V-ICT-OR begeleidt besturen in hun informatiehuishouding voor optimaal verloop van samenvoeging gemeente en OCMW

Transcriptie

1 V-ICT-OR begeleidt besturen in hun infrmatiehuishuding vr ptimaal verlp van samenveging gemeente en OCMW De infrmatica in steden en gemeenten greide sinds de jaren 80 rganisch. Dat stapje bij stapje greien zrgde helaas niet vr een heldere structuur. Systemen zijn niet p elkaar ingespeeld met verkkering en inefficiënte dienstverlening tt gevlg. Men durft de achterliggende infrmatiearchitectuur van nze besturen wel eens vergelijken met de typische Vlaamse kterijen. Na al die jaren is het nu tijd vr een grndige renvatie. Jammer maar helaas zijn er echter niet veel dienstverleners die met kennis van zaken én bjectief aan de verbuwingen kunnen beginnen. Om die reden wil V-ICT-OR zijn leden bijstaan m mee te helpen tekenen aan de verbuwingsplannen. Als bezieler van VlaVirGem en OSLO menen wij uitermate ged geplaatst te zijn vr deze pdracht. Een architecten - pdracht die net als bij de buw van een huis van cruciaal belang is vr de verdere werking. Het is vr iedereen ndertussen duidelijk: het uittekenen van een infrmatiearchitectuur van een bestuur is niet vrijblijvend. Integendeel, he precies infrmatiefuncties, gegevens, applicaties en Vlaamse en federale vrzieningen wrden ingezet bij de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen is de sleutel tt succes. Infrmatiearchitectuur gaat ver alle cmpnenten die ndig zijn vr het verzamelen en beheren van de gegevens die vr deze dienstverlening ndig zijn. Zwel lkaal, Vlaams f federaal. Belangrijk is dat de architectuur geënt is p het Vlaamse en federale beleid en planning vr de e-verheid (zals Radicaal Digitaal). Het vrmt de dmeinarchitectuur vr gemeenten. De prcesarchitectuur bepaalt de infrmatiearchitectuur en daarmee de behefte aan infrmatievrzieningen. In de ntwerpfase wrdt daarm van bven (rganisatie, diensten/prducten, prcessen) naar beneden geredeneerd (applicaties, gegevens, infrmatie). Andersm bepaalt de infrmatiearchitectuur, en in het verlengde daarvan de gegevensen berichtenstandaarden, de inhud en de mgelijkheden van de bedrijfs- en prcesarchitectuur. Net daarm is het belangrijk m de prcessen in beeld te krijgen. Aanhaking bij het verkepelende prceshuis is in deze een must. De infrmatiearchitectuur wrdt gestandaardiseerd. Daarnaast wrdt deze verbreed en in samenhang gebracht met de prcesarchitectuur, m z een integraal beeld te schetsen van de gemeentelijke architectuur. Daarbij uiteraard k de verbinding leggend met de Prducten en Dienstencatalgus (IPDC). De infrmatiearchitectuur is een kader vr de gemeentelijke infrmatievrziening. De delgrep bestaat uit al degenen die zich bezig huden met het thema elektrnische verheid (e-verheid). Dat kunnen secretarissen, ICT-, kwaliteits-, autmatisering ambtenaren, ntwerpers, adviseurs, prjectleiders en prceseigenaren zijn. De Infrmatiearchitectuur is als een referentie ntwikkeld. Het is een generieke architectuur die dr de gemeente met wrden vertaald naar de eigen lkale situatie. De gemeentelijke vertaling resulteert idealiter in een eigen gemeentelijke infrmatiearchitectuur als kader waarbinnen prjecten wrden gepsitineerd. Om deze vertaling te ndersteunen bieden wij als V-ICT-OR een aantal hulpmiddelen: het dcument infrmatiearchitectuur in de gemeentelijke praktijk, een handige tl: met de Sftwarecatalgus maken we een eigen applicatielandschap. U kunt deze Sftwarecatalgus gebruiken bij ICT-vervangingen f investeringsvraagstukken binnen uw gemeente. Z kan u het ingeverde applicatielandschap vergelijken met andere gemeenten en cntact zeken met die gemeenten. Dit is uitermate handig bij: marktriëntatie vr nieuwe f vervangende sftware; vergelijken met andere gemeenten; cntact leggen met gemeenten met interessant prductprtfli; het plannen van ICT vervangingen; het pstellen van een prgramma van eisen het berdelen van ffertes; het bespreken van meningsverschillen met uw leverancier ver wat is afgesprken en wat is geleverd; ICT-leveranciers kunnen dankzij de Sftwarecatalgus hun aanbd p elkaar afstemmen en inspelen p ndersteuning van nieuwe standaarden. V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be

2 INTEGRATIE OCMW EN GEMEENTE Om de integratie tussen gemeente en OCMW ged te laten verlpen p infrmatiekundig gebied biedt V-ICT-OR u een dienst aan m dit prces z ged mgelijk te laten verlpen. In 5 dagen (10 dagdelen) zrgen wij dat u een helder beeld hebt he u de samensmelting van beide infrmatiesystemen kan realiseren. De drlptijd van het prgramma wrdt in verleg met u vastgesteld. Deskundige begeleiding vanuit V-ICT-OR wrdt uiteraard gegarandeerd. In 5 dagen (10 dagdelen) zrgt V-ICT-OR ervr dat u de samensmelting van de infrmatiesystemen vlledig in beeld hebt gebracht en kan realiseren. Vr een vaste prijs van 7.500, exclusief BTW, garanderen wij u de vlledige begeleiding naar de nieuwe situatie. Ons plan van aanpak Actiepunten infrmatievrziening algemeen Bepaal welk type vr uw gemeente van tepassing is Bepaal de pririteiten in infrmatiebeheer Stel vast welke functinaliteit uw gemeente/ocmw al in huis heeft Stel vast welke functinaliteit ng ntbreekt en pmaken plan Actiepunten Beleidsinfrmatie Bepaal welke punten zullen wijzigen in mijn beleid bij de samenveging Actiepunten Keteninfrmatisering Richt berichtuitwisselingen in Actiepunten Privacy De een scan en stel actiepunten vast Stel cnvenanten p met alle ketenpartners Actiepunten Infrmatiebeveiliging Ver een GAP-analyse en impactanalyse uitveren Stel vast f de infrmatiebeveiliging vldende is vr alle dmeinen en alle nieuwe taken Uiteraard kunnen vr uw bestuur meer aandachtspunten aan de rde zijn. Deze lijst is een handreiking vr u als gemeente en OCMW m uw infrmatie echt nder cntrle te hebben binnen de nieuwe situatie, dus inclusief het sciale dmein. Elke gemeente en OCMW blijft uiteraard zelf verantwrdelijk tijdig te vlden aan de verplichtingen en afspraken. V-ICT-OR biedt u daarm vlgend prgramma aan: V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be

3 Prgramma Begeleiding Infrmatiehuishuding Dag 1 A. Wrkshp Vaststellen inrichtingskeuze en types (dagdeel 1) B. Gezamenlijke uitwerking van de resultaten van de wrkshp en tetsing in uw bestuur (dagdeel 2) 1.A. Wrkshp Vaststellen inrichtingskeuze en types (dagdeel 1) Welk type bestuur/gemeente/ocmw ben ik? Dr het invullen van een krte vragenlijst ziet u welk type vr uw gemeente het meest van tepassing is en welke cmpnenten van infrmatiebeheer vr uw gemeente pririteit hebben. Deze typen zijn inrichtingsmdellen vr het gemeentelijke infrmatiebeheer. De indeling in typen gebruiken we m vereenkmsten tussen gemeenten beter zichtbaar te maken. Ok de ndersteuning van uw gemeente kunnen we z beter vrm geven. De mdellen bieden geen nrmatief kader. Vr de gemeente is de typering een kader vr het stellen van pririteiten in de aanpassing en inrichting van hun infrmatiebeheer. Vrbeeld van het type: 1. Transitie-prf 2. Ttaal integraal 3. Geclusterd integraal 4. Integraal in tweede instantie 5. Geclusterd integraal elders 1.B. Gezamenlijke uitwerking van de resultaten van de wrkshp en tetsing in uw bestuur (dagdeel 2) De resultaten van de wrkshp wrden verwerkt en getetst in uw rganisatie p de juiste niveaus. Z krijgen we een gevalideerde basis m verder te gaan. Dit wrdt tevens gevalideerd met de (nieuwe) beleidsuitgangspunten van uw bestuur. V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be

4 Dag 2 2. Architectuur Sciaal Dmein (dagdeel 3) 3.A. Applicaties p referentiecmpnentenkaart (dagdeel 4) 3.B. Dcument kppelingen in de infrmatieketen (dagdeel 4) 2. Architectuur Sciaal Dmein (dagdeel 3) Vr de samenveging is een aangepaste infrmatiearchitectuur ndig. Op de referentiearchitectuur die wrdt gebruikt is een uitbreiding ndig. Wij zrgen dat u een cmpleet beeld krijgt van uw infrmatiestrmen vanut de ude naar de nieuwe situatie. 3.A.. Applicaties p referentiecmpnentenkaart (dagdeel 4) Via de V-ICT-OR sftwarecatalgus brengen we met uw medewerkers en de business gebruikers de bestaande applicaties in beeld. Daarna heeft u een verzicht van de pririteiten vr de inrichting van uw infrmatiebeheer. Hierbij hrt een telichting van de stappen die u met nemen m uw eigen infrmatie- en sftwarekaart verder te beheren. Deze heeft u dus na deze wrkshp nder handbereik. 3.B. Dcument kppelingen in de infrmatieketen (dagdeel 4) Ieder OCMW heeft kppelingen in ketens zals de KSZ, maar k naar RR die k bij de gemeente actief zijn. We inventariseren de verlap aan gebruik van brnnen en gaan deze terugbrengen naar een minimaal aantal aansluitingen. Dag 3 4. Dssiergericht werken in het sciaal dmein (dagdeel 5) 5. Infrmatiebeveiliging en privacy in het sciaal dmein (dagdeel 6) 4. Dssiergericht werken in het sciaal dmein (dagdeel 5) Dssiergericht werken ndersteunt de regiefunctie van gemeenten. Alhewel dit vr veel gemeenten relatief nieuw is, is dit het mment m in uw gemeente te bepalen he u dssiergericht gaat werken en de bijbehrende standaarden ptimaal inzet. Daarmee zrgt u ervr dat u als gemeente samen met het OCMW de regie hudt ver het infrmatieprces. 5. Infrmatiebeveiliging en privacy in het sciaal dmein (dagdeel 6) De samenveging gemeente en OCMW zrgt ervr dat de dienstverlening beter, meer integraal en meer in samenhang te rganiseren is, maar dit met natuurlijk wel veilig wrden gedaan en binnen de eisen die p het gebeid van de privacy wrden gesteld. Vanuit V-ICT-OR gaan wij samen met uw infrmatieveiligheidscnsulent (een pleiding die wij u van harte aanbevelen als er ng niemand binnen uw gemeente f OCMW deze rl heeft) de juiste aandacht geven aan de gewenste en ndzakelijke beveiligingseisen. Hierte maken wij gebruik van een dr V-ICT-OR pgestelde handreiking Infrmatieveiligheid Sciaal Dmein. V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be

5 Dag 4 6. Infrmatiekundige ksten efficiëntie-analyse (dagdeel 7) 7. Wrkshp sturing en bekstiging (dagdeel 7) 8. Applicatiearchitectuur (dagdeel 8) 9. Klantbeeld (dagdeel 8) 6. Infrmatiekundige ksten efficiëntie-analyse (dagdeel 7) Om inzicht te verschaffen in de ksten vr ICT-ndersteuning veren wij met alle deelnemende gemeenten een analyse uit. In dat nderzek zijn de typen en de referentiecmpnenten het uitgangspunt. Vr de verschillende ICT-cmpnenten wrdt per type een inschatting gemaakt van de ksten. Dit is een cntinu prces waarbij uiteraard geldt dat he meer gemeenten en OCMW s deelnemen, he beter de ksten gedeeld wrden. 7. Wrkshp sturing en bekstiging (dagdeel 7) Als gemeente krijgt u nieuwe taken die vanuit het OCMW kmen. He gemeenten de dienstverlening na de samenveging in het sciaal dmein gaan inrichten is van invled p de gemeentelijke bedrijfsvering. In de wrkshp leggen wij de begrippen sturing en bekstiging verder uit en kunt u dit gebruiken vr de verdere uitwerking van uw plannen. In sturing en bekstiging is er een nderscheid te maken tussen de nulde-, eerste- en tweedelijnsndersteuning. Ok wrdt gekeken naar de inrichtingsmdellen en uitveringspraktijken bij andere gemeenten. En er is aandacht vr het instrumentarium en de functinaliteit vr sturing en bekstiging. 8. Applicatiearchitectuur (dagdeel 8) Op basis van alle vrgaande infrmatie zijn de relevante prcessen geïdentificeerd van de gemeentelijke taken in het sciaal dmein. Wij maken gezamenlijk het dcument Applicatiearchitectuur dat de bedrijfsarchitectuur en applicatiearchitectuur beschrijft vr het sciaal dmein. Er zijn verschillende inrichtingsscenari s mgelijk waar gemeenten vr kunnen kiezen. De keuzes hebben gevlgen vr de applicatiearchitectuur. Dit dcument is bedeld vr infrmatiemanagers, strategische en infrmatieadviseurs en architecten. Hierbij wrdt k gebruik gemaakt van de bestekteksten vanuit het OSLO-prject. Duidelijk wrdt hier he de bestaande prgrammatuur geïntegreerd kan wrden f he nieuwe aangeschaft gaat wrden. 9. Klantbeeld (dagdeel 8) Hier wrdt een beeld geschetst van de klantbeeldfunctinaliteit die in de eerste lijn aan de prfessinal aangebden wrdt. We beschrijven de plaats van het klantbeeld in de afhandeling van de bedrijfsprcessen. Tevens behandelen we de gegevens die het klantbeeld inzichtelijk maken. Dit dcument is bedeld vr gemeenten en leveranciers. Binnen gemeenten is het van belang vr infrmatiemanagers, prject- en prgrammaleiders en infrmatiearchitecten. Bij leveranciers is de infrmatie interessant vr functineel ntwerpers, architecten en prduct managers. V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be

6 Dag Implementatieplan (dagdeel 9) 11. Afrnding (dagdeel 10) 10. Implementatieplan (dagdeel 9) Er kmt een implementatieplan vr de invering van de nieuwe situatie. Vanuit het prject geven we hier de implementatiestart vrm met een kick-ff. Vervlgens kan het implementatie/transitieteam aan de slag. 11. Afrnding (dagdeel 10) Samen met uw bestuur en OCMW evalueren we het prject, kijken we wat de penstaande acties zijn en he we deze gaan afrnden. De dagen kunnen k als dagdelen afgenmen wrden. Interesse? Ben je geïnteresseerd in deze begeleiding f wens je meer infrmatie? Meld je dan aan via inf@v-ict-r.be V-ICT-OR vzw ICL Industriezne E17/3 Msten Lkeren inf@v-ict-r.be