NOTA BUDGETHOUDERSCHAP 2015 GEMEENTE UITGEEST

Transcriptie

1 NOTA BUDGETHOUDERSCHAP 2015 GEMEENTE UITGEEST Versie 4 september 2015 versie 4 september

2 Hoofdstuk 1 Inleiding Algemeen De gemeenteraad heeft in de Financiële verordening Uitgeest (ex. artikel 212 van de Gemeentewet) regels opgenomen voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De financiële verordening is daarmee het basisdocument waarin de meest essentiële financiële beleidskaders zijn opgenomen. In 2.Begroting en verantwoording, artikel 6 en 7 van de bovengenoemde verordening is het volgende bepaald: Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen en de nieuwe investeringen. 2. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijzigingen van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid. 3. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan de raad voor, met uitzondering van de situaties, genoemd in lid Ten behoeve van een soepele voortgang in de bedrijfsvoering en/of besluitvormingstrajecten kan het college in afwijking van de begroting uitgaven doen zonder voorafgaande autorisatie door de raad. Artikel 7. Uitvoering begroting 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig en doelmatig verloopt en tracht er toe bij te dragen dat de goederen en diensten doeltreffend zijn. 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a. de lasten en baten via een kostentoerekening eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming; b. de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie; c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. Deze artikelen bevatten regels voor het autoriseren, uitvoeren en afleggen van verantwoording inzake de toegekende budgetten. In de Regeling Budgetbeheer Uitgeest 2015 worden kaders en regels gesteld voor een juiste en efficiënte werking van het budgetbeheer. Deze nota Budgethouderschap gaat dieper in op de betekenis van het budgethouderschap, de bevoegdheden, de verantwoordelijkheden en hoe om te gaan met afwijkingen, begrotingswijzigingen en budgetoverhevelingen. Hoofdstuk 2 Budgethouderschap algemeen Begrippen Het is raadzaam eerst het begrip budget en de budgetvormen toe te lichten. In de Regeling Budgetbeheer Uitgeest 2015 wordt de term budget gedefinieerd als: Een taakstelling op basis van de gemeentebegroting waarbij zowel de kwalitatieve (doelstellingen, prestaties etc.) als de kwantitatieve gegevens (middelen, dekkingspercentages, kengetallen etc.) kunnen worden vastgelegd. In de onderstaande tabel wordt een aantal veelvoorkomende termen verklaard. versie 4 september

3 Afdeling Balanspost Begrotingswijziging Budgetoverheveling Exploitatiebudget Investeringskrediet Managementteam Mandaat Mandatering Project Reserve Stelpost Verplichting Voorziening Organisatorische eenheid zoals vastgelegd in de organisatieverordening. Naast eigen vermogen, reserves en voorzieningen zijn dit nog te ontvangen bedragen en/of nog te betalen kosten behorende bij enig begrotingsjaar. Een door de gemeenteraad goedgekeurde wijziging van de begroting. Het binnen de bestaande wet- en regelgeving overhevelen van een (een deel van het) budget naar een ander budget. Een jaarbedrag in de exploitatiebegroting en niet zijnde de kapitaalslasten. Een som geld waarvan de aan te schaffen activa een meerjarig nut kent en waarvan de kapitaalslasten over meerdere jaren worden uitgesmeerd. Het managementteam (MT) wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de afdelingshoofden en de staffunctionaris. De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen en te ondertekenen. Een machtiging waarbij de gemachtigde de bevoegdheid uitoefent op naam en onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van diegene die de machtiging heeft gegeven. Een eenmalige activiteit waarvan de werkzaamheden eindig zijn en waarvan het nut een of meerdere jaren betreft. Reserves zijn afgezonderde vermogensbestanddelen, die al dan niet met het oog op het realiseren van een vooraf bepaald doel zijn gevormd. Reserves behoren tot het eigen vermogen. Door de gemeenteraad kan zelfstandig over de aanwending van de reserves worden beslist en de bedrijfseconomische aanwending daarbij is vrij. Een begrotingspost die nog verder gespecificeerd dient te worden. Het aangaan van een (contractuele) verplichting voor het leveren van een dienst of product door een daartoe bevoegde functionariswaar één of meerdere financiële verplichtingen tegenover staan. Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen tegenover derden, waarvan het bestaan en de omvang nog onzeker is, maar die wel redelijkerwijs ingeschat kunnen worden. Het zijn afgezonderde vermogensbestanddelen die worden gevormd voor het afdekken van kwantificeerbare risico s en verplichtingen, maar ook voor kostenegalisatie van uitgaven in de exploitatiebegroting waar geoormerkte inkomsten tegenover staan (bijv. afval, riolering). In verband met het verplichtende karakter dat een voorziening heeft wordt een voorziening gerekend tot de schulden en daarmee opgenomen onder het vreemd vermogen. versie 4 september

4 Hoofdstuk 3 Budgethouder en (deel)budgetbeheerder - taken en bevoegdheden 3.1 Algemeen In de Regeling Budgetbeheer Uitgeest 2015 zijn de regels voor het budgethouderschap vastgelegd. Voor een budgethouder c.q. (deel)budgetbeheerder geldt dat deze verantwoordelijk is voor het realiseren van een vooraf vastgelegde prestatie en dat is zowel financieel als beleidsmatig. De gemeenteraad autoriseert de budgetten van de programmabegroting. Vervolgens worden de budgetten (de productenraming) na besluitvorming in het college toegewezen aan de budgethouders, zijnde de afdelingshoofden. Indien nodig kan de budgethouder (bepaalde onderdelen van) budgetten aan (deel)budgetbeheerders door mandateren. De budgethouders blijven verantwoordelijk voor de uitvoering en realisatie van de budgetten. Echter, gedurende het begrotingsjaar kunnen plotselinge ontwikkelingen er voor zorgen dat de realiteit afwijkt van de begroting. Dat brengt met zich mee dat in sommige gevallen budgetten gewijzigd moeten worden. Omdat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doelgericht dient te zijn, kunnen (delen van) budgetten niet lukraak worden gewijzigd en/of verschoven. Daarvoor zijn aanvullende afspraken en richtlijnen noodzakelijk die in de volgende paragrafen worden uitgewerkt. 3.2 Taken De Regeling Budgetbeheer Uitgeest 2015 bevat onder andere artikelen waarin taken en verantwoordelijkheden van de budgethouders c.q. (deel)budgetbeheerders worden bepaald betreffende het toekennen van budgetten en het afleggen van verantwoording. Wat betreft het aangaan van verplichtingen gelden de volgende afspraken: I. De budgethouders c.q. (deel)budgetbeheerder zijn gerechtigd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten en de producten te kunnen leveren waarvoor het budget is toegewezen. De budgethouder c.q. (deel)budgetbeheerder legt van de aangegane verplichting in een afzonderlijk dossier vast op welke wijze de (pre-)contactuele fase van het inkoopproces is uitgevoerd. Daarbij gaat het om verplichtingen vanaf : (1) voor diensten en leveringen; (2) voor werken. Tevens wordt de motivering van de keuzen tijdens het inkoopproces vastgelegd. Voor het inkopen en aanbesteden gelden de vastgestelde inkoop- en aanbestedingsprocedures zoals vastgelegd in het meest recente Handboek Inkoop en Aanbesteding. Binnen de grenzen van het Mandaatbesluit, de Financiële verordening en eventuele aanwijzingen van de raad behoeven geraamde uitgaven van: i) tot (inclusief btw): de instemming van de budgethouder; ii) tot (inclusief btw): de instemming van de gemeentesecretaris/algemeen directeur; iii) tot (inclusief btw): de instemming van het college. Voor de (deel)budgetbeheerder geldt dat deze een mandaat heeft tot maximaal (inclusief btw) en dat dit nooit hoger kan zijn dan het geraamde budget. V. Voor projectleiders geldt dat de mandatering van het budget en verdere afspraken worden vastgelegd in een door het college vastgesteld projectplan. versie 4 september

5 3.3 Budgetafwijkingen Gedurende het begrotingsjaar kunnen er zowel over- als onderschrijdingen zijn en zowel aan de kosten- als aan de opbrengstenkant. Ook het niet kunnen realiseren van andere kwalitatieve taakstellingen zoals kwaliteitsnormen, tijd of aantallen kan leiden tot significante afwijkingen. Voor afwijkingen bij investeringsbudgetten wordt verwezen naar paragraaf 3.8. Het schuiven met budgetten kan leiden tot het niet goed in zicht brengen/krijgen van de werkelijke kosten en opbrengsten. Tevens bemoeilijkt het de vergelijkbaarheid over meerdere jaren. Daarentegen neemt de flexibiliteit van de bedrijfsvoering toe, hoeft het college en/of de raad minder besluiten te nemen en bevordert dit het zelfoplossend vermogen van de budgethouder/beheerder en daarmee zijn verantwoordelijkheid. Uiteindelijk gaat het om het totale budget inclusief de prestaties en de doelstellingen van de budgethouder/beheerder en niet om deelbudgetten. Daarom wordt gekozen voor een systeem waarbij budgetoverhevelingen zijn toegestaan mits de geautoriseerde kaders van het college en de raad niet worden aangetast. Indien er een budgetafwijking is geconstateerd of dreigt, rapporteert de budgethouder of (deel)budgetbeheerder dit zo spoedig mogelijk bij het college resp. de budgethouder. Tegelijkertijd geeft hij een prognose en stelt de eventuele vervolgstappen voor om verdere escalatie te voorkomen danwel de situatie te verbeteren. Bij een (dreigende) budgetafwijking kan de budgethouder voorstellen doen voor het schuiven van budgetten (budgetcompensatie): I. Budgetcompensatie binnen (hulp)kostenplaatsen: i) (hulp)kostenplaats van de eigen afdeling: hiervoor wordt door de (deel)budgetbeheerder een technische begrotingswijziging opgesteld en in een schriftelijke afspraak met de budgethouder vastgelegd; ii) met andere (hulp)kostenplaatsen binnen de bedrijfsvoering: hierover neemt het MT een besluit op basis van een technische begrotingswijziging. Budgetcompensatie binnen het product onder bepaalde voorwaarden Hiervoor wordt door de (deel)budgetbeheerder een technische begrotingswijziging opgesteld en in een schriftelijke afspraak met de budgethouder vastgelegd. Budgetcompensatie tussen producten van hetzelfde programma Hierover neemt het college een besluit. Budgetcompensatie tussen programma s Hiervoor doet het college een voorstel aan de raad. V. Budgetcompensatie binnen het product met toekomstige boekjaren Hiervoor doet het college een voorstel aan de raad. 3.4 Budgetcompensatie Er kan op verschillende wijze worden omgegaan met de compensatie van budgetten en om dat te reguleren, gelden de volgende afspraken: I. Een onderschrijding op salarislasten als gevolg van vacatures kan slechts worden aangewend voor de inhuur van derden of uitbesteding van werkzaamheden indien die in relatie staan tot de oorspronkelijke vacature. De volgende lasten kunnen niet bij budgetcompensatie worden gebruikt: versie 4 september

6 i) Salarislasten tenzij rekening houdend met het gestelde onder I; ii) kapitaalslasten; iii) doorbelaste kosten en opbrengsten van en naar (hulp)kostenplaatsen; iv) dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen. Er mogen geen structurele lasten worden verschoven tenzij een structurele oplossing wordt voorgesteld. Bij het zoeken naar compensatie voor een tekort op een exploitatiebudget geldt de onderstaande volgorde: Bedrijfsvoering: i) binnen dezelfde afdeling (alleen voor kostenplaatsen); ii) met een andere afdeling (alleen voor kostenplaatsen); iii) binnen de gehele kostenverdeelstaat (alleen voor kostenplaatsen). Uitvoering programma s: iv) binnen hetzelfde product; v) binnen hetzelfde programma; vi) door verschuivingen tussen programma s; vii) ten laste van de post onvoorzien. V. De eerste vijf stappen van het voorgaande onderdeel worden vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging, waarmee de budgetten in de administratie worden vastgelegd. Voor de stappen vi en vii geldt dat daarvoor een begrotingswijziging wordt opgesteld en dat deze aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. VI. Het karakter van de post waarmee gecompenseerd wordt, dient gelijk te zijn (incidenteel of structureel) aan dat van het te compenseren budget. 3.5 Wanneer een begrotingswijziging en wie stelt deze vast Bij het overhevelen c.q. compenseren van budgetten vinden er budgetverschuivingen plaats en die kunnen leiden tot begrotingswijzigingen. In het algemeen kan worden gesteld dat een wijziging van de begroting een bevoegdheid is van de gemeenteraad. Omwille van de efficiëntie van de bedrijfsvoering gelden de volgende voorwaarden: I. Het gebruik maken van een reserve of begrotingsresultaat is een bevoegdheid van de raad; Het gebruik maken van de post Onvoorzien is een bevoegdheid van de raad (zie paragraaf 3.6); Het verschuiven van budgetten tussen programma s is een bevoegdheid van de raad; Het wijzigen van een beleid en/of niet halen van een afgesproken beleidsdoelstelling is een be voegdheid van de raad; V. De raad besluit als het bedrag gelijk is aan of hoger dan ; VI. V Het college stelt de begrotingswijziging vast indien het bedrag kleiner is dan en deze niet valt binnen de afspraken 1 t/m 5; Van deze regels kan worden afgeweken mits de raad juist en tijdig wordt geïnformeerd. Indien de begrote budgetten en/of beleidsdoelstellingen niet kunnen worden gerealiseerd, dient het naast hogere bestuursniveau zo spoedig mogelijk te worden geïnformeerd via de daarvoor afgesproken versie 4 september

7 planning- en controldocumenten of zonodig via een incidentele rapportage. Ook het niet (tijdig) behalen van een beleidsdoelstelling, kan leiden tot een beleidswijziging welke aan de raad moet worden voorgelegd. 3.6 Onvoorziene uitgaven en stelposten Onvoorzien De post Onvoorzien wordt jaarlijks bij de programmabegroting door de raad vastgesteld. Er kan een beroep op de post Onvoorzien (incidenteel van karakter) worden gedaan indien wordt voldaan aan minimaal twee van de drie volgende voorwaarden (de drie O s): I. de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar; de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar; en de betreffende uitgaaf is onvoorzien. Verder geldt dat de beschikkingsbevoegdheid van het budget van de post Onvoorzien behoort aan de gemeenteraad. Stelposten I. Stelposten worden beheerd door het team Financiën terwijl de beschikkingsbevoegdheid bij het college ligt tenzij anders bepaald. Op stelposten kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. 3.7 Budgetrestanten I. De niet-gebruikte budgetten bij afloop van het boekjaar vallen onder het rekeningsresultaat. Het opnemen van het budget in de post Nog te betalen en Nog te ontvangen is mogelijk mits wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: i) er is sprake van een verplichting die in het betreffende boekjaar is ontstaan en in het volgende jaar tot facturering zal leiden; ii) de factuur moet overeenkomen met de daadwerkelijke levering; iii) de verplichting en het bijbehorende budget dienen schriftelijk te zijn onderbouwd. De budgethouder is verantwoordelijk voor de aanvraag en aanlevering van de stukken. Het team Financiën verzamelt en beoordeelt de aanvragen en vervolgens stelt het college daarvoor het raadsvoorstel op. Bij het vaststellen van de jaarrekening wordt door de raad hierover een besluit genomen en post Nog te betalen en Nog te ontvangen maakt onderdeel uit van de jaarrekening (balans) en derhalve van de besluitvorming van de gemeenteraad. 3.8 Investeringsbudgetten I. In tegenstelling tot de exploitatiebudgetten kennen investeringskredieten een meerjarig lastenpatroon in de vorm van de kapitaallasten (afschrijvingen en rente). Voor de aanvraag van een meerjarig investeringskrediet levert de budgethouder een gedetailleerde onderbouwing waarin een relatie met de te leveren prestaties wordt gelegd, aangevuld met nut, noodzaak, start en oplevering, benodigde middelen, toekomstige jaarlijkse exploitatielasten en onderbouwing van eigen inzet en inzet van derden. Het team Financiën beoordeelt de aangevraagde investeringskredieten op redelijkheid en volledigheid (zie I) en zorgt vervolgens voor het opstellen van het complete investeringsprogramma. Dat investeringsprogramma wordt gezamenlijk met de programmabegroting door het college aan de gemeenteraad aangeboden. Bij de vaststelling van het investeringsprogramma in de begrotingsvergadering worden de investeringen van dat dienstjaar geautoriseerd. versie 4 september

8 Ten laste van een investeringsbudget mogen pas verplichtingen worden aangegaan nadat het budget is geautoriseerd en, indien van toepassing, is toegewezen. Het college kan hiervan bij besluit afwijken. Indien er na afronding sprake is van een positief investeringsresultaat, valt dit vrij ten gunste van de algemene reserve. V. Indien het investeringskrediet ontoereikend is, gaat de budgethouder geen verplichtingen aan voordat de raad een aanvullend krediet heeft toegewezen. VI. In de reguliere rapportages meldt de budgethouder de stand van zaken, welke investeringen zijn gedaan en welke verplichtingen zijn afgesloten. V De budgethouder stelt binnen drie maanden na afronding van de investering een eindrapportage op met daarin een nacalculatie. Deze rapportage wordt ter kennis gesteld aan het college en bevat informatie over: i) de aanbestedingsresultaten; ii) verschil(len) tussen voor- en nacalculatie met bijbehorende verklaringen; iii) en een evaluatie of het resultaat overeenkomt met de vooraf geformuleerde eisen en doelstellingen. V Investeringsbudgetten en restanten daarvan worden afgeraamd indien deze aan het eind van het opvolgende begrotingsjaar niet zijn besteed. Hiervan kan worden afgeweken als de budgethouder door middel van een onderbouwing kan aantonen dat de prestaties geheel of gedeeltelijk nog worden geleverd. 3.9 Budgetten grondexploitaties I. De raad is het bevoegde orgaan voor het openen, vaststellen en afsluiten van grondexploitaties. De budgethouder verstrekt die informatie die nodig is voor het opstellen van de paragraaf Grondbeleid van de Programmabegroting, de Programmajaarrekening en de reguliere en incidentele rapportages. De hierboven genoemde regels voor budgetten gelden ook voor de budgetten van de grondexploitaties met dat verschil dat de budgethouder, het MT respectievelijk het college bevoegd zijn budgetafwijkingen op de volgende wijze te compenseren: i) Verschuivingen tussen de boekjaren van een project binnen dezelfde kostensoort onder de voorwaarde dat het meerjarig exploitatieresultaat ongewijzigd blijft: (1) de budgethouder is bevoegd tot verschuivingen tot (inclusief btw); (2) het MT is bevoegd tot verschuivingen van tot (inclusief btw); (3) het college is bevoegd tot verschuivingen vanaf (inclusief btw). ii) Verschuivingen tussen de boekjaren van een project tussen projectonderdelen onder de voorwaarde dat het meerjarig exploitatieresultaat ongewijzigd blijft: (1) het MT is bevoegd tot verschuivingen tot (inclusief btw); (2) het college is bevoegd tot verschuivingen vanaf (inclusief btw). Budgetverschuivingen die tot gevolg hebben dat het meerjarig exploitatieresultaat of het afgesproken programma/resultaat van een grondcomplex wijzigen, worden in de rapportages, nota s en jaarrekening door het college aan de raad ter vaststelling voorgelegd. versie 4 september

9 Hoofdstuk 4 - Overig In de gevallen waarin deze Nota Budgethouderschap niet voorziet, beslist het college op voorstel van het MT. versie 4 september