Statuten Oudervereniging de Beekgraaf

Transcriptie

1 Secretariaat : Saskia Lodder p/a De Oude Ros 22 Tel : mail: [email protected] Statuten Oudervereniging de Beekgraaf ILIDIG Dit concept statuut is samengesteld ter goedkeuring door de algemene ledenvergadering met betrekking tot de oprichting van een oudervereniging ten behoeve van basisschool de Beekgraaf te istelrode. Dit concept is samengesteld op 8 December 2014 BLID OUDRVRIGIG. Ons beleid is er op gericht dat we, door middel van ouderparticipatie, streven naar een duurzame samenwerkingsrelatie tussen ouders/verzorgers en het Beekgraaf-team, waarbij in de eerste instantie het kind centraal staat en daar waar nodig het Beekgraaf-team ondersteund wordt. r wordt op basis van gelijkwaardigheid gewerkt. Wij geloven in onze kinderen en wij willen samen met de school investeren in de toekomst van onze kinderen. Het bestuur van de oudervereniging heeft een klankbordfunctie. Dit betekent dat zij voor alle ouders een spreekbuis is richting het team voor allerlei zaken die zich op en rond de school afspelen. Over het algemeen betreft het zaken die voor de gehele school gelden. ORGISTI Bestuur Oudervereniging Het bestuur van de Oudervereniging bestaat uit 5 personen (voorzitter, vice voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuurslid). Kandidaten, welke gekozen worden in de lgemene Ledenvergadering, worden gekozen voor een periode van drie jaar. Het bestuur komt ongeveer 5 a 6 maal per jaar bijeen (zoveel als noodzakelijk is). Indien nodig zijn er vanuit het Beekgraaf team ook afgevaardigden aanwezig De structuur die is opgezet bestaat uit 5 peilers (commissies) die worden onderverdeeld in verschillende werkgroepen al naar gelang de activiteit. (zie onderstaand schema) 1

2 Bestuur Oudervereniging De Beekgraaf I F O R M T I L e s g e b. c t. V M T M T R I L V S G P I O Z L R O I T G D H H I I D D Oudervereniging (=alle ouders) Binnen de peilers (commissies) zijn coördinerende ouders (werkgroepcoördinatoren), hulpouders en vertegenwoordiger vanuit het bestuur aktief. Tevens zijn er vertegenwoordigers per commissie vanuit het Beekgraaf Team aktief Het bestuur stelt in overleg met het Beekgraafteam een (jaar) activiteitenplanning op, zorgt voor een goede informatiestroom hierover en zorgt voor de invulling van de vacatures van de groepsouders en werkgroepcoördinatoren. aast het bestuur zien we de volgende functies binnen het organisatieschema: 1/ Werkgroepcoördinator vanuit ouders De werkgroepcoördinator is diegene die, gedurende de looptijd van een activiteit, samen met een afgevaardigde van het Beekgraafteam de organisatie van een activiteit verzorgd. Deze twee personen vormen met hulpouders en eventueel leerkrachten een werkgroep die verantwoordelijk is voor de organisatie van een activiteit. Voor deze activiteiten zijn over het algemeen draaiboeken aanwezig. a afloop wordt elke activiteit geëvalueerd door de werkgroep. lle leerpunten en financiële gegevens worden in een verslag vastgelegd en toegevoegd aan het draaiboek. Terugkoppeling moet plaatsvinden naar het bestuur. 2/ Hulpouder De hulpouder is diegene die, gedurende de looptijd van een activiteit, actief participeert in een werkgroep of tijdens een groepsactiviteit. Het betreft hier geen coördinerende taken. 3/ Groepsouder De groupsouder is diegene die het lid van het Beekgraafteam ondersteund in lesgebonden aktiviteiten 4/ Leden lle ouders/verzorgers die een of meer kinderen op school hebben, zijn in principe automatisch lid van de oudervereniging, tenzij anders aangegeven. 2

3 FICIL MIDDL De financiële middelen om de doelstellingen van de Oudervereniging te verwezenlijken worden op de volgende manier verkregen Vaste inkomsten : de Oudervereniging vraagt aan haar leden een bijdrage per kind, per jaar, jaarlijks vast te stellen op de algemene ledenvergadering. De ouderbijdrage wordt per automatische incasso geïnd. Variabele inkomsten : giften of sponsoring r wordt verwacht dat ieder gezin hun ouderbijdrage betaalt. Indien dit financieel niet mogelijk is, dan kan in overleg met de directie van het beekgraafteam tot een regeling worden gekomen. VRTWOORDIG an het begin van ieder schooljaar wordt er een lgemene Ledenvergadering uitgeschreven, waarin het bestuur van de oudervereniging verantwoording aflegt aan haar leden. 3

4 BIJLG 1 SMSTLLIG BSTUUR OUDRVRIGIG Voorzitter 2. Vice Voorzitter 3. Secretaris 4. Penningmeester 5. Bestuurslid Taken en bevoegdheden Bestuur 1.1 Voorzitter: Zit de vergaderingen van de Oudervereniging voor Stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuurs- en ledenvergadering op. Voert namens de Oudervereniging het woord en vertegenwoordigt haar in de externe contacten Zorgt voor een ordelijk verloop van de vergaderingen Zorgt voor het (gezamenlijk) opstellen van een jaarplanning Voert, indien nodig of gewenst, tussentijdsoverleg met de directeur of beekgraaf teamlid Zorgt voor het vooraf vastleggen van de vergaderdata voor een schooljaar; Is intermediair en aanspreekpunt voor MR, directie, Kubiek participanten of andere ouderverenigingen. Zorgt voor naleving van de opgestelde regels welke zijn vastgelegd in de statuten. 1.2 Vice Voorzitter Bestuurslid en ondersteuning bovenstaande aktiviteiten beschreven onder voorzitter. vervangt indien nodig de voorzitter. 1.3 Secretaris: Stelt samen met de voorzitter de agenda voor de vergadering op en verspreidt deze tijdig onder de leden en genodigden. Ontvangt, verwerkt en distribueert de post Beheert en onderhoudt het -mail account van de oudervereniging ([email protected]) Zorgt voor archivering van stukken (post, notulen) en brengt dit in de bestuursvergaderingen Maakt notulen van de vergaderingen en verspreidt deze tijdig onder de leden Stelt brieven op namens de oudervereniging (zo nodig in overleg met de voorzitter); Schrijft het jaarverslag ten behoeve van de jaarlijkse algemene ledenvergadering Is contactpersoon met betrekking tot het leerlingen administratie systeem van De Beekgraaf. 4

5 1.4 De penningmeester: Zorgt voor de financiële administratie van de oudervereniging Beheert de financiën van de oudervereniging op een transparante en adequate wijze Geeft inzage in de financiële stand van zaken aan de andere leden van de oudervereniging tijdens de algemene ledenvergadering Zorgt voor de inning van de (incasso) ouderbijdrage Verricht betalingen namens de oudervereniging Stelt in samenspraak met de andere bestuursleden van de oudervereniging een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor in de jaarlijkse algemene ledenvergadering; Maakt per kalenderjaar een financieel jaarverslag en legt deze voor in de algemene ledenvergadering. Regelt 2 mensen voor de kascommissie (oproep in algemene ledenvergadering) Doet een voorstel met betrekking tot de hoogte van ouderbijdrage Bestuurslid Ondersteuning bovengenoemde bestuursactiviteiten 5

6 BIJLG 2 DDITIOL TK BSTUURSLD Is namens de oudervereniging de contactpersoon/aanspreekpunt voor alle werkgroepcoördinatoren in een commissie. Zorgt dat relevante informatie vanuit de commissie gecommuniceerd wordt naar het bestuur. Zorgt voor aansturing van de werkgroepcoördinator dat elke activiteit na afloop geëvalueerd wordt (ook op financieel gebied) Zorgt ervoor dat verbeteringsvoorstellen opgenomen worden in het draaiboek of budgetvoorstel. Stelt jaarlijks het benodigd budget vast van de aktiviteiten binnen de commissie en legt dit aan de penningmeester voor Initieert aan het begin van elk schooljaar het belangstellingsinventarisatie ouderparticipatie en houdt registratie bij van belangstelling/aanmelding Zorgt mede voor de werving van nieuwe werkgroepcoördinatoren volgens de afspraken gesteld in het huishoudelijk reglement Ziet erop toe dat protocol allergieën/ medicijngebruik up to date wordt/is en daar waar nodig wordt toegepast Bepalen van de invulling van de website oudervereniging a de werkgroepcoördinator volgend aanspreekpunt voor derden 6

7 BIJLG 3 COMMISSIS r zijn 5 commissies (peilers) waaronder activiteiten zijn opgenomen (zie document oudervereniging in schema). lke aktiviteit wordt gecoördineerd door een werkgroepcoördinator welke primair contactpersoon is voor een afgevaardigde van het bestuur van de oudervereniging. en commissie kan bestaan uit meerdere werkgroepcoördinatoren, afhankelijk van het aantal aktiviteiten. 3.1 De werkgroepcoördinator Zorgt voor de organisatie van de activiteit Werkt samen met hulpouders een plan uit waarbij de aandachtspunten uit het evaluatieverslag van vorig jaar worden meegenomen eventueel aangevuld met nieuwe ideeën en of suggesties. Draagt zorg voor voldoende hulpouders en draagt zorg voor de verdeling van taken Coördineert bij de uitvoering van taken. Is verantwoordelijk voor het voorstel en het bewaken van financieel deelbudget en houdt een sluitende administratie bij (bonnen) die aan de penningmeester worden overlegt Stelt samen met hulpouders het evaluatieverslag op Beheer en updaten van het draaiboek. Draagt zorg voor materiaal in overleg met de werkgroepcoördinator beheer materialen Oudervereniging Communicatie naar bestuurslid van betreffende commissie 3.2 Hulpouder ssisteert de werkgroepcoördinator bij de uitvoering van de aktiviteit 3.3 Groepsouder ssisteert de leerkracht bij lesgebonden activiteiten (= onderdeel van commissie). 7