Uw kenmerk Ons kenmerk Toestelnummer 2009/ Uw brief d.d. Behandeld door Bijlagen R.M.C. Strijker

Transcriptie

1 De raad van de gemeente Alkmaar Rekenkamercmmissie Uw kenmerk Ons kenmerk Testelnummer 2009/ Uw brief d.d. Behandeld dr Bijlagen R.M.C. Strijker Onderwerp Evaluatie kwaliteit prgrammabegrting Alkmaar, aanbevelingen bij de fllwup van de rapprtage Evaluatie Prgrammabegrting van de gemeente Alkmaar Datum Geachte raadsleden, Op 24 maart 2009 hebt u van ns een fllwup ntvangen p de dr ns in 2005 uitgebrachte evaluatie van de prgrammabegrting. Op 15 april 2009 hebben wij met u stilgestaan bij deze fllwup en zijn wij ingegaan p de cnclusies van ns nderzek en de mgelijkheden m de prgrammabegrting te verbeteren. Naar aanleiding van ns rapprt en deze avnd den wij u hierbij schriftelijk nze aanbevelingen tekmen. Het belang en de functie van de prgrammabegrting Op de verschillende beleidsterreinen stelt de raad in de lp van de tijd in talrijke nta s beleidsdelen vast en geeft hij kaders aan waarbinnen de uitvering van het beleid met plaatsvinden. De prgrammabegrting is de enige plaats waar alle beleidsdelen, de vr het realiseren daarvan te leveren prestaties en de daarvr beschikbare budgetten, p een inzichtelijke en samenhangende wijze wrden gepresenteerd. Dat gebeurt aan de hand van vastgestelde prgramma s. Vr elk prgramma frmuleert de raad een prgrammadel, waarin hij aangeeft welke effecten hij in de samenleving in het kader van het betreffende prgramma wil bereiken. Om die effecten te kunnen realiseren stelt hij jaarlijks p basis van een integrale afweging vr elk prgramma een budget vast (budgetrecht). Binnen de prgramma s kan de raad k specifieke budgetten vr dr hem gewenste pririteiten f subdelen vaststellen. Het cllege geeft daarbij in meetbare termen aan wat de belangrijkste prestaties zijn, die p basis van de beschikbare budgetten wrden gerealiseerd m de gewenste effecten te bereiken. Niet altijd is duidelijk de relatie tussen de perspectiefnta en de prgrammabegrting. De afspraken in de perspectiefnta geven, naast alle in eerdere jaren gemaakte afspraken, richting aan de uitwerking van de prgrammabegrting. De perspectiefnta treedt qua functie niet in de plaats van de prgrammabegrting,

2 Vervlg brief d.d (blz. 2 ) maar zij geeft nieuwe kaders en pririteiten die in de prgrammabegrting wrden uitgewerkt en gecncretiseerd. 1. Onderschrijf als raad het belang van de prgrammabegrting als planningsdcument waarin u jaarlijks aangeeft en integraal afweegt welke middelen u beschikbaar stelt m dr u gewenste maatschappelijke effecten (prgrammadelen) te realiseren en wat de belangrijkste prestaties zijn die u met het cllege afspreekt m die effecten te realiseren. Opzet, structuur en inhud van de prgrammabegrting Vlgens het besluit begrting en verantwrding (BBV) staan in de prgrammabegrting bij de uitwerking van elk prgramma drie aspecten centraal: De gewenste maatschappelijke effecten. ( Wat wil de raad bereiken ) Om te kunnen vlgen in heverre de gewenste effecten (prgrammadelen) wrden bereikt, meten relevante en meetbare effect indicatren wrden vastgesteld. De belangrijkste prestaties die vr de realisering dr het cllege wrden tegezegd ( wat gaan we daarvr den ) Om als cllege te kunnen sturen p en verantwrden van, en als raad te kunnen autriseren en cntrleren van de prestaties, meten deze meetbaar wrden vertaald aan de hand van prestatie indicatren. Prestaties zijn het directe resultaat van gemeentelijke activiteiten. De gemeente is dus rechtstreeks aanspreekbaar p die resultaten. Het financieel kader (baten en lasten) per prgramma, waarbinnen de uitvering met plaatsvinden ( Wat mag het ksten ) Daarbij zegt het cllege te de beschikbare middelen z efficiënt mgelijk in te zetten. Om ver deze delmatigheid inzicht te krijgen kunnen delmatigheidskengetallen wrden pgenmen. 2. Spreek met het cllege af dat de diverse prgramma s aan de hand van een eenduidige pzet en structuur wrden uitgewerkt, waarbij de drie wvragen per prgramma p een inzichtelijke en samenhangende manier wrden beantwrd. De lgische samenhang tussen het prgrammadel, de daarvan afgeleide subdelen en de te leveren prestaties kan daarbij bijvrbeeld zichtbaar wrden gemaakt aan de hand van een delenbm. Een eenduidige pzet van de diverse prgramma s zrgt niet alleen vr een leesbare prgrammabegrting, maar maakt k een nderlinge vergelijkbaarheid van de inzet van middelen mgelijk. 3. Verlang daarbij dat die uitwerking in elk geval aan de vlgende kwaliteitseisen vldet: Vr elk prgramma is het gewenste maatschappelijke effect van dat prgramma gefrmuleerd (het prgrammadel) Vr elk prgrammadel zijn effectindicatren vastgesteld die een indicatie geven van de te bereiken effecten in de samenleving. Vr elke indicatr is de uitgangssituatie aangegeven en is een streefcijfer vr de kmende jaren vastgesteld.

3 Vervlg brief d.d (blz. 3 ) Elk prgrammadel is vertaald in peratinele subdelen. Deze meten samen een duidelijk beeld geven van het ttale vastgestelde beleid dat in het betreffende prgramma aan de rde kmt. De subdelen meten duidelijk richting geven aan de cncrete prestaties die jaarlijks met het cllege wrden afgesprken Vr elk subdel is p hfdlijnen aangegeven welke prestaties het cllege tezegt vr het(de) kmende jaar (jaren) De belangrijkste prestaties zijn meetbaar vertaald aan de hand van (kern) prestatie indicatren (KPI s) Meetbaar wil zeggen dat vanuit de uitgangssituatie streefwaarden vr de kmende jaren wrden aangegeven. Zndig wrdt bij de diverse prestaties een krte telichting gegeven. Per prgrammadel en subdel een helder verzicht van lasten en baten. Waar mgelijk en relevant zijn delmatigheidskengetallen pgenmen die inzicht geven in ksten per eenheid prduct. Op deze wijze wrdt per prgramma duidelijk wat bereikt met wrden, welke cncrete prestaties daarvr wrden geleverd, wat het gaat ksten en via welke indicatren de vrtgang kan wrden gevlgd en verantwrd. Brging gewenste kwaliteit, tijdspad, cmmunicatie en aansturing 4. Leg de gewenste structuur (aanbeveling 2) en de kwaliteitseisen (aanbeveling 3) vast in de financiële verrdening ex artikel 212 van de gemeentewet. Hiermee legt u vast he u de prgrammabegrting ingericht wil zien m p een verantwrde wijze uitvering te (kunnen) geven aan uw budgetrecht. Daarnaast legt u daarmee duidelijk uit he een gede prgrammabegrting er uit met zien, zdat u ver een effectief tetsingskader kunt beschikken vr het uitefenen van uw budgetrecht. 5. Maak met het cllege tijdafspraken welke prgramma s vlgens deze systematiek in welke jaren in de prgrammabegrting uitgewerkt meten zijn. Vraag het cllege deze pzet (ng vr invulling van de financiële getallen) van die prgramma s binnen een bepaalde peride aan de raad vr te leggen. Een verbeterprces heft niet van het ene p het andere mment klaar te zijn. Bepaal een tijdspad m in een aantal jaren te kmen tt de gewenste pzet. Wees daarbij wel kritisch p de kwaliteit van de uitwerking. Niet alle prgramma s heven ineens, maar de prgramma s die wrden afgesprken meten wel ged uitgewerkt wrden. Zrg tevren dat de pzet, structuur, prestaties en indicatren zijn gedefinieerd. Dan kunnen de financiële gegevens naderhand wrden tegevegd tijdens het begrtingsprces. 6. Laat het cllege zrgdragen vr een gede ambtelijke cmmunicatie van de gemaakte afspraken en een tijdige centrale aansturing en bewaking.

4 Vervlg brief d.d (blz. 4 ) Eenduidigheid is alleen te verkrijgen dr helder te cmmuniceren he de inrichting van de prgrammabegrting eruit met zien en welke eisen daaraan gesteld wrden. Een duidelijk frmat met instructie hrt daarbij. Centrale bewaking en aansturing zijn ndig m een unifrm prduct te krijgen. De gegevens meten ged vanuit de rganisatie wrden aangeleverd, zdanig dat daarbij centraal geen extra vertaalslagen ndig zijn. Wij beseffen dat een gede prgrammabegrting niet gemakkelijk te realiseren is. Het traject van de afgelpen jaren is daar k in Alkmaar het bewijs van. Wanneer echter het belang dr raad en cllege wrdt nderkend is het ged mgelijk de Alkmaarse prgrammabegrting zdanig te verbeteren dat deze vr de raadsleden, het cllege en de ambtelijke rganisatie k een bruikbaar en gewild instrument wrdt m de eigen delstellingen en prcessen te managen en te kmen tt transparantie in de gewenste plitieke keuzes. Wij hpen dat de energie en mtivatie aanwezig is m dit prces weer met elan p te pakken en zijn als rekenkamercmmissie bereid u in dit prces met advies bij te staan. Hgachtend, namens de rekenkamercmmissie, R.M.C. Strijker, vrzitter

5 Vervlg brief d.d (blz. 5 ) POSTBEHANDELINGSDOKUMENT REKENKAMERCOMMISSIE Kenmerk brief : 2009/027 Naam steller : R. Strijker Datum ntwerp : Medeparaaf van: * Brief uit vr : Datum * Mee te zenden bijlage(n) : * Kpie met bijlage(n) aan : 1. archief rkc 2. cllegeleden 3. leden AMT 4. H. Smit 5. D. Ostrm Verzenden via : Dssier retur steller : Aanvullende aanwijzingen : Arch. dssier vrbrengen d.d.: