Huishoudelijk Reglement Inhoud

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Inhoud Algemeen...2 Commissies...3 Clubblad...3 Lidmaatschap...3 Ereleden en leden van verdienste...3 Wedstrijden...4 Algemene Vergadering...4 Geldmiddelen...4 Wijzigingen in Huishoudelijk Reglement...5 Waardering leden...5 Website reglement...5

2 Algemeen 1. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen samen het Dagelijks Bestuur zoals vermeld in art. 8.3 Statuten. 2. Het Dagelijks Bestuur behartigt de dagelijkse gang van zaken en kan beslissingen nemen in zaken die geen uitstel gedogen. 3. In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur en het Dagelijks Bestuur. 4. Geldige bestuursbesluiten kunnen slechts genomen worden, indien een meerderheid der bestuursleden op de vergadering aanwezig is. Een voorstel is aangenomen indien een meerderheid der aanwezigen voor het voorstel stemt. Over personen wordt op verzoek schriftelijk gestemd, over zaken mondeling of bij handopsteken. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit. 5. Naast het Dagelijks Bestuur zijn er de volgende bestuursfuncties, waarvan de functies omschreven zijn in taakomschrijvingen en de verantwoordelijkheden zichtbaar zijn gemaakt in het organogram (deze is te vinden op de website): Bestuurslid technische commissie baanatletiek Bestuurslid technische commissie wegatletiek Bestuurslid wedstrijdzaken 6. Voor elke Algemene Vergadering (AV), bedoeld in art Statuten, is de secretaris belast met de voorbereiding en organisatie daarvan en is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar en de financiële verslaglegging over het afgelopen jaar. 7. Bestuurswisseling wordt zodanig opgesteld dat voorzitter, secretaris en penningmeester niet in hetzelfde jaar aftreden. (art. 8.6 Statuten) 8. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de AV waarin nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. Tot tenminste 2 dagen voor de AV kunnen de voordrachten van het bestuur worden aangevuld door de leden, door schriftelijk namen van tegenkandidaten in te dienen bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet ondersteund worden door tenminste 10 stemgerechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat ondertekende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd. (art. 8.2 Statuten) 9. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de financiële administratie aan de kascontrolecommissie, waarna hij de administratie aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende AV aftredend en direct herkiesbaar. Degene die na deze AV de betreffende bestuursfunctie vervult, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van het tussentijds afgetreden bestuurslid. 10. Het bestuur vergadert tenminste 6 maal per jaar. 11. Van alle (dagelijks-)bestuursvergaderingen worden notulen bijgehouden. Na goedkeuring in de volgende vergadering worden de notulen gearchiveerd. 12. Alleen meerderjarige leden kunnen worden gekozen in het bestuur van de vereniging. Huishoudelijk Reglement - 2 -

3 Commissies 13. Het bestuur laat zich in haar taken bijstaan door een aantal commissies (art. 9.2 Statuten), deze commissies zijn vermeld in het organogram. 14. Alle commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur. 15. Iedere commissie brengt jaarlijks verslag uit over de werkzaamheden aan het bestuur, op een door het bestuur vast te stellen tijdstip. Clubblad 16. De Koerier is in december 2014 voor het laatst gedrukt, en digitaal verspreid. Vanaf januari 2015 is de Koerier vervangen door een Nieuwsbrief die twee wekelijks wordt verzonden via . Zo kan er beter worden ingespeeld op de actualiteit en zijn we in staat om de leden sneller te informeren. Lidmaatschap 17. Aanmelding als lid dient te geschieden bij het secretariaat van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarige personen ondertekenen dit aanmeldingsformulier persoonlijk; bij minderjarigen ondertekent één der ouders of voogden. 18. Adreswijzigingen dienen schriftelijk (ook geldig via ) aan het secretariaat van de vereniging te worden gemeld. 19. Indien nieuwe leden bij hun aanmelding nog lid zijn van een andere bij de Atletiekunie aangesloten vereniging, dienen zij de naam van deze andere vereniging bij hun aanmelding te vermelden, zodat om de overschrijving van het lidmaatschap verzocht kan worden. Bij overschrijving wordt een vrijwaringsbewijs van de vorige vereniging gevraagd. 20. Leden van andere verenigingen die wensen deel te nemen aan onze trainingen, zonder dat zij zich willen aanmelden voor het lidmaatschap, kunnen daartoe een schriftelijk verzoek indienen bij het secretariaat van de vereniging. Zij worden dan geregistreerd als gastlid, hetgeen inhoudt dat zij de verenigingsbijdrage van de contributie gaan betalen volgens de lidmaatschapscategorie waartoe zij behoren excl. de Atletiekunie bijdrage. Gastleden hebben geen stemrecht. 21. Men kan lid worden vanaf de leeftijdscategorie mini, hierop kan door het bestuur een uitzondering worden gemaakt. 22. Clubrecords van Olympus 70 worden alleen erkend wanneer je lid bent van Olympus 70; lid wil zeggen dat de vereniging de afdracht aan de Atletiekunie betaalt. 23. Opzeggen als lid dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris van Olympus 70 (art. 5.1 Statuten). De opzegging dient voor 1 november doch uiterlijk een maand voor het verstrijken van het lopende verenigingsjaar te zijn ontvangen. Ereleden en leden van verdienste Volgens artikel 4.3 van de Statuten kennen we ereleden en leden van verdienste. In bijzondere omstandigheden kan het bestuur een lid voordragen voor een van beide. De benoemingen zijn voor het leven en worden opgenomen in het register. 24. Lid van Verdienste Een of meer bijzondere prestaties verricht hebben ten gunste van Olympus 70. Hij/zij moet lid zijn van de vereniging, meer dan 5 jaar een of meerdere functies hebben vervuld en nu kaderlid zijn of kaderlid zijn geweest. Huishoudelijk Reglement - 3 -

4 25. Erelid Meerdere bijzondere prestaties verricht hebben ten gunste van Olympus 70. Hij/zij moet lid zijn van de vereniging, meer dan 10 jaar een of meerdere functies in de vereniging hebben vervuld en nu kaderlid zijn of kaderlid zijn geweest. Ereleden kunnen worden vrijgesteld van het betalen van contributie. (art. 4.4 Statuten) Wedstrijden 26. Leden die voor Olympus 70 uitkomen tijdens de clubcompetities (en NK-teams) en de NK's (inclusief estafette kampioenschappen, D- en C-spelen) zijn verplicht het officiële clubtenue te dragen. Olympus '70 stelt het zeer op prijs dat ook bij de overige wedstrijden het clubtenue wordt gedragen om het sportieve karakter van de vereniging uit te dragen. 27. Het clubtenue bestaat uit: Rood effen short rood shirt of top met op de voorzijde het Olympus 70 logo in de kleuren wit rood en blauw. 28. Voor deelname aan NK s, georganiseerd door de Atletiekunie worden de inschrijfkosten door Olympus 70 betaald. Algemene Vergadering 29. De definitieve agenda van een door het bestuur bijeengeroepen AV wordt tenminste 14 dagen voor de vergadering kenbaar gemaakt aan de leden. (art. 14 Statuten) 30. Leden hebben het recht voorstellen op de agenda te laten plaatsen van een in het vorig artikel bedoelde AV. Zij dienen dit voorstel schriftelijk, tenminste 7 dagen vóór de AV, in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging. 31. Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de AV wel spreken maar geen beslissing nemen. 32. Men wordt pas geacht ter vergadering aanwezigheid te zijn, nadat de presentielijst is getekend. Geldmiddelen 33. Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan. 34. Het bestuur doet elk boekjaar aan de AV een voorstel over de bestemming van een voor - dan wel nadelig saldo van de jaarrekening. 35. Het bestuur mag geen geldleningen sluiten waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag van boven de ,- per verenigingsjaar, zonder toestemming van de AV. 36. De begrotingspost met betrekking tot de onkostenvergoedingen voor de verleende diensten van trainers mag niet meer dan 50% van de begrote contributie-inkomsten bedragen. 37. Het bestuur stelt jaarlijks de minimale contributie vast voor donateurs. (art. 7.2 Statuten) 38. De in rekening gebrachte jaarcontributie dient voor 1 april te zijn betaald. 39. In geval van achterstalligheid van betaling van contributie volgt een aanmaning. In deze 1 e aanmaning wordt aangekondigd dat de 2 e herinnering 5, - kost. Blijft betaling dan nog uit, dan kan royement als lid volgen. 40. De vereniging geeft bij het innen van de contributie de voorkeur aan automatische incasso. Betalen per factuur is ook mogelijk, daarvoor wordt 3,- bovenop het contributiebedrag in rekening gebracht voor de extra administratiekosten. Huishoudelijk Reglement - 4 -

5 41. In twee termijnen betalen is mogelijk. Bij betaling in termijnen wordt 2,50 in rekening gebracht bovenop het contributiebedrag. Wijzigingen in Huishoudelijk Reglement 42. Wijzigingen of aanvullingen van het Huishoudelijk Reglement moeten door de AV worden goedgekeurd met een meerderheid van tenminste 2/3 van het totaal aantal uitgebrachte stemmen. 43. In gevallen waarin de Statuten en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur. Waardering leden 44. Waarderingsprijs Deze prijs wordt jaarlijks toegekend aan een persoon binnen de vereniging die zich al dan niet in het kader van zijn/haar taken bijzonder verdienstelijk heeft gemaakt voor de vereniging. Het bestuur kent deze prijs toe. 45. Prestatieprijs De prestatieprijs wordt toegekend aan een lid of groep van leden van de vereniging die in het afgelopen jaar bijzonder hebben gepresteerd op sportief gebied. Voordracht vindt plaats door bestuurslid TC baanatletiek en/of TC wegatletiek, de beslissing wordt genomen door het bestuur. De uitreiking wordt door de betreffende trainer gedaan. 46. Prestatieprijs jeugd Deze prijs wordt uitgereikt aan een veelbelovend jeugdtalent. Deze persoon wordt voorgedragen door de trainers. De uitreiking wordt door de betreffende trainer gedaan. Website reglement 47. Door het bestuur en de websitecommissie is een reglement opgesteld. Deze is op te vragen bij de secretaris. 48. Dit Huishoudelijk Reglement is aangenomen in de Algemene Vergadering van 27 maart 2015 en vervangt het Huishoudelijk Reglement van 12 april 2013 Huishoudelijk Reglement - 5 -