Huishoudelijk reglement. Oudervereniging Lambertusschool

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Oudervereniging Lambertusschool Versie 27augustus 2012

2 LAMBERTUSSCHOOL NU VOOR STRAKS Oudervereniging Mari van Eschstraat JE Haarsteeg Kvk nr: Huishoudelijk reglement van de oudervereniging van de Lambertusschool te Haarsteeg. Artikel 1; Doelstelling De oudervereniging heeft tot taak het functioneren van de school te bevorderen, in het bijzonder door het leveren van vooral praktische bijdragen, ten behoeve van activiteiten van de school. Artikel 2; Bevoegdheden 1. Het bestuur van de oudervereniging verricht haar werkzaamheden op verzoek van de school of op eigen initiatief, na de school over dit initiatief te hebben ingelicht. 2. Het bestuur van de oudervereniging pleegt regelmatig, tenminste 6 maal per schooljaar, overleg met de schoolleider over de werkzaamheden van de oudervereniging en wordt geïnformeerd over het reilen en zeilen van de school. 3. De oudervereniging neemt de beslissingen van het schoolbestuur in acht. 4. Voor de uitgaven is de begroting leidend (deze wordt voorafgaand aan het schooljaar vastgesteld) en deze wordt zoveel als mogelijk gevolgd. Artikel 3; Bestuur 1. Het bestuur van de oudervereniging bestaat uit tenminste zoveel leden als er groepen zijn binnen de school met een maximum van plus 2, allen ouders, voogden en verzorgers van kinderen die als leerling bij onze school staan ingeschreven. 2. Elk bestuurslid is tevens groepsouder van een groep, bij voorkeur in de groep waar men een kind heeft. 3. Vanuit het team van de school worden twee teamleden afgevaardigd naar de vergadering van de oudervereniging. Zij hebben daar geen stemrecht. 4. Het bestuur van de oudervereniging kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen het dagelijks bestuur van de oudervereniging. 5. Voorafgaand aan de vergadering van de oudervereniging vindt een voorbereidend overleg plaats tussen het dagelijks bestuur van de oudervereniging en de schoolleider. 6. Het initiatief tot het plannen van dit overleg ligt bij het dagelijks bestuur van de oudervereniging. 7. Uit hetzelfde gezin kan slechts één persoon lid zijn van het bestuur van de oudervereniging. Onder gezin wordt in dit verband verstaan vader en moeder, voogd en voogdes, verzorger en verzorgster van een schoolgaand kind. 1

3 Taakomschrijvingen; Voorzitter: De voorzitter bepaalt samen met het dagelijks bestuur, plaats, dag en uur van de vergaderingen. De agenda wordt samengesteld door de voorzitter in overleg met de secretaris. De voorzitter leidt de vergadering en ziet toe op uitvoering van de taken van secretaris en penningmeester. Voorts draagt de voorzitter zorg voor een stipte naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Bij zijn/haar afwezigheid wordt in onderling overleg een der aanwezige bestuursleden ter vervanging aangewezen. Secretaris: De secretaris maakt per vergadering notulen, die de daarop volgende vergadering door het bestuur worden goedgekeurd en vastgesteld dienen te worden. Hij/zij verzorgt de correspondentie, voor zover deze niet aan een ander bestuurslid is opgedragen. Hij/zij bewaart het archief, waarin alle ingekomen stukken en afschriften van uitgaande post worden opgeborgen. Hij/zij schrijft in overleg met de voorzitter de vergadering uit, uiterlijk één week voor de vastgestelde datum, onder toezending van een agenda. Aan het begin van elke vergadering worden de bestuursleden in de gelegenheid gesteld aanvullingen op of wijzigingen van de agenda voor te stellen, waarna deze wordt vastgesteld. Hij/zij ontwerpt het jaarverslag van de oudervereniging en legt dit aan het bestuur ter goedkeuring voor. Alle leden wordt de mogelijkheid geboden tot inzage van dit jaarverslag. De ingekomen stukken worden door hem/haar op de vergadering overlegd. Ook houdt hij/zij een rooster van aftreden bij. Penningmeester: De penningmeester beheert namens het bestuur, de financiën van de oudervereniging. Hij/zij int de gelden en doet, behoudens delegatie aan derden, de betalingen. Hij/zij draagt zorg voor een nauwkeurige boekhouding. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden op een bank- of spaarrekening gestort. Hij/zij is verplicht het bestuur te allen tijde inzage van kas en bescheiden te geven. Hij/zij ontwerpt de begroting voor het volgende schooljaar en dient deze, ter goedkeuring, tijdig, vóór het nieuwe schooljaar, bij het bestuur in; tevens dient hij/zij tegelijkertijd bij het bestuur de rekening en verantwoording in over het afgelopen jaar. De penningmeester maakt een financieel jaarverslag, wat voor alle leden ter inzage ligt. De penningmeester houdt een lijst bij van de leden van de vereniging. Artikel 4; Aftreden 1. Elk jaar treedt, volgens een vast te stellen rooster, ongeveer een vierde van de leden als bedoeld in artikel 3 lid 1 af. De aftredende leden kunnen herkiesbaar zijn, indien zij op het tijdstip van de verkiezing nog behoren tot de in artikel 3 lid 1 benoemde personen. 2. In het rooster van aftreden zal zoveel mogelijk moeten worden bevorderd, dat de voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreedbaar zijn. 3. De leden bedoeld in artikel 3 lid 1, hebben zitting voor vier jaren. Zij treden tussentijds af ingeval hun kind(eren) onze school verlaten. Hij/zij die in een tussentijdse vacature wordt gekozen, neemt de plaats in bij het rooster van aftreden van diegene die hij/zij opvolgt. 2

4 Artikel 5; Lidmaatschap en ouderbijdrage 1. Op het aanmeldformulier wat ouders c.q. verzorgers invullen voor aanmelding van hun kind op onze school, staat afzonderlijk ook de aanmelding beschreven voor de oudervereniging. Ouders c.q. verzorgers dienen voor het lid worden van de vereniging te tekenen en gaan dan tevens akkoord met het innen van de bijdrage door middel van automatische incasso. In de welkomstbrief die ouders c.q. verzorgers ontvangen van school staat een informatief stukje over de oudervereniging beschreven, in iedere geval wordt de mogelijkheid geboden tot het opvragen van de statuten van de oudervereniging. 2. De ouderbijdrage is een vrijwillige bijdrage. Een lid verplicht zich echter bij inschrijving en het lid worden van de vereniging tot het betalen van de voor dat jaar vastgestelde ouderbijdrage per kind per schooljaar via automatische incasso en tekent hiervoor op het aanmeldformulier. 3. Voor leden die om financiële redenen niet tot betaling van de bijdrage kunnen overgaan is, in overleg met de penningmeester en voorzitter, een regeling te treffen. 4. Ten aanzien van de ouderbijdrage hanteert de school de volgende reductie/kwijtscheldingsregeling: o De school kan onder omstandigheden, na een aangegane overeenkomst, verschuldigde ouderbijdrage op schriftelijk verzoek van de wettelijk vertegenwoordiger geheel dan wel gedeeltelijk kwijtschelden. o Als een kind gedurende het schooljaar de school verlaat, is er (gedeeltelijke) restitutie van de ouderbijdrage mogelijk. Ouder c.q. verzorger dient hiervoor zelf een schriftelijk verzoek in te dienen bij de penningmeester. o Als een kind gedurende het schooljaar tussentijds instroomt, hanteren we de volgende twee tarieven; van augustus tot en met december de voor dat schooljaar vastgestelde van januari tot en met juli ouderbijdrage per kind. de helft van het voor dat schooljaar vastgestelde ouderbijdrage per kind. 5. De hoogte van de ouderbijdrage wordt bepaald door het bestuur van de vereniging op basis van de begroting. De medezeggenschapsraad van onze school heeft instemmingsrecht bij wijzigingen van de hoogte van de ouderbijdrage. 6. De ouderbijdrage-overeenkomst wordt aangegaan voor de duur dat het kind op school zit en eindigt derhalve automatisch bij het door het kind verlaten van de school. 7. De verschuldigde ouderbijdrage wordt via automatische incasso, in één termijn, geïnd. 8. Bij het niet kunnen incasseren van het verschuldigde bedrag wordt 5,- administratiekosten per incasso extra in rekening gebracht. 9. Wanneer aan de betalingsverplichting niet wordt voldaan zullen in overleg met de schoolleider passende maatregelen worden genomen. In het uiterste geval betekent dit uitsluiting van het kind / kinderen van activiteiten die betaald worden uit de ouderbijdrage. 3

5 Artikel 6; Algemene ledenvergadering 1. De algemene ledenvergadering (ALV) wordt aan het begin van het schooljaar gehouden voor alle ouders, verzorgers of voogden van kinderen op onze school die lid zijn van de oudervereniging. Het bestuur stelt op de jaarlijkse ALV een financiële commissie in, bestaande uit twee leden van de oudervereniging (hierna te noemen kascommissie) ter controle van de rekening en de verantwoording, zoals door de penningmeester ingediend. De leden van de kascommissie worden voor tenminste twee jaar benoemd. (In het eerste jaar wordt er één lid voor één jaar en één lid voor twee jaren benoemd.) Voor de continuïteit blijft steeds één lid van de kascommissie voor het volgende boekjaar in de commissie zitting houden. Tijdens de ALV brengt de kascommissie verslag uit van haar bevindingen en doet aan de hand daarvan een voorstel. De penningmeester is verplicht de kascommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken. 2. Twee weken voor de ALV wordt, op de website van school, het volgende gepubliceerd: o Een uitnodiging voor de ALV o Een agenda voor de ALV o Een overzicht van aftredende en herkiesbare ouderverenigingsleden o Het jaarverslag van de secretaris o Het financieel jaarverslag en de begroting van de penningmeester In de ALV wordt ter plekke de stemming voor de nieuwe leden van het bestuur van de oudervereniging voltrokken. Op de te houden stemmingen kunnen alleen aanwezige leden invloed uitoefenen; stemmen bij volmacht is uitgesloten. 3. De bestuursleden bedoeld in artikel 3 lid 1 worden door de ouders c.q. verzorgers gekozen, per gezin geldt één stem. 4. Kandidaten kunnen zich schriftelijk aanmelden bij de secretaris of voorzitter van het bestuur van de oudervereniging, vanaf het publiceren van de datum van de ALV tot een week voor het daadwerkelijk plaatsvinden van de ALV. In de schriftelijke aanmelding wordt een korte motivatie gegeven van de reden van kandidaatstelling. Kandidaten kunnen zich beschikbaar stellen wanneer ze voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in artikel 3 lid 2. Bij het vrijkomen van een zetel in een bepaalde groep hebben kandidaten uit die groep voorrang. Wanneer er geen geschikte kandidaat is gevonden die past in de beschikbare zetel van een groep dan wordt gekeken naar kandidaten binnen andere groepen. 5. Indien er zich geen of onvoldoende kandidaten hebben aangemeld, heeft het bestuur van de oudervereniging de bevoegdheid om zelf op kandidaten uit te gaan. Ook dan geldt dat in eerste instantie de kandidaten dienen te komen uit de groep waar de vrije zetel is en in tweede instantie uit de andere groepen. 6. Als datum van aftreden van een bestuurslid geldt de datum van de ALV. Het aftredende bestuurslid levert alle eigendommen in die de oudervereniging toebehoren en is verantwoordelijk voor een goede overdracht van zijn/haar taken. 7. Het verslag van de ALV wordt vastgesteld door het bestuur en gepubliceerd op de website van school. 4

6 Artikel 7; Taken van het bestuur van de oudervereniging 1. Het geven van adviezen aan het schoolteam, over zaken die spelen op school en in het bijzonder die zaken die betrekking hebben op activiteiten die gefinancierd worden uit de ouderbijdrage. 2. Het leveren van ideeën voor alle activiteiten in en om school. 3. In samenwerking met het team coördineren van de schoolse- en buitenschoolse activiteiten, zoals vermeld in de schoolgids en op de website, middels een draaiboek wat door de oudervereniging in samenwerking met het team wordt opgesteld. 4. Het beheren van financiële middelen verkregen uit de ouderbijdrage of door gehouden sponsoracties. 5