Controleprotocol Sociaal Domein

Transcriptie

1 Cntrleprtcl Sciaal Dmein Cntrleprtcl vr de accuntantscntrle bij: dr de gemeenten in de regi Amersfrt* gesubsidieerde rganisaties vr Jeugdzrg en WMO dr de gemeenten in de regi Amersfrt f dr de gemeente Amersfrt afgeslten inkpcntracten vr Jeugdzrg en WMO, met een inkpbedrag en budgetafspraak grter dan *Vr de Jeugdzrg handelen we nder de naam regi Eemland. Krtheidshalve hanteren we de term regi Amersfrt m beide samenwerkingsverbanden vr Jeugdzrg en WMO aan te duiden. Oktber 2014 #

2 1. Algemeen Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwrdelijk vr nieuwe taken p het gebied van jeugdzrg, begeleiding en ndersteuning aan inwners (WMO) en de Participatiewet. Vr de jeugdzrg en WMO treedt de gemeente Amersfrt p als gastheergemeente vr de gemeenten in de regi: Vr de jeugdzrg treedt Amersfrt p namens de gemeenten Baarn, Bunschten, Eemnes, Leusden, Sest en Wudenberg. Vr de WMO geldt dit vr Baarn, Bunschten, Leusden, Sest en Wudenberg. De gemeenten in de regi Amersfrt kpen gezamenlijk zrg in f gaan gezamenlijk een subsidierelatie aan met een zrgaanbieder. Dit cntrleprtcl is van tepassing p: de accuntantscntrle bij gesubsidieerde rganisaties vr Jeugdzrg en WMO, waarbij de gemeente Amersfrt ptreedt als gastheergemeente vr de regi. de accuntantscntrle bij inkprelaties vr Jeugdzrg en WMO, waarbij de gemeente Amersfrt ptreedt als gastheergemeente vr de regi f zelfstandig inkpt en waarbij het inkpbedrag in het inkpcntract grter is dan en waarbij een budgetafspraak is gemaakt. 1.1 Del Met behulp van dit cntrleprtcl wil de regi Amersfrt een redelijke mate van zekerheid krijgen ver: de getruwheid (vlledigheid en juistheid) van de verantwrde baten en lasten; de rechtmatigheid van de naleving van de aan de subsidie en inkp verbnden verplichtingen, zwel financieel als inhudelijk: financieel: met betrekking tt ingediende kstenberekeningen/declaraties (prijs en heveelheid) en financiële verantwrding (via een cntrleverklaring). inhudelijk: ver de gerealiseerde prestaties/prductiecijfers en kwaliteit daarvan ten aanzien van de pgeverde ksten (via een assurancerapprt). In dit cntrleprtcl is pgenmen wat de verplichtingen zijn van de subsidientvanger f inkprelatie, ter vrbereiding van de cntrle en de verplichtingen van de accuntant met betrekking tt de reikwijdte van de cntrle en de wijze waarp ver de uitkmsten van deze cntrle wrdt gerapprteerd. Dit prtcl bevat de minimale eisen vr de cntrle ver de verantwrding. Z ndig kunnen aanvullende eisen f meer specifieke eisen wrden gesteld. De gemeente Amersfrt behudt zich het recht vr m een review uit te (laten) veren p het cntrledssier van de accuntant (zie paragraaf 1.2). Dit prtcl is bestemd vr het bestuur en de accuntant van dr de regi f gemeente Amersfrt gesubsidieerde rganisatie f inkprelatie, hierna te nemen resp. subsidientvanger en zrgaanbieder. 2

3 De subsidientvanger/zrgaanbieder is verantwrdelijk vr het ter kennis stellen van dit cntrleprtcl aan zijn accuntant. De accuntant nderzekt f de verantwrding vldet aan de daaraan gestelde eisen, met in achtneming van dit cntrleprtcl. 1.2 Grndslag vr accuntantscntrle en verig nderzek Het afleggen van verantwrding ver de subsidies en de daarbij behrende accuntantscntrle is pgenmen in de Algemene subsidieverrdening van de gemeente Amersfrt: bij een aanvraag tt subsidievaststelling waarvan de subsidie grter is dan , is een cntrleverklaring van de accuntant vereist. Het afleggen van verantwrding ver de geleverde prducten en diensten dr inkprelaties is pgenmen in de inkpvereenkmst. Bij inkprelaties waarbij het inkpcntract grter is dan en waaraan een budgetafspraak ten grndslag ligt, is bij de verantwrding een cntrleverklaring van de accuntant vereist. Naast de accuntantscntrle zals beschreven in dit cntrleprtcl, kan aanvullend f verig nderzek wrden verlangd. Ok dit is pgenmen in de Algemene subsidieverrdening resp. inkpvereenkmst. 1.3 Vaststelling De gemeenten in de regi Amersfrt hebben de Algemene subsidieverrdening van de gemeente Amersfrt van tepassing verklaard. Derhalve is dit cntrleprtcl, ten beheve van de accuntantscntrle van de financiële verantwrding en het nderzek naar de gerealiseerde prestaties, vastgesteld dr het cllege van burgemeester en wethuders van de gemeente Amersfrt. 3

4 2. Tepassingsbereik Dit cntrleprtcl is van tepassing p: de accuntantscntrle bij gesubsidieerde rganisaties vr Jeugdzrg en WMO, waarbij de gemeente Amersfrt ptreedt als gastheergemeente vr de regi. de accuntantscntrle bij inkprelaties vr Jeugdzrg en WMO, waarbij de gemeente Amersfrt ptreedt als gastheergemeente vr de regi f zelfstandig inkpt en waarbij het inkpbedrag in het inkpcntract grter is dan en waaraan een budgetafspraak ten grndslag ligt. Dit cntrleprtcl is van tepassing p subsidies en inkp die (meten) wrden vrzien van een cntrleverklaring van de accuntant. 2.1 Subsidies en inkp p gebied van Jeugdzrg en WMO: grter dan Bij een aanvraag tt subsidievaststelling waarvan de subsidie grter is dan , is bij de verantwrding een cntrleverklaring van de accuntant vereist. Bij inkprelaties vr Jeugdzrg en WMO, waarbij het inkpcntract grter dan is afgeslten en waaraan een budgetafspraak ten grndslag ligt, is bij de verantwrding een cntrleverklaring van de accuntant vereist. 2.2 Subsidies en inkp kleiner dan f gelijk aan De verantwrding ver de ntvangen subsidie f de verantwrding ver inkpcntracten kleiner dan f gelijk aan waaraan een budgetafspraak ten grndslag ligt, wrden dr de gemeente Amersfrt steekprefsgewijs gecntrleerd. Bij deze cntrle wrden alle nderliggende stukken van de inhudelijke en financiële verantwrding bij de subsidientvanger f zrgaanbieder pgevraagd en gecntrleerd. De subsidientvanger f zrgaanbieder krijgt, na indiening van de verantwrding, z snel mgelijk bericht f deze in de steekpref valt. 2.3 Uitwerking cntrle nderwerpen (verantwrdingstabel prductie) Belangrijk element van de accuntantscntrle en steekprefcntrle is de vaststelling van de juistheid en rechtmatigheid van de aangeleverde prductiecijfers. Bij de eindverantwrding rapprteert de subsidientvanger f de zrgaanbieder ver de prductie van het afgelpen jaar. De subsidientvanger zal dat met het prestatievrstel den (frmat vr subsidies). De zrgaanbieder stelt de eindverantwrding p met behulp van de verantwrdingstabel in bijlage 1. Bij de cntrle dient de accuntant zijn cntrleaanpak zdanig in te richten, dat een redelijke mate van zekerheid kan wrden verkregen dat de aangeleverde prductiegegevens juist en rechtmatig zijn. 4

5 3. Verplichtingen van de subsidientvanger 3.1 Opstellen verantwrding Verplichtingen Vlgens artikel 4:45 van de Algemene wet bestuursrecht tnt de aanvrager aan dat de activiteiten hebben plaatsgevnden vereenkmstig de aan de subsidie verbnden verplichtingen. Verplichtingen zijn geregeld in de Algemene wet bestuursrecht, de Algemene subsidieverrdening gemeente Amersfrt, de specifieke subsidieregeling (vr zver van tepassing) en de subsidiebeschikking. Verantwrding De subsidientvanger stelt een financiële en inhudelijke verantwrding p ver de tegekende subsidie. De verantwrding mvat: De mate waarin is vldaan aan de realisatie van de subsidieverplichtingen, in relatie tt besteding van de ntvangen middelen. Een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde prestaties en een telichting p de verschillen. Een weergave per gemeente van de bestedingen en prestaties. Een financiële verantwrding ver de besteding van de subsidie (inkmsten en uitgaven). (Indien van tepassing) De mate waarin is bijgedragen aan het begde maatschappelijk effect (utcme). De financiële en inhudelijke verantwrding kan wrden pgenmen in respectievelijk de jaarrekening en het jaarverslag van de subsidientvanger, f apart wrden verantwrd. Verantwrding in de jaarrekening van de instelling De jaarrekening van de subsidientvanger kan, vr zver dit niet reeds wettelijk is vereist, als het financiële verslag dienen, mits de cncrete verantwrding van de subsidie en de besteding daarvan expliciet en per gemeente 1 in de jaarrekening is pgenmen. Het financiële verslag geeft een verzicht van alle inkmsten en uitgaven van de subsidientvanger. Naast een financiële verantwrding in de jaarrekening, met de subsidie k duidelijk inhudelijk wrden tegelicht in het jaarverslag f de jaarrekening. De jaarstukken meten zijn vrzien van een cntrleverklaring van de accuntant. Of: Afznderlijke verantwrding In plaats van verantwrding van de subsidie in de jaarrekening, kan ervr gekzen wrden m de subsidie apart te verantwrden. In dergelijk gevallen met een financiële en inhudelijke verantwrding wrden pgesteld. De afznderlijke financiële en inhudelijke verantwrding van subsidies grter dan dient te zijn vrzien van een cntrleverklaring van de accuntant. 1 Het bedrag van de regi Amersfrt met expliciet zichtbaar zijn in de jaarrekening, gesplitst per gemeente. 5

6 3.2 Opdracht tt nderzek De subsidientvanger geeft pdracht tt cntrle van de verantwrding en de naleving van de aan de subsidie verbnden verplichtingen aan een accuntant. De accuntant stemt zijn bevindingen af met en rapprteert aan zijn pdrachtgever, de subsidientvanger. 3.3 Indienen verantwrding De verantwrding ver de subsidie gaat vergezeld van de cntrleverklaring en eventueel een rapprt van bevindingen. De verantwrding en de cntrleverklaring, vrzien van eventueel een rapprt van bevindingen, met vr de datum zals deze is pgenmen in de subsidiebeschikking zijn ingeleverd bij de gemeente Amersfrt. 6

7 4. Verplichtingen van de zrgaanbieder 4.1 Opstellen verantwrding Verplichtingen Vlgens de inkpvereenkmst tnt de zrgaanbieder aan dat de activiteiten hebben plaatsgevnden vereenkmstig de aan de inkpvereenkmst verbnden verplichtingen. De verplichtingen zijn geregeld in de inkpvereenkmst. Verantwrding De zrgaanbieder stelt een financiële en inhudelijke verantwrding p ver de ntvangen middelen. De verantwrding mvat: De mate waarin is vldaan aan de realisatie van de verplichtingen, in relatie tt besteding van de ntvangen middelen. Een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde prestaties/ prductiecijfers en een telichting p de verschillen. Een weergave per gemeente van de bestedingen en prestaties/prductiecijfers (zie bijlage 1). Een financiële verantwrding ver de besteding van de ntvangen middelen (inkmsten en uitgaven). (Indien van tepassing) De mate waarin is bijgedragen aan het begde maatschappelijk effect (utcme). De financiële en inhudelijke verantwrding kan wrden pgenmen in respectievelijk de jaarrekening en het jaarverslag van de zrgaanbieder. Verantwrding in de jaarrekening van de zrgaanbieder De jaarrekening van de subsidientvanger kan, vr zver dit niet reeds wettelijk is vereist, als het financiële verslag dienen, mits de cncrete verantwrding ver de budgetafspraak en de besteding daarvan expliciet en per gemeente 2 in de jaarrekening is pgenmen. Het financiële verslag geeft een verzicht van alle inkmsten en uitgaven van de zrgaanbieder. Naast een financiële verantwrding in de jaarrekening, met de besteding van de budgetafspraak k duidelijk inhudelijk wrden tegelicht in het jaarverslag f de jaarrekening. De jaarstukken meten zijn vrzien van een cntrleverklaring van de accuntant. Of: Afznderlijke verantwrding In plaats van verantwrding van de budgetafspraak en de besteding in de jaarrekening, kan ervr gekzen wrden m dit apart te verantwrden. In dergelijk gevallen met een financiële en inhudelijke verantwrding wrden pgesteld. 2 Het bedrag van de regi Amersfrt met expliciet zichtbaar zijn in de jaarrekening, gesplitst per gemeente. 7

8 De afznderlijke financiële en inhudelijke verantwrding ver het inkpbedrag grter dan met een budgetafspraak, dient te zijn vrzien van een cntrleverklaring van de accuntant. 4.2 Opdracht tt nderzek De zrgaanbieder geeft pdracht tt cntrle van de verantwrding en de naleving van de aan het inkpcntract verbnden verplichtingen aan een accuntant. De accuntant stemt zijn bevindingen af met en rapprteert aan zijn pdrachtgever, de zrgaanbieder. 4.3 Indienen verantwrding De verantwrding ver de bestede middelen gaat vergezeld van de cntrleverklaring en eventueel een rapprt van bevindingen. De verantwrding en de cntrleverklaring, vrzien van eventueel een rapprt van bevindingen, met vr de datum zals deze is pgenmen in het inkpcntract, zijn ingeleverd bij de gemeente Amersfrt. 8

9 5. Verplichtingen van de accuntant 5.1 Bepalen cntrlemvang De werkzaamheden vr de accuntant zijn pgenmen in artikel 393 eerste lid van Bek 2 van het Burgerlijk Wetbek. De accuntant tetst de naleving van de aan de subsidie f aan de inkpvereenkmst verbnden verplichtingen. De cntrle mvat in ieder geval: vrmvrschriften: de juiste en vlledige inrichting van de verantwrding (zie Verplichtingen van de subsidientvanger paragraaf 3.1 f Verplichtingen van de zrgaanbieder paragraaf 4.1); de prductieregistratie/prestaties; de juistheid en vlledigheid van de financiële verantwrding f de getruwe weergave van de financiële verantwrding (wanneer de subsidie is verantwrd in de jaarrekening van de instelling); financiële rechtmatigheidaspecten zals naleving wet WMO, Jeugdwet etc. De cntrle p de naleving van verbnden verplichtingen aan de subsidieverstrekking f inkpvereenkmst, wrdt gerekend tt de nrmale aandacht van de accuntant. Daarvr hanteert de accuntant bij zijn rdeelsvrming de nder paragraaf 5.3 genemde tleranties. 5.2 Verantwrding van prestaties f prductiecijfers (niet financiële infrmatie) De werkzaamheden van de accuntant bestaan uit het tezien f prcedures in het leven zijn gerepen m te waarbrgen dat aan de desbetreffende vrschriften wrdt vldaan en dat naleving van de prcedures leidt tt betruwbare registraties. De accuntant dient vast te stellen dat: - de gegevens ten bate van de vastlegging en verantwrding van de prestaties f prductiecijfers, betruwbaar zijn. Deze cntrle tetst de prcessen van registratie en ttstandkming van verantwrdingsinfrmatie en de prductieverzichten, inclusief eventuele splitsing per gemeente van prestatie- f prductiegegevens. Hierbij wrdt gelet p die afgesprken prijs (f: subsidiebedrag), heveelheid en kwaliteit. - de subsidientvanger is uitgegaan van de definities van prestaties met daarbij behrende criteria zals die staan verwrd in de subsidiebeschikking en/f prestatievrstel. - de zrgaanbieder is uitgegaan van de definities van prductiecijfers met daarbij behrende criteria zals die staan verwrd in de inkpvereenkmst. Verslag ver niet-financiële infrmatie (assurance rapprt) De accuntant rapprteert ver de niet-financiële infrmatie via een assurancerapprt, eventueel vrzien van aanbevelingen vr verbetering. Het is aan de accuntant zelf m in de mix van werkzaamheden te bepalen vr afgifte van het assurancerapprt. 9

10 5.3 Financiële Verantwrding De accuntant dient een rdeel te geven ver de mate van getruwheid van de financiële verantwrding en de financiële rechtmatigheid. Een gedkeurende verklaring wrdt afgegeven indien de ttale mvang van de njuistheden en de nzekerheden binnen zekere grenzen blijven. Deze grenzen zijn gerelateerd aan het ttaal van de aan de subsidientvanger verleende subsidie. De accuntant richt zijn cntrle zdanig in dat hij met een betruwbaarheid van 95% de uitspraak kan den dat in de verantwrding geen njuistheden vrkmen met een belang dat grter is dan de nderstaand te bepalen tleranties. Type cntrleverklaring Tleranties Gedkeurende cntrleverklaring Onjuistheden tt en met 1% en nzekerheden tt en met 3% van de ttale subsidie f inkpbedrag Cntrleverklaring met beperking Onjuistheden tussen 1% en 3% en nzekerheden tussen 3% en 10% van de ttale subsidie f inkpbedrag Afkeurende cntrleverklaring Onjuistheden grter dan f gelijk aan 3% van de ttale subsidie f inkpbedrag Ordeelnthuding Onzekerheden gelijk aan f grter dan 10% van de ttale subsidie f inkpbedrag Indien een f meer van bvengenemde grenzen wrden verschreden, rapprteert de accuntant ver de financiële mvang van de aangetrffen njuistheden en nzekerheden en ver de financiële mvang hiervan vr de individuele gemeente(n). Het is aan de accuntant zelf m in de cntrlemix keuzes te maken, pdat een verantwrde uitspraak kan wrden gedaan ten aanzien van de futen en nzekerheden. Cntrleverklaring De accuntant geeft de uitslag van zijn nderzek weer in een cntrleverklaring ver de financiële verantwrding. Deze verklaring geeft een rdeel ver: 1) Getruwe beeld: In geval van afznderlijke verantwrding: de getruwheid (juistheid en vlledigheid) van de dr de subsidientvanger f zrgaanbieder verstrekte financiële infrmatie. In geval van een jaarrekening: de getruwheid van de dr de subsidientvanger f zrgaanbieder verstrekte financiële infrmatie. 2) Financiële rechtmatigheid, heeft besteding van de subsidiegelden f ntvangen middelen plaatsgevnden, in vereenstemming met: de statutaire delstelling van de instelling f rganisatie; de subsidiedelstelling en de subsidieverstrekking zals vastgelegd in de subsidiebeschikking; de inkpvereenkmst. 10

11 Rapprt van bevindingen Bij een andere cntrleverklaring dan een gedkeurende, f indien een gedkeurende verklaring wrdt verstrekt met telichtende paragraaf, dient de cntrleverklaring te wrden vrzien van een rapprt van feitelijke bevindingen. Dit rapprt van feitelijke bevindingen dient gelijktijdig met de cntrleverklaring ingediend te wrden bij de gemeente Amersfrt. Tenminste de vlgende nderwerpen meten in het verslag van bevindingen behandeld wrden: a. samenvatting van de uitgeverde cntrlewerkzaamheden (krt en bndig). b. cntrlebevindingen en rzaken c. per rzaak de mvang van het belang van de gecnstateerde njuistheden respectievelijk van de nzekerheden. d. administratieve rganisatie en interne cntrle: vldet de administratieve rganisatie en maatregelen van interne cntrle aan de (minimaal) daaraan te stellen eisen. 11

12 Bijlage 1: Eindrapprtage Sciaal Dmein regi Amersfrt Naam rganisatie: Adres: Rapprtage pgesteld dr: Betreft rapprtage ver (peride f jaar): Functie: Datum pgesteld: Handtekening: Telichting: De eindrapprtage is een verantwrding ver de prductie per gemeente in de regi Amersfrt ver het afgelpen jaar. De pgegeven prductiecijfers zijn cnfrm de prductspecificaties zals vermeld in het inkpcntract. De pgegeven aantallen van prducten en ksten van de prducten stemmen vereen met de daadwerkelijk aantal geleverde prducten vlgens de vrwaarden en kwaliteitskenmerken en ksten ervan (een crrecte weergave van de werkelijkheid). De eindverantwrding wrdt ingediend vóór 1 maart. Verantwrdingstabel prductie per gemeente Prduct Aantallen Prijs Vergedde ksten vr het prduct ttaal (aantal x prijs) Gemeente Gemeente Gemeente 12