ORGANIGRAM AFD. GYMNASTIEK

Transcriptie

1 P a g i n a 1 ORGANIGRAM AFD. GYMNASTIEK Met ingang van VOORZITTER (Marike Smit) 3 PROJECTEN 1.2 COMMUNICATIE (Marian Bonhof) 1.5 SECRETARIS (Lars Timmermans) 1.3 PERSONEEL & ORGANISATIE (vacant) 1.6 SPONSORING & LEDENWERVING (Wijnand Groot Koerkamp, vacant) 1.4 PENNINGMEESTER (Dennis Klein Koerkamp) 1.7 GROEPS- COÖRDINATOR LEIDING (Miranda Pol) 2.1 COÖRDINATOR ZALEN (Tim Huisman) 2.3 COÖRDINATOR JEUGD T/M BASISSCHOOL (Manon Klunder) 2.2 LEDENADMINISTRATIE (Jolanda Broekhof, vacant) 2.4 COÖRDINATOR VOLWASSENEN (Pol Knops, vacant) 2.5 COÖRDINATOR EVENEMENTEN (Marian Bonhof, vacant)

2 P a g i n a 2 Functieprofielen S.V. Voorwaarts afd. gymnastiek 1 BESTUURSFUNCTIES De navolgende bestuursleden vormen het algemeen bestuur van de afdeling Gymnastiek: 1.1 Voorzitter 1.2 Communicatie 1.3 Personeel en Organisatie 1.4 Penningmeester 1.5 Secretaris 1.6 Sponsoring & Ledenwerving 1.7 Groepscoördinator Leiding Van alle bestuursleden wordt verwacht dat zij: - een bijdrage leveren bij het vaststellen en het realiseren van het beleidsplan en de daaruit afgeleide doelstellingen - maandelijks deelnemen aan het bestuursoverleg, punten aandragen en meenemen; - een actieve bijdrage leveren bij het vinden van nieuwe (ondersteunende) bestuursleden en leiding bij openstaande vacatures. - ontwikkelingen signaleren in de regio, binnen de vereniging of bij de leden die van belang kunnen zijn voor de afdeling. 1.1 VOORZITTER (bestuursfunctie) - Vervult een trekkende, sturende en coördinerende rol bij het vaststellen van een visie, het beleid en de doelstellingen; - Bewaakt de uitvoering van de taken van de groep; - Zit de maandelijkse bestuursvergadering voor; - Zit de jaarvergadering voor aan het eind van ieder seizoen en is aanwezig bij de omni jaarvergadering van S.V. Voorwaarts; - Neemt deel aan de tweemaandelijkse CB vergaderingen en informeert bestuursleden; - Neemt deel aan de omni vergaderingen en informeert bestuursleden; - Vertegenwoordigt de vereniging bij overlegstructuren met de Gemeente en Zusterverenigingen; - Huldigt de jubilarissen van de afdeling Gymnastiek 1 maal per jaar. Gemiddeld zal deze functie 2-3 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen

3 P a g i n a COMMUNICATIE (bestuursfunctie) - Woont maandelijks de bestuursvergadering bij, draagt punten aan en neemt punten mee. - Verzorgt de informatievoorziening op de website van S.V. Voorwaarts namens de Afdeling gymnastiek; - Verzorgt in samenwerking met de Coördinator Evenementen de communicatie rondom activiteiten; - Speelt een actieve rol in de communicatie bij het werven van nieuwe leiding; - Speelt een actieve rol in de communicatie bij het werven van nieuwe leden en introductie van nieuwe lessen; - Verzorgt namens de afdeling de communicatie via social media waaronder Twitter en Facebook; - Brengt leden schriftelijk op de hoogte van ontwikkelingen binnen de afdeling; - Informeert de aangesloten leden bij wijzigingen in het lesprogramma; in samenwerking met de coördinatoren jeugd/volwassenen en/of groepscoördinator; - Coördineert alle externe communicatie via: o Het Clubblad o De lokale en regionale bladen o LOV / TV Gelderland / Voorster Nieuws - Levert namens de afdeling een bijdrage aan de centrale presentatiegids; - Neemt afhankelijk van de agenda deel aan de overleggen van de Sponsor/PR commissie. Deze functie zal 2 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen 1.3 PERSONEEL & ORGANISATIE (bestuursfunctie) - Woont maandelijks de bestuursvergadering bij, draagt punten aan en neemt punten mee; - Beheert en archiveert de contracten van de leiding en verwerkt de wijzigingen in overleg met de voorzitter en penningmeester; - Archiveert en beheert de contracten van de leiding; - Organiseert en budgetteert de (EHBO) opleidingen en vraagt deze aan; - Is het aanspreekpunt bij vragen binnen de organisatie wanneer het personele zaken betreffen; - Initieert en coördineert de werving van nieuwe personeelsleden (functieprofielen, sollicitatiegesprekken, terugkoppeling etc.); - Coördineert de introductie van nieuwe personeelsleden samen met groepscoördinator; - Organiseert minimaal 1 maal per jaar een voortgangsgesprek met de medewerkers, voert deze samen met de groepscoördinator leiding en draagt zorg voor de verslaglegging. Gemiddeld zal deze functie 1,0 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen

4 P a g i n a PENNINGMEESTER (bestuursfunctie) - Woont maandelijks de bestuursvergadering bij, draagt punten aan en neemt punten mee; - Stelt de begroting op en bewaakt deze; - Vraagt subsidies aan voor scholing en andere mogelijkheden; - Stelt een kosten- batenanalyse per activiteit/groep op; - Stelt de jaarlijkse contributiegelden vast; - Presenteert tijdens de jaarvergadering de resultaten van voorgaande en lopende seizoen en de begroting van het komende seizoen; - Fiatteert en handelt rekeningen en declaraties af; - Beheert en fiatteert budgetaanvragen en uitgaven m.b.t. aanschaf materialen; - Aanspreekpunt voor centrale financiën; - Draagt zorg voor contract input t.b.v. salarisadministratie van de leiding invaluren moeten door contactpersoon aangeleverd worden; - Is aanspreekpunt voor de ledenadministratie; - Coördinerende taak naar centrale administratie bij de nieuwe contractvorming; - Draagt zorg voor de inning van achterstallige contributies, storno s en de inning via acceptgiro s; - Coördineert de restitutie van contributie bij bijv. ziekte; - Is aanspreekpunt voor de coördinator zalen; - Eindverantwoordelijk sleutelbeheer. Gemiddeld zal deze functie 1 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen 1.5 SECRETARIS (bestuursfunctie) - Organiseert de bestuursvergaderingen (uitnodigingen, locatie, jaarplanning, etc.); - Notuleert de bestuursvergaderingen, werkt de verslagen uit en draagt zorg voor de verspreiding; - Stelt de agenda op in overleg met de andere bestuursleden en stuurt deze rond; - Beheert de rolagenda; - Draagt zorg voor de inkomende en uitgaande post; - Archiveert en beheert alle correspondentie, notulen etc. op een gezamenlijke locatie; - Organiseert de jaarlijkse ledenvergadering (agenda/stukken) en presenteert het jaarverslag van het lopende seizoen; - Organiseert (gezamenlijke) activiteiten van leiding en bestuur; - Regelt relatiegeschenken bij evenementen en bijzondere gelegenheden binnen de afdeling. Gemiddeld zal deze functie 1,0 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen

5 P a g i n a SPONSORING EN LEDENWERVING (bestuursfunctie) - Woont maandelijks de bestuursvergadering bij, draagt punten aan en neemt punten mee; - Ontwikkelt en beheert het sponsorplan en sponsorstrategie namens de afdeling; - Ontwikkelt innovatieve proposities en organiseert nieuwe activiteiten, passend binnen het sponsorplan; - Geeft uitvoering en ondersteuning aan alle sponsor/wervingsactiviteiten van de afdeling en coördineert de daarbij behorende werkzaamheden; - Ondersteunt en geeft follow-up aan sponsorinitiatieven; - Draagt zorg voor de relaties met de sponsoren; - Neemt deel aan overleg PR/sponsor commissie en informeert overige bestuursleden. Gemiddeld zal deze functie 1 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen 1.7 GROEPSCOÖRDINATOR LEIDING (bestuursfunctie) - Woont maandelijks de bestuursvergadering bij, draagt punten aan en neemt punten mee; - Is aanspreekpunt voor de coördinatoren jeugd, volwassenen en evenementen en ondersteunt hen bij het uitvoeren van hun werkzaamheden; - Treedt op als schakel tussen de leden van het bestuur en de coördinatoren jeugd, volwassenen en evenementen; - Voert samen met de functionaris Personeel & Organisatie de sollicitatiegesprekken voor het werven van nieuwe leiding; - Regelt introductie van nieuwe leiding (in overleg met functionaris Personeel & Organisatie + coördinator jeugd/volwassenen); - Voert samen met functionaris Personeel & Organisatie de jaarlijkse voortgangsgesprekken van de leiding. - Speelt een actieve rol in de samenstelling van het lesrooster voor het komende seizoen en de activiteitenplanning samen met de coördinatoren jeugd/volwassenen en evenementen. Gemiddeld zal deze functie 2 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen. 2 COÖRDINATOREN TER ONDERSTEUNING VAN HET BESTUUR De navolgende functionarissen ondersteunen de bestuursleden bij het uitoefenen van het algemeen dagelijks bestuur. 2.1 Coördinator Zalen 2.2 Coördinator Ledenadministratie 2.3 Coördinator Jeugd 2.4 Coördinator Volwassenen 2.5 Coördinator Evenementen.

6 P a g i n a 6 Van alle ondersteunende bestuursleden wordt verwacht dat zij: - op uitnodiging deelnemen aan het bestuursoverleg; - hun werkzaamheden uitvoeren conform het vastgestelde beleidsplan; - een actieve bijdrage leveren bij het vinden van nieuwe bestuursleden en leiding bij openstaande vacatures; - ontwikkelingen signaleren in de regio, binnen de vereniging of bij de leden die van belang kunnen zijn voor de afdeling. 2.1 COÖRDINATOR ZALEN (geen bestuursfunctie) Legt verantwoording af aan de penningmeester; Neemt op uitnodiging deel aan het bestuursoverleg; Verzorgt de centrale coördinatie van de zaaluren en is aanspreekpunt voor De Koepel; Dient tijdig de jaarlijkse aanvraag van de zalen bij De Koepel in conform vastgestelde beleid van het nieuwe seizoen; Dient de aanvraag van de zalen bij evenementen in conform de vastgestelde activiteitenkalender van het nieuwe seizoen; Informeert de groepscoördinator, coördinatoren jeugd/volwassenen bij wijzigingen in de beschikbare zaaluren Draagt zorg voor het sleutelbeheer Gemiddeld zal deze functie 0,5 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen 2.2 COÖRDINATOR LEDENADMINISTRATIE (geen bestuursfunctie) - Legt verantwoording af aan de Penningmeester; - De aanwezigheid op de maandelijkse bestuursvergadering is niet verplicht, wel af en toe gewenst; - Organiseert ieder kwartaal de lijsten waarop de leiding de presentie van de leden kan bijhouden; - Organiseert ieder kwartaal de lijsten waarop de leiding haar eigen uren kan registreren en koppelt dit terug aan de Penningmeester; - Onderhoudt de contacten met de ledenadministratie CB en verstrekt het CB de informatie per kwartaal over de mutaties in het ledenbestand (denk aan verhuizingen, opzeggingen, verandering van gymgroep etc.). - Verzamelt de aan- en afmeldingen en beantwoordt de vragen van (potentiële) leden m.b.t. hun lidmaatschap. Gemiddeld zal deze functie 2 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen

7 P a g i n a COÖRDINATOR JEUGD (geen bestuursfunctie) - Legt verantwoording af aan de Groepcoördinator Leiding; - Is op verzoek beschikbaar voor deelname aan het bestuursoverleg; - Is aanspreekpunt voor de jeugdleiding en weet wat er speelt in de groepen; - De groepscoördinator treedt op als schakel in de communicatie tussen de leiding en het bestuur; - Regelt de personeelsplanning van de jeugdleiding en bespreekt eventuele knelpunten met de groepscoördinator; - Controleert de presentie administratie van de uren van de jeugdleiding; - Levert in samenwerking met de coördinator evenementen en groepcoördinator een actieve bijdrage aan de organisatie van de jaarlijkse activiteiten en evenementen. Gemiddeld zal deze functie 2 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen. 2.4 COÖRDINATOR VOLWASSENEN (geen bestuursfunctie) - Legt verantwoording af aan de Groepscoördinator Leiding; - Is op verzoek beschikbaar voor deelname aan het bestuursoverleg; - Is aanspreekpunt voor de volwassen leiding en weet wat er speelt in de groepen; - De groepscoördinator treedt op als schakel in de communicatie tussen de leiding en het bestuur; - Regelt de personeelsplanning van de volwassen leiding en bespreekt eventuele knelpunten met de groepscoördinator; - Controleert de presentie administratie van de uren van de volwassen leiding; - Levert in samenwerking met de coördinator evenementen en groepcoördinator een actieve bijdrage aan de organisatie van de jaarlijkse activiteiten en evenementen. Gemiddeld zal deze functie 2 uur per week (gedurende 10 maanden) in beslag nemen. 2.5 COÖRDINATOR EVENEMENTEN (geen bestuursfunctie) - Legt verantwoording af aan de Groepscoördinator Leiding; - Is op verzoek beschikbaar voor deelname aan het bestuursoverleg; - Is eindverantwoordelijke voor de jaarlijkse activiteiten en evenementen en organiseert deze in nauwe samenwerking met groepcoördinator leiding, coördinator jeugd/volwassenen en functionaris communicatie; - Onderhoudt en beheert de draaiboeken van de activiteiten; - Beheert de pool met hulpouders; - Stelt concept jaarplanning activiteiten en evenementen in samenwerking met groepscoördinator leiding en coördinatoren jeugd/volwassenen op voor het volgende seizoen; - Stelt concept begroting t.a.v. deze activiteiten en evenementen op en vraagt deze aan bij de Penningmeester;

8 P a g i n a 8 - Bewaakt vastgestelde begroting t.a.v. activiteiten en evenementen en koppelt dit na ieder evenement terug aan de Penningmeester; - Genereert met de functionaris Sponsoring & PR eventuele extra inkomsten bij sponsoren t.b.v. activiteiten en evenementen. Gemiddeld zal deze functie 1,5 uur per week in beslag nemen, waarbij er sprake is van een sterke fluctuatie. 3 PROJECTEN (geen bestuursfunctie) Het bestuur van de Afdeling Gymnastiek definieert projecten die worden uitgevoerd door projectleiders, waarbij zij: - verantwoording afleggen aan de voorzitter; - op verzoek beschikbaar zijn voor deelname aan het bestuursoverleg; - hun projectwerkzaamheden uitvoeren conform het vastgestelde beleidsplan; - na afloop van de vooraf vastgestelde termijn de uitkomsten van het project presenteren in de bestuursvergadering; - ontwikkelingen signaleren in de regio, binnen de vereniging of bij de leden die van belang kunnen zijn voor de afdeling.