2.1 Het bestuur is het Stichtingsbestuur en bestaat uit de bestuursleden zoals vastgelegd in de statuten.

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Structuur en werkwijze Stichting Fibula In dit huishoudelijke reglement zijn die onderwerpen geregeld, die niet in de statuten vervat zijn, en waarin de belangrijkste afspraken over hoe Fibula functioneert, zijn weergegeven. Dit reglement is goed gekeurd in de bestuursvergadering van Begripsomschrijving Netwerken palliatieve zorg zijn regionale samenwerkingsverbanden van instellingen, organisaties, en individuele professionals; zij richten hun coördinatie op een compleet, samenhangend en dekkend aanbod van palliatieve zorg van verantwoorde kwaliteit in de netwerkregio; zij zien toe op het voorzien in behoefte aan verschillende vormen van zorg, en de coördinatie is erop gericht om dat aanbod tot stand te doen brengen. (Wijziging Regeling Palliatieve Terminale zorg Art. 28: en Toelichting op de wijziging (zie publicatie Staatscourant 16 september 2011): 2. Structuur De stichting kent een bestuur, dagelijks bestuur en een kantoorfunctie. 2.1 Het bestuur is het Stichtingsbestuur en bestaat uit de bestuursleden zoals vastgelegd in de statuten Algemene eisen bestuursleden Bestuursleden zijn in hun werk of door hun persoonlijke betrokkenheid verbonden aan een van de netwerken palliatieve zorg in Nederland en zijn bij machte op landelijke niveau te functioneren, waarbij zij het belang van hun eigen regionale netwerk kunnen overstijgen. Zij zijn op de hoogte van de wet- en regelgeving m.b.t. de netwerken palliatieve zorg. Zij hebben gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, en dragen de palliatieve netwerkzorg een warm hart toe Taakgebieden Binnen het bestuur worden portefeuillehouders onderscheiden, met een specifiek taakgebied; de portefeuilles worden verdeeld onder de bestuursleden. Het voltallige bestuur blijft echter verantwoordelijk voor het gevoerde beleid Als taakgebieden zijn vastgesteld: P.R, communicatie en relatiebeheer; waaronder publieksvoorlichting; Deskundigheidsbevordering en onderzoek; Kwaliteit van zorg; Financiering en organisatie; Consultatie; Organisatie Platformbijeenkomsten. Nieuwe taakgebieden kunnen worden vastgesteld door het bestuur. Dit wordt vermeld in de notulen. In een bestuursvergadering wordt vastgelegd wie welke portefeuille heeft. Dit wordt vermeld in de notulen en is onderdeel van het meerjaren beleidsplan. Ten behoeve van de portefeuilles kunnen werkgroepen geformeerd worden. De opdracht, samenstelling en tijdspad daarbij wordt vermeld in de notulen. 1 Huishoudelijk Reglement 16 december 2011 definitieve versie Stichting Fibula

2 Algemene taken portefeuillehouder; Onderhoud contacten met relevante partijen; Sturen eventuele werkgroep aan; Volgen actief belangwekkende ontwikkelingen op hun aandachtsgebied; Adviseren het bestuur over een te volgen beleid ten aanzien van de portefeuille; Indien gewenst stellen zij hiervoor een plan en eventueel een begroting op. Specifieke taken taakgebied PR en communicatie-bestuurder Stelt een communicatieplan op en doet aanbevelingen aan het bestuur over de communicatie naar zowel de achterban, stakeholders en andere relevante partijen in het palliatieve veld; Geeft uitvoering aan een door het bestuur goedgekeurd communicatieplan; Dit omvat ook het beleid t.a.v. het beheer van de website. Beleidsplan Een keer per 3 jaar wordt het meerjaren beleidsplan gemaakt met een werkplan. Het vormt het kader voor de jaarplannen, zoals genoemd in de statuten. 2.2 Het Dagelijks bestuur bestaat uit, de voorzitter, secretaris en penningmeester. Het dagelijks bestuur (DB) neemt alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het DB deelt zijn besluiten op de eerstvolgende bestuursvergadering mee Taken van de leden van DB zijn; Taken van de voorzitter: Leiding geven aan de organisatie en het bestuur; is eindverantwoordelijk voor het gevoerde beleid; Toezicht houden op ontwikkelingen in de organisatie en de uitvoering van activiteiten; Formele woordvoerder zijn bij alle officiële vertegenwoordigingen, tenzij deze taak aan een ander bestuurslid is overgedragen; Onderhouden van de communicatie met Agora, landelijk ondersteuningspunt palliatieve zorg; Onderhouden van de communicatie met belangrijke stakeholders; In overleg met de secretaris opstellen van agenda s van bestuursvergaderingen, platformbijeenkomsten e.a. voorkomende overlegsituaties die daar om vragen; Voorzitten van bestuursvergaderingen, platformbijeenkomsten e.a. voorkomende overlegsituaties die daar om vragen; Kan de taken van de andere DB-leden waarnemen in voorkomende gevallen. Taken van de secretaris: Het onderhouden van contacten en werkafspraken ten aanzien van de kantoorfunctie (nu secretariaat van Agora). Het toezien op de naleving van de werkafspraken ten aanzien van de kantoorfunctie; Correspondentie, inclusief , voeren namens het bestuur in nauw overleg met de ambtelijk secretaris; Het bijeen roepen van bestuursvergaderingen en platformbijeenkomsten en het opstellen van de agenda daarvoor, in overleg met de voorzitter en de ambtelijk secretaris respectievelijk de portefeuillehouder platformbijeenkomsten; Het opstellen van een jaarverslag en jaarplan; Kan de taken van de voorzitter waarnemen in voorkomende gevallen. 2 Huishoudelijk Reglement 16 december 2011 definitieve versie Stichting Fibula

3 Taken van de penningmeester: Het onderhouden van contacten met derden met betrekking tot de afhandeling van de financiële administratie van de Stichting; Ziet toe op een correcte verwerking; Het beheren van inkomsten en uitgaven van de organisatie; Het voeren van een boekhouding; Het opmaken van een jaarlijkse begroting en het opstellen van een financieel jaarverslag; Kan de taken van de voorzitter waarnemen in voorkomende gevallen; Eventueel Aanvraag subsidiegelden, bijdragen andere organisaties, sponsorgelden. 2.3 Bestuurslidmaatschap Rooster van aftreden Bestuursleden worden benoemd voor de duur van drie jaar, waarna zijn voor nog een periode direct herbenoemd kunnen worden. De bestuursleden treden af volgens het volgende rooster. Voorzitter: juli 2013 Penningmeester: juli 2014 Secretaris: juli 2015 Leden: 2 in juli 2013, 2 in juli 2014 en 2 in juli 2015; welke personen dat zijn wordt besloten in een vergadering in januari. Dit herhaalt zich elke drie jaar. Nieuwe bestuursleden worden niet in een functie gekozen. Indien een persoon niet herbenoemd wordt, start een procedure zoals in de statuten vermeld (art 4 lid 3). Het bestuur bestaat bij voorkeur uit een oneven aantal personen ivm de stemverhouding. Een bestuurslidmaatschap kan eindigen zoals gesteld in de statuten, maar ook door ontslag of schorsing door de gezamenlijke overige bestuurders; door verlies van de hoedanigheid van verbondenheid aan een van de netwerken palliatieve zorg in Nederland; door ontslag op grond van artikel 2:298 Burgerlijk wetboek Benoemingsprocedure Een half jaar voordat er een zetel vacant wordt (in januari) wordt bekend gemaakt dat er een zetel vacant komt op de website en tijdens de eerstvolgende platformbijeenkomst. Een netwerk kan iemand voordragen of kandidaat -bestuursleden kunnen hun belangstelling kenbaar maken door het sturen van een of brief naar het secretariaat van Fibula. Het bestuur kan iemand voordragen. Een voordracht wordt minimaal 3 maanden van te voren verwacht, en besproken in een vergadering. Indien er meerdere kandidaten zijn, wordt er een benoemingscommissie samengesteld, door het bestuur, die alle gegadigden hoort. Zij doen een bindende voordracht aan het bestuur. Een benoeming wordt bevestigd in een bestuursvergadering. Een benoeming gaat in op het moment van aftreden van het aftredende bestuurslid. In geval van een tussentijdse benoeming (dus als een bestuurslid zijn zittingstermijn niet vol maakt), wordt het rooster van aftreden van de vertrekkende bestuurder gevolgd. 3 Huishoudelijk Reglement 16 december 2011 definitieve versie Stichting Fibula

4 2.4 De Kantoorfunctie bestaat uit de ambtelijke en beleidsmatige ondersteuning, en is onder verantwoordelijkheid van het bestuur belast met de volgende taken: ambtelijke en secretariële ondersteuning van de Stichting; Het onderhouden van de website; Het bespreken van vergaderruimte en catering voor vergaderingen van de organisatie; Het bijhouden van de correspondentie, inclusief , beantwoorden van voorkomende vragen, en het opstellen van een postlijst t.b.v. de bestuursvergaderingen. Dit in nauw overleg met de secretaris. In overleg met de voorzitter opstellen van agenda s van bestuursvergaderingen en platformbijeenkomsten en deze verspreiden onder belanghebbenden; Zorgt voor en correcte verslaglegging van bestuursvergaderingen en platformbijeenkomsten en de verspreiding daarvan; Het bijhouden van een administratie en archief; Het redigeren en opmaken van diverse stukken, zoals een jaarverslag en jaarplan; Het bijhouden van een adressenbestand met alle namen en ( ) adressen van de contactpersonen van de netwerken. 3. Werkwijze 3.1 Platformbijeenkomsten vinden twee maal per jaar plaats, conform artikel 2 van de statuten. Naar aanleiding van hetgeen besproken is in deze bijeenkomsten, neemt het bestuur standpunten in t.a.v. de palliatieve netwerkzorg en draagt deze uit. In deze bijeenkomsten wordt de deelnemers de gelegenheid geboden tot; het uitwisselen van ervaringen; het bestuur te informeren en adviseren over het wenselijke beleid van Fibula, in relatie tot de doelstellingen; te reageren op het voorgenomen beleid dat wordt voorgelegd; het ontvangen van informatie over relevante landelijke ontwikkelingen aangaande de netwerken; kennis te nemen van de lopende activiteiten van het bestuur. Deelnemers zijn die personen die betrokken zijn bij een van de netwerken palliatieve zorg in Nederland, en hebben zich als zodanig aangemeld als platformdeelnemer. Dit zullen veelal de netwerkcoördinatoren zijn, maar het kunnen ook andere betrokken personen zijn, die namens een netwerk participeren. Zij worden vermeld in het register. Een werkgroep platformbijeenkomsten organiseert en regelt deze bijeenkomsten namens het bestuur; In deze werkgroep hebben minimaal twee bestuursleden zitting; Agendapunten voor de platformbijeenkomsten dienen 6 weken van te voren te worden aangeleverd bij het secretariaat. Platformdeelnemers kunnen op basis van hun deskundigheid of beschikbaarheid, door het bestuur gevraagd worden te participeren in bepaalde overlegsituaties, projecten en werkgroepen namens de stichting. Zij koppelen hun ervaringen en bevindingen terug aan het bestuur. 4 Huishoudelijk Reglement 16 december 2011 definitieve versie Stichting Fibula

5 4. Overig Het is mogelijk externen uit te nodigen voor bestuursvergaderingen, platformbijeenkomsten en in werkgroepen indien gewenst. 5. Slotbepaling In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Dit reglement kan gewijzigd worden door het bestuur. Ab/fibula/ Huishoudelijk Reglement 16 december 2011 definitieve versie Stichting Fibula