huishoudelijk reglement 01 juli 2016

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Oudervereniging Basisschool De Spits Algemene Bepalingen... 2 Bestuur... 2 Dagelijks bestuur... 2 Werkgroepen... 4 Bestuursvergaderingen... 5 Kinderbijdrage en donaties... 5 Onkostenvergoeding... 6 Communicatie... 6 Pagina 1 van 6

2 Algemene Bepalingen Artikel 1 1. De Oudervereniging Basisschool De Spits, hierna te noemen de oudervereniging, is bij notariële acte opgericht op en is gevestigd te Utrecht. 2. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de oudervereniging, zoals deze zijn vastgesteld bij notariële acte. Bestuur Artikel 2 1. Bestuursleden nemen op basis van vrijwilligheid, maar niet vrijblijvendheid, de in dit huishoudelijk reglement beschreven taken op zich. 2. Leerkrachten die geen lid zijn van de oudervereniging, kunnen de vergadering bijwonen als toehoorder om het contact (communicatie en afstemming) tussen de oudervereniging en de leerkrachten te optimaliseren. 3. Het bestuur vergadert minimaal vijfmaal per verenigingsjaar. Zie artikel Bestuursleden nemen actief deel aan een of meerdere werkgroepen, beheren het budget van de werkgroep, en fungeren als aanspreekpunt van de werkgroep. 5. Op verzoek van het dagelijks bestuur, ondersteunen bestuursleden het dagelijks bestuur in hun taken. 6. Bestuursleden onderhouden het contact met groepsouders, ouders en leerkrachten, in lijn met het communicatieplan van de oudervereniging. 7. Bij vroegtijdig neerleggen van een bestuursfunctie zorgt het betreffende bestuurslid, in overleg met het bestuur, voor een opvolger, die door het bestuur zal worden voorgedragen aan de Algemene Ledenvergadering (ALV). 8. Tussen het bestuur en de directie van de school bestaat een convenant waarin afspraken zijn gemaakt over hoe de oudervereniging en de directie van de school zich tot elkaar verhouden. Dagelijks bestuur Artikel 3 1. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester. 2. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen die niet tot een bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten op de eerstvolgende bestuursvergadering mede. 3. Taken van de voorzitter: a. Leidt bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering (ALV). Bereidt samen met de secretaris de vergaderingen voor. Zorgt aan het begin van het verenigingsjaar in samenspraak met het bestuur voor het vastleggen van de vergaderdata. b. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement. c. Is eerste aanspreekpunt van de oudervereniging. d. Houdt contact met de voorzitter van de medezeggenschapsraad en de directie van De Spits. 4. Taken van de secretaris: a. Bereidt samen met de voorzitter vergaderingen voor. b. Zorgt voor communicatie en verslaglegging m.b.t. vergaderingen. Pagina 2 van 6

3 c. Zorgt ervoor dat alle leden toegang hebben tot de statuten en het huishoudelijk reglement via de reguliere communicatiekanalen. Zorgt voor bekendmaking van veranderingen en aanvullingen in de statuten en reglementen. d. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op. e. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden. Neemt kennis van en behandelt post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie. f. Beheert het archief van de oudervereniging, waaronder statuten, huishoudelijk reglement, agenda s, notulen, sjablonen, correspondentie en documenten m.b.t. activiteiten. 5. Taken van de penningmeester a. Voert de financiële administratie. b. Beheert de gelden van de oudervereniging verkregen uit vrijwillige kinderbijdragen, alsmede, verkregen uit andere bronnen. Beheert de bankrekening en de bankpas. c. Houdt een kasboek bij met alle inkomsten en uitgaven. d. Houdt bij voor welke leerlingen de kinderbijdrage betaald is voor het betreffende boekjaar. e. Zorgt voor de communicatie naar ouders over de kinderbijdrage: - communicatie naar alle ouders bij de start van het nieuwe schooljaar; - herinneringen aan ouders die niet betaald hebben, na de herfstvakantie en na de kerstvakantie; - brieven aan ouders van leerlingen die gedurende het jaar instromen. De leerkrachten zorgen voor de verspreiding. f. Zorgt voor restitutie aan ouders van leerlingen die in de loop van het schooljaar van school gaan. g. Maakt aan het begin van het verenigingsjaar een begroting, gebaseerd op gemaakte kosten in het voorafgaande verenigingsjaar en plannen voor het komende jaar. h. Maakt aan het eind van het boekjaar de balans op. Brengt in de Algemene Ledenvergadering (ALV) verslag uit van de financiële toestand van de oudervereniging en presenteert de balans. i. Stelt de financiële administratie van het betreffende boekjaar ter beschikking aan de door de ALV samengestelde kascommissie. j. Stelt het financiële gedeelte van het jaarverslag op. k. Communiceert en stelt beschikbaar het besteedbare werkgroep budget aan bestuursleden die een werkgroep vertegenwoordigen. Bij contante uitbetaling van het budget voor de werkgroepen, wordt dit aan het desbetreffende bestuurslid gegeven. Het bestuurslid is verantwoordelijk voor het beheren van het budget van de betreffende werkgroep. Pagina 3 van 6

4 Werkgroepen Artikel 4 1. De oudervereniging stelt werkgroepen in die evenementen organiseren voor de leerlingen van De Spits. De volgende werkgroepen zijn actief: Werkgroep Kinderboekenweek (KBW) Schoolreisje Sinterklaas Kerstmis Kerstborrel Carnaval Pasen Avondvierdaagse (A4D) Afsluitend feest Doelstelling Tijdens de Kinderboekenweek (KBW) staat De Spits in teken van boeken en het jaarlijkse KBW thema. De school is versierd en er zijn (voor)lees-, schrijf-, teken- en/of andere activiteiten voor alle leerlingen. Elke bouw (onder-, midden- en bovenbouw) gaat tweejaarlijks op verschillende dagen op schoolreisje, waarbij de ene keer een dierentuin wordt aangedaan en de andere keer een pretpark. In de periode van de aankomst tot de verjaardag van de Sint, staat De Spits in het teken van Sinterklaas. De school is versierd en activiteiten volgen zoveel mogelijk de verhaallijn van de omroep NTR. In de periode van na Sinterklaas tot de kerstvakantie staat De Spits in het teken van Kerstmis. De school is versierd en in, rondom en buiten de school zijn er activiteiten die de kerstgedachte tot uiting brengen, waarbij leerlingen, leerkrachten en ouders op verschillende manieren zijn betrokken. Tijdens het kerstdiner van de leerlingen kunnen ouders op school blijven en samen een kop soep en een drankje nuttigen. In de week voor Carnaval kiezen de leerlingen van De Spits een prins en prinses Carnaval uit hun midden. Tijdens de carnavalsviering op de vrijdag voor carnaval staat de school één dag op zijn kop met hossen, sleuteloverdracht, spelletjes, theatervoorstelling en talentenjacht. In de weken voor Pasen staat De Spits in het teken van Pasen. De school is versierd, de middenbouw maakt Palmpasen stokken, groep 8 organiseert de Paasmarkt en op de dag van de paasviering ontbijten alle leerlingen in hun klas. De midden- en bovenbouw leerlingen van De Spits krijgen de mogelijkheid om in groepsverband de A4D te lopen. De Spits sluit het schooljaar feestelijk af met evenementen georganiseerd door leerlingen, ouders en leerkrachten. Het thema is: Hoe sluit jij met jouw klas het schooljaar af? De oudervereniging kan ook werkgroepen instellen voor éénmalige initiatieven, initiatieven die nog niet zijn gestandaardiseerd (zoals het schoolontbijt), of op verzoek van de schoolleiding (zoals voor Streetwise en de sportdag). 2. Elke werkgroep bestaat uit bestuursleden, leerkrachten en ouders. Ter bevordering van de continuïteit, wordt ernaar gestreefd twee bestuursleden per werkgroep te benoemen, voor de duur van twee jaar met een overlap van één jaar. 3. Voor activiteiten die in de eerste vier maanden van het schooljaar plaatsvinden, benoemt het bestuur voor de zomervakantie bestuursleden in de werkgroep. Pagina 4 van 6

5 4. Voor elke werkgroep is een werkgroepdefinitie beschikbaar waarin kort staat omschreven wat de doelstelling is van het te organiseren evenement, welke activiteiten er worden ondernomen en wat de globale planning is. Alle documenten (definitie, draaiboeken, brieven, folders, etc. ) die bij voorbereiding van het betreffende evenement nodig zijn bevinden zich in de google drive van de oudervereniging. 5. Na afloop van een activiteit zorgt het bestuurslid in de werkgroep voor een evaluatie. Op basis van de evaluatie werkt het bestuurslid de draaiboeken en de werkgroepdefinitie bij. Het bestuurslid zorgt in overleg met de secretaris voor archivering van alle relevante documenten. 6. In de eerste bijeenkomst van werkgroep wordt een voorzitter benoemd. De voorzitter kan een leerkracht, een bestuurslid of een ouder zijn. 7. De voorzitter bepaalt de vergaderdata en locatie in overleg met de gehele werkgroep. 8. Een bestuurslid is verantwoordelijk voor het bewaken van het budget van de werkgroep. Bestuursvergaderingen Artikel 5 1. Bestuursleden kunnen tot één week voor de vergadering agendapunten inbrengen bij de voorzitter of de secretaris. 2. De voorzitter en de secretaris stellen in goed overleg de conceptagenda op, waarbij urgente punten hoger op de agenda komen dan punten die uitstel kunnen velen. 3. De secretaris communiceert de conceptagenda uiterlijk één week voor aanvang van de vergadering via de reguliere kanalen aan leden, de directie van de school, en de voorzitter van de medezeggenschapsraad. Leden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen. 4. De voorzitter en de secretaris stellen uiterlijk twee dagen voor de vergadering de definitieve agenda vast. De secretaris verspreid via de reguliere communicatiekanalen de agenda samen met de concept notulen, besluitenlijst en bijlagen van de vorige vergadering. 5. Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken, punten op de agenda toe te voegen en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. 6. De secretaris verzorgt van elke vergadering de concept notulen, een actielijst en een besluitenlijst, en verspreid deze uiterlijk één week na de vergadering via de reguliere communicatiekanalen. 7. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld. 8. De secretaris communiceert de vastgestelde notulen en bijlagen via de reguliere communicatiekanalen. 9. De besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien er geen consensus wordt bereikt, wordt het besluit genomen op grond van de meerderheid (helft + 1) van stemmen. Kinderbijdrage en donaties Artikel 6 1. Leden betalen jaarlijks een kinderbijdrage voor elk kind dat op De Spits onderwijs volgt. Deze bijdrage is vrijwillig. Het geld wordt gebruikt voor activiteiten en middelen die niet door de overheid worden vergoed. 2. De hoogte van de kinderbijdrage wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering (ALV). De bijdrage wordt geïnd door de oudervereniging. 3. De medezeggenschapsraad van De Spits moet instemmen met de hoogte van de kinderbijdrage en ziet erop toe dat de kinderbijdrage juist wordt besteed. Pagina 5 van 6

6 4. Ouders van leerlingen die later in het schooljaar instromen, dan wel eerder uitstromen, krijgen op eigen verzoek korting, dan wel restitutie, naar rato per schoolseizoen: a. Zomer tot kerstvakantie b. Januari tot Pasen c. Pasen tot zomer 5. Ouders die een kopie van hun U-pas overleggen aan de directie van de Spits krijgen korting op de kinderbijdrage. De school kan kosten dan rechtstreeks declareren bij Bureau U-pas. 6. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel. 7. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden gestort op de bankrekening van de oudervereniging. 8. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend boekjaar worden doorgeschoven. Onkostenvergoeding Artikel 7 1. Bestuurs- en werkgroep leden zijn gerechtigd werkelijk gemaakte en aantoonbare kosten te declareren. Gereden kilometers worden vergoed op basis van de belastingvrije kilometervergoeding voor werknemers ( 0,19). Communicatie Artikel 8 1. Interne en externe communicatie inspanningen gedaan door (bestuurs)leden ten behoeve van de oudervereniging dienen in lijn te zijn met het communicatieplan van de vereniging (najaar 2016). Pagina 6 van 6