HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE RAAD VAN TOEZICHT. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Stichting Basisonderwijs Gooi en Vechtstreek HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR DE RAAD VAN TOEZICHT Artikel 1: Positionering Raad van Toezicht Ingevolge de statuten bestuurt het College van Bestuur en houdt de Raad van Toezicht integraal toezicht op de uitvoering van het bestuursbeleid van de stichting en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. Artikel 2: Het reglement 1. Dit reglement wordt vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. 2. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop het door de Raad van Toezicht is vastgesteld. 3. Dit reglement geldt voor onbepaalde duur en wordt telkens na 4 jaar na inwerkingtreding in samenhang met statuten en reglement College van Bestuur geëvalueerd en zo nodig, door de Raad van Toezicht, aangepast. Artikel 3: Governance De Raad van Toezicht en het College van Bestuur zijn verantwoordelijk voor de governance structuur van Talent Primair, evenals op de naleving van de eventuele branchecode governance die door hen zijn onderschreven, dan wel al dan niet in aanvulling daarop door hen zijn opgesteld. Bedoelde governance codes en structuur zijn uitgangspunt voor het doen en laten van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur en vormen tevens het beoordelingskader voor hun doen en laten. Artikel 4: Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Toezicht a. De Raad van Toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het bestuursbeleid strookt met de vastgestelde en goedgekeurde beleidsplannen en beleidsuitgangspunten en op de algemene gang van zaken in de onder de stichting ressorterende scholen. b. De toezichthoudende taak strekt zich in ieder geval uit tot de goedkeuring van het strategisch beleid, de goedkeuring van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag. De Raad van Toezicht benoemt de (register) accountant van de stichting. c. De Raad van Toezicht is de werkgever van het College van Bestuur. De Raad van Toezicht benoemt, schorst en ontslaat de voorzitter en de leden van het College van Bestuur, regelt de arbeidsvoorwaarden en de honorering van de voorzitter en de leden van het College van Bestuur en stelt deze vast. De voorzitter van de Raad van Toezicht voert één maal per jaar een functioneringsgesprek met de voorzitter en de leden van het College van Bestuur. d. De Raad van Toezicht dient eveneens wijzigingen van de statuten goed te keuren. e. De Raad van Toezicht functioneert als adviseur en klankbord voor het College van Bestuur. f. De voorzitter van de Raad van Toezicht overlegt periodiek met de voorzitter van het College van Bestuur. 1

2 Artikel 5: Informatievoorziening a. De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. b. De Raad van Toezicht bepaalt over welke informatie hij wil beschikken en bespreekt dit met het College van Bestuur. Het verstrekken van informatie door het College van Bestuur geschiedt op gestandaardiseerde wijze op basis van en na overleg tussen Raad van Toezicht en College van Bestuur bepaalde cyclus van planning en control. c. Het College van Bestuur informeert de Raad van Toezicht eveneens over: - belangrijke interne en externe ontwikkelingen - belangrijke wijzigingen op het terrein van wet- en regelgeving - ernstige problemen en conflicten binnen de stichting - calamiteiten die gemeld zijn bij de gerechtelijke autoriteiten - onderwerpen waarover naar verwachting (negatieve) publiciteit in de media te verwachten is. d. De Raad van Toezicht kan desgewenst op eigen gezag en wijze informatie bij derden inwinnen en heeft daartoe toegang tot alle documenten en voorzieningen van de stichting. Artikel 6: Samenstelling Raad van Toezicht a. De Raad van Toezicht bestaat uit een door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal van vijf of zeven natuurlijke personen. b. De Raad van Toezicht is zodanig samengesteld dat zij haar taak naar behoren kan uitoefenen. De Raad van Toezicht evalueert periodiek haar functioneren. De Raad van Toezicht bepaalt welke vorm daarvoor wordt gekozen. c. De Raad van Toezicht stelt een profielschets op waarin de noodzakelijk competenties van de Raad van Toezicht en de afzonderlijke leden worden beschreven. De profielschets wordt door de Raad van Toezicht openbaar gemaakt. d. De werving en selectie van leden van de Raad van Toezicht geschiedt via een open procedure. e. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd en ontslagen door de leden van de Raad van Toezicht. Onverminderd het bepaalde in dit artikel wordt daarbij: - In alle gevallen: een lid benoemd op voordracht van de Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. - Bij een Raad van 5 leden: twee leden benoemd op voordracht van het WGR samenwerkingsorgaan uit de gemeenten waar de stichting de scholen exploiteert en een lid benoemd op voordracht van de oudergeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Eén lid benoemd op voordracht van Stichting Algemeen Bijzonder Traditioneel Vernieuwd Onderwijs. - Bij een Raad van 7 leden: drie leden op voordracht van het WGR samenwerkingsorgaan uit de gemeenten waar de stichting scholen exploiteert, een lid benoemd op voordracht van de oudergeleding en een lid benoemd op voordracht van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad en een lid op voordracht van het Stichting ABTVO. - In vacatures moet zo spoedig mogelijk worden voorzien. f. De Raad van Toezicht wijst uit zijn midden een voorzitter en vicevoorzitter aan. g. De leden van Raad van Toezicht kunnen niet in dienst zijn van de stichting noch partners of gezinsleden van personeel in dienst van de stichting noch ouders van een kind zijn dat onderwijs volgt bij de stichting. h. Een lid van de Raad van Toezicht mag niet middellijk of onmiddellijk deelnemen aan levering of aanneming van diensten en goederen ten behoeve van de stichting en de onder haar ressorterende scholen. De leden van de Raad van Toezicht waken in algemene zin tegen verstrengeling van hun persoonlijke of zakelijke belangen met de 2

3 belangen van de stichting en de onder haar ressorterende scholen. Zij dragen er zorg voor dat evenmin de schijn van een dergelijk verstrengeling wordt gewekt. i. De leden van de Raad van Toezicht functioneren zonder last of ruggespraak. j. Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd voor een periode van maximaal 4 jaren. Herbenoeming voor een periode van 4 jaren kan slechts eenmaal plaatsvinden tenzij de Raad van Toezicht om zwaarwegende redenen anders besluit. De diverse gremia worden hiervan in kennis gesteld. k. De Raad van Toezicht kan zich voor rekening van de stichting in de uitoefening van haar taak doen bijstaan door een of meer deskundigen. l. Een lid van de Raad van Toezicht defungeert: - Door overlijden; - Door het verlies van het vrije beheer over haar (geestelijke) vermogen - Door zijn aftreden; - Door ontslag haar verleend door de Raad van Toezicht; a. Door het in dienst treden bij de stichting dan wel een met haar verbonden instelling. b. Een door de Raad van Toezicht bij herhaling geconstateerd onvoldoende functioneren van het desbetreffende lid; c. Een structurele onenigheid van inzicht tussen het desbetreffende lid en de overige leden van de Raad van Toezicht; d. Een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van belangen van het desbetreffende lid en de belangen van de stichting; e. Een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van functie(s) van het desbetreffende lid en het lidmaatschap van de Raad van Toezicht; f. Enige andere objectiveerbare redenen. Een besluit tot ontslag als in dit lid bedoeld, kan slechts worden genomen in een vergadering van de Raad van Toezicht waarin alle leden van de Raad van Toezicht met uitzondering van het lid wiens ontslag aan de orde is, aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Artikel 7: Werving, selectie en benoeming Raad van Toezicht a. De Raad van Toezicht stelt vast dat er een vacature is en stelt tevens de profielschets voor de desbetreffende zetel vast. b. Het profiel voor een lid van de Raad van Toezicht bevat tenminste de volgende aspecten: - Algemene bestuurlijke kwaliteiten en ervaring; - Een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand; - Voldoende affiniteit met het onderwijs in het algemeen en de doelstelling van de stichting in het bijzonder; - Een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk; - Een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines, waarbij ondermeer gedacht wordt aan onderwijsinhoudelijke, financieel-economische, juridische, politieke, sociale en/of bedrijfskundige achtergronden, waarbij de leden van de Raad van Toezicht ten opzicht van elkaar en het College van Bestuur onafhankelijke en kritisch opereren; - Het vermogen om advies en toezicht in teamverband uit te kunnen oefenen; - Integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling; - Inzicht in de eisen die kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit aan een organisatie als de stichting stellen; - Het vermogen om zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over door het College van Bestuur voorgelegde aangelegenheden; - Voldoende beschikbaarheid. 3

4 c. De profielschets alsmede de vacature wordt verstrekt aan het College van Bestuur en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR), WGR en ABTVO. d. De werving en selectie van leden van de Raad van Toezicht geschiedt via een open procedure. e. Elk lid van de Raad van Toezicht kan, met inachtneming van de profielschets, een of meerdere kandidaten aanbevelen. Dit geldt eveneens voor het College van Bestuur, GMR en WGR. f. De sollicitatiegesprekken met de beoogde kandidaten worden door een benoemingsadviescommissie gevoerd. g. De benoemingscommissie bestaat uit 3 leden. Tenminste één commissielid dient afkomstig te zijn uit een van de bovengenoemde gremia (GMR / WGR of ABTVO). h. De benoemingsadviescommissie draagt de geschikte kandidaat voor aan de Raad van Toezicht. i. Het besluit tot benoeming wordt meegedeeld aan het College van Bestuur, WGR, GMR en ABTVO. j. Een lid van de Raad van Toezicht wordt benoemd voor een periode van maximaal 4 jaren. Herbenoeming voor een periode van 4 jaren kan slechts eenmaal plaatsvinden, tenzij de Raad van Toezicht om zwaarwegende redenen anders besluit. Artikel 8: Rooster van aftreden a. De Raad van Toezicht stelt een zodanig rooster van aftreden vast dat een lid van de Raad van Toezicht na benoeming ingevolge de statuten zitting heeft voor een periode van vier jaar. b. Het rooster van aftreden wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling gewaarborgd is. Artikel 9: Werkwijze a. De Raad van Toezicht kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. De aandachtsgebieden zullen in de regel worden bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de Raad van Toezicht. Een eventuele verdeling laat echter de verantwoordelijkheid voor het integrale toezicht door de Raad van Toezicht en de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur op dat aandachtsgebied onverlet. b. De Raad van Toezicht vergadert in de regel tenminste viermaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter, tenminste twee leden of het College van Bestuur dit wenselijk achten, waarvan tenminste één vergadering wordt gehouden ter bespreking van de jaarstukken al dan niet in aanwezigheid van de accountant van de stichting. c. De vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn openbaar, d. De besluitvorming van de Raad van Toezicht vindt behoudens in bijzondere gevallen plaats tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht, die worden opgeroepen overeenkomstig het bepaalde in de statuten. e. Het College van Bestuur is aanwezig bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht, tenzij de Raad van Toezicht aangeeft zonder het College van Bestuur te willen vergaderen. De voorzitter zal in zulk geval het College van Bestuur over de redenen informeren, alsmede na afloop van de vergadering het College van Bestuur in grote lijnen op de hoogte stellen van het besprokene. f. In de regel bereidt het College van Bestuur de vergaderingen van de Raad van Toezicht, in overleg met de voorzitter, voor. Besluiten van het College van Bestuur die ingevolge van de statuten de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven, worden schriftelijk en met redenen omkleed geagendeerd. g. Door of vanwege het College van Bestuur wordt zorggedragen voor de notulering van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. 4

5 Artikel 10: Evaluatie a. Eenmaal per jaar wordt een vergadering van de Raad van Toezicht gehouden, waarin het functioneren van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur wordt geëvalueerd. In de evaluatie wordt tevens de relatie tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur betrokken. De Raad van Toezicht stelt tevens een eigen jaarverslag op waaruit blijkt op welke wijze de Raad van Toezicht aan diens toezichthoudende taak heeft voldaan. b. Het College van Bestuur is bij deze vergadering niet aanwezig. De voorzitter van de Raad van Toezicht verzoekt het College van Bestuur tevoren of er aandachtspunten in de evaluatie zowel ten aanzien van zijn eigen functioneren als ten aanzien van het functioneren van de Raad van Toezicht zijn die in de evaluatie betrokken dienen te worden. Artikel 11: Verantwoording De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het jaarverslag van de stichting. Artikel 12: Vergoeding De voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding conform de richtlijnen van de VTOI. Deze vergoedingen alsmede het totaal van deze vergoedingen over het enig jaar worden vermeld in de jaarrekening. Artikel 13: Wijziging reglement De Raad van Toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. Artikel 14: Slot Dit reglement is openbaar. Met de vaststelling van dit reglement komt het voorafgaande reglement Raad van Toezicht te vervallen. Dit reglement is op 11 april 2016 vastgesteld en ondertekend door de Raad van Toezicht. Akkoord: Akkoord: M.P. Angenent Voorzitter J. van der Waals Vice-Voorzitter 5