Bestuursreglement Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten

Transcriptie

1 Bestuursreglement Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten Dit Bestuursreglement beschrijft de werkwijze van het bestuur van de Stichting Pensioenfonds Autoriteit Financiële Markten (verder te noemen: pensioenfonds) en alle andere aangelegenheden zoals bepaald in de statuten. Daarnaast bevat het reglement bepalingen inzake overige aangelegenheden die naar de mening van het bestuur in dit reglement geregeld dienen te worden. Dit Bestuursreglement is laatstelijk vastgesteld door het bestuur in de vergadering van 21 maart Naast het bestuursreglement heeft het pensioenfonds: een Gedragscode ten behoeve van integer gedrag door onder andere bestuurders. een geschiktheidsplan ter waarborging van de geschiktheidseisen aan bestuurders van het pensioenfonds. Algemeen Artikel 1. Voor dit reglement zijn de begripsomschrijvingen van de statuten van het pensioenfonds van toepassing. Benoeming en ontslag bestuursleden Artikel 2. Het pensioenfonds wordt bestuurd door een bestuur, bestaande uit ten minste vier bestuursleden. Het bestuur beslist na overleg met de werkgever over het aantal bestuursleden. Bestuursleden worden benoemd door het bestuur. Artikel 3. Bestuurders A, de bestuursleden die namens de werkgever worden benoemd, worden voorgedragen door het bestuur van de Stichting Autoriteit Financiële Markten. Artikel 4 Bestuurders B, de bestuursleden die namens de werknemers en pensioengerechtigden worden benoemd, worden gekozen door de werknemers respectievelijk de pensioengerechtigden. Het bestuur organiseert daartoe verkiezingen met in achtneming van het bepaalde in artikel 7. Artikel 5 Kandidaat bestuursleden A en B moeten voldoen aan de eisen zoals uiteengezet in de statuten en het deskundigheidsplan voor bestuurders van het pensioenfonds. Bij een vacature stelt het bestuur een functieprofiel op, rekening houdend met de gewenste deskundigheid en competenties gelet op de totale samenstelling van het bestuur. Het bestuur stelt het functieprofiel beschikbaar aan de werkgever respectievelijk de werknemers en pensioengerechtigden vóór de termijn van kandidaatstelling. PF AFM/Bestuursreglement PF AFM/versie 2.0 zoals vastgesteld door bestuur op van 5

2 Artikel 6. In geval van een vacature voor een Bestuurder A, verzoekt het bestuur de werkgever een kandidaat bestuurder voor te dragen. Na voordracht door de werkgever toetst het bestuur of de kandidaat voldoet aan het functieprofiel. In het geval de kandidaat naar de mening van het bestuur niet voldoet aan het functieprofiel, wordt de kandidaat niet geschikt geacht als kandidaat bestuurder A. De kandidaat die naar de mening van het bestuur voldoet aan het functieprofiel, wordt geschikt geacht als kandidaat bestuurder A. Artikel In geval van een vacature voor een bestuurder B, maakt het bestuur de vacature bekend aan de kring van kiesgerechtigden en stelt het functieprofiel beschikbaar. 2. Het bestuur geeft kandidaten ten minste een termijn van 10 dagen om zich kandidaat te stellen. 3. Werknemers die zich kandidaat stellen, moeten gesteund worden door ten minste 25 actieve deelnemers. Pensioengerechtigden die zich kandidaat stellen, moeten gesteund worden door ten minste 5 pensioengerechtigden. 4. Het bestuur toetst voorafgaand aan de verkiezingen of de kandidaat voldoet aan de eisen van het functieprofiel. In het geval de kandidaat naar de mening van het bestuur niet voldoet aan het functieprofiel, wordt de kandidaat niet geschikt geacht als kandidaat bestuurder B. De kandidaat die naar de mening van het bestuur voldoet aan het functieprofiel, wordt geschikt geacht als kandidaat bestuurder B. 5. Indien meer dan één geschikte kandidaat zich beschikbaar stelt, schrijft het bestuur verkiezingen uit. Verkiezingen kunnen zowel schriftelijk per post als fysiek op het kantoor van de werkgever worden gehouden. Het bestuur geeft kandidaten de gelegenheid zich te presenteren aan de kiesgerechtigden. 6. Het bestuur stelt vast wie kiesgerechtigd is. Het bestuur neemt de maatregelen die het nodig acht om te zorgen dat de kiesgerechtigden hun stem kunnen uitbrengen en de verkiezing eerlijk verloopt. Het bestuur bepaalt of stemmen per volmacht mogelijk is en aan welke voorwaarden een volmacht moet voldoen. 7. De kandidaat met de meeste stemmen wordt geacht te zijn voorgedragen door de kiesgerechtigden. Het bestuur stelt de uitslag van de verkiezing dienovereenkomstig vast. Artikel 8 Het bestuur draagt de kandidaat bestuurder A en/of B ter toetsing aan DNB voor, indien het bestuur de voorgedragen respectievelijk verkozen kandidaat geschikt acht. Na ontvangst van een positieve toetsingsuitslag besluit het bestuur tot benoeming. Werkwijze bestuur Artikel Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter, een secretaris en een plaatsvervangend secretaris. 2. Het bestuur brengt alle hoofdtaken van het bestuur in kaart. Per hoofdtaak wijst het bestuur uit zijn midden een bestuurlijke trekker en een secondant aan. 3. Het bestuur heeft geen dagelijks bestuur of bestuurscommissies. PF AFM/Bestuursreglement PF AFM/versie 2.0 zoals vastgesteld door bestuur op van 5

3 Artikel 10. De taken van de voorzitter (die bij afwezigheid wordt vervangen door de plaatsvervangend voorzitter) zijn de volgende: zorgdragen voor een evenwichtige besluitvorming die ten goede komt aan alle belanghebbenden; zorgdragen voor een goed overleg tussen de werkgever en het pensioenfonds; toezien op de orde van de vergadering, zodat besluiten daarin op juiste manier tot stand komen; bewaken van de jaarplanning, die gericht is op het voldoen aan alle wettelijke en bestuurlijke eisen; jaarlijks evalueren van het functioneren van het bestuur als geheel; het beoordelen van de overige bestuursleden aan de hand van het deskundigheidsplan. Artikel 11. Het bestuur stelt jaarlijks aan het einde van het kalenderjaar een bestuurskalender (jaarplan) op voor het daaropvolgende kalenderjaar. De bestuurskalender bevat een overzicht van en een planning voor de hoofdonderwerpen en de reguliere onderwerpen die het bestuur het komende jaar zal behandelen. Artikel 12. Het bestuur evalueert jaarlijks het eigen functioneren en doet hiervan verslag in het jaarverslag van het pensioenfonds. In het jaarverslag wordt ingegaan op de initiatieven die zijn genomen om de deskundigheid van de beleidsbepalers (verder) te ontwikkelen. Het bestuur beschrijft daarnaast missie, visie en strategie in het jaarverslag en beschrijft in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt. Tevens wordt van de in de bestuursvergaderingen genomen besluiten melding gemaakt in het jaarverslag. Vergaderingen en besluitvorming bestuur Artikel Het bestuur vergadert 10 maal per jaar en daarnaast zo vaak als nodig. 2. De voorzitter stelt in overleg met de bestuursecretaris een concept agenda op voor de bestuursvergadering en stuurt die veertien dagen voorafgaand aan de vergadering rond. Alle bestuurders worden in de gelegenheid gesteld onderwerpen te agenderen voor de bestuursvergadering. 3. Alle vergaderstukken dienen één week voorafgaand aan de bestuursvergadering gereed en beschikbaar te zijn op het bestuurdersportal. Artikel 14. Het bestuur besluit zoveel mogelijk met consensus. Over onderwerpen waar geen consensus over bereikt, wordt gestemd overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de statuten. Manager pensioenfonds en bestuurssecretariaat Artikel 15. Het bestuur wordt bij de uitoefening van zijn taak ondersteund door een manager pensioenfonds en een bestuursecretaris. PF AFM/Bestuursreglement PF AFM/versie 2.0 zoals vastgesteld door bestuur op van 5

4 Artikel 16. De belangrijkste taken van de manager pensioenfonds zijn: ondersteunen van het bestuur bij zijn taken; uitvoeren en coördineren van de operationele werkzaamheden onderhouden van contacten en afstemmen met uitbestedings- en contractpartijen en overige stakeholders Artikel 17. De belangrijkste taken van de bestuursecretaris zijn: jaarlijks opstellen van een vergaderrooster voor de bestuursvergaderingen en de gezamenlijke vergaderingen van het bestuur en het verantwoordingsorgaan; opstellen van en afstemmen over de concept agenda voor de bestuursvergaderingen; voorbereiden en compleet maken van de vergaderstukken voor de bestuursvergaderingen; verslaglegging van de vergaderingen van het bestuur; uitzetten en de coördinatie van acties, voortkomend uit de bestuursvergaderingen; opstellen van de bestuurskalender voor het bestuur; verzorgen van correspondentie van het pensioenfonds; verzorgen van benoemingen, inschrijvingen en registraties; zorgdragen voor de uitwerking van bestuursbesluiten; bijhouden en archiveren van de relevante stukken op het bestuurdersportal. Werkwijze in crisissituaties Artikel In geval van een crisissituatie roept de voorzitter, eventueel op aangeven van een bestuurslid of de bestuurssecretaris, de leden van het bestuur en de bestuurssecretaris telefonisch of per ter vergadering op. 2. Een bestuurslid of de bestuurssecretaris bepalen in samenspraak met de voorzitter of sprake is van een crisissituatie, de termijn waarbinnen en de wijze waarop het bestuur dient te vergaderen. 3. Berichtgeving vanuit het bestuur in crisissituaties is zo veel mogelijk in lijn met het staande beleid van het pensioenfonds, inclusief het Communicatiebeleid over contacten met de pers. Geschillen en klachten Artikel Het pensioenfonds heeft een Regeling geschillen en klachten voor de wijze van behandeling van verschillen van mening tussen het pensioenfonds en een (gewezen) deelnemer, pensioengerechtigde of andere aanspraakgerechtigde over de wijze waarop statuten en het reglement van het pensioenfonds zijn of zullen worden toegepast, waarbij de belanghebbende zicht op het standpunt stelt in zijn rechten te worden geschaad. PF AFM/Bestuursreglement PF AFM/versie 2.0 zoals vastgesteld door bestuur op van 5

5 2. De Regeling geschillen en klachten is tevens van toepassing op de wijze van behandeling van klachten van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden of andere aanspraakgerechtigden over de uitvoering van de taken van het fonds. 3. De Regeling geschillen en klachten is op de website van het pensioenfonds gepubliceerd. PF AFM/Bestuursreglement PF AFM/versie 2.0 zoals vastgesteld door bestuur op van 5