Kwaliteitssysteem. KH-F Pagina 1 van 6. Deze procedure beschrijft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende inkoop.

Transcriptie

1 KH-F Pagina 1 van 6 Datum vaststelling : Eigenaar : Beleidsmedewerker Vastgesteld door : Directeur bestuurder Datum aanpassingen aan : BETREFT Deze procedure beschrijft de verantwoordelijkheden en bevoegdheden betreffende inkoop. 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN Verantwoordelijk voor deze procedure is de DIR. MT-leden zijn bevoegd bestellingen te doen binnen de begroting MT-leden zijn verantwoordelijk voor de factuurcontrole. TL zijn bevoegd bestellingen te doen binnen de begroting van de locatie* TL zijn verantwoordelijk voor de factuurcontrole* *Zie bijlage Daartoe aangewezen MT-leden zijn bevoegd tot het doen van bankoverschrijvingen. 3. VERWIJZINGEN KH-G-05 KH-B-06 Leverancierskeuze Mandatering van bevoegdheden Stichting Cavent 4. WERKWIJZE 4.1 Inkoop KH-G-05 is van toepassing op de leverancierskeuze. Bestellingen en investeringen vinden plaats binnen de begroting. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 1

2 KH-F Pagina 2 van Factuurverwerking crediteuren De medewerker financiële administratie: - Verzamelt en codeert de facturen (KD-14) - Verzamelt en controleert de bankafschriften - Verdeelt de facturen onder de budgetverantwoordelijke De budgetverantwoordelijke controleert de facturen op geleverde producten en juistheid kostensoort en kostenplaats: - paraferen indien akkoord - reclameren indien niet akkoord - Een MT-lid parafeert mee op de factuur De financieel manager controleert de coderingen voordat de boekingen in het financiële systeem worden verricht De medewerker financiële administratie: - boekt de facturen in het financiële systeem - maakt de betaalvoorstellen - vraagt bij het administratiekantoor het betaalbestand op De directeur-bestuurder controleert de te betalen facturen, parafeert de betaallijst en verwerkt het betaalbestand. De financieel manager controleert de betaalvoorstellijst, importeert en controleert de betaallijst met de afschrijvingen op de bankrekening. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 2

3 KH-F Pagina 3 van 6 BIJLAGE Mandatering van bevoegdheden Stichting Cavent Mandatering op het terrein van inkomsten en uitgaven (budgetten) ALGEMEEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen Budget: een deel van de begroting uitgedrukt in baten en lasten verbonden aan: - het exploitatiebudget - het investeringskrediet Budgethouder: degene die overeenkomstig deze regeling een budget toegewezen heeft gekregen. Subbudgethouder: een door een budgethouder aangewezen persoon die verantwoordelijk is jegens de budgethouder voor een aan hem toegewezen (deel)budget. Verplichting: een schriftelijke toezegging tot overdracht van geld of het uitvoeren van een bepaalde activiteit. Budgettair neutraal overschrijven: het overhevelen van een (gedeelte van) van een budget naar een ander budget waarbij het begrotingsvolume niet wordt beïnvloed. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 3

4 KH-F Pagina 4 van 6 INSTELLING EN WAARNEMING Artikel 2 Instelling Via de jaarlijkse door de bestuurder vastgestelde beheerbegroting en wijzigingen daarop, worden exploitatiebudgetten toegewezen aan de budgethouders. Investeringskredieten komen pas beschikbaar na vaststelling van het uitwerkingsvoorstel opgesteld door de daartoe bevoegde budgethouder. Artikel 3 Waarneming De budgethouder wijst ten minste één plaatsvervangend budgethouder aan. Deze plaatsvervangend budgethouder vervangt de budgethouder in geval van ziekte, verlof en dergelijke. Dit laat de integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder onverlet. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Artikel 4 Verantwoordelijkheid budgethouder - De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige besteding van zijn budget. - De budgethouder is verantwoordelijk voor een correcte besteding van het budget en is resultaat-verantwoordelijk. Artikel 5 Rapportage en verantwoording De budgethouder legt tussentijds en na afloop van het begrotingsjaar of bij het afronden van een investeringsproject verantwoording af ten aanzien van het aan hem toevertrouwde budget. Op de inhoud en frequentie van de verantwoording zijn de daarvoor geldende afspraken in het kader van de planning- en control cyclus. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 4

5 KH-F Pagina 5 van 6 Artikel 6 Rechtmatigheid - De budgethouder gaat bij de vervulling van zijn taak uit van het door Stichting Cavent gehanteerde beleid. - De budgethouder houdt zich bij de vervulling van zijn taak aan de geldende weten regelgeving. - De budgethouder vormt een zodanig dossier, dat achteraf middels een interne dan wel externe toetsing gecontroleerd kan worden op rechtmatigheid van inkomsten en uitgaven. Artikel 7 Informatieplicht De budgethouder verstrekt tijdig informatie aan zijn direct leidinggevende of opdrachtgever omtrent door hem gesignaleerde of verwachte afwijkingen van de resultaatafspraken en het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties. Artikel 8 Misbruik en oneigenlijk gebruik - De budgethouder is verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van zijn budget(ten). Artikel 9 Vastlegging - De budgethouder laat uitgaven en verplichtingen vastleggen in de financiële administratie teneinde een optimaal inzicht in de (onder)uitputting van budgetten mogelijk te maken. - De budgethouder laat inkomsten en vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht in het volume van de middelen mogelijk te maken. Artikel 10 Eindverantwoordelijkheid Een budgethouder voert zijn taken en oefent zijn bevoegdheden uit onder directe verantwoordelijkheid van zijn direct leidinggevende, zijnde de bestuurder. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 5

6 KH-F Pagina 6 van 6 Artikel 11 Financiële administratie - De afdeling Financiën draagt zorg voor een juiste, tijdige, volledige en betrouwbare verwerking van de informatie van de budgethouder in de financiële administratie. - De afdeling Financiën maakt financiële informatie toegankelijk voor de budgethouders. - De afdeling Financiën controleert of de vereiste (mede)parafen aanwezig zijn. KH-F-02 Inkoop en factuurverwerking crediteuren Versie status definitief Pagina 6