3 ii. De opdracht is rechtmatig en past binnen het toegewezen/beschikbare budget; iii. De in het limietenstelsel opgenomen kaders worden in acht genomen; iv. De budgethouder draagt er zorg voor dat alle verplichtingen uit de verstrekte opdrachten worden vastgelegd in de financiële administratie; 6. De budgethouder draagt er zorg voor dat betaalopdrachten ondertekend en voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de financiële administratie worden geleverd. 7. De directeur kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording. 8. In geval van ontoereikend budget, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien tenzij het algemeen bestuur aanvullend(e) budgetruimte heeft gesteld of de directeur aanvullend budget beschikbaar heeft gemaakt met toepassing van zijn bevoegdheid conform artikel 4 lid 2 van deze regeling. 9. Bij afwezigheid van de budgethouder wordt deze vervangen conform de geldende vervangingsregeling MT. Artikel 4. Specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de eerste budgethouder (directeur) 1. De directeur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de aan de RDWI toegekend budgetten inclusief tussentijdse wijzigingen toegekend door het algemeen bestuur. 2. De directeur is gemachtigd tot het budgettair neutraal wijzigen van aan de budgethouders toegekende budgetten 3. De directeur is verplicht de wijzigingen als bedoeld in lid 2 te melden aan het dagelijks bestuur. 4. De directeur is bevoegd verplichtingen aan te gaan die binnen de begroting passen tot aan een maximaal bedrag gekoppeld aan het drempelbedrag voor Europese aanbesteding voor leveringen en diensten 1. Verplichtingen voor bedragen die daar bovenuit komen, vergen instemming van het MT en dienen door de directeur gemeld te worden in de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur Artikel 5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de besteller 1. De besteller initieert inkoop- en aanbestedingen voor de budgethouder en bereidt de accordering/ondertekening door de budgethouder voor. 2. De besteller draagt zorg voor een juiste invulling van de financiële administratie. 3. De besteller ziet toe op de juiste levering, bewaakt de kwaliteit van het geleverde product en geeft een prestatieverklaring af. 1 Voor de periode van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2019 geldt het drempelbedrag van ,-. pagina 3

4 Artikel 6. Rapportage en verantwoording 1. De budgethouder legt aan de directeur verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling. 2. Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing. Artikel 7. Informatieverstrekking 1. De controller draagt er zorg voor, dat de directeur en de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen. 2. De directeur en de budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen. Artikel 8. Advisering De directeur wint bij de uitvoering van zijn taken in het kader van deze regeling advies in bij de controller. Artikel 9. Bekendmaking en inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking op de dag volgend op bekenmaking. 2. Deze regeling wordt aangehaald als Budgethoudersregeling RDWI. Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van de RDWI op 26 juni 2019 De voorzitter De directeur S. Jansen R. Geerling pagina 4

5 Limietenstelsel Jaarlijks wordt op basis van de vastgestelde begroting budgetten toegekend aan de afzonderlijke units (hierna te noemen unitbudgetten). De unitbudgetten worden verwerkt in de financiële administratie waar kredietbewaking door de budgethouder plaatsvindt. Het budget van een unit wordt aangewend voor de uitvoering van de aan die unit toebedeelde taken en verantwoordelijkheden. Tevens zijn er naast unitbudgetten deelbudgetten, toegeschreven aan een specifiek onderwerp of taakveld. Deze budgetten worden beheerd op de wijze zoals opgenomen in onderstaande overzicht. Algemeen Kader unitbudgetten Personeelskosten bloemetjes bij ziekte teamuitjes Overige unitkosten koffie/thee/lunches trainingen externe locaties De budgethouder/unitmanager is verantwoordelijk voor de begeleiding van medewerkers van zijn unit waarvan het contract wordt beëindigd. De WW lasten die bij beëindiging van dienstverbanden ten laste van de RSD komen -als eigenrisicodrager- worden ten laste gebracht van het unitbudget. De budgethouder/unitmanager kan de directie verzoeken om additioneel budget voor het dekken van de WW-lasten dekken. Kader specifieke projecten Binnen de organisatie wordt op een aantal plaatsen gewerkt met projecten met gerelateerde incidentele budgetten. In deze gevallen wordt het budgethouderschap op dezelfde wijze vormgegeven als dat van reguliere budgetten. Bij projecten waarbij een medewerker projectleider is, loopt de budgetverantwoordelijkheid via zijn unitmanager of via de budgethouder van het betreffende budget en vervult de projectleider, nadat hij daartoe is aangewezen, de rol van besteller. Kader opleidingsbudget Decentraal (bij budgethouders): 60% van budget op basis van toegestane fte per unit. Hieronder valt: opleidingen en trainingen individuele medewerkers, congres bezoeken medewerkers en coaching van medewerkers. Centraal bij P&O: 40% beheer door P&O. Het centrale deel is bedoeld voor unit overstijgende kosten. Aanvullende voorwaarden en/of afwijkende regels bij de volgende budgetten: Budget Beheersing bij wie? Aanvullende voorwaarden Budget inhuur en Eerste budgethouder Na toetsing Financien en/of frictiebudget P&O pagina 5

6 Budget ziekteverzuim Budgethouder Na toetsing Financien en/of P&O Budget kwaliteitsimpuls Budgethouder Na toetsing Financien en/of P&O Budgetten huisvesting en facilitair Unitmanager informatiemanagement Budget communicatie Communicatieadviseur Specifieke budgetten P&O Budgethouder Bijv. contract bedrijfsarts. NCOD, jubilea en incidentele declaraties Budgetten advies en Unitmanager FC&B controle Budgetten Treasury (rente en afschrijvingen) Unitmanager FC&B Bevoegdhedenoverzicht (genoemde bedragen zijn exclusief BTW): benaming bestelbevoegdheid tekenbevoegdheid opmerkingen Besteller Ja Nee De besteller bereidt de bestelling van goederen, diensten en leveringen voor, maakt de verplichting hiervoor aan in de financiële administratie. De besteller ziet toe op de juiste levering, bewaakt de kwaliteit van het geleverde product en geeft een prestatieverklaring af. Budgethouder Ja Ja, tot Bedragen boven tot : bestelbevoegdheid alleen dan na voorafgaand paraaf van unitmanager FC&B De budgethouder wordt door de directeur gemandateerd om zelfstandig financiële verplichtingen namens en voor rekening van de RDWI aan te gaan. In geval van inhuur van extern personeel geldt de aanvullende voorwaarde van toetsing vooraf door de unitmanager FC&B en de adviseur P&O Voor bedragen boven tot geldt een aanvullende voorwaarde van verplichte parafering van de unitmanager FC&B. Eerstebudgethouder Ja Ja Voor financiële verplichtingen boven geldt instemming van het MT Voor bedragen boven is de eerste budgethouder bevoegd. De directeur wordt door het dagelijks bestuur gemandateerd om zelfstandig financiële verplichtingen namens en voor rekening van de RDWI aan te gaan. In geval van inhuur van extern personeel geldt de aanvullende voorwaarde van toetsing vooraf door de unitmanager FC&B en de adviseur P&O pagina 6

7 Financiële verplichtingen boven worden ter kennis van het dagelijks bestuur gebracht. Opmerking 1 : Bij het inhuren van derden gelden een aantal bijzonderheden bepalingen zoals opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de RDWI. Voordat extern wordt ingehuurd, wordt dit afgestemd met de unitmanager FC&B en de adviseur P&O. Opmerking 2 : De (inkoop)bedragen zijn gelimiteerd tot de vrije budgetruimte waar de verplichting/factuur verantwoord wordt. Opmerking 3 : De bovengenoemde bevoegdheid geldt niet voor bestellingen en of tekenen van facturen ten behoeve van persoonlijk gebruik (bijvoorbeeld een opleiding). Dit gebeurt altijd door de eerst volgende leidinggevende Opmerking 4 : Bij het aangaan van een meerjarige financiële verplichting dient het bedrag, waaraan je koppelt wie bevoegd is tot het aangaan van die verplichting, te worden afgeleid aan de looptijd van je ververplichting. Met andere woorden, in geval het betreft een verplichting van jaarlijks voor een looptijd van 4 jaar, reken je met een financiële verplichting van en geldt de aanvullende voorwaarde van een verplichte paraaf van de unitmanager FC&B. Opmerking 5 : Bestelbevoegdheid betekent het voorbereiden van de bestelling en het invullen van het administratieve systeem waar accordering door de budgethouder kan plaatsvinden waarna kan worden besteld. Teken-bevoegdheid bevat een financiële bevoegdheid: het betaalbaar stellen van de factuur, alsook een juridische bevoegdheid: het tekenen van de-het onderliggende overeenkomst/contract. pagina 7

8 Toelichting bij de budgethoudersregeling De budgethoudersregeling bevat ten opzichte van de mandaatregeling aanvullende regels omtrent het financiële mandaat binnen de RDWI. Beide regelingen sluiten op elkaar aan en zijn complementair. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de RDWI sluit hier tevens op aan en geeft aanvullende procedureregels gekoppeld aan maximumbedragen ten aanzien van werken, diensten en leveringen. In de praktijk komt de relatie tussen deze drie regelingen, de mandaatregeling, de budgethoudersregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid, tot uiting in de begrenzing van de bevoegdheid tot het aangaan van financiële verplichtingen en de manier waarop de verplichting wordt uitgezet (welke vorm van aanbesteding). De begrenzing van de bevoegdheid van de budgethouder is gekoppeld aan de grens tussen de verplichting enkelvoudig of meervoudig (onderhands) aan te besteden ( ). Met de budgethoudersregeling in de hand moet voor een ieder duidelijk zijn wie, waartoe, tot welk bedrag bevoegd is financiële verplichtingen aan te gaan. De directeur is aangewezen als eerste budgethouder en wijst binnen de organisatie de budgethouders aan - inclusief de vaststelling van rechten en plichten - en in dit verband wordt door de budgethouders ook aan hem gerapporteerd. De budgethouders wijzen op hun beurt bestellers aan met beperkte bevoegdheden. Verdere mandatering is niet toegestaan. Het aantal budgethouders en bestellers is beperkt om de transparantie bij de uitoefening van financiële bevoegdheden te bevorderen. Het budgethouderschap is uitgewerkt als onderdeel van integrale managementverantwoordelijkheid. De mogelijkheden te "schuiven" met middelen zijn voorbehouden aan de directeur binnen de kaders genoemd in artikel 5 van deze regeling. De budgethoudersregeling levert een eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon bevoegd en verantwoordelijk. De directeur is altijd eindverantwoordelijk. De werking van de budgethoudersregeling is dusdanig dat een eerste budgethouder, budgethouder of besteller ook een mandaat heeft als bedoeld in de mandaatregeling. Het omgekeerde hoeft niet het geval te zijn; als een mandaat geen financiële consequenties inhoudt, is het niet nodig daarbij een financieel mandaat te verlenen. Artikelsgewijze toelichting: Artikel 1 Geen opmerkingen. Artikel 2 De aanwijzing van budgethouders en bestellers is een bevoegdheid en geen verplichting. De gekozen eenvoudige structuur is een eerste middel om de vormgeving van het financieel mandaat beheersbaar te houden. De mogelijkheden tot doormandatering zijn zeer beperkt. Doormandatering door een budgethouder houdt op bij de besteller en is onderhevig aan beperkingen van ten aanzien van de te mandateren bevoegdheden. De besteller mag op zijn beurt niet door mandateren. De budgethouder mag de aanwijzing van de besteller intrekken en een ander persoon daarvoor aanwijzen. pagina 8

9 Uit oogpunt van overzichtelijkheid, voor met name de interne controle, is het gewenst dat het aantal bestellers (in totaal of per unit) niet te groot wordt. Het maximaal aantal aan te wijzen bestellers is niet in de regeling vastgelegd, maar wordt overgelaten aan de budgethouder. Deze kan het beste bepalen op basis van het aantal nota s dat langskomt- hoeveel bestellers uit een oogpunt van doelmatigheid en doeltreffendheid nodig zijn. De financiële administratie rapporteert 2 x per jaar de directeur aan de hand van een totaaloverzicht over de aanwijzingen. De directeur kan op basis van de rapportage het aantal bestellers wijzigen. De budgethouder blijft als (financieel) mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Artikel 3 De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer van zijn eigen budget. Hij is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot de bedragen genoemd in het limietenstelsel en onder de voorwaarden als opgesomd in dit artikel. De budgethouder rapporteert aan de directeur over de wijze waarop hij zijn budget beheert. De directeur heeft de bevoegdheid dwingende voorschriften op te leggen bij de uitoefening van de beheersing van een budget. Een budgethouder mag geen budgetten overschrijden. Indien een geplande uitgave de omvang van het (resterende) budget overtreft, moet de budgethouder ofwel besluiten af te zien van de uitgave of zich wenden tot het MT om te spreken over eventueel aanvullend budget. Wijzigingen binnen de budgetten is een bevoegdheid van de directeur Het algemeen bestuur gaat uiteindelijk over het besluit om aanvullende middelen toe te kennen. Het gehanteerde geautomatiseerde systeem voor de financiële administratie ondersteunt de budgethouders bij de gewenste kredietbewaking. Artikel 4 Dit artikel regelt de verantwoordelijkheden van de directeur als eerste budgethouder. De directeur is verantwoordelijk voor de beheersing van het totale aan de RDWI toegekende budget. De directeur is bevoegd verplichtingen aan te gaan die binnen de begroting passen tot aan het geldende drempelbedrag voor Europese aanbesteding (voor leveringen en diensten). Dit drempelbedrag wordt periodiek vastgesteld door de Europese Unie en bekendgemaakt in haar publicatieblad. Het huidige drempelbedrag van geldt voor een periode van twee jaar tot en met 31 december De directeur is bevoegd om middelen te schuiven binnen de deel- cq unitbudgetten zolang dit budgettair neutraal plaatsvindt. Het schuiven van middelen dient te worden gemeld bij het dagelijks bestuur. Artikel 5 De budgethouder laat zich ondersteunen in de uitoefening van deze taak door de besteller. In het kader van interne controle is het zaak dat de personen die een factuur kunnen beoordelen qua geleverde prestatie of dienst, deze ook voor akkoord tekenen. Deze taak wordt ingevuld door de besteller. De paraaf van de budgethouder is altijd noodzakelijk voor de uitbetaling door de financiële administratie en is ingebouwd in het geautomatiseerde systeem. Functiescheiding is een maatregel van interne controle of administratieve organisatie die buiten het kader van deze regeling valt. Als die maatregel of dat gebruik wordt afgesproken, is de budgethouder verantwoordelijk voor de juiste toepassing en niet de unit financiële administratie. De financiële administratie moet erop toezien dat de juiste budgethouder heeft pagina 9

10 getekend. In dit verband: de financiële administratie is een ondersteunende unit en het is van belang dat zij richting de andere afdelingen wijst op mogelijke gebreken in het voortraject. De verantwoordelijkheid voor het voortraject blijft bij de budgethouder. Artikel 6 Dit artikel regelt de rapportageverplichtingen van de budgethouder. Artikel 7 Dit artikel regelt een recht op informatie voor de budgethouders. Als die informatie niet voorhanden is, zullen budgethouders hun taak niet kunnen uitoefenen. Hoe de verstrekking van die informatie gewaarborgd wordt, is niet in de budgethoudersregeling geregeld maar in de afzonderlijke documenten uit de planning en control-cyclus en overige interne regelingen. Artikel 8 Geen opmerkingen. Artikel 9 Geen opmerkingen. pagina 10