reglement Raad van Toezicht CNV Publieke Zaak per 1 januari 2006

Transcriptie

1 reglement Raad van Toezicht CNV Publieke Zaak per 1 januari 2006

2 2 Inhoud pagina begripsbepalingen 3 doel reglement 3 taken en bevoegdheden 3 specifieke taken bevoegdheden 3 individuele advisering 4 kwaliteitseisen 4 (plv.)voorzitter 4 secretariaat 5 vergaderingen en besluitvorming 5 informatie 6 verantwoording 6 commissies 7

3 3 Reglement Raad van Toezicht Begripsbepalingen Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: Vereniging : de Vereniging CNV Publieke Zaak; Raad van Toezicht (raad) : de Raad van Toezicht van CNV Publieke Zaak; Bestuur : het Bestuur van CNV Publieke Zaak; Algemene Vergadering : de Algemene Vergadering van CNV Publieke Zaak; Ondernemingsraad : de Ondernemingsraad van CNV Publieke Zaak. Doel reglement Artikel 2 Het doel van dit reglement is het vastleggen van de werkwijze van de Raad van Toezicht van CNV Publieke Zaak, van de werkverdeling binnen de Raad van Toezicht en van de relatie van de Raad van Toezicht met het Bestuur en met de overige organen van CNV Publieke Zaak. Het reglement dient voorts ter uitwerking van, dan wel ter aanvulling op hetgeen met betrekking tot de taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht in wet en/of statuten is bepaald. Taken en bevoegdheden Artikel 3 1. De Raad van Toezicht heeft op grond van artikel 26 lid 1, artikel 35 lid 2, artikel 36 lid 1 van de statuten een toezichthoudende en/of adviserende taak met betrekking tot de in deze artikelen genoemde onderwerpen. 2. De Raad van Toezicht verleent op grond van artikel 23 lid 1 van de statuten al dan niet goedkeuring aan door het Bestuur te nemen besluiten. 3. De Raad van Toezicht heeft ingevolge artikel 26 lid 2 van de statuten een goedkeurende taak met betrekking tot: - de rekening en verantwoording over het door het Bestuur over het afgelopen jaar gevoerde financiële beleid; - de begroting van lasten en baten van het volgende boekjaar; - het jaarverslag. 4. De Raad van Toezicht richt zich bij vervulling van zijn taak naar het belang van de Vereniging. Specifieke taken en bevoegdheden Artikel 4 1. Ingevolge artikel 26 lid 4 van de statuten is de Raad van Toezicht bevoegd tot schorsing van leden van het Bestuur. 2. Op grond van artikel 26 lid 5 van de statuten vervult de Raad van Toezicht het werkgeverschap van het Bestuur.

4 4 3. De Raad van Toezicht is de beroepsinstantie bij besluiten van het Bestuur als bedoeld in de statuten bij artikel 10 lid 3, artikel 11 lid 5 en artikel 32 lid 2. In een dergelijk door het Bestuur te nemen besluit wordt betrokkene schriftelijk ingelicht over: - de wijze waarop beroep bij de Raad van Toezicht kan worden aangetekend; - binnen welke termijn dit beroep kan worden aangetekend; - binnen welke termijn door de Raad van Toezicht hier op wordt beslist. 4. De Raad van Toezicht behandelt een beroep met inachtneming van het gestelde in het Reglement van Beroep. 5. De Raad van Toezicht wijst overeenkomstig het gestelde in artikel 16 lid 3 van de statuten de registeraccountant aan. 6. De Raad van Toezicht doet een voordracht voor benoeming uit zijn midden van één lid van het bestuur van de Stichting Pensioenfonds CNV Publieke Zaak. 7. Bij tussentijdse vacature(s) in de Raad van Toezicht meldt de raad dit zo spoedig mogelijk aan het Bestuur met het verzoek om conform artikel 24 van de statuten in de vervulling van die vacature(s) te voorzien. 8. Overeenkomstig het gestelde in artikel 13 lid 3 van de statuten hebben de leden van de Raad van Toezicht toegang tot de algemene vergadering. Individuele advisering Artikel 5 1. Elk individueel lid van de Raad van Toezicht kan op incidenteel verzoek van het Bestuur advies geven aan het Bestuur. Dit verzoek om advies wordt door dit lid gemeld aan de Raad van Toezicht. 2. Aan een in lid 1 vermeld advies kan geen tegenprestatie, vergoeding of honorarium worden verbonden. Kwaliteitseisen Artikel 6 In voorkomende gevallen, doch ten minste één keer per jaar, zal door de Raad van Toezicht worden bezien of de kwaliteitseisen gesteld aan de leden van de Raad van Toezicht nog voldoen of dat aanpassingen nodig zijn. Indien dit laatste het geval is, doet de Raad van Toezicht door tussenkomst van het Bestuur een voorstel tot aanpassing aan de Algemene Vergadering. (Plv.)voorzitter Artikel 7 1. Overeenkomstig het gestelde in artikel 27 van de statuten worden de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter door de Raad van Toezicht uit zijn midden benoemd aan de hand van de in artikel 6 van dit reglement bedoelde kwaliteitseisen. 2. De voorzitter onderhoudt contact met het Bestuur en houdt de Raad van Toezicht van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte. 3. De voorzitter vertegenwoordigt de Raad van Toezicht. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de Raad van Toezicht bij de werkzaamheden

5 5 van de Raad van Toezicht, coördineert alle activiteiten van de Raad van Toezicht en bevordert de deskundigheid van de leden van de Raad van Toezicht. 4. De voorzitter van de Raad van Toezicht is belast met de leiding van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Secretariaat Artikel 8 1. De Raad van Toezicht voorziet overeenkomstig artikel 27 lid 1 van de statuten in een secretariaat. 2. Het secretariaatsarchief bevat de notulen en andere vergaderstukken, alsmede alle correspondentie en overige documentatie betreffende de Raad van Toezicht, welke gedurende zeven jaar worden bewaard. Vergaderingen en besluitvorming Artikel 9 1. Jaarlijks stelt de voorzitter van de Raad van Toezicht een vergaderschema op. 2. Overeenkomstig artikel 27 lid 3 van de statuten worden per kalenderjaar minimaal twee vergaderingen gehouden. Voorts wordt een vergadering gehouden wanneer de voorzitter dan wel twee andere leden van de Raad van Toezicht zulks nodig acht(en). 3. Wanneer twee of meer leden van de Raad van Toezicht het nodig achten dat een vergadering wordt gehouden, dan kunnen zij de voorzitter van de Raad van Toezicht schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van het (de) te behandelen punt(en) verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen gevolg dan zijn de verzoekers bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de secretaris, uit naam van de voorzitter, een vergadering bijeenroept. Aan een dergelijk verzoek wordt in ieder geval geacht geen gevolg te zijn gegeven door de voorzitter indien de vergadering niet binnen drie weken na het verzoek wordt gehouden. 4. Aan de vergaderingen, als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel, neemt het Bestuur deel. 5. De agenda s van de vergaderingen, als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel, worden in overleg met het Bestuur vastgesteld. 6. Naast de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde vergaderingen, vergadert de Raad van Toezicht ten minste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het Bestuur. Deze vergadering heeft onder meer als doel het functioneren van het Bestuur alsmede het eigen functioneren van de Raad van Toezicht te evalueren 7. De oproeping voor een vergadering geschiedt met inachtneming van een termijn van zeven dagen, waarbij de dag van de oproeping en die van de vergadering niet worden meegerekend. 8. De oproeping voor een vergadering gebeurt schriftelijk waarbij worden vermeld de plaats en het tijdstip van de vergadering. De oproeping gaat vergezeld van de agenda en eventueel te bespreken stukken. 9. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter. Van de vergadering wordt, overeenkomstig het bepaalde in de artikel 27 lid 4 van de statuten, door de se-

6 6 cretaris al dan niet met behulp van een notulist(e) een besluitenlijst gemaakt. Deze besluitenlijst wordt in dezelfde vergadering of in een volgende vergadering van de Raad van Toezicht vastgesteld overeenkomstig het bepaalde in artikel 27 lid 4 van de statuten. 10. In de besluitenlijst zal worden aangegeven welke besluiten in de vergadering zijn genomen. Deze besluiten zullen onder vermelding van het kalenderjaar doorlopend per jaar worden genummerd. 11. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 27 lid 5 van de statuten worden alle besluiten van de Raad van Toezicht genomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt een tweede vergadering uitgeschreven. Indien dan opnieuw de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend. 12. Ieder lid van de Raad van Toezicht wordt geacht de vergaderingen van de Raad van Toezicht bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid van de Raad van Toezicht hierop worden aangesproken. Op grond van artikel 16 lid 1 h van de statuten kan bij recidive na advies van de Raad van Toezicht de Algemene Vergadering overgaan tot schorsing en/of ontslag van het desbetreffende lid. Informatie Artikel De Raad van Toezicht bevordert dat hij tijdig schriftelijke informatie van het Bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de Vereniging, welke informatie de Raad van Toezicht nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. 2. Ontvangt een lid van de Raad van Toezicht uit andere bron dan het Bestuur of de Raad van Toezicht informatie of signalen die in het kader van het werk van de Raad van Toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de Raad van Toezicht op de hoogte zal stellen. 3. Ieder lid van de Raad van Toezicht zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van het lid zijn van de Raad van Toezicht verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Toezicht en het Bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. Verantwoording Artikel De Raad van Toezicht verantwoordt zich over de door de raad verrichte werkzaamheden door na het eind van een kalenderjaar - conform artikel 27 lid 9 van de statuten - binnen zes maanden schriftelijk verslag uit te brengen aan de Algemene Vergadering. 2. In dit verslag worden onder meer de navolgende onderwerpen behandeld: a. de goedkeuring van de rekening en verantwoording over het door het Bestuur over het afgelopen jaar gevoerde financiële beleid alsmede het jaarverslag; b. het aantal vergaderingen van de Raad van Toezicht;

7 7 c. opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht; d. melding van de aanwezigheid van een reglement Raad van Toezicht; e. informatie over de individuele leden van de Raad van Toezicht en de benoemingsperioden; f. informatie omtrent eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de Raad van Toezicht; g. informatie aangaande de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot het Bestuur; h. overige van belang zijnde informatie. Commissies Artikel De Raad van Toezicht kan uit zijn midden commissies instellen, dan wel individuele leden een opdracht geven. 2. De commissie werkt met een schriftelijke opdrachtverstrekking waarin het doel van de werkzaamheden, het product en/of resultaat, de tijdsduur, de werkwijze en de verantwoording aan de Raad van Toezicht zijn vastgelegd. Dit geldt tevens voor de individuele leden van de commissie. 3. Van het bestaan van commissies wordt in het in artikel 11 van dit reglement bedoelde verslag melding gemaakt. Artikel Wijziging van dit reglement vindt plaats bij besluit van de Algemene Vergadering. 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.