Huishoudelijk reglement Oudervereniging BS Meander. Oudervereniging Meander September 2014V1

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Oudervereniging BS Meander Oudervereniging Meander September 2014V1

2 Inhoudsopgave

3 Het huishoudelijk reglement heeft primair als doel de OV-leden ondersteuning te bieden in haar taken en verantwoordelijkheden, maar vooral ook als leidraad voor toekomstige, in samenstelling wisselende leden van de oudervereniging. Het huishoudelijk reglement van de Oudervereniging Basisschool Meander geldt als nadere uitwerking van de statuten van Oudervereniging Meander, zoals deze zijn vastgesteld in de informele vergadering van 9 september 2014 en 15 november 2014 zijn bekrachtigd door Notaris mr. xxxxx te s-hertogenbosch. Ook het management-, schoolteam en ouders van Basisschool Meander kunnen het huishoudelijk reglement raadplegen, en inzicht krijgen in de verantwoordelijkheden en werkwijze van de oudervereniging. De oudervereniging is bevoegd: 1. naar managementteam (directeur, onder- en bovenbouw coördinator = schoolleiding) op te treden ter vertegenwoordiging van de ouders in het algemeen zonder dat hiertoe aan hun individuele rechten en plichten tekort wordt gedaan; 2. schriftelijk of mondeling vragen te stellen aan het managementteam over de algemene gang van zaken met betrekking tot de school; 1. De OV-leden kiezen na de verkiezing uit haar midden een voorzitter, een penningmeester, een notulist en hun plaatsvervangers;

4 2. De functies van voorzitter en penningmeester kunnen niet in één persoon zijn verenigd; 3. De functies van notulist en penningmeester kunnen in één persoon zijn verenigd; 4. De voorzitter en de penningmeester vormen samen het dagelijks bestuur van de oudervereniging; 5. De voorzitter wordt gekozen voor een zittingstermijn van 4 jaar en de penningmeester voor 3 jaar, tenzij de zittingstermijn van een individueel bestuurslid tussentijdse verkiezing noodzakelijk maakt. De aftredende voorzitter en penningmeester mogen zich herkiesbaar stellen. 6. De functies van OV-leden kunnen niet verenigd worden met een functie als MR-lid; Bij hoge uitzondering kan besloten worden om, uitgezonderd de functies van de voorzitter en de penningmeester, als OV-lid toe te treden tot de oudervereniging. De voorzitter: 1. zit de vergaderingen van de oudervereniging voor; 2. stelt de agenda voor de vergadering op, rekening houdend met een eventuele jaarplanning; 3. voert namens de oudervereniging het woord en vertegenwoordigt haar in de externe contacten inclusief communicatie vanuit de OV-mail; 4. is verantwoordelijk voor een update in de nieuwsbrief; 5. draagt zorg voor een ordelijk verloop van de vergaderingen o.a. door een time keeper; 6. stelt brieven op namens de oudervereniging; 7. beheert de OV-mail en dropbox account, wachtwoorden en toegang; 8. zorgt voor het (gezamenlijk) opstellen van een jaarplanning; 9. voert, indien nodig of gewenst overleg met de directeur, dit voor zover mogelijk met minimaal één ander OV-lid; 10. draagt zorg voor het vooraf vastleggen van de vergaderdata voor een schooljaar; 11. regelt de informatie (inhoud en vorm) naar de achterban; 12. is het aanspreekpunt van de oudervereniging; 13. is alleen bevoegd tot het verrichten van betalingen en/of overboekingen indien de penningmeester hiervoor per mail een akkoord gegeven heeft of indien de penningmeester in gebreke blijft in de meeste brede zin van het woord, indien hiervan sprake is, dienen twee OV-leden hiervoor per mail een akkoord te geven; 14. moet betalingen boven de 2000,- binnen één week na aanvraag van de penningmeester per mail accorderen, blijft de voorzitter in gebreke, dan volstaat ook een akkoord per mail van twee OV-leden; 15. geeft samen met de penningmeester per mail een goedkeuring voor alle bedragen die van de spaarrekening naar de betaalrekening worden overgemaakt.

5 De penningmeester: 1. beheert de financiën en boekhouding van de oudervereniging op een transparante en adequate wijze; 2. geeft elke vergadering en/of op verzoek van de voorzitter inzage in de financiële stand van zaken aan de OV-leden; 3. is verantwoordelijk voor het innen van de ouderbijdrage, schoolreisbijdrage en de gang van zaken hiertoe eventueel in samenspraak met de voorzitter; 4. verricht betalingen namens de oudervereniging; 5. is bevoegd tot het verrichten van betalingen tot 2000,- zonder vooroverleg met de voorzitter; betalingen boven de 2000,- dienen uiterlijk door de voorzitter - binnen één week na aanvraag per mail goedgekeurd te worden, blijft de voorzitter in gebreke, dan volstaat een akkoord per mail van twee OV-leden; alle bedragen die van de spaarrekening naar de betaalrekening worden overgemaakt, dienen per mail door de voorzitter en de penningmeester te worden goedgekeurd; 6. beheert de bankpassen (2) van de oudervereniging, indien een OV-lid gebruik wil maken van deze bankpas, zal voor ontvangst en teruggave getekend moeten worden, zie formulier bijlage A; 7. stelt in samenspraak met de OV-leden een begroting op. De notulist: 1. maakt notulen van de (in)formele vergaderingen, mailt deze binnen één week naar alle OV-leden, (onder- en bovenbouw coördinator) en zorgt ervoor dat deze ook via dropbox beschikbaar komt. 1. Bestuursleden van de oudervereniging worden verkozen op het moment dat er een functie vrijkomt en men zich hiervoor officieel verkiesbaar stelt bij de oudervereniging. 2. Het bestuur van de oudervereniging bestaat uit minimaal twee en maximaal acht actieve leden. 3. Uit eenzelfde gezin kan niet meer dan één persoon lid zijn van de oudervereniging. 1. Tussentijdse vacatures kunnen gaandeweg het verenigingsjaar tijdelijk worden ingevuld. Op de eerst volgende informele vergadering wordt besproken hoe verder te gaan.

6 2. Indien leden van de oudervereniging twee vergaderingen verzuimen zonder opgaaf van redenen bij de voorzitter, wordt in de ontstane vacature voorzien. 1. Het aftredende bestuur benoemt een commissie, die zorg draagt voor verkiezingen voor een nieuw bestuur. In deze commissie kunnen alle leden, met uitzonderingen van de leden van het afgetreden bestuur, zitting hebben. 1. Het bestuur kan op schriftelijk verzoek van tenminste twee derde deel van het aantal leden besluiten een bestuurslid uit de functie te zetten. Op de eerstvolgende vergadering wordt het tussentijds aftreden van een individueel bestuurslid voorgelegd. Het bedoelde bestuurslid treedt daadwerkelijk af indien tenminste twee derde van de aanwezige leden hiermee instemt. In de periode tussen het besluit van het bestuur en de instemming van de nieuwe vergadering wordt het betrokken bestuurslid op non-actief gesteld en mag deze het bestuur niet meer vertegenwoordigen. 2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek kan slechts door het bestuur worden gedaan op grond van het feit dat de belanghebbende de werkzaamheden van het bestuur en/of de oudervereniging ernstig belemmert dan wel het bestuur en/of de oudervereniging schade berokkent. 3. Betrokkene wordt niet eerder tot aftreden gedwongen dan nadat deze in de gelegenheid is gesteld zich mondeling of schriftelijk te verweren. 4. Van het mondeling verweer wordt verslag gemaakt, dat aan betrokkene wordt toegezonden ter ondertekening voor akkoord. Betrokkene stuurt het ondertekende verslag binnen veertien dagen retour, al of niet voorzien van opmerkingen. Weigert betrokkene de ondertekening, dan wordt daarvan, met vermelding van reden, melding gemaakt in de eerst volgende informele vergadering. 1. Een vertrek op eigen verzoek van een bestuurslid wordt opgevangen door tussentijdse verkiezingen volgens de procedures zoals beschreven onder Verkiezing van bestuursleden.

7 Het lidmaatschap van de oudervereniging eindigt: 1. als het kind is uitgeschreven als leerling van de school. 2. bij opzeggen van het lid aan het bestuur van de oudervereniging. 3. bij overlijden. 4. De oudervereniging kan op schriftelijk verzoek een lid van de ouderverenging uit de functie zetten dat, naar de mening van tenminste twee derde deel van het aantal leden, zijn of haar taken als zodanig niet naar behoren vervult. Voordat een dergelijk besluit wordt genomen stelt de oudervereniging de betrokkene in de gelegenheid kennis te nemen van de tegen hem of haar ingebrachte bezwaren en geeft het hem of haar de mogelijkheid zich daartegen te verweren. 1. Een uit twee leden bestaande kascontrolecommissie controleert minimaal één keer per jaar de bescheiden die betrekking hebben op de inkomsten en uitgaven van de oudervereniging. De commissie brengt van haar bevindingen schriftelijk verslag uit. 2. De kascommissie heeft de mogelijkheid om tussentijds controle(s) uit te voeren. 3. De kascommissie wordt benoemd door de leden van de oudervereniging voor een periode van twee jaar, deze zijn geen lid van de oudervereniging en mogen geen familie zijn van de leden. 4. Elk jaar treedt volgens een door het bestuur te maken rooster één lid van de kascontrolecommissie af. Het aftredende lid is niet herkiesbaar. 5. Van de penningmeester wordt verwacht dat hij of zij meewerkt en openheid van zaken geeft aan de kascontrolecommissie. 1. Het stimuleren van en meewerken aan ouderparticipatie in de verschillende werkgroepen en/of activiteiten.

8 2. Het bevorderen van de betrokkenheid van ouders bij het functioneren van de school. Zoals het verzamelen en verspreiden van informatie over zaken die voor ouders leuk en interessant kunnen zijn over verschillende thema s. 3. Het ondersteunen van ouders bij het opkomen voor de belangen van henzelf en hun kinderen. Tijdens de vergaderingen overleg over wat er onder de ouders leeft. Het signaleren van informatiebehoeften, suggesties, vragen en wensen van ouders en hen doorverwijzen naar de persoon die hen verder kan helpen. 4. Het organiseren van verschillende activiteiten/festiviteiten ten behoeve van de kinderen, in samenspraak met het managementteam en/of klassenouders. 5. Het verlenen van hand- en spandiensten in de meest brede zin van het woord aan het schoolteam en de kinderen. 6. De oudervereniging is verantwoordelijk voor de volgende werkgroepen op school: Sinterklaas Coördineren schoolversiering, inpakken cadeaus, boodschappen, begeleiding met de viering, coördineren/opruimen versieringen. Kerst Coördineren schoolversiering, boodschappen, voorbereiden en begeleiden viering, uitdelen oliebollen, coördineren/opruimen. Carnaval Coördineren schoolversiering, boodschappen, voorbereiden en begeleiden, coördineren/opruimen. Schoolreis Bussen groep 1 t/m 7, accommodatie toegang, boodschappen, voorbereiden en begeleiden schoolreis. Avond4daagse Inschrijving leerlingen en school bij de organisatie, medailles, boodschappen, bemanning traktatie punten 5 en 10km. Nacht van Acht Regelen gymzaal (gemeente) en DJ, regelen met buren, coördineren/voorbereiden gymzaal, boodschappen, toezicht ouders (EHBO), coördineren/opruimen gymzaal. Social Media Beheren/updaten/bijhouden van alle social media gerelateerde zaken evenals de website van school m.b.t. de Oudervereniging. Hieronder valt ook het maken en verzorgen van foto s. Alle social media gerelateerde zaken gaan in overleg met het bestuur van de oudervereniging voordat deze geplaats, ge-update worden, inclusief het plaatsen van foto s. Hoofdluis Coördineren luizen controle na elke schoolvakantie. Thema-avond Naar behoefte van ouders thema-avond(en) organiseren. Bag2School Coördineren Bag2School inzamelingsactie. 7. OV-leden van de werkgroepen en/of activiteiten geven regelmatig via de mail een status update aan alle andere OV-leden en dragen zorg dat te alle tijden de laatste versie van de documenten op dropbox beschikbaar zijn. 8. Attentie voor het schoolteam bij geboorte, jubilea en in bijzondere situaties. 9. De oudervereniging is verantwoordelijk voor de aanschaf en gebruik van de T-Shirts die tijdens activiteiten en/of festiviteiten door leerlingen gedragen worden.

9 10. De oudervereniging trakteert de leerlingen aan het einde van het schooljaar op iets lekkers in overleg met de onder- en bovenbouw coördinator. 11. Alle OV-leden dienen tenminste in één van de genoemde werkgroepen actief te zijn. 1. OV-leden komen niet in aanmerking voor een vergoeding, tenzij (tijdens de informele vergadering) anders wordt besloten. De voorzitter en/of penningmeester beoordeelt, afhankelijk van de aard en de motivatie van deze declaratie, of en in welke mate vergoeding dient plaats te vinden; na een positieve beoordeling dienen aan de penningmeester relevante bewijsstukken van de gemaakte kosten overlegd te worden (facturen, bonnen, rekeningen etc.). 1. Alle bestuursleden worden geacht de privacy regels te respecteren. Tijdens vergaderingen behandelde zaken c.q. personen zullen niet buiten de vergadering worden besproken, tenzij anders besloten. 1. Dit reglement en de daarin aan te brengen wijzigingen worden op voorstel van het bestuur, bij een meerderheid van de aanwezige leden, tijdens de vergadering door de leden vastgesteld.

10 2. Het vastgestelde reglement of de wijziging wordt ter kennis gebracht aan het managementteam, de schoolleiding van de school. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben betreffende dit huishoudelijk reglement, kunt u een mail sturen naar de Oudervereniging - ov@obsmeander.nl Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door alle leden aanwezig op de informele vergadering van 9 september Oudervereniging bankpas ontvangst en teruggave formulier V1.0 Oudervereniging bankpas ontvangst en