Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus

Transcriptie

1 Reglement Vrijwilligersraad Welzijn Rijswijk Het belang van inspraak Betrokkenheid van medewerkers is belangrijk voor het goed functioneren van de organisatie. Dat geldt ook voor vrijwillige medewerkers. Wie nergens over mee kan praten, zal zich weinig betrokken voelen bij de organisatie. Er zijn honderden vrijwilligers actief binnen Welzijn Rijswijk. Om de belangen van al deze vrijwilligers te behartigen is de Vrijwilligersraad in het leven geroepen. Deze raad denkt mee over de gemeenschappelijke belangen van alle vrijwilligers. Reglement Vrijwilligersraad Welzijn Rijswijk Art. 1 begripsbepaling Stichting Stichting Welzijn Rijswijk (WR) Directeur de directeur van de Stichting Welzijn Rijswijk Bestuur bestuur van de Stichting Welzijn Rijswijk Vrijwilligersraad een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de vrijwilligers van de organisatie vertegenwoordigt waarin vrijwilligers van WR zitting hebben. De leden hebben zitting zonder last- of ruggespraak Vrijwilligers natuurlijke personen die zich onbezoldigd inzetten om de doelstellingen van de organisatie te realiseren Locaties onderdelen van WR waar vrijwilligers werkzaam zijn Beroepskracht diegene die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de vrijwilligers binnen een specifieke werksoort Beheerder diegene die verantwoordelijk is voor het beheer van de locatie Vrijwilligercoördinator diegene die verantwoordelijk is voor de implementatie en voortgang van het vrijwilligersbeleid binnen WR Art 2 Doelstelling van de Raad o Het leveren van een bijdrage aan het behartigen en bewaken van de gemeenschappelijke belangen van WR o Het behartigen en bewaken van de gemeenschappelijke belangen van de vrijwilligers van WR o Het adviseren van WR aangaande optimalisering van het vrijwilligersbeleid en de uitvoering daarvan o Het verzorgen van informatie die voor vrijwilligers en kandidaatvrijwilligers binnen WR van belang is of nodig ter ondersteuning van hun positie o Het vertegenwoordigen van de vrijwilligers van de organisatie middels advies in het besluitvormingsproces daar waar het gaat om vrijwilligerswerk Art 3 Samenstelling en benoeming van de leden 1) De Vrijwilligersraad bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden die worden gekozen en die zonder last of ruggespraak zitting hebben in de Raad. Het aantal leden is bij voorkeur oneven met het oog op besluitvorming en stemming 2) Verkiesbaar zijn die vrijwilligers die tenminste zes maanden actief zijn als vrijwilliger bij WR en die minimaal één dagdeel vrijwilligerswerk verrichten op één van de locaties 3) Stemgerechtigd zijn alle vrijwilligers die meer dan zes maanden werkzaam zijn binnen WR Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus

2 4) Kandidatuur: als lid van de Vrijwilligersraad kunnen worden gekozen de zich kandidaat stellende vrijwilligers die binnen WR werkzaam zijn met uitzondering van de leden van het bestuur en de leden van de klachtencommissie 5) Verkiezingen: de Vrijwilligerscoördinator ondersteunt het proces en adviseert bij de totstandkoming van de raad. De raad moet diverse kwaliteiten in zich hebben verenigd ten behoeve van de in dit reglement genoemde taken. Via de vrijwilligersnieuwsbrief zal werving en voordracht van kandidaten plaatsvinden. De Vrijwilligersraad zal uit zijn midden een voorzitter, vice voorzitter en secretaris aanstellen. De Vrijwilligerscoördinator voorziet de raad van informatie en neemt deel aan de vergaderingen als vertegenwoordiger van WR. Art 4 Zittingsduur De zittingsduur van de leden bedraagt drie jaar, men kan maximaal één keer herkozen worden. De Vrijwilligersraad stelt een rooster van aftreden op waardoor elk jaar één à twee leden aftreden. In geval van een tussentijdse vacature in de raad wordt de opengevallen plaats ingenomen door de eerste in de rangorde van de eerder niet gekozen kandidaten. Art 5 Beëindiging lidmaatschap Beëindiging lidmaatschap geschiedt: o Automatisch aan het einde van de vastgestelde zittingsperiode, indien het lid zich niet langer verkiesbaar stelt o Bij bedanken van het lid, waarbij een opzegtermijn in acht genomen wordt van twee maanden o Bij schorsing o Bij beëindiging van de vrijwilligersrelatie met WR o Bij overlijden Art 6 Taken De Vrijwilligersraad verdeelt in onderling overleg de werkzaamheden en de functies Taken van de voorzitter: o Zit de vergaderingen voor o Bewaakt bepalingen van het reglement o Draagt zorg voor een goed taakverdeling en coördinatie binnen de raad o Stelt de vergaderagenda op in overleg met de secretaris en de Vrijwilligerscoördinator o Vertegenwoordigt de raad naar buiten o Ondertekent mede officiële stukken inzake de vrijwilligersraad o Is contactpersoon van WR Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de vicevoorzitter. Taken van de secretaris: o I.o.m. voorzitter en Vrijwilligerscoördinator opstellen van de agenda en verzending naar de leden o Verzorgt verslaglegging van vergaderingen o Verzorgt correspondentie en achivering o Ondertekent mede officiële stukken inzake de Vrijwilligersraad De leden van de Vrijwilligersraad en de eventueel ingezette externe deskundige(n) (art 7) zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen, alsmede van alle aangelegenheden ten aanzien waarvan hen geheimhouding is opgelegd Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus

3 en waarvan zij, in verband met de opgelegde geheimhouding, het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen. Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt tevoren medegedeeld bij het te bespreken onderwerp. Tevens wordt dan de termijn vermeld tot wanneer de geheimhouding geldend is (art 10). Art 7 Faciliteiten van de Vrijwilligersraad WR stelt de Vrijwilligersraad in staat goed te functioneren door het beschikbaar stellen van: o Materiële ondersteuning zoals computer / internet / papier et cetera o De personele ondersteuning in de vorm van de Vrijwilligerscoördinator o De vergoeding van de kosten voor het raadplegen van deskundigen indien de directeur akkoord is met de kosten van deze consultatie o Vergoeding van de kosten van scholing en vorming van de leden die voor de invulling van hun werkzaamheden binnen de Vrijwilligersraad noodzakelijk is. Zowel de Vrijwilligersraad als de directeur kunnen hiertoe een voorstel indienen. Art 8 Plaats in de organisatie De Vrijwilligersraad is één van de adviesorganen binnen WR. De Vrijwilligerscoördinator faciliteert de Raad, is vaste contactpersoon binnen WR en is aanwezig bij de vergaderingen van de Raad. Minimaal één keer per jaar vergadert de Raad met de directeur. Op uitnodiging van het bestuur of op verzoek van de Raad een vergadering worden uitgeschreven. Afhankelijk van de agenda kunnen daar behalve bestuur en Raad ook derden voor worden uitgenodigd als daar zijn de directeur en / of de Personeels Vertegenwoordiging (PVT). Art 9 Communicatie Uiterlijk 1 mei van het opvolgende jaar presenteert de Raad een jaarverslag over de zaken die in het voorgaande jaar aan de orde waren en verdere verantwoording van het functioneren van de Raad. Bovendien houdt de Raad gedurende het jaar middels de Nieuwsbrief Vrijwilligers van WR met regelmaat de vrijwilligers op de hoogte van de actualitiet binnen de Raad. De Vrijwilligerscoördinator ondersteunt d Raad hierbij. Art 10 Vergaderingen De Raad vergadert tenminste vijf keer per jaar, de datum voor een volgende vergadering wordt in het verslag vermeld. Indien noodzakelijk geacht door voorzitter of vrijwilligerscoördinator of op verzoek van tenminste twee leden van de Raad kan tussentijds met een aankondiging tenminste twee weken voor de datum een vergadering worden uitgeschreven. De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de vergadering hierover in bijzondere gevallen anders besluit. Besloten vergaderingen dienen van te voren worden doorgegeven aan de leden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Wanneer het vereiste quorum, het aantal leden gedeeld door twee + één, niet aanwezig is kan geen stemming plaatsvinden. Art 11 Informatierecht 1 de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad desgevraagd tijdig inlichtingen en gegevens die de Raad voor vervulling van de taken redelijkerwijs nodig heeft 2 de Vrijwilligerscoördinator informeert de Raad over besluiten door de directeur genomen Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus

4 3 de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad het beleidsplan en het jaarplan ter bespreking 4 de Vrijwilligerscoördinator verstrekt de Raad de jaarrekening en de begroting ter bespreking 5 relatie met het bestuur: o het bestuur informeert de Raad inzake een eventuele bestuurlijke vacature waarna de Raad het bestuur kan attenderen op mogelijk geschikte kandidaten o het bestuur geeft aan de Raad relevante informatie inzake diegene die het bestuur denkt te benoemen o het bestuur gaat niet tot benoeming over voordat de Raad in ieder geval in de gelegenheid gesteld is een kennismakingsgesprek te voeren en het bestuur van de bevindingen op de hoogte heeft gesteld o De Raad wordt door het bestuur op de hoogte gesteld van een voorgenomen besluit van benoeming of ontslag van de directeur. Art 12 Adviesrecht 1 De Vrijwilligersraad adviseert gevraagd en ongevraagd aan de directeur over al hetgene dat betrekking heeft op vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerkzaamheden, - scholing, - begeleiding en voorzieningen 2 De directeur stelt de Raad in ieder geval in de gelegenheid advies uit te brengen over ieder voorgenomen besluit dat de organisatie betreft inzake: o een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de organisatie o het benoemen van de Vrijwilligerscoördinator o het vrijwilligersbeleid o het overdragen van de zeggenschap of fusie of en aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling o het wijzigen van de statuten van Welzijn Rijswijk o en verder al die zaken die het vrijwilligerswerk bij Welzijn Rijswijk betreffen Art 13 Instemmingsrecht De Vrijwilligersraad heeft instemmingrecht daar waar het wijzigen en / of aanvullen van dit Reglement aan de orde is. Art 14 Procedure advies- en instemmingaanvraag 1 de Vrijwilligersraad geeft binnen vier weken na advies / instemmingvraag van een voorgenomen besluit een schriftelijk advies / instemming aan de directeur 2 indien het advies / instemming onder opgave van redenen met betrekking tot het te nemen besluit afwijkt van het voorliggende, bericht de directeur binnen vier weken het bestuur dienaangaande. Art 15 Agenda en verslag De voorzitter stelt de concept agenda vast in overleg met de secretaris en de Vrijwilligerscoördinator. De leden dienen uiterlijk een week van te voren op de hoogte te zijn van de agenda, tenzij het gaat om een ad hoc vergadering. Van iedere vergadering wordt verslag gemaakt dat uiterlijk twee weken na de vergadering aan de leden wordt toegezonden en op de volgende vergadering wordt vastgesteld als goedgekeurd. Het vastgestelde verslag wordt toegestuurd aan de directeur, de Vrijwilligerscoördinator en de leden. Zowel de agenda als de verslagen zijn openbaar tenzij het een besloten vergadering betreft. Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus

5 De Vrijwilligersraad legt aan de vrijwilligers verantwoording af door middel van de vrijwilligersnieuwsbrief. Art 16 Slotbepaling Wijzigingen in of aanvullingen op dit Reglement worden aangebracht door de directeur na instemming van de Vrijwilligersraad. Het Reglement wordt iedere vier jaar geëvalueerd, indien noodzakelijk kunnen er tussentijdse aanpassingen plaatsvinden. Vrijwilligerscentrum/ vrijwilligersbeleid/ MHO & CMO augustus