Functiebeschrijving: Directeur Communicatie

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Directeur Cmmunicatie Functiefamilie Lager Kader Vr akkrd Naam leidinggevende Kristien Verbraeken Datum + handtekening Naam functiehuder Datum + Handtekening

2 1. Cntext van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse verheid De Vlaamse verheid is een pen en wendbare rganisatie die daadkrachtig anticipeert p de evluties en beheften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertruwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrllen De leidinggevende binnen de Vlaamse verheid gelft in de waarden van de Vlaamse verheid en draagt die p een gerespnsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrllen: leider, manager, ndernemer en cach Psitinering Aan welke functie rapprteert de functiehuder? Welke functies rapprteren aan de functiehuder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wrdt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehuder heeft): Bijkmende kwantitatieve gegevens: Afdelingshfd Infrmatie en Cmmunicatie Cmmunicatiespecialisten, cmmunicatiemedewerkers 5 cmmunicatiespecialisten 3 cmmunicatiemedewerkers 2. Del van de functie - Leiden van een geheel van activiteiten en medewerkers en input geven naar het beleid m een kwaliteitsvlle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren en z bij te dragen tt de realisatie van de delstellingen van de rganisatie* - Samen met het afdelingshfd Infrmatie en Cmmunicatie het cmmunicatiebeleid van het agentschap Onrerend Erfged ntwikkelen en uitbuwen m erte bij te dragen dat het agentschap Onrerend Erfged z ptimaal en efficiënt mgelijk kan functineren en zijn rganisatiedelstellingen kan bereiken. - Instaan vr de prfessinalisering en de ptimalisering van de interne en externe cmmunicatie van het agentschap Onrerend Erfged dr het cmmunicatiebeleid te helpen ntwikkelen, evalueren en realiseren, cncepten rnd cmmunicatie uit te werken en interne klanten te adviseren. 2

3 - Cachen van en leidinggeven aan de cmmunicatiespecialisten en cmmunicatiemedewerkers van de afdeling Infrmatie en Cmmunicatie. - Onderhuden van cntacten met de cmmunicatieverantwrdelijken van andere beleidsdmeinen * Met rganisatie wrdt bedeld de hgere entiteit, bv. de afdeling. De eigen entiteit, die dr de functie aangestuurd wrdt, wrdt aangeduid met dienst 3. Resultaatgebieden Resultaat Opmaak van peratinele delstellingen Op basis van de analyse van de cmmunicatiebeheften van het agentschap en de interne en externe delgrepen, m een crrect beeld te vrmen van de kansen en nden. Vertalen van de delstellingen van de rganisatie naar cncrete peratinele delstellingen vr de eigen dienst en de medewerkers m een duidelijke richting en huvast te hebben vr de werking van de dienst. Planning en rganisatie Plannen, rganiseren, cördineren, pvlgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierver rapprteren m een efficiënte en effectieve uitvering van de pdrachten te verzekeren. Vrbeelden van activiteiten - Je vertaalt de rganisatiedelstellingen naar cncrete peratinele delstellingen, zwel vr de interne als de externe cmmunicatie - Je tetst de delen af met het afdelingshfd en stuurt bij waar ndig - Je detecteert beheften en leemtes - Je staat pen vr klantenfeedback - Je bespreekt beheften en kansen met het management - Je anticipeert p prblemen en knelpunten m.b.t. cmmunicatie binnen het agentschap - Je vlgt ntwikkelingen en tendensen p en evalueert de cmmunicatiedienstverlening - Je maakt een planning p vr het team Cmmunicatie m de vrpgestelde resultaten te kunnen behalen - Je bent prjectprgramma-manager vr juw teamleden: je cördineert prjecten binnen het team, je zrgt vr een gede planning, pvlging en afstemming van het prject p de delen van het team/afdeling/rganisatie, je geeft een juiste inschatting van de in te zetten middelen en mensen, je vlgt mijlpalen en resultaten p je bewaakt een gede en regelmatige rapprtering naar de stakehlders Je cördineert verheidspdrachten en raamvereenkmsten vr cmmunicatie Je werkt mee aan de cördinatie en planning van de cmmunicatie van de Vlaamse verheid dr: Het agentschap te vertegenwrdigen Mee te werken aan het cmmunicatieverslag van de Vlaamse Regering 3

4 De beleidsdmeinverschrijdende afspraken te te passen - Je leidt f neemt deel aan (deel)cmmunicatieprjecten m bij te dragen aan het realiseren van de afgesprken prjectdelstellingen - Je stuurt de cmmunicatieteamleden p vakinhudelijk vlak aan en mtiveert hen m hen te stimuleren tt ptimale prestaties, betrkkenheid en verdere ntwikkeling: Veren van plannings-, functinerings-, pvlgings- en evaluatiegesprekken Begeleiden en cachen van medewerkers De kwaliteit van hun pdrachten bewaken De artikels kritisch nalezen, met aandacht vr de inhud, de taal en de eventuele plitieke geveligheden Terugkppelen ver actuele thema s p het vlak van de rganisatie, het beleid f de sectr Zrgen vr een tijdige bijsturing De gede werksfeer bewaken binnen de dienst Stimuleren en pvlgen van het leerprces van de cmmunicatieteamleden Leiding geven aan medewerkers Aansturen en mtiveren van medewerkers m hen te stimuleren tt ptimale prestaties, betrkkenheid en verdere ntwikkeling. - Je geeft leiding aan een team van cmmunicatiespecialisten en cmmunicatiemedewerkers - Je zrgt vr een drvertaling van de werkafspraken naar juw team - Je evalueert jaarlijks je medewerkers en stelt een planning p - Je zrgt vr een gede afstemming tussen de teamleden en begeleidt ze naar een gezamenlijk resultaat - Je cacht de medewerkers in je team en zrgt vr een gede teamwerking m als team steeds betere resultaten te behalen - Je bent stressbestendig Kwaliteitsbrging Stimuleren, pvlgen en verhgen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten m de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de beheften van de klanten. - Je rganiseert verleg en cördineert de kennisdeling binnen juw team en naar andere relevante betrkkenen - Je bent rganisatiesensitief zdat je een gede kwaliteit van cmmunicatie kan garanderen - Je bewaakt de integriteit van het team en geeft zelf het gede vrbeeld - Je bewaakt de kwaliteit van de cmmunicatieprducten en diensten: Zelf de ndige stappen ndernemen m tt kwalitatieve 4

5 prducten te kmen Aandacht hebben vr de taal, de delgrepgerichtheid, het imag, de dentlgie Bewaken van het tepassen van de huisstijl en zrgen vr herkenbaarheid van het departement en zijn dienstverlening Cntrleren van de kwaliteit van de dr de verschillende praktijkdeskundigen geleverde prestaties/prducten en deze zndig bijsturen - Je ptimaliseert de dienstverlening dr het cmmunicatieverleg te initiëren en te ndersteunen in het eigen team en in het agentschap m met eeb gede interne samenwerking bij te dragen tt een prfessinele verheidscmmunicatie - Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht p tendensen input leveren vr het beleid en de strategie p hger niveau m bij te dragen tt een uitverbaar beleid dat afgestemd is p de nden van de klanten. - Je werkt beleidsmatige en strategische delstellingen uit p vlak van cmmunicatie in verleg met het afdelingshfd - Je geeft het cmmunicatiebeleid met het afdelingshfd mee vrm - Je geeft zwel p vraag als practief advies aan interne klanten p vlak van cmmunicatie m deskundige plssingen aan te bieden - Je adviseert het kabinet, het management en de interne klanten ver: Cmmunicatiebeleid, -kanalen en campagnes Dentlgie en afspraken mbt gede verheidscmmunicatie imag en huisstijl - Je neemt actief deel aan werkgrepen en vergaderingen ver cmmunicatie p niveau van het agentschap, het beleidsdmein en de Vlaamse verheid en je rganiseert ze zelf (mee). - Je bepaalt vanuit het cmmunicatievakgebied me het (deel)beleid vr het agentschap m ervr te zrgen dat het beleid aansluit p de nden van de rganisatie: Vanuit ervaring en research het management adviseren ver het te veren beleid inzake cmmunicatie, mgelijke knelpunten en pprtuniteiten en eventueel scenari s aanreiken Beleidsmatige vragen beantwrden van belangengrepen uit de sectren, kabinet Rapprten, artikelen, brchures, nta s en andere teksten pstellen m bij te dragen tt beleidsvrbereiding en evaluatie Antwrden frmuleren p cncrete vragen rnd het vakgebied cmmunicatie 5

6 Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen m er vr te zrgen dat deze ptimaal ingezet wrden. Cntext: binnen de verkregen budgetten Wrdverderschap Het beantwrden vragen van de media ver de rganisatie en het verwrden van het standpunt van de rganisatie; Opvlgen van de berichtgeving ver (de activiteiten van) de rganisatie en erp reageren als ndig; Uitwerken van een practief persbeleid in lijn met de cmmuncatiestrategie van de rganisatie Zrgen vr een bestand met gespecialiseerde media die actief zijn in het werkveld en de (gespecialiseerde) media p de hgte dat hij te hunner beschikking is als wrdverder; en instaan vr de samenstelling van een geregeld persverzicht Waarschuwen van het leidinggevende kader vr mgelijke negatieve f kritische geluiden in de pers en samen nagaan he deze vermeden kunnen wrden f he er best p te reageren Aftetsen van beleidsvrstellen met het werkveld Betrkkenheid en draagvlak creëren Actren mbiliseren en beleidsvrbereiding cördineren Adviezen inwinnen bij externen en standpunten vergelijken m het cmmunicatiebeleid beter te strmlijnen - Je beheert de middelen van het team in functie van de te behalen resultaten - je cördineert en vlgt de cmmunicatiebudgetten p - Je rapprteert peridiek een stand van zaken aan het afdelingshfd - Je treedt p als wrdverder m bij te dragen tt een prfessineel verzrgde externe cmmunicatie die het beleid en het agentschap in het best mgelijke daglicht brengt: Het wrd veren namens het agentschap De wrdvering gecördineerd laten verlpen In samenspraak met het management en met de bevegde minister (via zijn/haar wrdverder) en in verleg, een practief en reactief persbeleid uitbuwen Input leveren vr het crisiscmmunicatiebeleid p het niveau van het agentschap Optreden als vervangen van de administrateur-generaal vr het crisiswrdverderschap Opvlgen van de acties die de administraties leveren naar de media Evalueren en aanbevelingen den f bijsturen na cntacten met de media Knelpunten pspren Perscnferenties mee in gede banen leiden Persberichten (laten) verspreiden - Je hebt een grndige kennis van de materies waarvr het agentschap Onrerend Erfged bevegd is en hebt een ged zicht p de interne taakverdeling, zdat je bij cncrete prblemen f vragen snel kan situeren en als ndig vrleggen aan diegene die er inhudelijk het dichtst bij staat - Je kent de massamedia in Vlaanderen (en eventueel daarbuiten) en hun werking, in het bijznder de thematisch f gegrafisch gespecialiseerde media die van belang zijn vr de nrerenderfgedmateries waarvr je als 6

7 wrdverder ptreedt - Je hebt g vr public relatins in het algemeen en vr die van het agentschap Onrerend Erfged in het bijznder, benut de kansen m juw rganisatie p een psitieve wijze in de pers en in de publieke belangstelling te laten kmen - Je kan de reikwijdte en implicaties van vragen, prblemen, evluties en beslissingen juist inschatten en practief ptreden - Je staat pen vr vragen van jurnalisten en investeert priritair tijd en energie in het beantwrden ervan, z ndig k buiten de gewne werkuren - Je bent sciaal vaardig en legt vlt cntacten, kan ged samenwerken met anderen - Je bent stressbestendig, kmt rustig ver, wekt vertruwen, hudt het hfd kel in meilijke mstandigheden en ndsituaties - Ben zwel schriftelijk als mndeling taalvaardig, hanteert een crrecte taal, kan cmplexe en technische materies bndig samenvatten en eenvudig verwrden, weet k de juiste tn te vinden m negatieve bdschappen ver te brengen. Cmmunicatie en cntacten Verzrgen van de interne en externe cmmunicatie en cntacten m via een vltte drstrm en uitwisseling van infrmatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Inhudelijke bijdrage Selectief behandelen van dssiers, vragen en/f uitveren van (prject)werkzaamheden m inhudelijk bij te dragen tt de realisatie van de - Je bent eerste aanspreekpunt vr het team Cmmunicatie - Je neemt deel aan vergaderingen p Vlaams verheidsniveau m.b.t. cmmunicatie en rapprteert hierver binnen de eigen rganisatie - Je zet relevante netwerken p en nderhudt ze - Je nderhudt je kennis van (verheids)cmmunicatie (intern en extern) en vlgt nieuw ntwikkelingen in het werkveld p - Je wisselt infrmatie uit met cllega s en vakgenten - Je hudt vakliteratuur bij (analg en digitaal) - Je vlgt nieuwe ntwikkelingen p het gebied van cmmunicatie en webtechnlgie - Je blijft p de hgte van alle srten verheidscmmunicatie - Je neemt deel discussies f fra ver specifieke verheidscmmunicatie - Je neemt deel aan interne en externe vrmingsactiviteiten p het vakgebied - Je hebt inhudelijke expertise in cmmunicatie die je gebruikt m enerzijds je medewerkers te ndersteunen in hun takenpakket en anderzijds m beslissingen te kunnen nemen - Je bent klantgericht en plssingsgericht. Je denkt mee met de klant en zekt 7

8 pdracht. naar plssingen m een z ged mgelijke dienstverlening met je team te bieden - Je stimuleert een nauwe wisselwerking met het team Infrmatie en zrgt z mee vr een geïntegreerde dienstverlening aan de rganisatie - Kennis en ervaring met crisis- en transitiecmmunicatie is een pluspunt - Je zet spntaan f p vraag interne en externe cmmunicatie-initiatieven p en vert ze uit bv meewerken aan f rganiseren van cmmunicatiecampagnes, redactineel afwerken, (laten) uitgeven, bekendmaken van publicaties en websites van het agentschap, cördineren van het jaarverslag van het agentschap, prmten van het cmmunicatieteam, infrmeren en sensibiliseren van delgrepen met evenementen, publicaties, campagnes en dr (entiteitverschrijdende) cmmunicatie-initiatieven (bv ism interne en externe partners zals LNE, ANB, Herita ) te begeleiden, ndersteunen, p te vlgen en te evalueren. 4. Cmpetentieprfiel 4.1. Gedragscmpetenties Verantwrdelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 1 Cachen niveau 1 Innveren niveau 1 Ordeelsvrming niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Inleving niveau 3 Visie niveau Vaktechnische cmpetenties - Je hebt een gede kennis van het nrerenderfgedwerkveld - Je hebt een gede kennis van cmmunicatietechnieken en -methdieken 5. Andere functierelevante infrmatie 8