Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1: Begripsbepalingen 1. Dit huishoudelijk reglement verstaat onder: a. leerlingen: alle ingeschreven kinderen van de basisschool De Kleine Wereld ; b. ouders: de ouders, voogden en verzorgers van leerlingen; c. oudercommissie (OC): afvaardiging van ouders, gekozen door ouders; d. leden: de leden van de oudercommissie (OC); e. medezeggenschapsraad (MR): de medezeggenschapsraad van de school als bedoeld in de Wet medezeggenschap onderwijs 1992, stb. 1992, 663; f. team: het team van leerkrachten en de directie van de school; g. directie: de directeur, dan wel een lid van het Schoolmanagementteam h. school: basisschool De Kleine Wereld, Marie Curiestraat 9, 6533 HV Nijmegen; i. stichting: Stichting St. Josephscholen, Kelfkensbos 38, 6511 TB Nijmegen; j. schooljaar: 1 augustus tot en met 31 juli. Artikel 2: Doel 1. De oudercommissie (OC) stelt zich als doel: a. de belangen van alle leerlingen en hun ouders mede te behartigen in zaken die betrekking hebben op de goede gang van zaken op school; b. de communicatie en samenwerking tussen ouders en Team alsmede tussen ouders onderling te stimuleren; c. alle activiteiten te bevorderen die het Team ondersteunen bij het geven van zo goed mogelijk onderwijs; d. medewerking verlenen bij de organisatie en uitvoering van niet lesgebonden activiteiten; e. gevraagd en ongevraagd advies te geven aan de MR, het Team, de directie en de stichting II SAMENSTELLING EN TOTSTANDKOMING OC Artikel 3: Totstandkoming OC 1. Het lidmaatschap voor de OC staat open voor alle ouders. 2. Leden van de OC worden gekozen door de ouders. 3. De leden van de OC zijn op persoonlijke titel lid van de OC. 4. De OC streeft naar een zodanige samenstelling, dat ouders uit de diverse groepen van de school vertegenwoordigd zijn. 5. Werving van nieuwe leden voor de OC wordt gecoördineerd door de voorzitter van de OC. 6. De OC organiseert verkiezingen, indien het aantal kandidaten voor de OC het minimaal, dan wel het maximaal aantal leden onder-/overschrijdt. 7. Het lidmaatschap van de OC eindigt: a. op het moment dat het (jongste) kind de school verlaat; b. op eigen verzoek van het lid; c. door overlijden van het lid; d. overeenkomstig het rooster van aftreden; e. door opzegging van de OC. 8. De OC stelt een rooster van aftreden vast. Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 1

2 9. Opzegging door de OC kan alleen geschieden wanneer het lid zijn verplichtingen bij herhaling niet nakomt, of wanneer het redelijkerwijs niet van de OC gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Artikel 4: Samenstelling OC 1. De OC bestaat minimaal uit 5 leden en maximaal 11 leden of het aantal groepen van het desbetreffende schooljaar. 2. De OC kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een plaatsvervangend voorzitter. 3. De overige leden kunnen specifieke taken toebedeeld krijgen. Artikel 5: Zittingsduur 1. De zittingsduur van een lid van de OC is in beginsel vier jaar; bij onderbezetting is deze voor onbepaalde tijd. 2. Na één zittingsperiode is het aftredende lid terstond herkiesbaar. 3. Met uitzondering van het geval van onderbezetting, zijn niet herkiesbaar de leden die 8 jaren ononderbroken lid van de OC zijn geweest, met dien verstande dat zij wel weer herkiesbaar zijn wanneer sedert hun aftreden 4 jaar zijn verlopen. Artikel 6: Taken 1. Tot de taken van de oudercommissie behoort in ieder geval: a. het innen van de ouderbijdrage; b. deelname in activiteitencommissies; c. (mede-)organiseren van activiteiten t.b.v. bekostiging van bijzondere uitgaven; d. verstrekken van informatie aan ouders; e. het fungeren als aanspreekpunt c.q. klankbord voor en van alle ouders door te verwijzen naar desbetreffend aanspreekpunt. 2. De OC is, in tegenstelling tot de MR, geen inspraakorgaan met betrekking tot het beleid van de school. Artikel 7: Bevoegdheden 1. De OC is bij de uitvoering van haar functie bevoegd tot: a. het geven van advies aan de MR inzake het vaststellen van de hoogte van de ouderbijdrage; b. het geven van advies aan de MR inzake het besteden van de ontvangen middelen; c. het geven van advies aan de directie inzake invulling van niet lesgebonden activiteiten; Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 2

3 III WERKWIJZE OC Artikel 8: OC-vergaderingen 1. De OC komt in vergadering bijeen: a. gemiddeld één keer per 6 weken; b. op verzoek van de voorzitter; c. op gemotiveerd verzoek van ten minste twee leden. 2. De voorzitter bepaalt in overleg aan het begin van het schooljaar de tijd en plaats van de vergadering, daarbij rekening houdend met de activiteiten die gedurende het jaar plaatsvinden. 3. Bij deze OC-vergaderingen is het Team vertegenwoordigd door een lid van het schoolmanagementteam 4. De OC kan belangstellenden, deskundigen, MR-leden, Team-leden en anderen uitnodigen om een vergadering van de OC geheel of gedeeltelijk bij te wonen. 5. De bijeenroeping geschiedt door de secretaris, door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden van de OC. De bijeenroeping geschiedt behoudens in spoedeisende gevallen, niet later dan zeven dagen voor de vergadering. 6. De agenda van de OC-vergadering wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter opgesteld. Ieder lid van de OC kan de voorzitter verzoeken een onderwerp op de agenda te plaatsen. 7. Van de leden wordt verwacht dat zij de vergaderingen bijwonen. Bij verhindering wordt de voorzitter vooraf op de hoogte gesteld. 8. Vergaderingen van de OC zijn openbaar. Artikel 9: Besluitvorming OC 1. De OC neemt in vergadering besluiten bij meerderheid van stemmen, voor zover in dit huishoudelijk reglement niet anders is bepaald; voor de bepaling of aan dit voorschrift wordt voldaan, tellen de blanco stemmen niet mee. 2. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. Artikel 10: Activiteitencommissies 1. Op de eerste vergadering van het schooljaar zullen in samenwerking met het Team de activiteitencommissies worden vastgesteld. 2. De ouders in de activiteitencommissies worden afgevaardigd door de OC. 3. De ouders in de activiteitencommissies houden zich aan de afspraken die in de OC betreft de activiteit zijn gemaakt. 4. Initiatief tot bijeenroepen van activiteitencommissies, ligt bij het Team. Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 3

4 IV TAAKVERDELING OC Artikel 11: Voorzitter 1. De voorzitter bevordert en coördineert de algemene zaken van de OC. 2. De voorzitter geeft leiding aan de OC-vergaderingen. 3. De voorzitter onderhoudt de contacten binnen en buiten de school en vertegenwoordigt de OC in voorkomende aangelegenheden. 4. De voorzitter draagt zorg voor de opvang van nieuwe leden van de OC. Artikel 12: Secretaris 1. De secretaris draagt zorg voor de uitvoering van de secretariële werkzaamheden van de OC. 2. Onder secretariële werkzaamheden wordt verstaan: a. het voeren van correspondentie; b. het bijeenroepen van de OC-vergadering; c. het maken van notulen; d. het verzorgen van alle OC-publicaties; e. het beheren van het archief. 3. Het opmaken van de agenda geschiedt in samenspraak met de voorzitter van de OC. 4. Het voeren c.q beheren van (in-en uitgaande) correspondentie geschiedt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de OC, in samenspraak met de directie. Artikel 13: Penningmeester 1. De penningmeester en een lid van het SMT dragen zorg voor het beheer van de financiële middelen van de OC, onder verantwoordelijkheid van de school. 2. Onder beheer van de financiële middelen valt: a. doen van betalingen; b. bijhouden van de boekhouding; c. opstellen van een jaarbegroting; d. maken van een financiële jaarrekening c.q. financieel jaarverslag. 3. De penningmeester zorgt er voor dat de ouderbijdragen worden geïnd. 4. In voorkomende gevallen kan de penningmeester verzocht worden om, naast de ouderbijdragen, geld te innen van ouders ingeval de normale ouderbijdrage ontoereikend is (te denken valt hierbij aan het schoolreisje en het kamp). 5. Van alle te betalen bijdragen ontvangen ouders van de penningmeester een bewijs van betaling, middels kwitantie of bankafschrift. 6. De pasjes (digi en bankpasje) zijn op school aanwezig. Artikel 14: Taken individuele OC-leden 1. Van alle leden van de OC mag verwacht worden, dat zij: a. OC-vergaderingen bijwonen; b. meedoen aan niet lesgebonden activiteiten; c. belangen van ouders en kinderen trachten te behartigen; d. binnen de OC meedenken en meepraten. 2. Leden van de OC zijn niet verplicht om persoonlijk deel te nemen aan alle geplande activiteiten. Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 4

5 Artikel 15: Afvaardiging van het Team 1. De afvaardiging van het Team (de directie) draagt zorg voor een adequate, relevante en wederkerige informatie-uitwisseling. 2. Alle verkregen informatie wordt teruggekoppeld naar het Team. 3. In overleg wordt getracht tot afstemming van activiteiten te komen. V VERSLAGLEGGING Artikel 16: Notulen 1. De OC draagt zorg voor een goede en zorgvuldige verslaglegging van haar vergaderingen. 2. In de eerstvolgende vergadering worden notulen vastgesteld. 3. De goedgekeurde notulen zijn openbaar en liggen ter inzage op school. 4. De notulen worden vijf jaar in het archief bewaard. Artikel 17: Publicaties Publicaties zullen, zo mogelijk, eerst ter goedkeuring aan de leden worden voorgelegd. Indien dit niet mogelijk is, wordt volstaan met de goedkeuring van voorzitter en secretaris. VI FINANCIËN Artikel 18: Ouderbijdrage 1. In de eerste vergadering van het nieuwe schooljaar wordt het voorstel voor de ouderbijdrage vastgesteld. De MR wordt verzocht met het voorstel in te stemmen. 2. De ouderbijdrage wordt in het begin van het schooljaar geïnd, persoonlijk, dan wel via een overschrijving. 3. Voor leerlingen die in de loop van het schooljaar instromen, wordt het bedrag in overleg met de penningmeester naar rato vastgesteld. 4. Betalen van de ouderbijdrage is wettelijk niet verplicht. Artikel 19: Opbrengsten uit activiteiten 1. De OC is bevoegd activiteiten te organiseren voor het bekostigen van niet lesgebonden activiteiten, na overleg en met uitdrukkelijke instemming van de directie. 2. De OC beheert de opbrengst van deze activiteiten onder eindverantwoordelijkheid van de school. Artikel 20: Financiële verantwoording 1. De OC heeft beschikking over de middelen verkregen uit ouderbijdragen en activiteiten; 2. Het beheer van de middelen valt onder verantwoordelijkheid van de school.de OC beheert deze geldmiddelen en heeft, na instemming van de directie, zeggenschap. 3. De school legt samen met de OC financiële verantwoording af aan de ouders. 4. Voor ieder schooljaar legt de OC een begroting voor aan de MR. 5. Jaarlijks, in het begin van het nieuwe schooljaar, wordt de jaarrekening gecontroleerd door een kascommissie bestaande uit twee leden van de MR, waarvan tenminste één ouder. 6. Na kascontrole en goedkeuring wordt de jaarrekening vastgesteld en de goedkeuring gepubliceerd. 7. Als boekjaar geldt het schooljaar. Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 5

6 VII COMMUNICATIE Artikel 21: Algemene communicatie 1. De voorzitter van de OC is verantwoordelijk voor adequate communicatie van en naar: a. de ouders; b. de Medezeggenschapsraad (MR); c. het Team; d. de directie; e. de stichting. 2. Van contacten met bovengenoemde geledingen doet zij verslag in de eerstvolgende OCvergadering. Artikel 22: Relatie OC -Ouders 1. De OC communiceert via de periodiek van De Kleine Wereld, via de website, via het prikbord en via aparte briefwisselingen met de ouders. 2. Indien nodig belegt de OC een vergadering voor en met de ouders. Artikel 23: Relatie OC -MR 1. Jaarlijks nodigt de OC de MR uit deel te nemen aan één of meerdere OC-vergaderingen. 2. Op verzoeken van de MR om deel te nemen aan MR-vergaderingen wordt zoveel mogelijk tegemoet gekomen. 3. De OC en de MR spannen zich in om samen met het Team een goede school te maken en te houden. 4. De OC heeft andere aandachtspunten dan de MR. De MR houdt zich met name bezig met personeelszaken, werkomstandigheden en de kwaliteit van het onderwijs. 5. Vragen of problemen betrekking hebbende op activiteiten c.q. festiviteiten die mede door de OC zijn georganiseerd, kunnen voorgelegd worden aan de OC, het Team of de directie. 6. Vragen of problemen van onderwijskundige aard kunnen voorgelegd worden aan de MR, het Team of de directie. Artikel 24: Relatie OC -Team 1. In iedere OC-vergadering is er een lid van het SMT aanwezig 2. De OC wordt in principe betrokken bij activiteiten die het Team wil organiseren. 3. Bij het organiseren van niet lesgebonden activiteiten nemen de leerkrachten in de activiteitencommissies tijdig het initiatief ten behoeve van de voorbereidingen. 4. In gezamenlijkheid en met mandaat worden de activiteiten invulling gegeven. 5. Na afronding van de activiteiten nemen de leerkrachten in de activiteitencommissie wederom initiatief om tot evaluatie middels het standaard evaluatieformulier te komen. Artikel 25: Relatie OC -Directie 1. In iedere OC-vergadering is er een lid van het SMT aanwezig. 2. De directie draagt zorg voor facilitering van de OC. 3. De directie voorziet de OC van alle relevante informatie. Artikel 26: Relatie OC -Stichting Indien nodig zijn er contacten met de Stichting. Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 6

7 VIII SLOTBEPALINGEN Artikel 27: Faciliteiten 1. De directie draagt zorg voor de nodige faciliteiten en middelen ten behoeve van het goed functioneren van de OC. 2. Onder faciliteiten wordt in elk geval verstaan: het beschikbaar stellen van (verwarmde) vergaderruimte, koffie / thee, kopieerfaciliteiten, alsmede benodigde deskundigheidsbevordering, dan wel een budget hiervoor. Artikel 28: Wijzigingen 1. Dit reglement kan worden gewijzigd en aangevuld op voorstel van de OC of MR of directie. 2. Dit besluit tot het voorstel behoeft een meerderheid van ten minste twee derde van de aanwezige leden van de OC 3. De MR en de directie dienen met het reglement in te stemmen. 4. Wijzigingen of aanvullingen worden na een jaar geëvalueerd. Artikel 29: Klachten 1. Indien ouders, het Team, de MR, de directie of de stichting van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet / onvoldoende worden nageleefd dan wel andere redenen hebben tot klachten over de OC, kan men zich wenden tot de voorzitter van de OC. Betreft het een klacht over de voorzitter, dan wendt de klager zich tot de secretaris van de OC. 2. De voorzitter van de OC, dan wel de secretaris, dient binnen een termijn van ten hoogste één maand (of zoveel eerder als mogelijk is) op de klacht te reageren. 3. Ontvangt de klager geen reactie of voldoet deze reactie zijn inziens niet, dan kan hij zich wenden tot de directie. Artikel 30: Bekendmaking 1. De OC draagt er zorg voor dat dit reglement, dan wel wijzigingen hierop, op passende wijze onder de aandacht van de ouders, de MR, het Team, de directie, alsmede de stichting wordt gebracht. Hiervoor zal gebruik worden gemaakt van het daartoe beschikbare medium (Nieuwsbrief, website e.d.). 2. Dit reglement ligt ter inzage op school. 3. Geïnteresseerden kunnen een afschrift ontvangen. Artikel 31: Slotbepaling In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de oudergeleding van de MR. Vastgesteld in de Medezeggenschapsraad vergadering van 7 januari 2013 Huishoudelijk reglement Oudercommissie BS De Kleine Wereld 7