TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE BESTUURSFUNCTIES

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement bestuur RVV Neptunus-Schiebroek dd INHOUD BESTUUR Samenstelling en benoeming bestuur art. 01 t/m 04 Rooster van aftreden bestuursleden en overdracht functies art. 05 t/m 08 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE BESTUURSFUNCTIES dagelijks bestuur art. 09 t/m 11 algemeen bestuur art. 12 t/m 14 voorzitter art. 15 tweede voorzitter art. 16 secretaris art. 17 penningmeester art. 18 bestuurslid technische zaken senioren art. 19 bestuurslid technische zaken jeugd art. 20 bestuurslid kantine art. 21 bestuurslid accommodatie art. 22 BESTUURSVERGADERINGEN art. 23 t/m 26 OVERIGE BEPALINGEN art. 27 t/m 33 Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Rooster van aftreden bestuur Benoemingsprocedure nieuwe bestuursleden Benoemingsprocedure Ereleden en Leden van Verdienste Commissie Wel en Wee Rooster van aftreden kascontrolecommissie 1

2 BESTUUR samenstelling en benoeming bestuur artikel 01 Het bestuur wordt zodanig samengesteld dat voldoende bestuurlijke deskundigheid aanwezig is om, al dan niet met externe ondersteuning, de vereniging op de juiste wijze te kunnen leiden. Het is daarbij noodzakelijk dat elk bestuurslid een specifieke taakgebied behartigt. artikel 02 De bestuursfuncties worden onderscheiden in specifieke bestuursfunctie en "algemene bestuursfunctie".een specifieke bestuursfunctie hebben de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Zij zijn samen met de tweede voorzitter lid van het Dagelijks Bestuur (DB). artikel 03 De procedure van de benoeming van bestuursleden wordt bij afzonderlijke regeling bepaald. Zie hiervoor de benoemingsprocedure aan het eind van dit huishoudelijk reglement. artikel 04 Eenzelfde persoon kan niet gelijktijdig lid zijn van het bestuur en een betaalde functie binnen de vereniging uitoefenen. rooster van aftreden bestuur artikel 05 De voorzitter agendeert voor de bestuursvergadering in de maand mei het punt aftreden en herverkiezing van bestuursleden. artikel 06 Een bestuurslid wordt gekozen telkens voor een periode van drie jaar. Na afloop van elke periode van drie jaar kan herverkiezing plaatsvinden. De periode van drie jaar gaat in op het moment van benoeming tot bestuurslid. Bij tussentijdse benoeming in een vacature wordt door de nieuw benoemde de plaats in het rooster van aftreden ingenomen van het vertrokken bestuurslid. Het rooster van aftreden wordt zodanig samengesteld dat de continuïteit optimaal gewaarborgd wordt. Zie bijlage 1. Artikel 07 De kandidaatbestuursleden en de herverkiesbare bestuursleden worden ter benoeming voorgedragen aan de Algemene Ledenvergadering die in het najaar plaatsvindt. Bij tussentijdse vacatures wordt de procedure gevolgd zoals omschreven in bijlage 2. artikel 08 Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor de tot zijn functie behorende werkzaamheden tot en met de dag waarop dit lid zijn functie neerlegt. Binnen een maand na het neerleggen van de functie dient het lid zijn werkzaamheden over te dragen aan zijn opvolger of plaatsvervanger en hierover in aanwezigheid van zijn opvolger of plaatsvervanger te rapporteren in een bestuursvergadering. Bij ontstentenis van het lid beslist het bestuur over de afwikkeling en overdracht van de werkzaamheden. 2

3 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR dagelijks bestuur artikel 09 Het dagelijks bestuur kan belast worden met zaken die geen uitstel gedogen. artikel 10 Een op grond van artikel 9 genomen DB-besluit wordt voor de eerstkomende algemene bestuursvergadering geagendeerd. artikel 11 Het bestuur heeft te allen tijde de bevoegdheid om leden van het DB te laten rapporteren. algemeen bestuur artikel 12 Alleen het Algemeen Bestuur is bevoegd benoemingen in betaalde functies te verrichten. Ditzelfde geldt voor het aanzeggen van ontslag uit betaalde functies. artikel 13 Het Algemeen Bestuur is bevoegd tot het mandateren van twee DB-leden inzake het aangaan van contracten met derden. Artikel 14 Het Algemeen Bestuur is bevoegd tot het reglementeren van de inning van de contributies. TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE BESTUURSFUNCTIES Voorzitter artikel Heeft de algemene leiding over de totale vereniging. 2. Zit de vergaderingen voor van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en ledenvergaderingen. 3. Stelt in overleg met de secretaris de agenda s van de vergaderingen samen. 4. Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten. Hierbij valt te denken aan: Externe vertegenwoordiging (KNVB, (deel)gemeente, andere verenigingen, w.o. (fusie- en/of samenwerkingsbesprekingen) 5. Regelt vertegenwoordiging bestuur bij thuis- en uitwedstrijden 1 e elftallen. 6. Draagt in overleg met andere bestuursleden zorg voor aanvulling van het bestuurlijk kader. 7. Houdt toezicht op en neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten en huishoudelijk reglement. 8. Volgt externe ontwikkelingen en stemt deze zo nodig af op de organisatie van de vereniging. Tweede voorzitter artikel Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid inzake algemene leiding over de totale vereniging en het voorzitten en voorbereiden van vergaderingen van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en ledenvergaderingen. 2. Externe vertegenwoordiging (KNVB, (deel)gemeente, andere verenigingen, enz. 3. Regelt vertegenwoordiging bestuur bij thuis- en uitwedstrijden 1 e elftallen. 4. Draagt in overleg met andere bestuursleden zorg voor aanvulling van het bestuurlijk kader. 5. Houdt toezicht op en neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten en huishoudelijk reglement. 6. Volgt externe ontwikkelingen en stemt deze zo nodig af op de organisatie van de vereniging. 3

4 Secretaris artikel Voert de algemene correspondentie van de vereniging. 2. Is verantwoordelijk voor het Handboek, het Informatieboekje en het Beleidsplan. 3. Distribueert inkomende post en verzorgt uitgaande post. 4. Is voorzitter van de commissie communicatie, w.o. wel en wee. 5. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. 6. Coördineert de publicaties op de website. 7. Zorgt voor een juiste archivering en het beheer van archief. Zie 2 e secretaris 8. Vertegenwoordigt het bestuur in externe overleggen met KNVB, Rotterdamsportsupport, scholen en deelgemeentelijke instanties. 9. Stelt in overleg met de voorzitter de agenda s van de vergaderingen samen en distribueert deze. 10. Verzorgt notulen/ besluitenlijsten van vergaderingen. 11. Stel tijdig een deelbegroting m.b.t. het eigen taakgebied op t.b.v. de penningmeester. 12. Maakt jaarlijks een algemeen jaarverslag t.b.v. de algemene ledenvergadering. Penningmeester artikel Verzorgt de financiën van de vereniging. 2. Verzorgt de administratie van inkomsten en uitgaven. 3. Verricht betalingen namens de vereniging. 4. Draagt zorg voor de inning van gelden, w.o. sponsorgelden, kantine-inkomsten en subsidies. 5. Is voorzitter van de financiële commissie. 6. Stelt jaarlijks een begroting (inclusief budgetten per unit) en een financieel jaarverslag op. 7. Coördineert de ledenadministratie in samenhang met de ledenadministrateur en de secretaris. 8. Bewaakt in samenhang met de ledenadministrateur de contributie-betalingen. 9. Stelt jaarlijks de kascontrole-commissie in staat haar statutaire taak uit te voeren. 10. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. Bestuurslid technische zaken senioren artikel Is verantwoordelijk voor het technisch beleid senioren van de vereniging. 2. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. 3. Stel tijdig een deelbegroting m.b.t. het eigen taakgebied op t.b.v. de penningmeester. 4. Is voorzitter van de technische commissie senioren. In deze commissie zijn de volgende voetbalgeledingen vertegenwoordigd: secretaris senioren zondag, secretaris senioren zaterdag en secretaris G. 5. Is bestuurlijk verantwoordelijk voor het samen met de leden van de technische commissie regelen van: - de organisatie rond de trainingen; - de samenstelling van de teams; - de organisatie van toernooien en oefenwedstrijden; - het begeleiden, opleiden en regelen van eigen scheidsrechters; - het beheer van het trainingsmateriaal; - het voordragen van trainers, coaches en begeleiders; - het regelen van gastheren/vrouwen; - het doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad/website. 4

5 Bestuurslid technische zaken jeugd artikel Is verantwoordelijk voor het totale jeugdbeleid van de vereniging. 2. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. 3. Stel tijdig een deelbegroting m.b.t. het eigen taakgebied op t.b.v. de penningmeester. 4. Is voorzitter van de jeugdcommissie. In deze commissie zijn alle jeugdgeledingen vertegenwoordigd. 5. Is bestuurlijk verantwoordelijk voor het samen met de leden van de jeugdcommissie regelen van: - de organisatie rond de trainingen; - de samenstelling van de teams; - de organisatie van toernooien, oefenwedstrijden en jeugdactiviteiten; - het begeleiden, opleiden en regelen van eigen scheidsrechters; - het beheer van het trainingsmateriaal; - het voordragen van trainers, coaches en begeleiders; - het regelen van vervoer bij uitwedstrijden van de jeugd; - het regelen van gastheren/vrouwen; - het doorspelen van relevante informatie aan de redactie van het clubblad/website. Bestuurslid kantinebeheer artikel Is voorzitter van de kantine/activiteitencommissie. 2. Coördineert het gebruik van de kantine (openingstijden, gebruik bij bijzondere activiteiten). 3. Coördineert de barbezetting. 4. Coördineert samen met de bestellingen en het voorraadbeheer. 5. Coördineert schoonmaak en verzorging van het interieur van de kantine. 6. Coördineert samen met de penningmester de inkomsten en uitgaven van de kantine. 7. Stel tijdig een deelbegroting m.b.t. het eigen taakgebied op t.b.v. de penningmeester. 8. Is eindverantwoordelijk voor alle zaken die met kantinebeheer verband houden. 9. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. Bestuurslid accommodatie artikel Ondersteunt andere bestuursleden. 2. Is voorzitter van de commissie accomodatiebeheer. 3. Is verantwoordelijk voor een juist gebruik en onderhoud van de velden. 4. Is verantwoordelijk voor een juist gebruik en onderhoud van de materialen. 5. Is verantwoordelijk voor een juist gebruik en onderhoud van de opstallen. 6. Stel tijdig een deelbegroting m.b.t. het eigen taakgebied op t.b.v. de penningmeester. 7. Woont de bestuurs- en algemene vergaderingen bij en geeft relevante informatie. BESTUURSVERGADERINGEN artikel 23 Het Algemeen Bestuur is verplicht bijeen te komen volgens een vergaderrooster. Het rooster wordt tenminste een maand voor het einde van het vorig rooster ter goedkeuring voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. artikel 24 Elk bestuurslid heeft het recht voorstellen of onderwerpen voor behandeling voor het Algemeen Bestuur in te dienen bij de secretaris. Wanneer het voorstel of het onderwerp door tenminste drie bestuursleden wordt gesteund, moet het dwingend op de agenda van de eerstvolgende vergadering van het bestuur worden geplaatst. artikel 25 De agenda, de notulen en de besluitenlijst van de Algemene Bestuursvergaderingen worden ter informatie toegezonden aan de leden van het Algemeen Bestuur. 5

6 De Notulen van het Dagelijks bestuur worden ter informatie toegezonden aan de leden van het Algemeen bestuur. artikel 26 Discussies met betrekking tot personen worden niet genotuleerd. In de notulen worden alleen de probleemstelling en de uitkomst vermeld. OVERIGE BEPALINGEN artikel 27 Het Algemeen Bestuur kan nadere regelingen en voorschriften vaststellen voor alle zaken waarin de Statuten niet voorzien en dit wel wenselijk wordt geacht. Ingrijpende beleidswijzigingen worden ter bekrachting voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. artikel 28 Het Algemeen Bestuur heeft bepaald dat de inning van contributies alleen middels automatische incasso kan plaatsvinden. Hiertoe dient ieder lid verplicht een machtiging af te geven. Slechts leden die voor 1 september van elk boekjaar aan de contributieverplichting hebben voldaan worden hiervan uitgezonderd. artikel 29 De convocatie voor de Algemene Ledenvergadering wordt geplaatst op de website en zal minimaal 14 dagenvoor de te houden Algemene ledenvergadering gepubliceerd worden. artikel 30 Het Algemeen Bestuur heeft de benoemingsprocedure Erelid en Lid van Verdienste vastgelegd in een procedure. Zie bijlage 3. artikel 31 Het Algemeen Bestuur heeft het functioneren van de Commissie Wel en Wee vastgelegd in een reglement. Zie bijlage 4. artikel 32 In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. artikel 33 Dit huishoudelijk reglement is laatstelijk vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 21 mei 2012 en met onmiddellijke ingang van kracht. 6

7 Bijlage 1: Rooster van aftreden bestuursleden Functie Aftre- aandend: stellin voorzitter g 2011 x x 2 e voorzitter 2011 x x x secretaris 2011 x x x penningmeester 2011 x x techn. zak. senioren 2011 x x x techn. zak. jeugd 2012 x x x kantine 2012 x x x accommodatie 2011 x x 1 e Bijlage 2: Benoemingsprocedure bestuursleden 1. De voorzitter voert vacature(s) in het bestuur als agenda-punt op voor de bestuursvergadering. 2. In de bestuursvergadering worden zonodig de wensen t.a.v. de kandidaten vastgesteld, bijv. deskundigheid, maatschappelijke betrokkenheid en leeftijd. 3. De voorzitter verzorgt het verzoek tot opgave van mogelijke kandidaten aan de zittende bestuursleden. 4. De voorzitter brengt de ontvangen suggesties in in de eerstvolgende bestuursvergadering. 5. Het bestuur maakt, indien mogelijk, een selectie van tenminste twee kandidaten per vacature uit de ontvangen suggesties. 8. De geselecteerde kandidaten worden benaderd voor een gesprek door tenminste twee bestuursleden, aan te wijzen door het bestuur. In het gesprek dienen aan de orde te komen: a. vereniging: - doelstelling, grondslag en statuten; - inhoud vakante functie(s) - vergaderfrequentie en verwachte tijdsbesteding; - ingangsdatum bestuurslidmaatschap; b. kandidaat: - motief kandidaatstelling; - opvattingen over het besturen van organisaties; - deskundigheid in relatie tot besturen in het algemeen en tot de vakante functie in het bijzonder; - beschikbare tijd. 8. Het bestuur beslist in tussentijdse vacatures over de te benoemen kandidaat.. 9. De voorzitter of diens plaatsvervanger deelt de beslissing van het bestuur zo spoedig mogelijk mede aan de kandidaten. 10. De secretaris maakt melding van de benoeming op de website en in het Informatieboekje. 7

8 Bijlage 3: Benoemingsprocedure Lid van Verdienste / Erelid Inleiding Regelmatig zijn in het verleden door het bestuur van de RVV Neptunus-Schiebroek personen die grote verdiensten hebben of hebben gehad voor onze voetbalclub benoemd tot Lid van verdienste. Bij hoge uitzondering zijn daarnaast enkele leden benoemd tot Erelid. De rechtsvoorganger van het bestuur van de RVV Neptunus-Schiebroek heeft in het verleden een duidelijke richtlijn uitgevaardigd c.q. een procedure opgesteld die dit soort benoemingen regelt. In de bestuursvergadering van 3 april 2012 is besloten deze regeling als zodanig over te nemen. Benoemingsprocedure Lid van Verdienste c.q. Erelid. 1. Het bestuur van de RVV Neptunus-Schiebroek is bevoegd tot het benoemen van een lid tot Lid van Verdienste en tevens tot het opstellen van een voordracht aan de Algemene Ledenvergadering ter benoeming van een Erelid. 2. Alleen de Algemene Ledenvergadering is bevoegd tot daadwerkelijke benoeming van een Erelid. 3. In de benoemingvoordracht staat vermeld op grond waarvan iemand voorgedragen wordt. 4. Het benoemde Erelid is vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse contributie. Leden van Verdienste die door rechtsvoorgangers van de RVV Neptnus-Schiebroek benoemd zijn voor 1 januari 2010, zijn tevens vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse contributie. Wel wordt aan Ereleden en Leden van Verdienste die vrijgesteld zijn van het betalen van de jaarlijkse contributie een vrijwillige bijdrage gevraagd inzake dekking van de kosten KNVB. Criteria benoeming tot Lid van Verdienste : 1. Het betrokken lid heeft gedurende een periode van minimaal tien jaar zich om niet en buitensporig ingezet voor de vereniging door: 1. bestuurslidmaatschap en/of; 2. lidmaatschap commissie en/of; 3. werkzaamheden op het complex en/of; 4. werkzaamheden ten bate van de vereniging buiten het complex en/of; 5. begeleiding van teams. 2. Het betrokken lid heeft gedurende een periode van tien jaar een financiële bijdrage geleverd of doen leveren die in totaal of meer bedraagt. Criteria benoeming tot Erelid : 1. Alleen Leden van Verdienste kunnen benoemd worden tot Erelid. 2. Het betrokken Lid van Verdienste heeft zich gedurende een periode van minimaal vijfentwintig jaar om niet en buitensporig ingezet voor de vereniging door: 1. bestuurslidmaatschap en/of; 2. lidmaatschap commissie en/of; 3. werkzaamheden op het complex en/of; 4. werkzaamheden ten bate van de vereniging buiten het complex en/of; 5. begeleiding van teams. 3. Het betrokken lid heeft gedurende een periode van vijfentwintig jaar een financiële bijdrage geleverd of doen leveren die in totaal of meer bedraagt. 8

9 Bijlage 4: Reglement commissie WEL EN WEE Een kaartje, bloemetje en of cadeau voor leden, donateurs en personen die geen lid zijn en die ook vrijwilligers werk doen (zij vallen niet onder de zelfwerkzaamheid). Bij: Ziekte of ernstige blessure - een kaartje of bloemetje Geboorte van eigen kind - bloemetje of cadeau Bij trouwen - bloemetje of cadeau 25/40/50 jarig huwelijksfeest - bloemetje of cadeau 25/40/50 jarig lidmaatschap - bloemetje of een oorkonde Overlijden - kaartje Beëindigen voetbalcarrière (>20jr) - bloemetje Verjaardag jeugdleden ( C,D,E en F) - kaartje Bij alle andere gebeurtenissen waarbij een attentie op zijn plaats is en die hier niet genoemd zijn besluit de commissie wel en wee per geval afzonderlijk. Wenselijk is een commissie van 3 of 4 personen. De commissie wel en wee zal adequaat en attent hierop moeten reageren, maar zal ook gevoed moeten worden door, (jeugd)leiders, aanvoerders, ouders en coördinators jeugd, senioren za/zo en de leden. Ook zal de commissie Wel en Wee aan het bestuur voorstellen/adviseren wie er in aanmerking komt om eventueel Lid Van Verdienste te worden. Bijlage 5: Rooster van aftreden kascontrolecommissie Naam 1 e aan- stelling Aftredend: Martijn de Bruin, lid 2012 x x x Max Havelaar, lid 2012 x x x John Vermaat, lid 2012 x x x Joke Vreeswijk, toegev. lid 2012 x x x 9