Reglement Verenigingsmanager NVLF

Transcriptie

1 Reglement Verenigingsmanager NVLF

2 Inhoud Artikel 1 grondslag 3 Artikel 2 - uitgangspunten voor taakverdeling tussen bestuur en verenigingsmanager Plaats van de directie in de organisatie Globale taakverdeling bestuur/bureau Wettelijke kaders 3 Artikel 3 opsomming van de werkzaamheden opgedragen aan de verenigingsmanager Leidinggeven Financiële zaken Bestuurlijke zaken Vertegenwoordiging en publiciteit Informatievoorziening 5 Artikel 4 - procuratie 5 Artikel 5 slotbepaling 5 2

3 Artikel 1 grondslag Dit reglement regelt de taakverdeling tussen verenigingsbestuur en verenigingsmanager. Artikel 2 - uitgangspunten voor taakverdeling tussen bestuur en verenigingsmanager 2.1 Plaats van de directie in de organisatie Het bureau van de NVLF kent een éénhoofdige leiding, de verenigingsmanager. De verenigingsmanager is eindverantwoordelijk en aanspreekpunt voor alle door het bestuur aan het bureau opgedragen taken en is daarmee de enige die rechtstreeks verantwoording aflegt aan het verenigingsbestuur. 2.2 Globale taakverdeling bestuur/bureau Ten aanzien van de globale taakverdeling tussen bestuur en bureau geldt dat de beleidsvoorbereiding, -planning en -uitvoering in het bureau plaatsvindt en dat de beleidsvaststelling en de uitvoeringsbewaking geschiedt door het bestuur. Voor alle taken geldt tevens dat de verenigingsmanager geen beslissingen kan nemen zichzelf betreffende. 2.3 Wettelijke kaders Zowel bestuur als de verenigingsmanager zijn gehouden om de wettelijke en andere geldende regelgeving na te leven. 2.4 Jaarlijks vindt een functionerings-/ beoordelingsgesprek plaats tussen een vertegenwoordiging van het bestuur en de verenigingsmanager. 2.5 Hiërarchisch valt het personeel onder de verenigingsmanager. De verenigingsmanager stuurt voor wat betreft de inzet en inhoud van de werkzaamheden de beleidsmedewerkers aan. Uitgangspunt is daarbij dat de werkzaamheden voor wat betreft kwantiteit en kwaliteit passen binnen de op basis van het Strategisch Meerjaren Beleidsplan en de Kaderbrief NVLF gemaakte werk- en actieplannen. Dit laat onverlet dat er sprake is van geregelde contacten met en invloed op de aansturing van beleidsmedewerkers is door verenigingsbestuur, sectiebesturen, Ledenraad, commissies en werkgroepen van de NVLF. 3

4 Artikel 3 opsomming van de werkzaamheden opgedragen aan de verenigingsmanager 3.1 Leidinggeven a. geeft leiding aan de medewerkers van het verenigingsbureau. b. is verantwoordelijk voor het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten van de medewerkers van het bureau. c. draagt zorg voor het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. d. voor het personeel is een klachtenprocedure ontwikkeld. De bedrijfsarts van de ARBO- dienst zal worden aangesteld als extern vertrouwenspersoon ten behoeve van medewerkers. 3.2 Financiële zaken De verenigingsmanager is onder toezicht van de penningmeester verantwoordelijk voor de uitvoering van het financieel beleid. a. draagt zorg voor een doelmatige inrichting en een doelmatig functioneren van de financiële administratie. b. draagt zorg voor het tijdig opstellen van een concept begroting, concept meerjarenbegroting en concept jaarrekening en legt deze voor aan de commissie Financiën. De commissie Financiën brengt hierover advies uit en legt de betreffende documenten met bijbehorend advies ter goedkeuring voor aan het bestuur. c. draagt zorg voor het opstellen van het jaarverslag en legt deze tijdig ter goedkeuring voor aan het bestuur. 3.3 Bestuurlijke zaken a. neemt deel aan de vergaderingen van het verenigingsbestuur. b. draagt zorg voor de convocaties en verslaglegging van de bestuursvergaderingen. c. draagt zorg voor de uitvoering of het doen uitvoeren van besluiten voortvloeiende uit de vergaderingen, en legt hierover verantwoording af aan het verenigingsbestuur. d. kan zich laten vertegenwoordigen in commissies en werkgroepen van de NVLF door medewerkers van het bureau en kan op eigen initiatief of op verzoek aan deze vergaderingen deelnemen. 3.4 Vertegenwoordiging en publiciteit a. vertegenwoordigt de NVLF naar de media binnen de door het bestuur vastgestelde beleidskaders en werkafspraken. b. draagt zorg voor de coördinatie van publiciteit van de NVLF, zowel actief als reactief. c. vertegenwoordigt de NVLF extern, binnen de kaders van de door het bestuur verleende volmacht. d. de verenigingsmanager zal over al deze zaken het verenigingsbestuur informeren. 4

5 3.5 Informatievoorziening a. draagt zorg voor de realisering en de instandhouding van een betrouwbaar en efficiënt informatiesysteem binnen het bureau. b. draagt er zorg voor dat bij de automatisering de continuïteit en de betrouwbaarheid van informatieverstrekking op optimale wijze is geregeld, rekening houdend met onder andere functiescheiding, brandbeveiliging, interne controle, reconstructie en archivering. c. de verenigingsmanager draagt zorg voor het aanleveren van periodieke rapportages betreffende gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Artikel 4 - procuratie De procuratie wordt als volgt geregeld: a. De verenigingsmanager is gemachtigd opdrachten te verstrekken of verplichtingen aan te gaan binnen de vastgestelde begroting. b. Het verstrekken van opdrachten, het aangaan van verplichtingen en het doen van betalingen binnen de begroting kan geschieden door de verenigingsmanager tot een bedrag van Daarboven zal ieder bedrag aan het verenigingsbestuur worden voorgelegd om dit te beoordelen. c. Het bestuur is verantwoordelijk voor het aangaan en het beëindigen van de arbeids-overeenkomst van de verenigingsmanager van het bureau. d. Het afboeken van oninbare vorderingen geschiedt onder verantwoordelijkheid van de verenigingsmanager. e. De verenigingsmanager is gemachtigd de uitgaande post, niet zijnde bestuurscorres-pondentie, te tekenen of na opdracht van het bestuur de bestuurscorrespondentie te tekenen. f. De verenigingsmanager is gemachtigd de inkomende post te behandelen voor alle taken die aan het bureau zijn opgedragen. g. De verenigingsmanager maakt maandelijks een overzicht van de in- en uitgaande post en brengt dit ter kennis van het verenigingsbestuur. h. De verenigingsmanager maakt maandelijks een overzicht van de externe contacten die hij de voorbije maand heeft gehad en brengt dit ter kennis van het verenigingsbestuur. De verenigingsmanager maakt maandelijks een overzicht van de uitnodigingen die het bestuur heeft ontvangen en brengt dit ter kennis van het verenigingsbestuur. Artikel 5 slotbepaling Anderen dan de verenigingsmanager kunnen geen rechten ontlenen aan dit reglement. 5