Reglement Vrijwilligersraad

Transcriptie

1 H1 1 Definities / Begripsbepaling 1.1 Vrijwilligers zijn mensen, die zich onbetaald inzetten voor en actief meewerken aan de realisatie van de doelstellingen van de stichting VluchtelingenWerk Noord-Nederland (VWNN), zoals vastgesteld in de statuten van de stichting. 1.2 De Vrijwilligersraad vertegenwoordigt de vrijwilligers. Ze is onafhankelijk, werkt op democratische wijze en bestaat uit vrijwilligers. De raad is ingesteld op grond van de statuten van Stichting VluchtelingenWerk Noord-Nederland, en werkt volgens de bepalingen van het reglement van de Vrijwilligersraad. 1.3 Bestuur wordt gebruikt als afkorting voor het bestuur van Stichting VluchtelingenWerk Noord-Nederland. 1.4 De directie van Stichting VluchtelingenWerk Noord-Nederland zal in het vervolg worden aangeduid als directie. 1.5 Vrijwilligersbeleid is het beleid dat Stichting VluchtelingenWerk Noord-Nederland uitvoert ten aanzien van de vrijwilligers. Dit beleid is neergelegd in het vrijwilligersbeleidsplan van de directie. Iedere medewerker van VluchtelingenWerk Noord-Nederland kan het beleidsplan inzien via het Bossnetwerk. 1

2 H2 2 Betrokkenen 2.1 De Vrijwilligersraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de organisatie in het algemeen, en die van de vrijwilligers in het bijzonder. Dit om de hulpverlening aan asielzoekers en vluchtelingen in Nederland te bevorderen, in overeenstemming met de doelstellingen van VluchtelingenWerk Nederland. 2.2 De Vrijwilligersraad bestaat uit minimaal 6 en maximaal 10 leden. Deze leden zijn als vrijwilliger verbonden aan VWNN. De raad streeft na dat haar leden samen een evenwichtige afspiegeling vormen van de organisatie. Vrijwilligers Asiel van de afdelingen Integratie en Projecten zijn in de raad vertegenwoordigd. 2

3 H3 3 Doelen 3.1 De Vrijwilligersraad wil als onafhankelijk orgaan VWNN als organisatie versterken. 3.2 De raad wil dat vrijwilligers zich betrokken voelen bij zowel hun lokale werkomgeving als ook bij VWNN. 3.3 De raad streeft daarom steeds na de stem van, de trends in, sentimenten onder, en suggesties van vrijwilligers genuanceerd, doch duidelijk uit te dragen. 3.4 De Vrijwilligersraad verwacht hiertoe in staat te zijn door de terugkoppeling van vrijwilligers. Dit kan mondeling, schriftelijk, telefonisch of per . De raad behandelt informatie desgewenst anoniem. 3.5 De raad informeert de directie met gevraagd en ongevraagd advies over de visie van vrijwilligers. Daarmee levert de raad haar bijdrage aan een zorgvuldige besluitvorming van de directie, over beleidsaangelegenheden of uitvoeringszaken die betrekking hebben op het vrijwilligerswerk. Het is van belang dat de directie de vrijwilligersraad tijdig van informatie voorziet. 3.6 De raad gaat er vanuit dat de directie de adviezen die de Vrijwilligersraad uitbrengt correct behandelt. Als de directie een advies afwijst, doet ze dit schriftelijke en geeft ze hiervoor de argumenten. 3

4 H4 4 Interne en externe communicatie 4.1 De Vrijwilligersraad vergadert vier maal per jaar en voorts zo vaak als tenminste drie leden van de raad noodzakelijk achten. Vergaderingen van de Vrijwilligersraad zijn openbaar voor alle vrijwilligers. Met uitzondering van spoedeisende gevallen, roept de secretaris de vergadering tenminste 10 dagen vóór de te houden vergadering bijeen. Ook stuurt hij dan de agenda rond. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt, dat na vaststelling door de voorzitter ter inzage beschikbaar is voor alle vrijwilligers. 4.2 De vergaderingen vinden plaats op het hoofdkantoor van VWNN of op een andere locatie waar VluchtelingenWerk actief is. 4.3 De raad is beschikbaar voor de vrijwilligers en de directie. Daarbij maakt ze gebruik van gepaste middelen. Correspondentie van vrijwilligers kan gestuurd worden naar het hoofdkantoor van VWNN ter attentie van de raad. Ook kunnen mensen berichten sturen aan het algemene adres, [email protected]. 4

5 H5 5 Werkwijze 5.1 De Vrijwilligersraad kiest uit zijn midden een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. De minimum taakomschrijving van deze leden staat beschreven in artikel 5.2, 5.3 en 5.4. De raad kan het takenpakket vergroten of verkleinen en stelt dit vast indien de helft van de leden een dergelijke wijziging noodzakelijk achten. 5.2 De voorzitter opent, schorst, heropent, sluit en leidt de vergaderingen van de Vrijwilligersraad. 5.3 De secretaris roept de Vrijwilligersraad bijeen, maakt de agenda op, stelt het verslag op en beheert de stukken die voor de Vrijwilligersraad binnenkomen of van de raad uitgaan. 5.4 De penningmeester voert de financiële huishouding van de Vrijwilligersraad. Hij stelt ieder jaar de begroting vast en legt over ieder jaar verantwoording af. De penningmeester legt in de begroting vast hoe de middelen worden verdeeld die de directie voor de raad beschikbaar stelt. 5.5 De Vrijwilligersraad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de directie over beleidsaangelegenheden of uitvoeringszaken. Het advies heeft betrekking op vrijwilligersbeleid, vrijwilligerswerkzaamheden, scholing, begeleiding en voorzieningen. 5.6 Ook geeft de raad advies wanneer de organisatie fors moet inkrimpen, belangrijk gaat uitbreiden, haar werkzaamheden in belangrijke mate wijzigt, zeggenschap overdraagt, een fusie aangaat, of duurzame samenwerking met een andere organisatie aangaat of verbreekt. 5.7 De directie vraagt advies van de raad op tijd aan, zodat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming. 5.8 De Vrijwilligersraad krijgt de gelegenheid overleg te voeren, voordat ze advies uitbrengt. 5.9 De Vrijwilligersraad krijgt zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht of aan het uitgebrachte advies gehoor wordt gegeven, en op welke wijze dat gebeurt Indien de directie het advies van de Vrijwilligersraad niet of niet geheel overneemt, deelt ze dit zo spoedig mogelijk aan de raad mee. Daarbij geeft de directie ook haar argumenten voor haar besluit. De raad krijgt de gelegenheid nader overleg te voeren, voor het besluit definitief wordt De Vrijwilligersraad heeft instemmingsrecht over veranderingen in de medezeggenschapsstructuur van de vrijwilligers, instemmingsrecht over wijzigingen in het reglement van de Vrijwilligersraad, instemmingsrecht over verandering in bestaande functies van groepen vrijwilligers die in dienst zijn van VWNN, adviesrecht over nieuwe functies voor groepen nieuwe vrijwilligers van VWNN. 5

6 5.12 Wanneer de directie met spoed advies of instemming nodig heeft van de Vrijwilligersraad, dan verleent de raad hieraan alle medewerking. In deze gevallen kan de directie, via de voorzitter, de Vrijwilligersraad verzoeken een reactie te geven binnen een aan te geven termijn. De Vrijwilligersraad zal zo nodig binnen 48 uur haar visie geven, zodat de voortgang niet geremd wordt door het instemmingsrecht De Vrijwilligersraad neemt besluiten bij meerderheid van stemmen. Alle leden van de Vrijwilligersraad voeren genomen besluiten op loyale wijze uit, ook als leden zich persoonlijk niet voor het besluit uitspraken Wanneer de Vrijwilligersraad en de directie bij de uitvoering van dit reglement geen overeenstemming bereiken, kunnen beide partijen gezamenlijk een verzoek tot bemiddeling indienen bij het Bestuur. In dit verzoek nemen zij de vorm van de bemiddeling op. 6

7 H6 6 Financiën 6.1 De Vrijwilligersraad krijgt van de directie financiële middelen om goed te kunnen functioneren. 6.2 De directie stelt jaarlijks de hoogte van dit budget vast. De Vrijwilligersraad doet hiervoor een voorstel. 6.3 De raad heeft recht op budget ten behoeve van de volgende activiteiten: deskundigheidsbevordering, aanschaf van literatuur, reiskosten in het kader van werkzaamheden van de raad, contacten met andere vrijwilligersraden, informatiemateriaal tvoor vrijwilligers over de Vrijwilligersraad, raadplegen van (externe) deskundigen door de raad (hierbij moet de directie vooraf akkoord gaan met eventuele kosten van deze consultatie). 6.4 De raad heeft recht op budget ten behoeve van materiële ondersteuning, zoals: vergaderruimte, koffie, papier, apparatuur, etc, de nodige personele ondersteuning, eventuele scholing en opleiding. Wijzigingen in dit reglement worden vastgesteld door de Vrijwilligersraad na instemming van de directie. Aldus vastgesteld door de Vrijwilligersraad van VluchtelingenWerk Noord Nederland d.d