Reglement Werving- en Selectiecommissie De Woningstichting. gevestigd te Wageningen

Transcriptie

1 Reglement Werving- en Selectiecommissie De Woningstichting gevestigd te Wageningen 1

2 Artikel 1, Definities Stichting: de Woningstichting, gevestigd in de gemeente Wageningen. RvT: de Raad van Toezicht van de Woningstichting, zoals omschreven in artikel 11 en verder in de statuten van de stichting. Bestuur: de statutair directeur van de Woningstichting, zoals omschreven in artikel 5 en verder in de statuten van de stichting. Werving- en selectiecommissie: de wervingen selectiecommissie van de RvT. Reglement: het reglement van de wervingen selectiecommissie, zoals vastgesteld door de RvT. (Vice-) voorzitter: de (vice-) voorzitter van de wervingen selectiecommissie. Secretaris: de secretaris van de wervingen selectiecommissie. Huurders: de huurders van de stichting of de in het belang van die huurders werkzame organisaties. OR: de ondernemingsraad van de stichting. Artikel 2, Instelling, benoeming en doel 1. De wervingen selectiecommissie is per 20 september 2006 ingesteld door de RvT. 2. De leden van de wervingen selectiecommissie worden benoemd door de RvT. 3. De wervingen selectiecommissie is verantwoordelijk voor de werving en selectie van een nieuw lid voor de RvT in geval van een vacature. De commissie is niet verantwoordelijk voor de werving van een nieuwe bestuurder. Mocht dat aan de orde zijn, dan wordt daarvoor een afzonderlijke ad hoc commissie ingesteld. Artikel 3, Bevoegdheden, adviseurs en onderzoek 1. De wervingen selectiecommissie is een vaste voorbereidingscommissie van de RvT. 2. De wervingen selectiecommissie kan naar eigen goedvinden, indien de commissie dat nodig acht voor de vervulling van haar taken, een onafhankelijke raadsman benoemen of andere adviseurs raadplegen. 3. De wervingen selectiecommissie kan naar eigen goedvinden, indien de commissie dat nodig acht voor de vervulling van haar taken, ieder onderzoek uitvoeren of doen uitvoeren. Artikel 4, Omvang, lidmaatschap, termijn en rooster van aftreden 1. De wervingen selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit drie, maar ten minste uit twee leden. 2. Uitsluitend leden van de RvT kunnen lid zijn van de wervingen selectiecommissie. Bij het einde van het lidmaatschap van de RvT eindigt tegelijkertijd het lidmaatschap van de wervingen selectiecommissie. 3. Behoudens de afwijkende termijn voor die leden van de wervingen selectiecommissie die bij de instelling van deze commissie per 20 september 2006 zijn benoemd, worden de leden van de wervingen selectiecommissie voor een termijn van drie jaar benoemd. 2

3 4. Jaarlijks treedt één van de leden van de wervingen selectiecommissie af volgens een door de RvT vastgesteld rooster van aftreden. Artikel 5, Voorzitter en vice-voorzitter 1. De wervingen selectiecommissie kiest uit zijn midden een voorzitter. 2. De wervingen selectiecommissie kan uit zijn midden een vice-voorzitter kiezen. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij zijn afwezigheid. 3. Het voorzitterschap noch het vice-voorzitterschap wordt vervuld door een lid van de RvT die voormalig lid van het bestuur is. 4. De voorzitter is verantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de wervingen selectiecommissie. De voorzitter van de wervingen selectiecommissie treedt op als interne woordvoerder en is het eerste aanspreekpunt voor de (leden van de) RvT. De voorzitter van de RvT treedt, aangaande aangelegenheden van de RvT, op als externe woordvoerder, zoals naar de externe toezichthouders, de stakeholders, de politiek, de pers en dergelijke. Artikel 6, Secretaris 1. De wervingen selectiecommissie kan uit zijn midden een secretaris kiezen of een andere persoon tot secretaris benoemen. In geval van benoeming van een andere persoon vindt de benoeming plaats voor een termijn van één jaar, welke termijn telkens met een jaar verlengd kan worden. 2. De secretaris verzorgt het secretariaat van de wervingen selectiecommissie en de daarmee verbonden werkzaamheden als het verzenden van de uitnodigingen voor de vergaderingen, het notuleren van de vergaderingen, het verspreiden van de notulen, de periodieke rapportages en dergelijke. Artikel 7, Taken De wervingen selectiecommissie heeft de volgende taken. a. Het, na overleg met het bestuur, doen van een voorstel aan de RvT betreffende de algemene en specifieke selectiecriteria. Daarbij wordt rekening gehouden met de door de RvT vastgestelde profielschets voor de RvT. b. Het doen van een voorstel aan de RvT aangaande de wervingen selectieprocedure. c. Het voeren van gesprekken met sollicitanten en het doen van een benoemingsvoorstel aan de RvT. De wervingen selectiecommissie houdt bij de uitoefening van haar taken rekening met het recht van de huurders om voor twee leden van de RvT een bindende voordracht te doen en het recht van de OR om advies uit te brengen bij de voorgenomen benoeming van leden voor de RvT. In het geval van een vacature in de RvT betreffende de huurderszetels zal het Reglement benoemingsprocedure lid Raad van Toezicht als bedoeld in artikel 12, lid 2, van de statuten van De Woningstichting onderdeel uitmaken van de wervingen selectieprocedure. 3

4 Artikel 8, Vergaderingen 1. De wervingen selectiecommissie zal zo vaak vergaderen als voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk is en voorts zo vaak als één of meer leden van de commissie noodzakelijk achten. De vergaderingen worden zodanig gepland dat tijdig in een vacature kan worden voorzien. 2. De vergaderingen van de wervingen selectiecommissie zullen in de regel worden gehouden ten kantore van de stichting, maar mogen ook elders plaatsvinden. 3. De vergaderingen van de wervingen selectiecommissie worden in beginsel bijeengeroepen door de voorzitter. Voor zover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van de te bespreken onderwerpen zeven dagen voor de aanvang van de vergadering aan de leden van de commissie worden verstrekt. 4. De wervingen selectiecommissie kan andere personen, waaronder het bestuur, uitnodigen haar vergaderingen geheel of gedeeltelijk bij te wonen wanneer de commissie dat nodig of wenselijk acht. 5. Bij afwezigheid van de voorzitter van de wervingen selectiecommissie en in geval de commissie geen vice-voorzitter heeft gekozen, kiezen de aanwezige leden uit hun midden een voorzitter. 6. Van de vergaderingen van de wervingen selectiecommissie worden notulen bijgehouden door de secretaris van de commissie. In geval de commissie niet over een secretaris beschikt, kiezen de leden van de wervingen selectiecommissie een notulist uit hun midden. 7. In de regel zullen de notulen van de wervingen selectiecommissie worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering van de commissie. Indien alle leden van de wervingen selectiecommissie met de inhoud van de notulen instemmen, kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling ondertekend door de voorzitter. 8. De vastgestelde notulen worden zo spoedig mogelijk aan de andere leden van de wervingen selectiecommissie toegezonden, evenals aan andere personen, indien de wervingen selectiecommissie dit naar eigen inzicht passend acht. Artikel 9, Bestuur 1. De wervingen selectiecommissie betrekt het bestuur bij de wervingen selectieprocedure door het bestuur in de gelegenheid te stellen advies te geven over het gewenste profiel van het nieuwe lid van de RvT, het bestuur uit te nodigen deel te nemen aan de vergaderingen van de commissie, waarin mogelijke kandidaten worden geselecteerd, en aan de bijeenkomsten, waarbij met mogelijke kandidaten een sollicitatiegesprek wordt gevoerd. Voorts stelt de wervingen selectiecommissie het bestuur in de gelegenheid advies uit te brengen aan de commissie over het te benoemen kandidaat lid van de RvT. 2. Het bestuur faciliteert de wervingen selectiecommissie bij de uitvoering van de wervingen selectieprocedure. Het bestuur stelt daartoe vergaderruimte beschikbaar, nodigt de geselecteerde kandidaten uit, stelt op verzoek van de commissie een informatiepakket samen en dergelijke. 4

5 Artikel 10, Kosten Alle kosten, die door de wervingen selectiecommissie en de door haar benoemde externe raadslieden of andere adviseurs of in verband met enig door de commissie uitgevoerd onderzoek zijn gemaakt, zijn voor rekening van de stichting. Artikel 11, Rapportageverantwoordelijkheden 1. De wervingen selectiecommissie houdt de RvT op de hoogte van haar werkzaamheden. De RvT ontvangt van elke vergadering van de wervingen selectiecommissie een schriftelijk verslag van de beraadslagingen en bevindingen. Dit verslag bestaat uit een vastlegging van de zakelijke punten, die mondeling worden toegelicht in de vergadering van de RvT. 2. De wervingen selectiecommissie bereidt de rapportages, die bij wet of andere regelgeving dan wel codes van goed bestuur verplicht zijn, voor. Artikel 12, Evaluatie reglement en functioneren commissie 1. De wervingen selectiecommissie beoordeelt periodiek of het reglement nog voldoet, maar in ieder geval bij het ontstaan van een vacature in de RvT en voor de aanvang van een wervingen selectieprocedure. 2. De wervingen selectiecommissie evalueert periodiek, maar in ieder geval bij de beëindiging van haar werkzaamheden betreffende een doorlopen wervingen selectieprocedure, het functioneren van de commissie als team en het functioneren van de afzonderlijke leden van de commissie. Artikel 13, Slotbepalingen 1. Dit reglement is vastgesteld door de RvT op 26 november 2008 en kan worden gewijzigd bij besluit van de RvT, òf op voorstel van de wervingen selectiecommissie, òf op voorstel van de RvT. 2. In gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, of in geval van onduidelijkheden in het reglement, beslist de RvT na overleg met de wervingen selectiecommissie. 3. Het reglement voor de wervingen selectiecommissie wordt op de website van de stichting geplaatst. Artikel 14, Inwerkingtreding en ondertekening 1. Dit reglement van de stichting treedt in werking op 1 december Dit reglement wordt voor akkoord ondertekend door de voorzitter en vice-voorzitter van de RvT namens de RvT en de voorzitter van de wervingen selectiecommissie namens deze commissie. Wageningen, 26 november Voor akkoord: W.J. van Schaik, Voorzitter RvT H.Th. Boersma, Vice-voorzitter RvT en tevens Voorzitter Werving- en Selectiecommissie 5