HSVB TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Transcriptie

1 HSVB TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN HSVB kent vrijwilligers die voor hun werkzaamheden niet betaald worden. De ervaring is dat het steeds moeilijker wordt om vrijwilligers te vinden. Wil je als vereniging blijven bestaan is het zaak dat leden en ouders zich inspannen om af en toe eens wat te doen. Hoe Het streven is om te komen tot kleine overzichtelijke taken, voorzien van een heldere functieomschrijving en een duidelijke eindverantwoordelijkheid. Dit geldt voor alle functies binnen de vereniging, van bestuurslid tot commissielid. Dit verkleint enerzijds het beslag dat wordt gelegd op de vrije tijd van een vrijwilliger en anderzijds vergroot het de betrokkenheid van de leden bij de vereniging. Vorm Er moet een duidelijke functie / taakomschrijving beschikbaar zijn voor vrijwilligerstaken. Daardoor ben je als vereniging minder kwetsbaar en is het gemakkelijker om snel taken over te nemen. De taakomschrijvingen moeten op de website worden gezet, met name de vacatures. Het is belangrijk dat de vrijwilligers gewaardeerd worden. Jaarlijks complimenteren in welke vorm dan ook. De vrijwilliger zou de financiële mogelijkheid moeten kunnen worden geboden, zich (verder) te bekwamen in hun werkveld. HSVB moet hier zoveel mogelijk naar streven indien dit financieel haalbaar is. Dit zal steeds opnieuw bekeken moeten worden.

2 VOORZITTER De voorzitter leidt de ledenvergadering, alsmede de bestuursvergaderingen. Hij heeft de hoogste verantwoording. Coördineert, stimuleert en delegeert. Het leiden van de vereniging. Het leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen. Coördineren van de verschillende bestuurstaken. Houdt toezicht daarop en stelt zich op de hoogte van de gang van zaken. Vertegenwoordigen van de vereniging naar buiten. Onderhouden van de contacten met de gemeente en andere verenigingen. In overleg met andere bestuursleden zorgdragen voor aanvulling van het bestuurlijk kader. Toezicht houden op en de verantwoordelijkheid nemen voor de juiste uitvoering van statuten en huishoudelijk reglement. Volgen van de externe ontwikkelingen en deze zo nodig afstemmen op de organisatie van de vereniging en omgekeerd. SECRETARIS De secretaris is belast met de algehele correspondentie betreffende de vereniging en voert deze in overleg met en namens het bestuur. Draagt zorg voor het jaarverslag en notuleert de ledenvergaderingen. In overleg met de voorzitter de agenda opstellen voor de bestuurs- en ledenvergaderingen. Notuleren van de bestuurs- en ledenvergaderingen. In overleg met betrokkenen het jaarverslag van de vereniging opstellen. Distribueren van de inkomende en verzorgen van de uitgaande post/mail. Zorg dragen voor een juiste archivering. Beheren van het archief. PENNINGMEESTER De penningmeester voert het financiële beheer van de vereniging en is verplicht dat nauwkeurig en overzichtelijk te registreren. Hij/zij is verplicht jaarlijks een financieel overzicht van de vereniging aan de ledenvergadering voor te leggen. Beheren van de geldmiddelen. Verzorgen van de administratie van de inkomsten en uitgaven. Het doen van betalingen namens de vereniging. Zorg dragen voor de inning van gelden: contributies, recettes, donaties, sponsorgelden, subsidies, e.d. Verzorgen van de jaarstukken. Opstellen van een ontwerpbegroting en deze voorleggen aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering. WEDSTRIJDCOMMISSARIS De wedstrijdcommissaris is verantwoordelijk voor een goed verloop van de wedstrijden gedurende de vastgestelde tijden dat er (competitie)wedstrijden worden gespeeld. De wedstrijdcommissaris is altijd in de directe nabijheid van de speelvloer bereikbaar. Verzorgen van de administratie met betrekking tot wedstrijdformulieren en de verzending naar de verantwoordelijke instantie. Verzorgen van de distributie van de wedstrijdprogramma's aan de begeleiders. Doorgeven van wedstrijdwijzigingen. Verzorgen van de zaalleiding. Regelen van de 'eigen' scheidsrechters. Verzorgen van het competitiemateriaal. Verzorgen van inschrijvingen voor toernooien in overleg met Technische Zaken en Jeugdzaken.

3 TECHNISCHE COMMISSIE Het bestuurslid technische zaken geeft leiding aan de technische commissie en adviseert de overige bestuursleden op het gebied van basketbaltechnische aangelegenheden. Het bestuurslid is eindverantwoordelijk. Zorg dragen voor de organisatie rond trainingen. Het samenstellen van teams. Verzorgen van de inschrijving van de teams in de competitie. Verzorgen van de teamopgaven en de eventuele wijzigingen daarin. Zorg dragen voor de organisatie van toernooien. Zorg dragen voor de begeleiding en opleiding van scheidsrechters. Zorgen en beheren van trainingsmaterialen. Ontwikkelen van een technisch beleidsplan. Werving/voordragen trainers en coaches aan het bestuur. Begeleiding en opleiding van trainers en coaches. SCHEIDSRECHTERSCOMMISSIE Coördineren en verzorgen van opleiding en cursus Indeling scheidsrechters thuiswedstrijden Begeleiden van scheidsrechters Coördineren en begeleiden jurytafel cursus. JEUGDCOMMISSIE De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de jeugdafdeling van HSVB. De voorzitter jeugdcommissie is het aanspreekpunt van de jeugdcommissie en vertegenwoordigt de jeugdcommissie in het bestuur (Bestuurslid Jeugdzaken). Daarnaast is de voorzitter jeugdcommissie verantwoordelijk voor een goede onderlinge afstemming van de verschillende onderdelen van de jeugd. Voor een goede afstemming ondersteunt de jeugdcommissie het bestuur ook bij de beleidsontwikkeling. Het bestuur blijft verantwoordelijk voor het beleid. Zorg dragen voor de begeleiding van jeugdteams en signaleren en oplossen van knelpunten daarbinnen. Uitgezonderd technische zaken. Een aanspreekpunt zijn voor jeugdleden en hun ouders. Zorg dragen voor de organisatie van jeugdactiviteiten (ledenwerving jongste jeugd) Zorg dragen voor het opstellen van een jaarplan. LEDENADMINISTRATIE Verwerken van aanmeldingen, wijzigingen en opzeggingen in de administratie (ISSysteem) Aanvragen en beheren van de spelerskaarten Beheren gebruikersaccounts van ISS. BEHEERDER WEBSITE Ontwerp, ontwikkelen en beheer van de website Onderhouden van contact met de provider Ondersteunen van de auteur-gebruikers Kennisoverdracht aan overige beheerders KASCOMMISSIE (Vacature?) De belangrijkste taak van de kascommissie is het beoordelen van het financieel verslag zoals het bestuur dat presenteert tijdens de Algemene Ledenvergadering. De kascommissie controleert de administratie van de penningmeester en doet daarvan verslag aan het bestuur en de Algemene Ledenvergadering. Deze controle gebeurt eenmaal per jaar, voor de Algemene Ledenvergadering. TEAMLEIDER (Vacature)

4 De trainer/coach moet vooral bezig zijn met (de technische kant van) basketball en gaat over de ontwikkeling van spelers. De teamleider zorgt voor alle organisatorische zaken. Het is belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt tussen trainer en teamleider over de rollen. Die kunnen zijn: Verantwoordelijk voor de administratieve aspecten rond trainingen en wedstrijden. o Regelen vervoer o Regelen tafelen o Regelen wasbeurten o Adressenlijst vh team inventariseren en bijhouden o Contact onderhouden met de coördinator en/of wedstrijdsecretaris over wedstrijdzaken, het invullen en inleveren van het wedstrijdformulier o Regelen van de spelerskaarten van het team, scoresheet invullen o Bij de peanuts: Regelen aanmeldingen bij peanuttoernooien en in overleg met trainer teams opgeven Mede organiseren HSVB peanuttoernooi, uitnodiging versturen via , inventariseren, wedstrijdschema maken, aanspreekpunt en coördinator Verantwoordelijk voor de sociale aspecten rond trainingen en wedstrijden. o samen met de trainer/coach opmerkzaam zijn op gedrag van de spelers. Eventueel betreffende speler en/of hun ouders hierop aanspreken o ervoor zorgen dat de spelers hand geven voor en na de wedstrijd (spelers, scheidsrechters en tafel) o Samen met de trainer/coach organiseren van één of meer ouderavonden voor het team per seizoen COÖRDINATOR COMMERCIËLE-/MARKETING ZAKEN (Vacature) Actief werven van sponsors voor de vereniging en coördinator activiteitencommissie. Opstellen van een commercieel-/marketingplan Opzetten en onderhouden van het sponsorbeleid, welke overeenkomt met de doelstellingen van de vereniging; jaarlijks wordt dit beleid met het bestuur geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Werven van nieuwe sponsoren. Onderhouden van goede relaties met bestaande sponsoren. Voeren van een correcte administratie rondom sponsoring (contractregistratie, facturatie, financiële controle van de inkomsten). Opzetten en begeleiden van sponsoractiviteiten binnen de vereniging. Opstellen van contracten en eventuele aflopende contracten tijdig verlengen. Jaarlijks vaststellen van prijzen. Nauwe contacten onderhouden en verantwoording afleggen aan de penningmeester. Coördinator activiteitencommissie Organiseert en communiceert met andere commissies binnen HSVB t.a.v. marketing- /commerciële activiteiten. LID ACTIVITEITENCOMMISSIE (Vacature) De activiteiten commissie is nauw verbonden met de coördinator commerciële-/marketing zaken. Houdt zich naar behoefte bezig met het organiseren van uiteenlopende activiteiten, veelal ter vermaak van de leden van HSVB. Hiermee dragen we bij aan een gezellige en gemoedelijke sfeer binnen de vereniging en het behouden/aantrekken van leden. Onderdeel van commercieel-/marketingplan Coördineren activiteiten (feesten, toernooien) Stimuleren van alle leden van HSVB deel te nemen aan de activiteiten Benaderen van alle teams om reclame te maken of om vrijwilligers te werven om bepaalde activiteiten te ondersteunen. Nauwe contacten onderhouden en verantwoording afleggen aan de penningmeester. BEHEERDER/COÖRDINATOR MATERIALEN (INCL KLEDING) (Vacature)

5 Beheren en structureren van materiaalbeheer en materiaalgebruik Beheer van HSVB-materialen in de sporthal Het innemen en ter beschikking stellen van (gesponsorde) kleding, controleren op volledigheid en staat Inkoop (in overleg met commerciële coördinator); opvragen van offertes voor materiaal en hiervoor voorstellen doen richting (jeugd)bestuur (e.e.a. in overleg met penningmeester en technische commissie)