Beleidsplan SWOM(Stichting Welzijn ouderen Mill)

Transcriptie

1 Beleidsplan SWOM(Stichting Welzijn ouderen Mill) Inleiding Eind 2013 is er een nieuwe wind gaan waaien in het SWOM bestuur. In de eerste maanden van 2014 zijn statuten opgesteld en vastgelegd. Het optimaliseren van Samenwerking ten behoeve van senioren staat hoog in het vaandel. De huidige statuten bieden de mogelijkheid tot het vaststellen van een reglement. Een reglement dient om nadere regels te stellen welke niet in strijd mogen zijn met de statuten en de wet. In haar vergadering van 5 juni 2014 heeft het bestuur onderstaand reglement vastgesteld. Het bestuur Het bestuur voorziet zelf in zijn vacatures. De benoeming komt tot stand door een bestuursbesluit genomen met ten minste drie/vierde van de aanwezige leden. In een vacature moet zo spoedig mogelijk, op initiatief van het bestuur, worden voorzien. De bestuursleden hebben zitting voor een periode van vier jaren en zijn herbenoembaar conform regels in de statuten. Het bestuur stelt een rooster van aftreden vast. Het bestuur is verantwoordelijk voor het bereiken van het doel. Daartoe beschikken de leden over algemene en persoonlijke kwaliteiten. Zij zijn breed geïnformeerd en voelen zich betrokken bij de doelgroep en de doelstellingen van de SWOM. De bestuursleden zitten op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak. Het bestuur komt minimaal 6 x per jaar bij elkaar, of zoveel vaker als leden daarom verzoeken. (Zie de regels hiervoor in de statuten) Taken Bestuur De leden dragen zorg voor permanente oriëntatie op maatschappelijke ontwikkelingen. Het bestuur heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking tot het functioneren van de stichting en de voorbereiding en de uitvoering van de bestuursbesluiten. Het bestuur stelt het volgende op: jaarlijks het beleidsplan en de begroting; het jaarverslag en de jaarrekening; het vrijwilligersbeleid en een rooster van aftreden. Reglement Stichting Welzijn Ouderen Mill 2014.

2 2 Het bestuur regelt haar taakverdeling in een model van portefeuillehouders. De taakverdeling is de laatste keer vastgesteld in januari De portefeuillehouders fungeren tevens als aanspreek punt voor betreffende coördinatoren en contactpersonen. Het bestuur coördineert, delegeert en informeert vrijwilligers, werkgroepen en coördinatoren over activiteiten, diensten en werkzaamheden van SWOM. Het bestuur is een aanspreekpunt voor senioren, vrijwilligers,organisaties en instellingen. Het bestuur organiseert bijeenkomsten waaronder de jaarlijkse vrijwilligersavond. Het draagt zorg voor de administratie, kantoororganisatie, het bijhouden en archiveren van correspondentie. De verslaglegging van werkgroepen en van overlegvormen geschiedt door de werkgroepen zelf en wordt centraal opgeslagen. Het bestuur draagt zorg voor het communicatie- en PR beleid. Het bestuur heeft een (bestuurs)structuur waarin vervanging geregeld is. Taken voorzitter Draagt zorg voor het goed functioneren van de stichting. Geeft leiding aan beleidsinhoudelijke aangelegenheden waaronder het ontwikkelen, implementeren, coördineren en bewaken van het beleid. Is verantwoordelijk voor samenwerking en afstemming tussen de SWOM en gemeente en andere organisaties op het gebied van beleidsinhoudelijke aangelegenheden. Stuurt inhoudelijk de professionele ondersteuning van de ouderenwerker van Radius aan. Is eindverantwoordelijk en geeft leiding aan het vrijwilligersbeleid van de SWOM, zorgt voor het implementeren, coördineren en bewaken van het vastgestelde vrijwilligersbeleid. Taken penningmeester Is verantwoordelijk voor de financiële administratie en financieel jaarverslag/begroting. Is verantwoordelijk voor de budgettering en registratie van uitgaven en inkomsten, van bestuur en alle diensten en activiteiten van SWOM. Is verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling van zaken betreffende de werkgroepen.

3 3 Is verantwoordelijk voor het verwerken van declaraties en het ontvangen/verzenden en betalen/innen van facturen. Is verantwoordelijk voor het aanvragen van gemeentelijke subsidies. Taken secretaris Bereidt de vergaderingen voor. Is verantwoordelijk voor uitnodigingen, de agenda en daarbij behorende stukken en de verslaglegging van de bestuursvergaderingen. Is verantwoordelijk voor het bijhouden van benoemingen van bestuursleden en statutenwijzigingen in het Handelsregister. Is verantwoordelijk voor de administratie, kantoororganisatie en de correspondentie, inkomende post en archivering. De secretaris vervult de leidinggevende functie naar de administratieve ondersteuner(ster). Is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer van het kantoor van de SWOM. Bewaakt de jaaragenda en planning van de vergadering van het bestuur. Taken bestuurslid communicatie Is eindverantwoordelijk en draagt zorg vooralle interne en externe communicatie van de SWOM en is bestuurlijk contactpersoon voor de werkgroep communicatie. Is verantwoordelijk voor en verzorgt persinformatie naar media. Is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de website. Draagt er zorg voor dat berichtgeving naar website, D n Booi, infoblok en andere media op gestructureerde wijze verloopt. Is verantwoordelijk voor inhoud en de productie van d n Booi. Organiseert samenwerking met seniorenorganisaties op het gebied van sociale media. Is eindverantwoordelijk voor de inhoud, opmaak en productie van het jaarverslag. Is verantwoordelijk voor samenwerking en afstemming tussen de SWOM en de KBO s, SHC, PGM, BPR en andere organisaties op het gebied van communicatie aangelegenheden. Taken bestuurslid/bestuursleden coördinatoren(wekelijkse) activiteiten Is de schakel tussen de contactpersonen en coördinatoren die verantwoordelijk voor de voorbereiding, afstemming, coördinatie en uitvoering van alle SWOM activiteiten in de vier kerkdorpen.

4 4 Is voorzitter van de werkgroep coördinatoren en werkgroep activiteiten en ondersteunt, begeleidt en stuurt, indien nodig, de diverse coördinatoren van de activiteiten aan. Is verantwoordelijk voor samenwerking en afstemming tussen de SWOM en KBO s, SHC, PGM, BPR en andere organisaties op het gebied van activiteiten. Taken bestuurslid Diensten Is bestuurlijk verantwoordelijk voor de werkgroep Vrijwillige ouderenadviseurs (VOA), de werkgroep Ouderenhulpdienst, activiteiten op gebied van computerbeleid en sociale alarmering. Taken bestuurslid Welzijn en Zorg Is bestuurlijk verantwoordelijk voor de werkgroep Welzijn en Zorg. Daaronder vallen tevens het Alzheimer beleid en gespreksgroepen. Organiseert de gezondheidsthemadag in samenwerking met betrokken partijen. Ordening werkgroepen. Iedere werkgroep heeft een voorzitter, werkgroep leden en een of meer coördinatoren die afgesproken taken uitvoeren. In de taakverdeling van het bestuur is vastgelegd wie aanspreekpunt is voor een werkgroep. Het bestuur bepaalt in nauw overleg met de werkgroepen de doelstellingen, taken en werkwijze van de werkgroepen. De samenstelling van de werkgroep wordt in overleg en/of op voordracht van de betreffende werkgroep bepaald. Het bestuur zal slechts van de voordracht afwijken en een ander benoemen als - naar het oordeel van het bestuur, de commissie/werkgroep gehoord - benoeming van de voorgedragen persoon niet ten goede komt aan de doelstelling van de taak en werkwijze van de werkgroep. De leden van een werkgroep benoemen uit hun midden een werkgroep voorzitter, die de werkzaamheden van de werkgroep coördineert en optreedt als haar woordvoerder en secretaris. De naam van de werkgroep voorzitter wordt doorgegeven aan het bestuur. De werkgroepen dragen er zorg voor, dat de verslagen van hun bijeenkomsten en activiteit(en) en diensten of jaarverslag ter kennisname aan de secretaris van het bestuur worden toegezonden. Het is van belang te investeren in de competenties van vrijwilligers door scholing. Ieder jaar wordt een aantal bijeenkomsten georganiseerd waarin informatie wordt gegeven over SWOM en vrijwillige inzet in het algemeen. Waar

5 5 mogelijk en noodzakelijk wordt een voorstel voor deskundigheidsbevordering gedaan. Minimaal een keer per jaar vindt overleg plaats met de voorzitters en coördinatoren van de werkgroepen in het zogenaamd vrijwilligersberaad. Doel van de bijeenkomsten is dat vrijwilligers van de diverse werkgroepen elkaar ontmoeten, zich kunnen oriënteren op andere werkgroep activiteiten en informatie kunnen uitwisselen. Vastgesteld in de vergadering van 5 juni 2014.

6 6 Voor de duidelijkheid de huidige taakindeling: Werkgroep Contactpersoon vanuit bestuur Werkgroep Tafeltje dekje Werkgroep Sociale alarmering Werkgroep Ouderenhulpdienst Werkgroep Ouderenadviseurs Werkgroep Welzijn en zorg Werkgroep Wonen, woonomgeving, veiligheid Werkgroep Communicatie en website Werkgroep Redactie d n Booi Werkgroep Infoblok Werkgroep Activiteiten, ontspanning, cultuur, Werkgroep Computer cursussen

7 7 Rooster van aftreden Het bestuur van SWOM heeft op haar vergadering van 15 mei 2014 het volgende rooster van aftreden vastgesteld. Het statuut schrijft voor dat men na 4 jaren aftreed. Om een evenwichtig verloop te krijgen wordt het volgende rooster vastgesteld. Mevr. Francine van der Duijn 2016 Dhr. Rob Vloet, voorzitter treedt af in Dhr. Ton Ermers, secretaris Dhr. Theo van der Linden, bestuurslid Mevr. Lida Nabuurs, bestuurslid vanaf 27 februari Dhr. Aart Plas, bestuurslid vanaf 27 februari Mevr. Marietje van de Ligt, penningmeester 2017 Dhr. Hans van Baal, bestuurslid 2018 Vacature 2018